机关档案室档案数字化建设的思考

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 机关档案室档案数字化建设的思考 随着社会的快速发展，人们对信 息的需求日益增强，档案资料作为一种 重要的社会信息，和人民的生活密切相 连，息息相关。传统的档案管理方法已 不能满足当今社会的需求，利用现代计 算机网络技术对档案资料进行数字化管 理、信息化建设，已成为全面提升和改 进档案服务管理工作的必然趋势。档案 数字化是档案信息化的前提和基础，经 过数字化处理的档案，运用各种的管理 软件进行整合，使档案信息的利用更加 便捷，方式更加多样。如何利用计算机 网络技术高效管理机关档案，提升机关 档案室服务水平，已成为信息时代机关 档案工作面临的重要课题和发展契机。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 中国论文网 /4/view-12880428.htm 一、档案数字化的涵义 档案数字化是随着计算机网络技 术、多媒体技术的快速发展而形成的一 种新型档案信息形态，是指利用数据库 技术、数据压缩技术、高速扫描技术等 手段，将纸质文件、声像文件等传统介 质的文件和已归档保存的电子档案，系 统组织成具有有序结构的档案数字信息 库，也就是将各种传统载体的档案资源 转化为底只 的档案信息，以数字的 形式存储，网络化的形式传输，并利用 计算机系统进行综合管理，以实现档案 信息快捷使用和共享的目的。 档案数字化从内容来看包括两方 面，首先，是对原有的纸质档案进行数 字化转化，即通过扫描技术将纸质档案 转化为数字信息；其次，是对以电子文 件形式存储的档案进行及时归档，做到 电子文档的齐全完整。从步骤来看，也 可分为两个阶段，第一步是对档案目录 进行数字化，即建立档案目录数据库， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 科学选定档案目录的数据库结构，规范 档案信息的著录标引；第二步是将档案 全文进行数字化转化，即运用扫描技术 将档案全文按照原貌逐页存储为图像文 件，或是经 OCR（光学字符技术）识 别后采用文本格式进行存储，辅之以全 文检索数据库。从过程来看，具体包括 数字化档案的收集转化、存储管理和查 阅利用等方面。我们可以通过文件和档 案一体化的方式，借助计算机和相关信 息技术完成数字化档案的收集转化；采 用云存储等互联网存储技术实现数字化 档案的存储管理；通过网络技术实现数 字化档案的查阅使用。 二、机关档案室档案数字化建设 中的问题 1.标准化 设定完善的标准体系是做好机关 档案数字化建设的基础， 是实现档案 信息互联互通、资源共享、业务协同的 前提。数字化的标准规范主要包括数据 标准、分类编码标准、档案信息指标和 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 影像采集标准、数据交换标准、信息安 全标准和管理标准等内容。目前，关于 机关档案数字化的工作标准和工作规范， 国家只是做出了原则性规定，并没有详 细、具体的类别标准。实践中，各部门、 各单位的情况又各不相同，根据实际制 定了各自标准，不同的标准给信息的互 通兼容带来了困难。建议由国家相关部 委牵头，结合我国的档案工作的实际和 档案密级管理规定，参考国际主流标准， 根据不同档案管理使用权限制定出的适 应我国档案工作实际的标准体系和工作 规范。 2.专业人才 高素质的专业人才是推进机关档 案数字化快速发展的关键。目前的各级 机关档案部门中经过系统培训的专业人 员较少，即使经过系统培训的专业人才， 无论是档案管理人员还是技术开发人员， 不管是创新意识还是技术水平上都和 国际先进水平有着不小的差距， 制约 了机关档案数字化建设的进程。要赶超 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 世界先进水平， 就必须要大力培养现 代化专业人才。一方面，可以尝试在高 校开设档案数字化建设相关专业，着重 培养档案信息利用系统开发与维护、数 字化加工与管理、标准化建设、数据库 运行管理等的方面专业人才。另一方面， 机关档案部门也要重视和加强对在职人 员的技能培训，不断提高业务水平。同 时，鼓励工作创新，努力破解工作中遇 到的各种困难和问题，积极适应新形势 下档案服务管理的各种需要，培养一支 既精通档案管理， 又熟悉信息技术的 复合型人才队伍。 3.硬件设施 由于各地的经济发展水平不同， 对机关档案工作的重视程度不同，导致 了不同地区、不同部门、不同单位的档 案管理部门的硬件设备各不相同，总体 水平不高，和发达国家数字化档案馆辐 射全国的信息管理网络相比有一定的差 距。而机关档案的数字化建设又需要配 备与之相适应的各种现代化设备，这是 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 机关档案数字化建设的物质基础。解决 这一问题需要多方面努力，国家要把档 案信息建设作为一项战略规划，每年划 拨专门经费支持这一基础性工作。各级 机关档案部门要加强档案数字化建设重 要性的宣传力度，要积极争取当地党委、 政府支持，把机关档案数字化建设列入 当地政府电子政务建设总体规划，把档 案数字化经费列入每年财政预算。