加强艺术类院校档案信息化建设.docx

加强艺术类院校档案信息化建设 (内蒙古大学 艺术学院，内蒙古 呼和浩特 010000) 摘 要： 文章指出：艺术类院校档案工作必须为社会 网络信息化建设和发展提供信息服务； 要以艺术类档案信 息资源建设为核心，推进艺术类院校档案信息化建设；必 须坚 持以人为本，服务社会为目的，；加强艺术类院校档 案信息化建设，必须加强档案工作人员队伍建设，尽快提 升档案工作人员的综合素质。 关键词：艺术档案；信息化；建设；高等院校；档案 管理 中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号： 10076921(XX)20015702 党的十六届三中全会提出了“坚持以人为本，树立全 面、协调、可持续的发展观”，这是我 们党总结 20 年改 革开放和现代化建设的经验，从新世纪新阶段党和国家事 业发展全局出发提 出的重大战略思想。档案工作根本目的 是维护党和国家历史真实面貌，档案工作者的职业使 命是 对历史负责，为现实服务，替未来着想。随着我国科教兴 国战略的实施和科技进步，网 络化、信息化和数字化的普 及和深入应用，社会的信息意识也不断增强。在这种时代 背景下 ，社会各界对信息的需求不断提升并日趋多样化， 艺术类院校档案信息服务如何以需求为导 向，创新服务机 制，改进服务方式，增加服务职能，提高服务质量，建立 高等教育事业发展 中具有艺术类院校自身特色的档案服务 新模式，已经成为艺术类院校档案管理工作面对的重 要课 题。 早在 XX 年 12 月，文化部与国家档案局就颁发了艺 术档案管理办法，指出文化艺术单位 和 艺术工作者在 艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、 社会文化等工作和活 动中形成的，对国家和社会有保存价 值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记 录， 都是我们社会宝贵的文化遗产，属于艺术档案范畴。艺术 档案工作是文化工作的重要组 成部分，也是国家档案工作 的组成部分，要充分重视艺术档案在文化事业和社会主义 现代化 建设中的作用。同时还要求艺术档案管理部门应充 分运用先进技术手段，积极开发艺术档案 信息资源，配合 业务部门参与艺术生产和文化交流活动。 XX 年 9 月，教育部和国家档案局又制订了高等学校 档案管理办法，明确提出“组织实 施档案信息化建设和 电子文件归档工作”，“高等学校应当对纸质档案材料与 电子档案材料 同步归档”， 推进档案资源信息化全面建 设。必须坚持以档案信息资源建设为核心，以网 络化管理 为基础，以实现档案信息资源的共享为目标，才能真正实 现档案资源的信息化，实 现档案工作的地位和价值。 结合以上两个办法的要求，当前艺术类院校档案 工作应当以发展为第一要义，锐意改革 ，勇于创新，开拓 档案管理信息化建设的新局面。 1 艺术类院校档案工作必须为社会网络信息化建设和 发展提供信息服务 网络环境下，艺术类院校自身和社会各界对艺术类院 校档案信息服务的需求呈多样化趋势。 传统的艺术类院校 档案服务方式和模式已经不能完全适应新的服务需求。面 对信息技术的挑 战，艺术类院校档案必须真正实现网络化,大 力进行网络资源建设,并与 Internet 接轨，全面 实现资源 共享，为艺术类院校师生及社会提供丰富的信息资源和最 优质的服务,使档案服务 走向全方位的现代化。 从学校内部来讲，学校建设、教学、科研活动需要提 供科研成果转化网络信息服务智 力支持；艺术类院校艺术 创作团队和教学团队都需要档案信息过程管理与服务；艺 术类学生 文化素质教育和思想政治教育也迫切要求艺术类 院校在教育内容和方式上实行改革，这都为 艺术类院校档 案管理工作打开了网络信息服务之窗。 