秘书机构的设置

行政秘书学行政秘书学 原 理 篇 第一章 行政秘书学的基础知识 第一节 秘书与秘书学 第二节 秘书机构 第三节 秘书工作 第四节 秘书的职业道德和能力结构 第五节 秘书与领导 章节安排 第一节 秘书与秘书学 一、秘书的定义及分类一、秘书的定义及分类 1、 “ 秘书 ” 词义的演变 （ 1）宫中秘藏之书 （ 2）辅臣 （ 3）行政职业 （ 4）社会职业 2、秘书的定义 所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任 务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合 服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与 主管制定的行政性任务的人员。 从事办公室程序性工作，协助上 司处理政务及日常事务并为决策 及实施提供服务的人员 2003 秘书职业技能标准 3、秘书的职业特点 1.直接性 2.稳定性 3.知识化 4.年轻化 5.女性化 4、秘书的分类 横向分类 按单位性质不同 机关秘书，企业秘书， 私人秘书，商业秘书，涉外秘书。 按工作内容不同 行政秘书、机要秘书， 文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书 、医学秘书，法律秘书等。 按服务对象不同 公务秘书、私人秘书。 纵向分类（层次） 高级、中级、初级 我国党政机关秘书 高级秘书 ： 秘书长、办公厅（室）主任。一般是省、 厅两级的秘书人员。 中级秘书 ：办公厅（室）主任及其下属的秘书处长或 秘书科长、秘书股长、文字秘书。一般是处、科两级 的秘书人员。 初级秘书 ：是指在办公厅（室）、秘书处（科）内从 事文件收发保管、打字、印校、接待、联络、会务工 作和办理其它事务工作的人员。 企业秘书 高级秘书： 包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总 裁秘书等。这是处于高级领导层的要职，这是秘书职位的 顶点。要求有长期的相关工作经历，良好的外语条件，良 好的沟通能力、协调能力、判断能力和预见能力 而具 备这些条件的人才更是凤毛麟角。 中级秘书： 包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理 者左右的秘书、中小公司的经理秘书。权力和责任相对大 一些，处理各种事件的能力要求也高一些，薪水自然也高 一些。这些人的年龄一般在 2535 岁左右。 初级秘书： 包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助 理等。职责一般比较单一，技术含量较低，薪金相对低一 些，在职者的年龄一般不超过 25岁。 企业秘书的各种类型 总经理行政助理 Executive Assistant Manager 总经理助理 Assistant to General Manager 总经理秘书 Executive Secretary 总经理秘书 Secretary to general Manager 行政秘书 Executive Secretary 行政助理 Administrative Assistant 机要秘书 Secretary 接待文员 Clerk 企 业 部 分 秘 书 岗 位 工 作 职 责 【 办公室主任岗位职责 】 1.领导办公室工作并具体主持行政事务工作； 2.召集公司办公室每周例会 ,制定每周工作计划 ; 3.审核批准公司 1000元以下行政费用开支报告 ; 4.审核上报公司 1000元以上行政费用开支计划 ; 5.负责公司防火 防盗及交通等安全管理工作 ; 6.公司员工及住房管理 ; 7.对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调 ; 8.总经理办公室人员编制管理 ; 9.对外联系的工作计划制订与实施 . 【 行政主管岗位职责 】 1.按合同实施物资采购和小型用品采购 ; 2.员工午餐的具体安排 ; 3.电话费缴纳 ; 4.环境卫生管理 ; 5.外来宾客的住宿安排 ; 6.车辆年检、年审、保险、维修的具体办理及与管理部门联系； 7.办理公司员工暂住证及与治安委员会联系。 8.其他工作配合。 【 前台文员岗位职责 】 1.交换机电话转接； 2.传真收发与登记； 3.前台接待、登记； 4.来宾引见、招待、接送； 5.打印监督与考勤汇总； 6.请假及加班申报单的保管、汇总、造表； 7.锁门、电梯管理、检查灯光和门窗； 8.报刊函件收发及报纸的整理保管。 