配件电子订单系统培训手册

上海大众汽车特约经销商 配件电子订单系统培训手册 1 电子订单管理 /业务流程 1 2 电子订单管理 /订货基本信息 订单基础数据下载 新的电子订单的制作以及发送，是以下载有全面的订单标准数据为前提的，配件相关人 员会根据需要来发送可供货的配件代码及价格等信息，维修站操作人员制作电子订单之 前应下载最新的订单标准信息。 订货目录一般在订单管理系统刚升级和数据库损换的情 况下点，而且要在下班以后进行，避免大数据量下载，影响维修站的日常业务。订货基 础数据只在订单管理系统刚升级时进行下载，以后的数据上海大众会自动下发到维修站 。 3 电子订单管理 /订货基本信息 订单时间管理 订单时间是由配件业务相关人员每月进行定义并下发到各维修站，该时间规定了每月 每 家维修站的常规订单可进行提交的日期。每月设定的时间段内只能提交一张电子订单。 4 电子订单管理 /订货基本信息 配件订货目录 该目录提供了维修站目前可以在厂商配件供应中心所能订购的配件列表，其数据是由配 件供应相关人员制作并下发给维修站。若有新数据下发，进入界面时，系统会自动进行 数据更新。 若某一配件在本地仓库中不存在，选中后直接单击 “增加到仓库 ”按钮，即可将该配件增 加到系统仓库中，以方便进行订货 5 电子订单管理 /订货基本信息 配件替代目录 由于配件代号在使用了一段时间后，可能会进行更改，厂商为方便维修站进行订货和维 护最新的配件代码，会将配件代码的替代信息下发到维修站，此处即提供了上端下发的 配件替代信息的查询。亦可将查询结果导出，以方便维护本地仓库中的配件代码。 6 电子订单管理 /订货基本信息 工具订货目录 维修站进行工具订购时，所订购的工具应在该工具目录中存在，该目录由工具管理相关 人员制定，下发到各维修站。 7 电子订单管理 /订货基本信息 特殊配件目录 该目录主要是针对非常规订单而设，列出了一些特殊订单和其所订购的特殊配件。 定制订单和直送订单配件，说明该类订单中只 允许 订购目录中其订单类型对应的配件。 紧急订单配件，说明该类订单 不允许 订购该目录中其订单类型对应的配件，只能订购除 此之外的常规订单配件。 8 电子订单管理 /配件订单管理 订单类型及区别 订单类型 配件类别 配件最大项 提交时间 送货方式 订货附件 常规订单 订货目录中存在 不受订货基本参数 限制， SAP订单拆 分时受此限制 受 订单时间表限 制，时间段内只 允许提交一次 配送 无 紧急订单 订货目录中存 在且特殊配件 中不存在 不受订货基本参数 限制， SAP订单拆 分时受此限制 无 时间限制 配 送 、 自 提 无 直送 订单 订货目录中存 在且特殊配件 中也存在 不受订货基本参数 限制， SAP订单拆 分时受此限制 无 时间限制 配送 无 定制订单 订货目录中存 在且特殊配件 中也存在 受 订货基本参数限 制，必须为一项 无时间限制 配送 、 自提 有 9 电子订单管理 /配件订单管理 配件订单制作 /常规订单 维修站通过此类订单订购一些常用的配件，订购的配件应在配件订货目录中存在；如果 在配件订货目录中不存在，也允许进行订货，但不一定能到货，适时系统会给出提示让 维修站订货员决定是否订货。 若有新的订货目录下发，在进入界面时，系统则会自动更新配件目录。 该订单的提交时间须在订单时间目录中存在，且一个时间段内只允许提交一次订单。 常规订单的提货方式为配送。 10 电子订单管理 /配件订单管理 配件订单制作 /常规订单 常规订单的配件供应商默认为上海大众，不允许操作员进行编辑。 导到路径：该路径由系统自动设定，以便在发送订单不成功时导出 SAP订单 (.TXT格式 ) 。 订单附件：在发送订单同时用于传输附件，常规订单不需要订单附件。 配件代码修改：此功能可直接对仓库中的配件进行代码的更换，以满足订货需要。 信用额度查询：查询维修站在供应商处当前的信用状况。因为数据传输延迟可能导致实 际信用额度与当前显示额度有偏差，所以这里仅供参考。 11 电子订单管理 /配件订单管理 配件订单制作 /常规订单 参考订货价：以下发的订货目录中的参考采购价为准，若配件在订货目录中不存在，则 以其在当前仓库中的成本价为准。 保存和发送：订单制作完成后即可保存，且可再进行二次编辑。确认无误后方可进行发 送。配件中心收到订单后即会以业务流程进行处理。 作废：保存好的订单，在尚未发送之前，可通过该功能进行作废。 选择订货配件：以向导的方式指导操作员进行订货配件的选择和订货数量的录入。 12 电子订单管理 /配件订单管理 配件订单制作 /紧急订单 维修站由于特殊需求，需要紧急订购的配件订单 。类似于常规订单。 提货方式： 自提（即维修站到 SVW仓库或直属分销中心取货），配送（由 SVW统一发 货到维修站）。 13 电子订单管理 /配件订单管理 配件订单制作 /直送订单 直送订单指维修站通过 SVW向供应商要货，供应商直接将配件发送到维修站，维修站在 收货后告知 SVW， SVW完成剩余的帐面操作（ SVW不需进行物流出库流程 )。 