部门职能梳理方法和流程1

丝宝集团人力资源管理咨询项目 部门职能梳理培训 2008年 11月 6日 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 2页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 一、集团总部组织结构优化阶段情况介绍 二、正略钧策部门职能梳理工具 三、部门职能梳理工作安排 目 录 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 3页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 项 目 成 果项目内容和工作思路 项目第三阶段的主要内容是集团总部组织结构设计和部门职能 说明书的编写 1. 通过访谈、资料分析、部门职能梳理等，分 析集团总部目前组织结构中存在的问题 2. 根据组织结构优化的原则，结合集团战略目 标和管控的要求，提出组织结构优化的方案 3. 与集团高层和相关人员就组织结构优化方案 进行沟通和确认 4. 根据组织优化方案，编写集团总部部门职能 说明书 5. 同集团高层和相关人员就部门职能说明书进 行沟通和确认 集团总部组织结构优化方案 （ PPT文件） 集团总部各部门职能汇编 （ Word文件） 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 4页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 项目第三阶段的整体时间进度安排 管理 诊 断 总 部和下属公司人力 资 源管理重大事 项权 限划分 集 团 管控的框架 设计 和人力 资 源管控模式 设计 集 团总 部 组织结 构 设计 编 写部 门职 能 编 写 岗 位 说 明 书 提出各部 门岗 位 设 置方案 组织进 行工作分析 辅导 制定 总 部关 键岗 位的 绩 效考核指 标 设计绩 效管理体系方案 编 写 绩 效管理制度 组织进 行 岗 位价 值评 估 设计 薪酬 结 构与薪酬水平 编 写薪酬管理制度 核心人才 岗 位 说 明 书编 写 核心人才 绩 效考核指 标设计 核心人才培养方案 设计 人力 资 源核心流程 优 化 核心人才薪酬 设计 人力 资 源管理核心流程梳理 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 5页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 正略钧策将按照以下工作程序 进行集团总部组织结构的优化和 部门职能说明书的编写 正略钧策通 过访谈、资 料分析、部 门职能梳理 等深入了解 目前丝宝集 团总部的组 织结构现状 并诊断存在 的问题 正略钧策 就 集团总 部组织结 构设计方 案同有关 人员沟通 正略钧策 向项目领 导小组汇 报集团组 织结构设 计方案 正略钧策 编写集团 总部各部 门职能说 明书 正略钧策 就 集团总 部各部门 职能说明 书同有关 人员沟通 项目领导小 组确认 集团 总部各部门 职能说明书 正略钧策 项目组设 计集团总 部组织结 构优化方 案 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 6页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 一、集团总部组织结构优化阶段情况介绍 二、正略钧策部门职能梳理工具 三、部门职能梳理工作安排 目 录 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 7页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 部门职能梳理的前提和定义 部门职能梳理是组织结构设计的重要环节，把需要组织完成的复 杂工作 按照工作流程思路 尽可能分解成最小的单元， 分解成独立 的、可操作的作业项目， 将部门职能系统化、规范化、清晰化 本次部门职能梳理的前提：以描述部门现在工作的职责现状为主 ，并根据实际工作需要提出调整建议（立足现在，着眼未来） 前提 定义 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 8页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 职责梳理标准和目的 职能梳理的标准 经过部门职能梳理，部门 工作的 职能 是清楚的，在一系列的清晰 、明确和标准面前，复杂的工作 被转化成简单的行为 职能梳理的目的 使各项职能具体化，使之能够执 行和落实； 发现职能交叉、职能缺失和职能 错位现象 为后续的其他组织设计工作提供 前提条件。 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 9页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 部门职能梳理的基本要求 业务活动的独立性 业务活动的操作性 避免重复 业务活动的连续性 职责梳理 的基本要求 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 10页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 组织结构中部门职能常见的问题 示意 甲乙两个属同层次部门的职 能 有交叉 部分 甲乙两个属不同层次部门的职 能 有重 叠部分 应该由甲部门负责的职能现在由乙部 门负责 职能交叉 甲 乙 甲 乙 职能重叠 职 能 错位 甲乙两个属同层次部门的职 能 中有缺 失部分职能空档 流程或权限设计问题导致职责遗漏或 者职责虚位，如甲部门名存实亡，对 乙部门失去控制 甲 乙 甲 乙 乙 甲 甲 乙职 能 虚位 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 11页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 部门职能梳理方法论 按两个维度进行职能梳理 计 划 /规则 组织 /实 施 协调 /配合 指 导 /监 控 履行 该职 能 需要做哪些 计 划？ 制定哪些 规则 ？ 履行 该职 能 需要 组织 哪些工作？ 需要承担哪些工作？ 履行 该职 能 需要 进 行哪些 协调 工作？ 需要如何配合开展工作？ 履行 该职 能 需要做哪些指 导 ？ 需要 实 施怎 样 的 监 控？ 职 能模 块 一 职 能模 块 二 职 能模 块 三 职 能模 块 示意 正略钧策部门职能梳理工具 纵向上 将部门 职能分 解为彼 此相对 独立的 职能模 块 横向上将每一块职能按照管理功能进行细化描述 职能分解 管理功能 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 12页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 部门职能梳理的维度之一 纵向的职能分解 一级职能 二级职能 三级职能 部门存在的目的和意义，即组织赋予部门的主要职 能，部门承担的主要业务和管理职能 从一级职能之下分解的若干项子职能（职能模块） ,这些 职能严格讲都是比较宏观的 ,是某一方面的工作 从二级职能分解的具体业务活动， 三级职能都是一些具 体的作业项目 ,是可以操作 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 13页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 部门职能分解模板 一 级职 能 二 级职 能 三 级职 能 通常只 用名词 短语来 概括来 表达本 部门的 主要业 务和管 理职能 二级职能描述的主要是从一 级职能之下分解的若干项子 职能 ,这些职能严格讲都是 比较宏观的 ,是某一方面的 工作 ,它不具体 ,也很难直接 操作 分解二级职能具体业务活动， 三级职能都是一些具体的作业 项目 ,是可以操作的业务项 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 14页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 部门职能梳理（示例） 一、二级职能 一 级职 能 二 级职 能 三 级职 能 人力 资 源 管理 人力 资 源 规 划 岗 位管理 招聘管理 薪酬管理 绩 效管理 培 训 管理 员 工 职业发 展 员 工关系 人事管理 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 15页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 部门职能梳理的维度之二 横向上将每一块二级职能按 照管理功能进行细化分解为三级职能 组织 /实施 协调 /配合 指导 /监控 履行该职能 需要做哪些计划？ 