公司后勤工作管理标准

XXXX有限公司企业标准后勤服务管理标准（XX版）QG/DJ03.11 为了遵循后勤服务于经营的原则，全面、高效地做好公司的后勤服务工作，特制订本标准。1. 范围本标准规定了后勤服务的管理职责，管理内容与要求，以及检查和考核办法。本标准适应于XXX公司。2. 引用标准QG/DJ01.01 资本性项目购建处置管理标准QG/DJ02.04 员工行为管理标准3. 定义3.1耐用型办公用品：电脑、打印机、扫描仪、传真机、复印机、饮水机、电话机、计算器、印台、文具盒、直尺、文件夹、订书机等具有可反复使用特性的办公用品。3.2易耗型办公用品：信笺、笔、笔记本、墨粉、墨盒、复印纸、传真纸、墨水、双面胶、大头针、回型针、钉书针、信封、单据、色带、笔芯、软盘、固体胶等具有一次性的、不能反复使用特性的办公用品。 3.3礼品：公司定制或采购的，用于赠送客户、嘉宾或有关领导以及发放给职工（如工会会员、先进工作者等），以起到联络感情、表达谢意或敬意，或起到广告宣传作用的物品，包括公司收到的外单位赠送的物品。4. 管理职责4.1 企管办是后勤服务归口管理部门，负责：4.1.1办公用品、工作服、劳保用品的购买、验收、入库、保管及发放；4.1.2公司礼品的方案制定、制作，礼品样品的采集、检验和保管；4.1.3工作餐、饮用水、办公室卫生的管理；4.1.4做好外、内线电话机、总机、网络等通讯线路及电脑等通讯工具的购置、（委外）安装、调试、维护等服务工作；4.1.5 对相关耐用型办公用品的委外维修服务。5. 管理内容与要求5.1 办公用品管理5.1.1 办公用品的采购和验收5.1.1.1易耗型办公用品按照合理的储备，由办公用品保管人员书面提出，企管办主任批准后交采购部门或指定人员（或驾驶员）采购；5.1.1.2耐用型办公用品由所需部门以工作联系单的形式提出申请，经部门主管同意，企管办主办人员确认公司无现货后，交企管办采购负责人员采购；a. 采购办公用品至少要有三家以上候选单位，“货比三家”，选择质优价廉者；b. 凡QG/DJ01.01资本性项目购建处置管理标准中有专项规定的应按专项规定执行；5.1.1.3 易耗型办公用品由办公用品保管人员进行验收、入库；耐用型办公用品由使用部门进行验收，合格后，负责采购的人员办理入库手续；5.1.1.4 采购后的办公用品必须取得符合财务报销管理标准相关要求的购货发票，并由验收人员签字后，由负责采购的人员办理报销手续。5.1.2 办公用品的领用和结算5.1.2.1 所有办公用品的领用，均由领用人以联系单的形式报部门主管审核后，办公用品保管人员予以发放相应的办公用品，并由领用人在本部门的DG03.11表1“低值易耗品领用清单”簿上进行登记签字；a. 领用办公用品时，除一次性用品外（如信笺等印刷品），可回收利用的物品（如：笔芯、墨粉瓶、墨盒、色带等）第二次领用时需以旧换新。b. 耐用型办公用品（如计算器、订书器、电话机等）经过合理的使用期或质量原因不能使用的，领用时需以旧换新。5.1.2.2 办公用品的发放以部门为单位登记，每月由办公用品保管人员统计出各部门的办公用品的数量及费用数；5.1.2.3 各部门应本着勤俭节约的原则，严格控制办公用品领用数量，杜绝浪费现象发生。5.1.3 其它事项5.1.3.1 财务部对库存的办公用品于每年中、年末定期进行盘点和抽查,并确保每年有两次以上不定期盘点和抽查，将每次盘点和抽查结果填入DG03.11表4办公用品盘点和抽查单。a. 如果盘点和抽查未发现异常问题，则财务抽查负责人在办公用品盘点和抽查单“异常点”栏中注明“无异常”字样后留存。b. 如果盘点和抽查发现异常问题，则财务抽查负责人在办公用品盘点和抽查单“异常点”栏中写明问题；并组织相关人员商讨确定处理措施后，将相关处理措施填入单中，按此措施进行处理完毕后，交相关主管。由相关主管签字确认。