1、秘书学的学科发展 全国性秘书杂志目录 秘书工作 （中共中央办公厅秘书局编） 秘书 （上海大学编） 秘书业务 （中共广东省委办公厅） 秘书之友 （兰州大学） 秘书界 （成都市秘书学会编） 秘书学研究 （江汉大学编） 文秘 （沈阳大学编） 秘书学刊 （郑州秘书专科学校编） 二、秘书学的学科发展与研究对象二、秘书学的学科发展与研究对象 2、秘书学的研究对象 “秘书工作 ”说 “辅助管理 ”说 “对象多元 ”说 “秘书活动 ”说 秘书学的研究对象 =秘书工作 +秘书人员 3、秘书学的学科特征 秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。 其学科特征体现在： 1）知识的综合性（ 与管理学、 领导科学、文书学、 档案学、写作学、信息学、公共关系、心理学等学科有着密切的 关系 ） 2）理论的应用性 3）学科的群体性 （理论秘书学、应用秘书学） 第二节 秘书机构 一、秘书机构的概念一、秘书机构的概念 广义的秘书机构， 是指具有参谋助手、沟 通协调、督促检查的等功能，并为领导工作 和机关工作服务的办事部门 。一般高层称办 公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、 档案、机要、文书、调研、信访、行政、督 查、接待和值班等部门。 秘书机构图 办公室（主任、副主任） 调研科室 秘书科室档案科室信访科室行政科室督查科室 机要科室 狭义的秘书机构， 指承担以办文办会为主 ，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业 务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。 是直接为领导工作服务的办事部门。 秘书机构图 办公室（主任、副主任） 调研科室 秘书科室档案科室信访科室行政科室督查科室 机要科室 秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是 直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右 、 沟通内外的枢纽地位。如图 ： 二、秘书机构的地位、性质与作用二、秘书机构的地位、性质与作用 1、秘书机构不是决策机构，而是辅助决策机构 2、秘书机构不是职能部门，而是综合协调机构 3、秘书机构不是延展性机构，而是相对封闭机构 4、秘书机构不是 “ 前台 ” 机构，而是 “ 幕后 ” 机构 秘书机构的地位 秘书机构的性质 秘书部门是领导的左右手，必须保守 机密 ；秘书部 门是 辅助 机构，而不是权力机关；秘书部门是 综合 办 事部门；秘书部门是 服务 、协调部门。 秘书机构的作用 1、 组合作用 2、 枢纽作用 3、 过滤作用 1、助手 2、参谋 3、枢纽 4、协调 5、保密 6、公关 三、秘书机构的职能三、秘书机构的职能 （一）因人分设制 （ A为主要领导者； B为分管领导者； c为办公部门领导者； 未标序数的 D为综合机构，标有序数的 D为其他秘书机构； 横虚线以下为办公部门） 四、秘书机构的组织模式及设置四、秘书机构的组织模式及设置 (二 ) 因事分设制 图 因事分设制模式图 (A为领导者； B为办公部门； c为若干秘书机构 ) (三 ) 混合分设制 案例： 【 国务院办公厅 】 1998年： 秘书一局，秘书二局 ，秘书三局，人 事司，行政司， 中办国办信访局 。国务院秘书 长 1名，国务院副秘书长 5名。 2008年： 秘书一局，秘书二局，秘书三局，人事司，行 政司， 国务院应急管理办公室（国务院总值班室），督 查室，电子政务办公室，财务室 （副司局级）。另外还 包括机关党委，离退休干部局。国务院秘书长 1名、国 务院副秘书长 9名（含兼职）。 1各级秘书工作机构 （ 1）中央机关的秘书机构 （ 2）省、市、县级的秘书机构 （ 3）基层单位的秘书部门 2各类秘书工作机构 （ 1）人民解放军的秘书工作机构 （ 2）企事业单位的秘书机构 （ 3）民主党派和人民团体的秘书工作机构 3临时秘书工作机构 各级各类秘书部门的设置各级各类秘书部门的设置 中国 2010年上海世博会组织机构 1、集中式 2、分散式 秘书机构的布局方式秘书机构的布局方式 （一）队伍建设 1、保持相对稳定 2、提高综合素质 3、优化队伍结构 4、组建和管理秘书团队 年龄结构 智能结构 非智力因素 情绪智商 优秀的秘书团队应具备的要素 1、共同的目标 2、互相合作，彼此认同 3、责任心 4、学习精神 五、秘书机构的建设五、秘书机构的建设 （二）制度建设 1、秘书工作制度 2、管理制度： 秘书的录用、考核、奖励、升降、培 训、交流等制度；工作责任制；目标管理制度。 你怎样看待这两个人的做法？ 某外企的两个部门秘书同时去找总经理裁断，这两个秘书一个拟 写文书，另一个制作和发文。为了是把文件送过去还是过来拿，两个