随着学校办学的开放性和与社会联系不断加强的视角 分析，社会与学校的信息交流和 互动也不断增强，更需要 信息透明度不断提升，社会不仅要了解学生的学习成果、 学生的在 校表现以及学生诚信义务履行的真实情况，以便 做出正确的用人选择；社会更需要了解艺术 类院校的教学、 创作、科研成果的应用与转化，还需要了解学校的教学科 研政策与导向，从 而更好地利用这些高水平的文化艺术成 果来提高人民群众的文化艺术素质，陶冶情操，加强 社会 主义精神文明建设。 面对艺术类院校自身和社会各界对艺术类院校档案信 息服务需求的多样性变化，艺术类院校 档案管理部门应充 分利用丰富的馆藏资源，加快数字档案资源建设，创新与 社会各界要求相 适应的艺术类院校档案管理模式和档案信 息服务方式，以满足社会日益增长和不断变化的对艺术类 院校档案信息的需求。 2 以艺术类档案信息资源建设为核心，推进艺术类院 校档案信息化建设 艺术类档案信息资源建设是艺术院校档案信息化的核 心，艺术档案信息资源建设水平直接决 定艺术院校档案信 息化的内在质量，同时也关系到艺术档案资源的有效开发 与利用程度，只 有通过档案数字化手段，建立起各级各类、 分布式、规范化、可共享的档案数据库，构筑全 国艺术档 案信息资源体系与共享体系，并把艺术院校的档案信息资 源纳入其中，才能真正实 现艺术类院校档案资源的有效开 发与利用，实现档案信息化目标。 现代化信息和网络技术的发展和应用，为艺术类院校 档案管理数字化、网络化和信息化管理 提供了技术保障。 互联网和教育科研网在高校的普及使广大师生随 时随地就 可以满足信息需要，也为艺术类院校档案的信息服务提供 了便利的技术支持平台。 在高校档案管理部门，现代化、 自动化档案馆和网络数字化档案馆的建设也取得了长足的 进 步。目前，国内许多高校档案馆都采用了比较成熟先进 的计算机管理系统，基本实现了档案 的 收集、整理、编 目、检索和利用等主要服务功能的自动化管理，大大改善 了档案管理，提高 了管理利用效率和质量。还有的不少高 校部分实现了电子文件的网络搜集、网络归档，可以 利用 网络适时、快速、准确地搜集和整理高校的电子档案信息， 并实现自动查询和自动检索 。 档案信息化建设，档案数据的交换、档案的数字化和 信息共享必须要遵循统一的数据标准。 艺术类档案信息化 建设要坚持标准先行原则。从基层单位艺术档案材料的采 集、整理、分类 开始，都必须严格按规范的标准执行，文 书档案目录数据库结构与著录内容、要求和格式， 档案案 卷级和文件级目录数据库以及数据传递和数据交换，照片 档案扫描、缩微档案转换、 纸质档案扫描、录音、录像档 案转换等系统都应该有统一的技术标准、技术规范和管理 办法 ，只有这样才能实现电子文件管理和电子档案管理两 个信息管理系统的有机联系，从而创造 系统最佳行政信息 效益的过程。坚持文档一体化原则可以使电子文件与电子 档案管理实现无 缝衔接，从而实现艺术信息资源共享。 事实证明，艺术类档案资源只有通过先进的数字技术、 网络技术以及计算机技术进行数字化 改造、管理和资源整 合，建立起规范化、可共享的分布式档案基础数据库体系， 依托国家政 务信息网，实现面向各级机关、面向大众的社 会化服务，才能充分发挥艺术档案信息的社会 效益和经济 效益，更好地为改革开放和社会主义现代化建设服务。 3 坚持以人为本，服务社会为目的， 以人为本，服务社会，是档案信息化建设的根本目标。 不论传统档案和现代化的电子信息档 案，管理是措施，开 发是途径和手段，艺术类院校档案管理的最终目的是为了 更好地满足艺 术类院校师生和社会对档案信息的利用需求。 作为特殊的文化载体，档案蕴藏着丰富的文化 价值，艺术 类档案更是凝聚了人类艺术创造的精华。我们要大力发展 科教兴国，要建设和繁 荣高等教育，进一步加强社会主义 精神文明建设，就必须强化艺术类档案文化是高等艺术教 育发展中不可或缺的组成部分的认识。 