5.1.3.2后勤生活管理人员需建立员工劳保及耐用型办公用品登记表（见DG03.11表2“员工劳保及非耗材类办公用具登记表”），劳保卡内容包括：服装、劳保用品（具）、非低值易耗办公用具，以便于监督工作移交及相关用品发放。（劳保卡按员工建立台帐）。5.1.3.3 员工发生调动、离职时，必须将本人使用的耐用型办公用品及所持公司钥匙退企管办，并由办公用品保管人员在人力资源管理标准中 “员工调动通知单”或“职工离厂确认单”进行确认。5.1.3.4 办公用品保管人员因工作调动、离职时，必须经过财务部对实物、帐薄、票证的盘点清查，并履行交接手续，以便分清责任。5.1.3.5 电脑、打印机、扫描仪等高档耐用型办公用品由使用部门进行日常维护，出现故障，责任部门无法排除时，需立即报公司企管办处理。a. 需更换主要设备或耗材价格在1000元以上时，需报总经理批准，方可委外维修。 b. 属资本性项目购建处置管理标准中有专项规定的应按其规定执行。5.2 工作服管理5.2.1公司员工应注重自身形象，维护公司整体形象，着装应符合QG/DJ02.04员工行为管理标准。5.2.1.1试用期内员工以自愿的形式决定是否做公司西服套装、衬衫及夏裤（裙）。5.2.2当员工需做公司的西服套装、衬衫及夏裤（裙）时，以联系单的形式，交企管办到定点的厂商进行制作。5.2.2.1西服套装、衬衫及夏裤（裙）首每期制作两套（件），以领用之日计满二年后，根据实际需要及员工自愿，每年可以更换一套（件）可以一换，一经制作，即不予退换。5.2.3 工作服费用5.2.3.1正式员工西服套装、衬衫及夏裤（裙）等的费用由公司补贴一半，个人承担一半，个人部分在下月工资内予以一次性交纳，具体为：a. 新老员工定做工作服后以领用之日计满一年离职的，个人无须再承担费用。b. 新老员工定做工作服后以领用之日计不满一年离职的，个人须再承担以下费用。衬衫、西装等费用50%（12-做工作服月份数）12；做工作服月份数为领用之日至批准离厂之日的总天数除以30的整数部分，若余数大于等于15的，则再加上一个月。5.2.3.2试用期内员工西服套装、衬衫的费用仍按5.2.3.1执行，若员工试用期未满而离开公司的，员工应退还由由公司补贴一半费用。5.2.4员工因各种原因离开公司或岗位调动，其西服套装、衬衫及夏裤（裙）均不予退回公司。5.3 劳保用品管理5.3.1采购部门或企管办指定人员（或驾驶员）负责劳保用品的购买、入库，用品保管员负责验收及发放。5.3.2公司员工每人每季度发毛巾一条，香皂二块或等同价值的其它物品。5.3.3因工作的特殊性，汽车驾驶员予以发放每人每个月一条毛巾，清洁工每个月一条毛巾。5.3.4 其它劳保用品，需要时由企管办临时上报总经理审批。5.4 办公区卫生管理5.4.1办公区卫生由总台人员负责管理，清卫工负责实施。5.4.2清卫工应提前30分钟上班，认真做好清卫工作。5.4.3每天打扫各部门的办公场所一次，及时清除各部门垃圾篮中的垃圾。5.4.4每天打扫卫生间、通道等应不少于二次，会议室地板、桌椅、沙发等应不少于一次。5.4.5经常检查洗手间的卫生设施状况，发现问题及时上报处理，及时补充洗手液、卫生纸。5.4.5.1清卫工应每天在卫生间内点香味蚊香、除臭香球，以防止和去除异味，同时须保持镜子、洗手台、地面无污迹。5.5.8 总台人员负责经常性地监督检查各区域的卫生状况，发现不符合要求时，应及时告之清卫工进行改善。5.5 礼品管理5.5.1 礼品方案的制定与审批5.5.1.1订制礼品、制定礼品方案的前提条件：a. 公司董事长、总经理授意的。b. 公司企管办和其它部门认为有必要的并经总经理同意的。5.5.1.2公司的礼品，由公司企管办根据企业对外交往的需要和特点拟定礼品的制作方案，经企管办主任签字后，报总经理批准。a. 公司需以“盾安控股”冠名的礼品，由公司拟定制作方案报盾安控股集团办公室审核，经审批后或由集团办公室委外制作或公司自行委外制作，其发生费用按谁受益谁负担的原则处理。