10个简单的步骤来安排一场成功的会议

10 个简单的步骤来安排一场成功的会议 发布时间：2012-03-30 文章出自：译言 我的先生最近在筹备一场会议，同时我也在忙着 组织一项为期一天的活动为此，我们俩都挺犯难 的所以，为了有助于我们自己完成任务，也为了给 其他人提供点帮助，现特将一场会议的过程简化为十 个简单的步骤 1确定“为什么” 坐下来与你的同伴（如果有的话）讨论一下此次 会议的最终目标。是为了增加收入？还是为了留住新 客户？或者是为了提高知名度？将你的目标铭记在心 中，作为余下所有工作的指导。 2创建你的“理想清单” 在理想的情况下，你想拥有一场什么样的会议？ 记下那些细节，例如地点、发言人、与会者的数量和 素质、食品和娱乐活动等。 3起草一份预算 你打算如何支付此次活动的费用？请尽可能得调 查出所有可以免费使用的资源（如捐赠领域），并思 考向参加者收取多少费用可以保证在除去各项开销后， 你仍有赢余（如果这是一个目标的话）。做一个预算 列表，列出你”理想清单”中的主要成本项目场地 租金、员工工资、发言人费用、餐费、标牌费、视听 设备费、印刷费、赠品费、及其它额外费用。另外， 不要忘了包括销售活动的成本，如建立一个网站的开 销，所以要准备 10 - 15%余量以防开销超出预算。 4根据实际情况进行选择 在你选择会议地点和决定提供何种服务的时候， 成本显然是你会考虑的因素不过，还应考虑到与会 者，你要选择一个多数与会者都在的或相近的城市。 也许你理想的扬声器是唐纳德特朗普，但实际上 ,你 可能需要去一个更经济的选择。一个胜地肯定大受欢 迎，但是它是否有足够的会议室和个人房间呢？还有， 参加者是否愿意支付额外的费用来享受呢？对过去的 类似的会议的与会者进行调查访问，了解他们参加此 类会议最想得到的是什么，将他们的反馈作为你作决 定的依据。 5与供应商合作 尽可能早地与清单上所列项目的服务供应商展开 工作。了解在各种条件下他们所提供的内容，并仔细 审查合同和注销政策（例如,你需要知道酒店是否提 供 A / V 设备以及是否支持在会议室使用，还是需要 你自带）。如果你需要一个特定的供应商，建议你与 目的城市会议与游客管理局协商。 6选准发言人 利用你的人脉关系选定最能帮你实现会议目标的 发言人，而且要将费用控制在预算之内（别指望非常 专业的发言人会免费为你服务）。参阅演示视频并向 知道此发言人的人了解情况。与发言人交流的时候， 为其提供充足的细节，这样她就能根据听众的要求安 排自己的讲话内容，并确保你能够掌握她的行程安排 和其他需要。 7 制定议程 为您的会议起草一份详细的时间表,保证早点开始 （上午 8 点比较合适），早点结束（下午 4 点）。 安排一个综合正式演讲，和小组讨论活动，还有自由 交流时间。安排每隔数小时向与会者提供一次食物， 可以是正餐，也可以是零食。在一天的日程结束后， 可以考虑在附近的餐厅举办一场晚宴或者安排一场当 地的娱乐项目，比如观光。 8展销你的项目 为你的项目创建一个标志和配色方案，并利用网 络注册在网站上展示。集结你的下属，针对听众通过 邮件传递信息并通过在线媒体友情发帖。可以的话， 充分利用本地项目列表网站。考虑对联系多个参与者 的组织提供折扣。 9 安排一个轻松日 要主动提前与参与者和供应商联系，让他们了解 会议的地点和内容。与他们交换联系信息。在会议开 始之前将设备运输到位。并确保你的员工都在各自的 岗位上，一切就绪。当事情基本稳妥，发票也已开出 的时候，仔仔细细地阅读发票，以便当场解决纠纷。 10 对项目进行评估 既然你现在已经对商业项目的全程做好了准备， 那让我们来看看你可以为下次活动积累点什么。 请与会