制定哪些规则？ 履行该职能 需要组织哪些工作？ 需要承担哪些工作 履行该职能 需要进行哪些协调工作？ 需要如何配合开展工作？ 履行该职能 需要做哪些指导？ 需要实施怎样的监控 计划 /规则 管理 功能 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 16页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 部门职能梳理示例 三级职能 一 级 职 能 二 级 职 能 三 级职 能 计 划 /规则 组织 /实 施 协调 /配合 指 导 /监 控 人力 资 源 管理 人力 资 源 规 划 岗 位管理 招聘管理 薪酬管理 制定与完善公司薪酬福利 制度 编 制公司年 度薪 资总额 计 划 编 制 员 工薪 资 、津 贴 表 计 算与 发 放公司本部 员 工的薪酬 办 理 员 工的法定福利 办 理 新 进员 工、考核 结 果、人事异 动 后的薪 资调 整 配合有关外部 管理部 门 提供 员 工薪酬数据 监 督、指 导 下属控股公司 薪酬福利的 计 算与 发 放工 作 根据薪 资计 划，控制各部 门 人 员编 制和薪 资总额 绩 效管理 培 训 管理 员 工 职 业发 展 员 工关系 人事管理 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 17页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 部门职能撰写要点 一级职能编写要求： 用 名词性短语 概括本部门的本部门的主要业务和管理职能。 二级职能编写要求： 用一个 名词性短语 概括从一级职能分解的二级子职能。 三级职能编写要求： 用一个 句子 来描述从二级职能分解的具体的业务活动。 格式：动词 +事项 避免采用模糊化动词如 “ 负责 ” 、 “ 处理 ” 、 “ 管理 ” 、 “ 领导 ” 等，以明确 权责，避免歧义。 具体可参见 规范动词表 。 描述的是工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主观要求 。 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 18页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 部门职能描述的典型错误 职能描述不够明细 典型错误示例 ： 某公司销售部部门职能 修改示意 职责描述过于笼统 1）保证按时、按量完成公司下达的销售任务； 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 19页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 部门职能描述的典型错误 部门职能与工作要求混淆 典型错误示例： 部门职能、业务活动与工 作要求混淆 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 20页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 部门职能描述的典型错误 使用程度副词 典型错误示例： 典型错误示例： 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 21页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 部门职能描述的典型错误 -动词使用不当 缺少行为动词 典型错误示例： 编写工作职责要使 用规范化的动词，避 免采用模糊化动词如 “ 负责 ”、 “处理 ”、等， 以明确权责，避免歧 义 典型错误示例： 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 22页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 规范动词表 针对制度、方案、计划等文件 编制、制定、拟定、审核、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见 针对信息、资料 调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理 关于某项工作（上级） 主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、分配、审批、评估 思考行为 研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划 直接行动 组织、实行、执行、指导、带领、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助 上级行为 批准、定义、确定、指导、确立、监督、决定 管理行为 评估、协调、确保、鉴定、保持、监督 专家行为 分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价 下级行为 检查、核对、收集、获得、提交、制作 部门职能和岗位职责描述规范用语的常见动词 ： 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 23页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 示例：部门职能梳理生产部（梳理过程） 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 24页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 示例：部门职能梳理生产部（梳理后） 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 25页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 部门职能梳理问题汇总表 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 26页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 一、集团总部组织结构优化阶段情况介绍 二、正略钧策部门职能梳理工具 三、部门职能梳理工作安排 目 录 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 27页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 部门职能梳理工作的 时间安排 11月 6日（周四），正略钧策项目组进行部门职能梳理的培训； 11月 6日（周四），人力资源部将有关部门职能梳理材料的电子版发放到各部门； 11月 6日 12日（周四至下周三），各部门梳理部门职能，填写 部门职能梳理文件 和 部门现 有职能存在问题汇总表 ； 11月 12日（周三） 18： 00前 ，各部门将 部门职能梳理文件 和 部门现有职能存在问题汇总表 以 电子版 形式提交到 内部邮箱： 。 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 28页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 部门职能梳理表 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 29页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 部门职能存在问题汇总表 丝宝集团人力资源管理咨询项目部门职能梳理培训 第 30页版权所有 ,不得翻印2008年 11月 6日 部门职能梳理提交文件 要求 文件提交方式： 1、 提交 电子版 文件； 2、 每个一级部门编写 一份 部门职能梳理表 和 一份 部门职能存在问题汇总