档案信息化建设的策略探析

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 档案信息化建设的策略探析 【摘要】档案管理工作的信息化 建设是近年来社会经济发展逐渐形成的 一种新的管理模式，要促进档案事业的 发展，档案信息化建设势在必行，只有 实现档案资源的数字化信息化管理，才 能够有效地促进档案材料收集、归档、 开发、服务工作的效率，更好地满足现 代人对档案信息的需求。本文结合笔者 实际工作研究，提出了档案信息化建设 的几点对策。 中国论文网 /3/view-12944556.htm 【关键词】档案；信息化建设； 策略 所谓档案信息化建设即是依靠信 息网络技术，在档案管理过程中借助于 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 现代科技对档案材料予以搜集、归档、 整理的现代化档案管理手段。档案管理 信息化建设从过去的实体管理方式逐渐 转化为依靠现代信息技术的管理模式， 其操作基础依旧以实体档案材料为依据。 档案信息化管理方式的应用，集中表现 为档案材料的数字化、网络化以及信息 化。 一、档案信息化建设存在的问题 首先，现代信息媒体技术的应用 程度有待提升。目前，计算机在档案管 理工作中的利用效率还不是很好，计算 机在档案管理部门往往用于对纸质档案 材料的收录和索引，或者把纸质档案材 料转变为电子文档等。档案信息化建设 过程中依旧没有充分利用数据库技术以 及网络技术，档案部门之间无法实现有 效的网络访问交流。 其次，信息化建设水平有待进一 步提升。档案管理信息化建设和现代管 理的要求还存在一定的差距，这通常是 因为目前很多档案管理工作人员的信息 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 化意识薄弱，档案管理部门各自为政， 互不干涉，加之相对分散的档案管理模 式所导致的，这些问题都阻碍了档案信 息化建设的发展步伐。同时因为档案资 源利用运行机制不完善，造成档案信息 的共享程度不高。 最后，档案信息化管理专业人才 较少。在推进档案信息化建设中，人才 是最重要的资源。目前很多档案管理人 员还没有熟练地掌握计算机技术、软件 应用技术和数据信息技术，不了解如何 应用和维护计算机服务器等，专业水平 较低，影响了档案信息化建设的推进。 二、档案信息化建设的策略分析 （一）加强电子文件的管理。随 着现代计算机技术的日益普及，很多珍 贵的重要文件资料都逐渐被上传到网络 中。上网之前需要根据信息管理部门的 规定对文件格式予以统一转换，从而确 保档案数据信息的准确性与通用性，针 对并未上传到计算机中且具有较大价值 的文件，需要进行统一的编目整理，尽 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 快向档案部门传输，可选择依靠信息管 理网络在相关业务管理部门和档案部门 之间设置电子文件归档专用传输网络， 构建依附在信息管理网中的归档专用子 网络，把上网和未上网的具有较大价值 的电子文件从这一系统传输到档案管理 部门。不管采取何种方式进行归档，都 应当由电子文件形成单位根据统一的格 式进行编目整理，避免由档案部门自行 从互联网中下载，从而确保电子文件形 成部门能够对档案数据信息的准确性负 责。 （二）提高信息化技术水平。在 档案信息化建设逐渐推进的过程中，档 案管理部门必须要将相关的硬件设施准 备充分，同时采取现代化的信息技术方 式，按照单位的实际情况寻找符合自身 需求的信息管理软件，或者借助于科研 手段自行研究开发出一套管理件，真 正构建全面健全的档案管理系统，如此 才能够进一步推动档案信息化建设，更 好地开发和利用档案资源。档案材料的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 归纳整合必须要坚持统一录入，严格筛 选，如若不然，很容易造成工作效率的 降低，让本就繁琐的工作变得更加复杂。 档案信息化建设所提出的资源共享并非 是档案信息完全公开透明，在推进资源 共享的过程中还需要设置一些珍贵机密 档案材料的查阅权限，针对机密档案材 料必须要对阅读者的身份予以审核，唯 有如此才能够真正确保档案管理系统的 完善。 （三）搭建网络信息数字平台。 构建全面系统的信息数字化平台是确保 档案信息化建设的基本前提，另外也能 够为档案信息化建设创造出更好的网络 氛围。为营造更加系统化的档案信息化 系统，要坚持从实际情况出发，有规划 有目标地推进数字平台以及网络管理软 件的开发建设。建立全面系统的信息化 档案管理平台还要求我们必须要建立各 种档案信息数据库，对于档案信息化管 理需要凭借一个综合化的信息管理系统， 进而确保档案材料信息的归档、分类、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 查询以及检索功能更好实现。与此同时， 在档案信息化系统中可以建立档案信息 查询链接，确保档案信息管理系统和其 他部门的资源系统可以实现无缝连接。 （四）做好电子文件保存工作。 要开展好各种新型文件材料归档工作， 就需要档案管理人员真正深入文件工作 领域，对形成的大量电子文件的接收、 处理以至于存储工作予以指导，保护好 电子文件材料的原始信息，充分掌握文 件信息的来龙去脉。要对电子文件管理 保存工作引起足够重视，逐步建立健全 电子文件档案保存管理的相关政策法规 机制，为电子文件的管理工作提供一定 的规章制度指导；进一步确定电子文件 的管理原则，使电子档案文件的价值得 到充分发挥；积极学习借鉴国外的成功 经验，有效组织和推进电子文件管理的 基础性研究工作，将电子文件管理评估 纳入到政府信息化建设评估系统中。 三、结语 总而言之，档案信息化建设符合 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-