强化事业单位人事档案电子化管理的策略与思考

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 强化事业单位人事档案电子化管理 的策略与思考 【摘要】随着社会经济的发展， 事业单位在飞速扩张的同时，人事档案 管理也变得愈发重要起来。当今时代是 个数字化的时代，因此事业单位的人事 档案也应打破传统的纸质形式，走向人 事档案电子化管理之路。本文将对事业 单位使用人事档案电子化管理的好处进 行简要的分析，并对加强事业单位人事 档案电子化管理的策略加以阐述。 中国论文网 /3/view-13015219.htm 【关键词】事业单位；人事档案； 电子化管理；策略与思考 档案是信息资源的重要组成部分， 它联系着过去、现在和未来。并且现代 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 化的人事档案有极大的高效性和便民性， 可以不受时间、空间、大小的限制，通 通经过网络技术储存在计算机当中，方 面后期的查找工作，使人事档案电子化 管理人员的工作时间得到极大的缩短， 工作效率得到显著的提升。 一、事业单位人事档案电子化管 理的好处 随着科学技术的迅猛发展，信息 技术水平逐渐提高，被社会中的各行各 业广泛地应用于生产生活当中，事业单 位的档案管理方面也自然不能例外，要 加强自身与新型信息技术的融合，将信 息技术充分应用到事业单位的人事档案 管理当中，注重应用创新手段，完善管 理方式，实现人事档案电子化的管理。 人事档案电子化的好处诸多，其 中比较显著的就是方便、快捷、高效的 特点。在档案管理中融入电子化的技术 手段，能够大大减轻档案工作人员的工 作强度，并且使其对档案的管理效率有 显著的提升。此外，应用电子化档案能 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 够极大地减少单位在档案方面的成本， 电子化的档案打破了传统纸质档案的纸 张限制，都存储于计算机当中，并且进 行档案的传递时，电子化档案更加方便 快捷，省时省力。 此外，在档案信息的利用率方面， 电子化档案与传统的纸质档案相比对信 息的利用率也有极大的提高。传统的纸 质档案将信息都呈现在纸张当中，如果 想要查找借阅是十分不便的，需要在庞 大的信息量中进行查找，费时费力。而 电子化的档案则可以使信息的查找做到 方面快捷，它利用互联网信息技术，能 够在海量的信息中快速找出所想查找的 一项，并且遗漏率极低。因此，电子化 档案能够在现代化的事业单位中得到广 泛的应用。 二、加强事业单位人事档案电子 化管理的策略 （一）事业单位必须完善人事档 案电子化的管理制度。事业单位档案管 理实质上是一件比较复杂的工作，完善 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 对事业单位人事档案管理机制是保障事 业单位人事档案电子化工作顺利开展的 基础。事业单位应根据国家的有关规定， 完善人事档案管理机制，明确档案的储 存标准和管理方法。 随着经济的发展，事业单位的壮 大，事业单位中各部门也呈多元化的发 展趋势。因此，人事档案管理部门也应 该与时俱进，各部门之间各司其职，各 管其是，对于不同部门之间的档案要分 开管理，避免混淆。如果两个部门之间 需要借鉴人事档案时，应做到及时登记 注明，以免发生电子信息错乱或者丢失 的现象。此外，事业单位不要盲目借鉴 其他事业单位的管理方法，要针对自己 单位的特点，建立一套属于本单位特有 的事业单位人事档案管理机制。 （二）事业单位必须加强对人事 档案管理的重视。对于人事档案管理部 门，事业单位必须要加大重视程度。事 业单位领导者应该转变思维理念，如果 高层领导都不重视这个理念，那么即使 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 人事档案员有这样的认识，也会因为缺 少技术设备或者相关人员的支持而无法 实现合理的管理。此外，人事档案管理 人员的意识对人事档案工作有着极其重 要的影响力。人事档案管理看似是一份 轻松的工作，但人事档案的信息录入需 要管理人员有一定的耐心与责任心，否 则容易引发工作者的懒惰心理。因此， 事业单位领导应该建立明确的赏罚机制， 对人事档案管理者起到激励作用，避免 人事档案管理者出现消极情绪，不利于 工作的进行，甚至会给整个事业单位带 来不利影响。所以要引发人事档案管理 者的工作热情，使他们认识到自己的部 门不是可有可无的，是对事业单位的发 展起着重要作用的。事业单位人事档案 的管理者也应该不断提高自身的综合素 质，成为符合事业单位标准的复合型人 才，要熟练掌握自己的本职工作，在各 部门来进行信息查找时，能够迅速找到。 在工作出现问题时能够及时修复和改正， 并给出建设性意见。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 （三）事业单位必须加强对人事 档案管理的科技创新。对人事档案管理 进行科技创新，最重要的就是要利用新 型的信息化手段进行人事档案管理，将 事业单位内部资料采用数字化的收集和 整理，使大家能够方便快捷地使用。这 样做也可以避免传统纸质档案年限过长 导致的档案字迹模糊、纸张腐烂受损、 后期更改困难等现象，还可以节约储存 空间、便于快速查找等，使得事业单位 资料与事业单位发展的步调一致。在运 用新科技进行人事档案管理的同时，人 事档案管理部门应注意人事档案管理系 统的后期维护工作，要定期更新软件系 统、做好硬件设备的维修工作等，使人 事档案能够正常运行。同时各部门之间 要注重沟通，做到资源共享。 三、结束语 在社会经济的不断发展之下，科 技信息化r 代已经到来。事业单位档 案管理应该紧跟新时代的步伐。人事档 案管理部门需要高素