各地 档案部门要立足实际，按照分阶段分步 实施的思想，科学制定发展规划， 确 定长远目标和阶段目标， 比如机关档 案数字化建设的步骤， 网络基础设施 建设目标等，逐步完善数字化建设所需 的各种硬件设施。 4.信息数据库 信息是档案的核心价值。机关档 案信息化管理工作的关键是建设高质量 的数据库，运用网络平台进行信息传递 和交流。档案馆（室）计算机数据库以 检索性数据库和文件性数据库两种较为 常见， 检索性数据库主要用于揭示馆 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 （室）藏内容， 介绍开放档案的范围、 目录，提供网上检索；文件性数据库， 主要用于完整地载入档案文件， 使人 们可以通过网络获得档案信息。机关档 案数字化后形成数据形式数据库， 信 息组织形式发生了本质变化， 从原先 纸张上顺序、线形方式转变为计算机的 直接的、网状的方式， 运用索引文件、 超文本技术使信息按本身的逻辑关系组 织成相互联系的网状结构， 通过智能 化信息管理技术， 方便用户进行搜索。 一个高质量的数据库应符合以下五方面 的标准：第一、数据的准确性；第二、 数据项目和内容的完整性；第三、数据 的规范性；第四、数据的稳定性；第五、 数据的不重复性。 5.安全保密 机关档案资料承载着党和国家机 密，防止档案资料的失泄密，保证档案 资料的完整和安全是机关档案部门必须 要妥善解决的问题。机关档案部门要结 合相关规定和单位实际制定具体的保密 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 规定和管理制度， 完善信息安全保障 体系，开展档案信息系统分级保护工作， 切实做好数据安全、网络安全、数据加 工过程安全、数据库存储安全等工作， 还应有相应的技术措施进行自动控制和 预警。此外，还要采取一系列的安全措 施。首先，要选择责任心、综合业务素 质高的同志参加数字化工作。其次，实 行“双套制”管理，由于受载体的自身材 质、转换条件、存贮介质的稳定性和技 术操作等因素的影响， 容易造成信息 的丢失或删改， 对此却不易被察觉， 因此，我们应该实行“ 双套制 ”，来保证 电子档案的完整和安全。再次，加强计 算机安全管理，内网涉密计算机要与外 网服务计算机进行物理隔离，防止黑客 网络攻击造成失泄密；加强病毒检查和 日志备份工作，设置自动控制和预警系 统，保证档案安全和系统高效运转。最 后，完善信息安全保障体系，开展档案 信息系统分级保护工作，切实做好数据 安全、网络安全、数据加工过程安全、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 数据库存储安全等工作。 三、 机关档案数字化建设的对策 1.国产化 安全保密是档案工作永恒的主题。 使用国产的硬件和软件系统，推动硬件 和软件的国产化是解决这一问题的有效 途径和根本办法，可以预防在硬件设施 中预先植入各种病毒、木马程序带来的 信息破坏和泄露，减少联网服务时由于 存在后门程序带来的安全隐患。近年来， 我国也一直在大力推动硬件和系统软件 的 产化，软硬件产品的质量不断进 步，在一些领域已经达到国际先进水平， 涌现出了一批达到国际先进水平，具有 自主知识产权的国有品牌，如华为、浪 潮等。如北京安证通信息科技股份有限 公司根据目前的签证产品主要是基于 PDF 版式的签章软件为主，不支持 SM2 国密算法，不完全符合国家保密要求的 情况，开发了基于国产版式 OFD 文档 与电子签名技术紧密捆绑，支持 SM2 国密算法，遵循国家标准的签章技术， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 并于 2016 年 1 月和国家档案局签署了 战略合作协议。 2.专业化 在当前社会分工日益细化、专业 化程度日益增强、数字化技术快速发展 的大背景下，机关档案部门仅依靠自身 力量完成档案数字化是不现实的，也不 符合时代规律。一些档案部门积极尝试 通过业务外包来推进档案数字化工作， 即选择具有相关资质（如信息产业部颁 发的系统集成商证书，认定的软件厂商 证书） ，有一定经验和能力的专业公司 来承包档案的数字化建设业务。通过引 进专业公司不仅可以提高工作效率，还 可以通过签订业务合同的方式保证工作 质量。在合同中，既要强调安全保密， 明确双方的责任与义务，也要允许外包 公司在保证档案资料安全的情况下进行 技术和操作的创新。外包业务主要包括 档案的数字化整理、数据库的建设与管 理，信息网络、网站的建设与维护，管 理软件的开发与升级，计算机、网络硬 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 件设备的管理与维护等。机关档案部门 要派专人全程参与档案数字化过程，掌 握工作进度，协调解决遇到的各种困难 和问题。 3.系统化 随着社会的发展，档案的数量越 来越多，人们对档案信息的使用需求也 在不断增长，对档案工作提出了更高要 求。计算机网络技术的发展催生了档案 的系统化管理，所谓档案管理系统化是 指利用现代计算机技术变革传统的档案 管理方式， 主要包括档案本身的系统 化，工作的模块化，具体操作的无纸化。 机关档案系统管理是将各种各样的档案， 通过计算机技术、网络技术和档案管理 软件，能够高效的将档案存储到计算机 中，进行综合管理；机关档