5.5.1.3 礼品方案的内容：a. 订制礼品的目的和原则。b. 礼品名称、特点、设计制作要求、价格和数量。c. 随附礼品样品，以增加审核人对方案的直观性认识。5.5.1.4 公司工会发放给职工的礼品方案由工会自行确定，经工会主席签字后，报总经理批准。5.5.2礼品的采购与制作5.5.2.1 企管办根据总经理批准的礼品方案，通知并统计需要的礼品数量。5.5.2.2 企管办充分比较选择、确定合适的礼品厂商，签订合同后开始制作。5.5.2.3 礼品采购、制作的原则：a. 在选择礼品厂商时至少要有三家以上候选单位，“货比三家”，选择质优价廉者。b. 根据礼品的不同用途，礼品上应印上公司标识、名称或广告词。c. 礼品采购、制作的费用按“谁使用，谁承担”的原则支付。5.5.2.4 临时性或随意性的礼品的采购、制作。a. 临时性或随意性的礼品是指：. 探访病人或拜访某领导等临时性采购的礼品。. 公司领导临时安排采购的数量在20件（套）以下的礼品。. 没有计划性的，无须打印公司标识的礼品。b. 此类礼品由使用部门（或个人）上报，总价值在10000元（含本数）或单价在3000元以上的由总经理审核，报公司董事会批准；总价值在1000元（含本数）或单价在500元以上的报总经理批；总价值在500元以下的，主管副总批准后由使用部门自行采购或委托公司企管办负责采购。5.5.3 礼品的验收、保管5.5.3.1 任何礼品采购、制作后均由企管办负责组织按样品、协议或合同要求进行验收，并办理入库手续，同时负责平时礼品的保管。5.5.3.2 本单位收受礼品的保管：a. 公司任何领导或员工，凡是因业务关系而收受外单位赠送的礼品，均属公司财产，均应上交企管办入库。b. 企管办对该类礼品应另行造册登记(写明礼品名称、数量、上交人姓名、经办人)。 5.5.4 礼品的发放5.5.4.1 礼品发放的对象a. 同公司有业务来往的客户；b. 来公司参观、考察或参加公司举办的有关会议（如产品推广会）的嘉宾；c. 有关政府部门领导；d. 有关新闻单位记者和领导；e. 公司先进工作者；f. 在公司举办的大型活动中作为奖品；g. 主管部长以上认为有必要发放的其他对象（情况）。5.5.4.2 礼品的发放审批a. 发放由公司统一采购、制作的（价值500元以下的）礼品由副总经理批准即可，价值在3000元以下（含本数）的，由总经理批准，10000元以上的报公司董事长批准。b. 礼品的申领、发放必须填写DG03.11表3“礼品申领单”，董事长、总经理、副总经理按规定签字同意后，方可领取。c. 礼品发放要严格控制，禁止滥发，除5.5.4.1中 e、 f.款规定外，原则上公司内部员工不得发放礼品。 5.6 工作餐和办公饮用水管理5.6.1 工作餐管理5.6.1.1 企管办总台在每天早上9：30左右向各部门确定用餐份数（包括工作餐），并做好用餐登记，统计出当日总用餐份数。5.6.1.2 企管办总台在10：30前及时将用餐份数告之定点快餐公司，通知其应送份数。在10：30后回公司的人员，由总台向其它快餐店、小吃店订餐或自行解决。5.6.1.3公司人员应在规定的就餐时间就餐（驾驶员、急事者除外），就餐完毕后自觉用将剩余饭菜放入垃圾桶。5.6.1.4 根据用餐登记，企管办总台应及时向各部门在DG03.11表4“各部门用餐用登记表”签字确认。5.6.1.5 企管办总台人员负责依部门签字确认的用餐情况与快餐公司办理就餐费用结算（就餐费用由个人承担）。5.6.2 办公饮用水管理5.6.2.1 当各部门需送饮用水时，向企管办总台提出，由总台人员向定点送水公司（站）联系。5.6.2.2 当送水公司（站）将水送至公司时，由总台人员与送水公司（站）进行确认，然后由总台向各部门在DG03.11表5“桶装水领用一览表”签字确认。5.6.2.3企管办总台人员负责与送水公司（站）办理饮用水费用结算，并办理报销手续。