根据艺术档案利用者的需求，定向或定题收集档案信 息，对现有档案进行系统的、多元化的 加工，并通过网络 技术建立艺术档案信息网站，在网页中细化档案指南、馆 藏介绍、档案法 律法规等项目，增设能够反映艺术档案个 性特征的栏目，如馆内艺术品珍藏、艺术研究成果 的发布、 文化艺术展演信息、征集范围的通告等，加强同艺术档案 利用者之间的联系，这 样既能激发利用者的档案意识，了 解艺术档案信息的类型，还能使艺术档案管理部门迅速地 针对利用者的要求提出相应的对策。 艺术类院校档案信息服务的方向和服务思路应该始终 如一地坚持艺术档案管理服务的本质， 在传统档案信息服 务的基础上，从馆藏现实出发，充分应用现代数字信息和 网络技术，改进 管理措施，转变服务理念，创新服务机制， 充实服务内容，在网络环境下，最终实现档案服 务的水平 和效率充分满足艺术教育改革发展和社会需求的目标。还 要进一步拓展艺术档案信 息服务内容，突出艺术类院校档 案信息的教育与文化传播功能。艺术类院校档案是艺术院 校 与本地区民族、民间艺术发展历程的真实写照，在网络 环境下，档案工作者有条件、有义务 、有责任“唤醒” “尘封”的历史，让它们走上网页，鲜活明亮起来。加强 档案信息的编研 工作，并根据有关法规和解密时限的规定， 有效利用网络加以传播，更好地为艺术类院校师 生和社会 利用者服务。 同时，随着人们物质文化生活水平的不断提高，社会 各界对艺术类院校档案信息资源也产生 了休闲文化的需求， 需要艺术类档案工作者的编研成果加以满足。加强艺术类 院校档案信息 编研，充实艺术档案网络信息内容，建设丰 富多彩的艺术类院校档案网络文化，也是推进和 谐校园建 设，提升艺术类院校档案信息服务水平的重要途径。 在网络环境下，艺术类院校档案信息服务还有许多途 径和方法，需要档案工作者在实际工作 中不断加以创新。 随着艺术类院校办公自动化和网络化建设的不断进步，依 靠高等院校强大 的技术支持，通过艺术类院校档案管理工 作者的不懈努力，以艺术类院校数字化档案建设为 依托， 利用丰富的高校档案信息资源，开展面向需求和个性化的 网络服务必将取得新的突破 。 4 ，必须加强档案工作人员队伍建议，尽快提升档 案 工作人员的综合素质 档案工作质量的高低直接取决于档案工作者的素质高 低，艺术类院校档案信息化建设对档案 工作者的素质提出 了更高的要求，艺术类院校档案工作人员必须具备较强的 综合素质以适应 时代的发展。艺术类院校的档案工作人员 不仅要具有优秀的政治素质和丰富的档案知识以及 良好的 职业道德、强烈的责任感，还要具备对艺术档案信息采集、 分析、处理、研究的能力 ；不仅要掌握现代信息技术，如 计算机、数据库及网络技术，还要具备艺术类专业领域相 关 的知识。因此，建设一支高素质的艺术类院校档案工作 者队伍已刻不容缓。 4.1 要不断加强艺术院校档案队伍管理，促进其健康 成长 提高档案干部素质，强化干部管 理是不可忽视的环节。 要特别注意关心档案人员的成长，为他们创造施展才华的 环境，还要 正确评价档案工作人员的工作实绩，肯定他们 实事求是、兢兢业业的工作态度。更要鼓励档 案工作人员 不辞辛苦、精益求精、刻苦钻研，一丝不苟的工作精神。 4.2 要为艺术院校档案工作人员创造良好的工作和学 习条件 艺术类院校档案管理工作是一 项专业性、技术性很强 的工作，每个程序都有一整套的理论和方法，档案工作者 不仅需要具 备本专业的知识和技能，而且需要掌握相关艺 术的专业知识。要给档案工作者提供不断学习 ，不断掌握 新的管理技能和手段的物质条件，让他们在自我的不断地 提高中满足档案管理工 作的需要。 4.3 档案人员本身要增强学习意识，提高自身素质， 以适应形势发展的需要 把理论与实际 工作有机地结合起来，注重网络技术学 习，增强现代化管理知识，不断增强服务意识，创新 服务 机制和服务手段、服务方式，以适应新形势下对艺术档案 管理工作的新要求和新发展。 参考文献 1 国务院 中华人民共和国档案法S 1996. 2 文化部、国家档案局