探究档案数字化建设中的质量控制

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 探究档案数字化建设中的质量控制 摘 要：加强档案数字化建设中 的质量控制对于档案利用率的提升、档 案管理效率的增强具有重要作用，本文 首先对档案数字化建设的意义予以说明， 然后对档案数字化建设中存在的问题进 行分析，最后结合实例，提出几点档案 数字化建设中的质量控制策略。 中国论文网 /2/view-12998261.htm 关键词：档案数字化建设；质量 控制；安全管理工作 随着网络技术与计算机技术的发 展，档案管理工作中的信息化技术也越 来越重要。档案管理工作和产品管理、 图书管理存在着明显差异，在档案保密、 档案分类等方面具有明显特点。加强档 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 案数字化建设中的质量控制，会让档案 数据库建设整体水平得到提升。 1 档案数字化建设的意义 档案数字化建设的意义主要体现 在三个方面：（1）提高办公效率。数 字化档案管理可以让资料归档更为及时， 可以让资料查询更为便捷，档案库的功 能不再仅仅局限于文件保管，更是信息 提供的中心。 （2）提升经济效益。粗放 型模式下的档案管理工作有着较高的管 理成本，而数字化管理的档案，其载体 发生了变化，从而不仅节省了保管费用， 也减少了占地空间。 （3）增强原件保护。 档案数字化建设可以让部分档案篡改的 行为得到避免，也可以让使用原件的次 数减少。特别是对于历史较长的档案来 说，数字化处理更让其保护性得到增强。 2 档案数字化建设中存在的问题 2.1 档案部门开展数字化的基础 存在差异 档案数字化建设工程本身相对复 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 杂，尤其需要一定设备、场所的支撑。 目前，数字化建设单位自身的基础存在 差异，拥有经费水平也有所不同，这就 使得各单位各系统数字化水平存在明显 差异。现阶段，有的单位部门已经完全 实现了档案数字化，具有较高的档案数 字化水平；但还有一些单位部门的数字 化水平依然较低，没有足够的基础条件 来支持档案数字化建设工作。 2.2 档案数字化从业人员能力问 题 随着档案数字化的不断发展，对 档案管理人员的专业能力和计算机能力 提出了更高的要求。目前，经过系统培 训的档案从业人员数量相对较少，部分 档案从业人员的能力与素质还不能满足 档案数字化建设发展的需要。有些档案 管理人员从事档案工作时间短，档案管 理专业能力不能保障；还有一些档案管 理人员虽然经验较为丰富，但掌握档案 管理新技术的速度相对较慢。这些都是 当前存在的一定问题。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 2.3 档案数字化建设安全管理问 题 档案既具有一定的秘级限制，也 具有保管年限和保密期限的限制。随着 网络技术和计算机技术的发展，一些网 络公开行为将会对数字化档案的安全造 成严重威胁，使得档案泄露的风险大大 增加。档案管理人员就需要对数字化下 的档案保密工作予以重新认识和高度重 视。 3 档案数字化建设中的质量控制 策略 3.1 制定详细的档案数字化运作 方案 档案数字化推进的过程中，可能 会因为各个单位之间联系性较弱、工作 水平有差异等问题而受到影响，对档案 资源的共享造成阻碍。所以，在档案数 字化建设中应该制定详细的数字化运作 方案，各个单位需要结合自身实际情况， 考虑到上下级单位、兄弟单位的档案工 作情况，参照我国关于档案信息管理的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 相关规定和规范，对数字化进程中的系 统参数、数据格式以及数据库规模进行 科学设定，并且制定相关的检查、验收 与监督的工作程序，为日后的档案工作 顺利开展奠定基础1。 3.2 保障档案数字化建设的基础 设施 档案数字化的建设离不开硬件设 备的支撑，虽然不同地区、单位的档案 管理部门条件存在差异，但还是要想方 设法地保障档案数字化建设的基础设施。 档案部门应该对档案事业宣传力度予以 加大，明确档案管理工作的重要性，让 各级领导部门对档案数字化建设的重视 程度得到提升；依照国家发展需要，国 家相关部门需要对单位档案管理经费进 行科学调整，可以将其占总单位经费硬 性指标适当提升；相关部门应该定期对 档案管理工作进行检查，确保检查的全 面性和评估的科学性，同时，可以对市 场化运作竞争机制予以引入，档案既是 一种需要存储的信息资料，也是一种潜 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 在的生产力，这种引入可以让档案部门 资金状况得到有效缓解。 3.3 加强档案从业人员培训工作 档案数字化建设工作、档案管理 工作质量会受到档案从业人员素质和能 力的影响，因此，需要对档案从业人员 培训工作予以加强。上级管理部门需要 针对档案从业人员的当前状态制定较为 详细的培训计划，可以采用非脱产、脱 产、网络教育等多种方法，在培训内容 的选择上，需要对档案从业人员职业道 德教育予以重视，让档案从业人员的使 命感与责任心得到增强，重视档案从业 人员的素质培训。档案数字化建设会不 断地引进很多新的技术和管理方法，因 此，就需要从业人员不断地学习专业知 识，提高专业技能，适应档案数字化建 设的发展。 3.4 完善档案数字化建设相关制 度 在国家关于档案管理的相关规范 基础上，各个部门需要对档案数字化建 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 设相关制度予以完善，该制度需要紧密 联系实际情况与具体需要。可以对相关 部门起到指导作用。如在制度中，就应 该明确不同类型档案数据化格式规格和 内容保存的方式，明确图片保存的方法， 与图片所要求的分辨率等，并对编制工 作日志方法、档案传输的范围进行规定。 各地档案局应积极指导各单位档案部门， 在档案数字化工作中，制定出科学严密 的档案管理制度；要求各单位档案设置 必须做到科学分类、排列、编目；在档 案数字化转移过程中，对传统档案进行 定期核对，如果发现问题需要进行及时 报告2。 3.5 做好档案安全管理工作 在档案管理工作中，既需要做好 档案利用、档案公开工作，也需要做好 档案的保密安全工作。应用现代化技术， 实现档案数字化的同时让档案安全管理 带来新的隐患。在档案数字化建设过程 中，一些传统的纸质资料可能会在扫描、 录入过程中遭到损坏，可能会在转移过 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 程中G 失。而因为网络开放性，档案 数字化建设过程中可能会遭到黑客的有 意入侵。为加强档案数字化安全管理， 首先需要制定较为严格的档案使用工作 制度以及严格的档案交接制度；其次； 需要在档案数字化建设中选拔业务素质 强、责任心较高的工作人员，确保不会 因为工作人员而让档案安全出现问题； 然后，还需要对计算机安全管理、网络 安全管理予以加强，利用高技术手段使 计算机局域网和外网物理断开，让黑客 攻击得到有效避免，同时对病毒检查与 日志备份工作予以加强，必须采用杀毒 软件、防火墙技术；最后，利用计算机 与每份档案的随机验证，可以让档案安 全得到保证。 4 结论 综上所述，针对档案数字化建设 中存在