5.7 报刊杂志的订阅5.7.1每年年底，企管办总台人员及时向各部门征求下一年度报刊、杂志的需求情况；5.7.1.1各部门应将本部门下一年度要订阅的报刊、杂志写在联系单上，经企管办审核，总经理批准后，方可交企管办总台人员进行征订。a. 原则上各部门须订阅与本部门工作有关的业务性的报刊杂志。5.7.1.2企管办总台人员应将各部门订阅的报纸、杂志（包括信件）及时、准确的发放到各部门，不得无故拖延。5.7.1.3 各部门应保管好本部门订阅的报刊、杂志，不得任意丢弃。5.8 安全保卫的管理要求5.8.1 安全保卫工作要求5.8.1.1 遵守厂纪厂规，严守职责，不擅离岗位，不允许闲人进入传达室。 5.8.1.2 监督员工上、下班按规定打卡，考勤。5.8.1.3 做好考勤的登记工作，并将员工迟到情况上报企管部门及财务部按规定处理。 5.8.1.4 监督员工按规定穿戴厂服、工作帽、岗位证及日常行为规范。 5.8.1.5 工作期间员工进出公司必须有DG0311表6“职工出厂证明单”或“职员出差登记表”,由门卫人员在DG0311表7“员工进出厂记录表”中登记出入时间等，否则按早退或旷工处理；（如部门主管不在，“职工出厂证明单”可由企管部门签准。5.8.1.6 监督员工进厂不带包或袋，发现疑问及时检查、汇报企管部门主任处理。 5.8.1.7 礼貌待人，注重个人仪容，衣着整洁，言行规范，使用文明用语，具体要求详见附录A“门卫人员言行规范”。 5.8.1.8 认真填写值班记录DG0311表8“门卫日记录”，重大事件及异常情况应立即上报企管部门主任并记录在案。 5.8.1.9 物资出厂必须认真检查，实物是否与出厂相关单据相符。5.8.1.10 非本公司人员公事进出公司：a. 门卫必须在详细了解来访人姓名、单位、访问部门和具体的接待人后，及时通知被访人。经被访人员确认后，开具DG0311表9“来访进门单”并发戴来访证或贵宾证。b. 被访部门或被访人接到门卫有客来访电话后，应及时在接待大厅等候。客人碰面后及时通知门卫客人已到。门卫未接到该通知的，应予以追踪。c. 当被访人员不在或来访者无法说明具体被访人和被访部门无人时，门卫应礼貌地说明情况，谢绝来访人员进厂。e. 政府相关职能部门、新闻单位来访，应立即向企管部门汇报（无法及时与企管部门负责人联系时应立即报主管副总经理或总经理），未经确认，一律有礼有节的予以拒绝，不得放行。f. 来访人访问一线员工，一般不予会客。确有急事，门卫应通知车间主任由其决定是否可以接待，员工会客在门卫接待室。5.8.1.10 员工上班时间一律不得私事会客，确有紧急事情可通过电话联系或办理请假手续后于门卫接待室会客。g. 来访人由门卫通知会客部门（人员）或总台服务员，获准后方可开具“来访进门单”，并发戴来访证或贵宾证，告诫客人未经许可不得进入车间、仓库、办公室及厂区內。然后门卫人员指引客人进入会客区。 h. 会客区服务台人员负责接待、安排客人。 i. 门卫人员、服务台人员应耐心解答客人的有关问题。 j. 会客一律于会客区或会客室内。k. 会客结束后，客人持被访人签名的来访进门单交门卫验证后出厂。l. 基建等其它施工人员进出公司作业的由相关部门出具证明，门卫统一登记造册，发放“临时岗位证”（可向人力资源部门取），待施工结束，收回临时岗位证。 m. 非本公司人员出厂必须凭经被访人签名的来客访问单放行。5.8.1.12 外来车辆进出公司由门卫人员负责登记DG0311表10“外来车辆进出公司登记表”办好有关手续、查验后再进出公司。 5.8.1.13 监督员工（含基建等其他施工人员）将自行车停放在车棚的指定地点，外协车辆（含自行车、机动车）也必须按指定地点停放，整齐。5.8.1.14 按作息时间打铃，上、下班高峰期应疏导员工及车辆按规定进出； 5.8.1.15 按规定开、关公司內路灯及墙灯。 