02 记录控制程序

*公司 QP02A-2016 记 录 控 制 程 序 （第 A 版） 控制状态： 发放编号： 编制/日期： 审核/日期： 批准/日期： 2016-12-15 发布 2016-12-15 实 施 *公司 发布 文件编号 QP02-2016*公司 版本/更改次 A/O 记录控制程序 页码 第 1 页共 5 页 更改记录 更改方式 更改次序号 更改页码 更改条款 换页 划改 1 2 3 4 5 更改人 更改日期 文件编号 QP02-2016*公司 版本/更改次 A/O 记录控制程序 页码 第 2 页共 5 页 1.目的 本程序规定了对为符合要求和质量管理体系有效运行提供证据而建立的记录的控制要求。 2.范围 本程序适用于本公司对质量管理体系相关记录的标识、贮存、保护、检索、保存和处置的控制。 3.职责： 3.1 文件编制部门负责文件引出记录表样式的设计、完善与更改。 3.2 管理者代表负责记录格式样式的审批。 3.3 综合部负责记录的归口管理。 3.4 各部门负责本部门相关记录的填写、贮存、保护、检索、保存的控制。 4.控制程序 4.1 记录定义 4.1.1 记录 承载着符合要求和质量管理体系有效运行的数据和信息的特殊类型的文件。 文件编号 QP02-2016*公司 版本/更改次 A/O 记录控制程序 页码 第 3 页共 5 页 4.2 控制流程 控制流程 职责 控制内容 记录 Y N Y N Y 文件编制 部门 文件编制 部门 管 理 者 代 表 管 理 者 代 表 综合部 综合部 综合部 综合部 使用部门 填写人 保存部门 1.按文件控制程序实施。 2.按附件 1 编号原则实施。 3.按文件控制程序 ，在评 审编制的文件时对记录的格式 的适用性进行评审。 4.按需提供证据的可追溯时限 确定。 5.将记录登记。 6.随文件将相关表格电子版本 发布。 7.记录应如实填写，字迹工整、 清晰，易于识别，内容齐全， 填写人签好姓名。 8.用双划线将需更正的地方勾 划，并写上正确的内容后再签 上姓名和更改日期。 9.按各文件规定的记录的保存 了部门进行收集。 1.记录清单 文件编制 记录需求 表格样式设计 表格样稿 表格样稿编号 评审 审批 确定保存期限 表格定稿 表格登记 印刷 发布共享 入库 打印领用 记录填写 填写错误 更正 记录收集 D C A B 文件编号 QP02-2016*公司 版本/更改次 A/O 记录控制程序 页码 第 4 页共 5 页 Y N 保存部门 保存部门 保存部门 保存部门 保存部门 使用部门 10.应做好防火、防潮、防虫、 防霉、保密的保护措施。采用 其它媒体形式的记录，如储存 在电子媒体上的记录应注意防 潮、防压、防磁，另外还必须 保留原始记录，作好电子资料 的备份，以免储存内容丢失。 11.每月将收集好的记录归档。 12.按记录的编号、名称、时 限确定检索编目。 13.同内容 10。 14.按文件控制程序对作 废文件的处置方式进行处置。 15.向管理者代表提出申请。 更改申请表格使用文件控制 程序的“文件新增/更改/作 废申请表” 。 2.文件新增/更改 /作废申请表 5.记录 NO 记录编号 记录名称 保存部门 保存期限 1 SY/QR 7.5.3-01A 记录清单 综合部 长期 D C A B 记录保存 记录归档 记录检索编目 记录贮存 超出保存期限 处置 格式更改需求 审批 延用 文件编号 QP02-2016*公司 版本/更改次 A/O 记录控制程序 页码 第 5 页共 5 页 附件一、记录编号规则 1.编号规定 SY/QR - 版本号（以 A、B、C分别代表第一、二、三版） 记录顺序号 I