直送订单的配件应在特殊配件目录中存在。 14 电子订单管理 /配件订单管理 配件订单制作 /定制订单 定制订单指对于需 SVW特殊加工再发送给维修站的配件（比如车钥匙、发动机 ），会 涉及 与 SVW其他内部部门的定制请求，需要维修站在上报订单时，指明该订单需定制， 并给出定制相关的信息（如发动机号、钥匙齿形号 ）。 定制订单所允许包含的配件应在特殊配件目录中存在。由于 定制 订单 要求 详细 信息， 故限定一 张 定制 订单 只能包含一个配件 项 。 定制订单必须附有订货附件，以提供所定制配件的详细信息。该附件模板由上海大众提 供，注意大众的通知去下载。 15 电子订单管理 /配件订单管理 上报订单取消 订单的取消需要在维修站上报的订单上海大众还没有进行处理时才能进行，且一旦取消 ，则是取消整个订单，维修站要继续订货，需要再发起一个新的订单。 检索出已提交过的订单，选中所要取消订单，输入取消原因，点击 “ 取消订单 ” 按钮即 可。 16 电子订单管理 /配件订单管理 配件到货预登记 主要针对于直送订单，订货的配件是由配件供应商直接发给维修站，维修站在收到供应 商提供的配件时，有可能尚未收到 SVW下发的货单，以致无法入库，此时即可作一配件 到货预登记，以便对到货配件进行记录。该登记结果不影响后续的采购入库。 直送订单实收上报：将配件到货预登记的结果上传到 SVW配件相关部门。 17 电子订单管理 /配件订单管理 货运单签收 电子订单上传，经过电子订货系统处理，将货运单下发，维修站收到货运单后方可进行 签收。 新建签收单号，通过 F2快捷键载入货运单进行签收业务。 选中所要进行签收的到货配件的装车箱号进行签收工作，同时还将签收的配件进行导出 以便二次处理。 18 电子订单管理 /配件订单管理 配件采购入库 /货运单签收入库 维修站收到货运单，进行签收以后即可通过货运单进行配件入库，新建采购入库单，由 F2录入签收单以载入货运单明细，系统将在后台进行入库数量的处理：原订单上和货运 单上同时存在的配件，将以货运单的到货数量来修改其入库数量；原订单上存在但货运 单上不存在的配件，说明此类配件供应商处缺货无法满足或该配件号上端无法识别处理 ；原订单上不存在，但货运单上存在的配件，可能由于维修站没及时维护配件代码或供 应商根据订购的配件进行了部分替代发送，此类配件在采购入库单上是没有仓库代码的 ，需要维修站入库操作人员手动进行添加。货运单签收入库的处理方式，极大的提高了 采购入库的准确率和时效性。 19 电子订单管理 /配件订单管理 配件采购入库 /SAP订单入库 SAP订单入库方式是通过录入 SAP订单号，其对应的原订单明细即会自动载入，采购入 库操作人员则必须根据准备好的到货清单手动地修改入库数量。此种入库方式可能具有 一定的工作量。 确定按钮只是保存该采购入库单，点击并库按钮后才真正的改变对应入库配件的库存量 。 20 电子订单管理 /配件订单管理 延期配件查询 延期策略：对于欠发的配件，维修站可以发起取消请求， SVW相关人员进行审批，审批 通过则取消这部分欠发的配件，审批不通过则这部分欠发的配件将继续配货 订单只在订单日期所处的当前自然月允许提交延期取消，跨月后， SAP对该订单的处理 结束，未满足部分上端自动终止供货。维修站如有需要可在新自然月内再次提交订单来 订购该配件。 21 电子订单管理 /配件订单管理 订货信息查询 /订单状态查询 用于查询所做过的订单目前所处的状态，可以通过多种组合条件进行订单检索，方便操 作员准确了解订单状态，及时按排相应的工作。 22 电子订单管理 /配件订单管理 订货信息查询 /货运单查询 该功能提供了对货运单的装箱数量，签收情况及详细发货配件明细的一个全面查询。且 可将查询结果导出，以进行再次处理。 23 电子订单管理 /配件订单管理 订货信息查询 /电子发票查询 上端在下发货运单的同时会附上电子发票及发票明细信息一起下发的，此处可以查询相 应的电子发票及其明细的详细信息。 24 电子订单管理 /配件订单管理 订货信息查询 /签收货运单查询 该功能提供对签收单进行查询，以便了解所签收的货运单的详细信息，且支持数据导 出功能。 25 电子订单管理 /配件订单管理 缺件 信息管理 /缺件信息登记 维修站上报急需且一直不能满足的配件，维修站人员上报缺件登记，在登记时，系统判 断该配件代码的合法性以及该配件代码在 3个月内是否有过订单记录，并针对这些情况 给出标示，不影响该缺件登记的上报。 SVW相关人员通过查看维修站上报的缺件清单，了解当前配件的需求情况，尤其是急需 配件 ， SVW相关人员可以给维修站一个批复，指出可能的到货时间 等 26 电子订单管理 /配件订单管理 缺件信息管理 /缺件信息查询 维修站进行过缺件登记上报，在此处即可查询其详细信息，如是否发送，以及 SVW相 关人员是否进行过回复等。 27 电子订单管理 /配件订单管理 索赔配件管理 /配件索赔申请 配件的索赔单必