5.8.1.16 夜间值班人员应经常认真巡视厂区、车间、仓库、办公楼、围墙等处，提高警惕，防盗防火；负责办公楼大门的开关管理工作并做好关门前安全检查。 5.8.1.17 做好报刊杂志、文件书信的登记并转送到总台服务员，工作时间、工作区域内不得翻阅报刊杂志。5.8.1.18 保持传达室、接待室内外的清洁，做好交接班工作。5.8.1.19负责干部值班人员的通知。5.8.2 电警棍的使用5.8.2.1厂区内无故不能携带电警棍，夜间巡逻时可以携带。5.8.2.2 一般情况不得使用电警棍，对干扰领导工作、破坏和严重扰乱生产秩序者，制止无效可能造成严重事故时，可以使用电警棍。5.8.2.3对有偷盗公司财物者或打架斗殴，在无法制止时，可以使用电警棍。5.8.2.4 电警棍应妥善保管，经常充电，严禁私借私用。5.9其它规定5.9.1企管办总台人员应进行公司最后下班人员的确定，并将大门钥匙交给最后下班的人员，由其负责关电、关水确认，公司大门的上锁。5.9.2公司员工平时应注意节水、节电，做到人离关闭。5.9.3企管办总台人员负责按与花木租赁公司签订的相关协议监督相关条款的履行情况，并做好日常管理。6. 检查与考核 6.1 本标准由企管办负责组织贯彻执行。 6.2 本标准的实施，由主管副总会同企管办检查与考核。附表DG03.11表1 低值易耗品领用清单DG03.11表2 员工劳保及非耗材类办公用具登记表DG03.11表3 礼品申领单DG03.11表4 各部门用餐用登记表DG03.11表5 桶装水领用一览表DG03.11表6 职工出厂证明单DG03.11表7 员工进出厂记录表DG03.11表8 门卫日记录DG03.11表9 来访进门单DG03.11表10 外来车辆进出公司登记表 本标准由企管办归口并解释 本标准起草人： 本标准审定人：本标准批准人： 附录A 门卫人员言行规范公司门卫作为外界宾客到盾安企业时接触的第一道门户，也是企业形象的一个窗口。因此制定门卫的言行规范并严格遵照执行显得非常重要。1. 来宾入厂时：1.2 目光平视对方，语气平和地问：“您好！请问您找谁（哪一位）？”1.3 双手捧上登记簿，说：“请您先登记一下！”1.4 对方登记完以后，说：“谢谢！”接着为来宾递上贵宾证或来访证，并介绍入厂后的有关规定：“请挂好贵宾证（来访证），出厂时连同登记单交回门卫室。在厂区内严禁吸烟；要参观厂区和车间必须经过同意，谢谢合作。”1.5 若来访者是贵宾（坐轿车入厂），则门卫应以最快速度，持登记册到其面前服务；在对方轿车入厂时，门卫应在大门边向着正在入厂的轿车立正敬礼。1.6 若发现来宾在厂内吸烟或未经同意擅自参观，应走上前去，礼貌地说：“对不起，厂内严禁吸烟，请您合作，谢谢！”“对不起，我们有规定，未经同意不得参观厂区和车间，请您合作，谢谢！”2. 来宾离厂时：2.1 接过来宾的贵宾证（来访证）和登记单，说：“谢谢！再见！”2.2 若来宾忘了交回有关证单，应对他（她）说：“对不起，请您把贵宾证（来访证）和登记单交给我，谢谢！”2.3 若来访者是贵宾（坐轿车出厂），门卫应以最快速度到其面前办完离厂手续后；在对方轿车出厂时，门卫应在大门边向着正在出厂的轿车立正敬礼。3. 接电话时：3.1 严格按附录A执行。3.2 不能不耐烦或粗鲁地说：“喂，你是谁呀？！”“喂，你找谁呀？”“你打错了！”“我不知道！”3.3 任何时候，都应精神饱满，不能无精打采；表情要平和，不能过于严肃，也不能嘻嘻哈哈。3.4 与来宾交谈或接听电话时要说普通话，语速适中，语音清晰。低值易耗品领用清单领用单位： 年 月 金额：元 DG03.11表1序号领用时间领用物品名称 规格单位数量单价金额领用人签 字月日12345678合计人民币大写： ： （本单一式三联，分别存根联、财务记帐联、领用单位联）编制人：礼品申领单 年 月 日 编号： DG03.11表3申领单位（部门）申领人礼品名称数量估计金额经办人用途： 部门主管意 见审批意