流动人员人事档案管理现状和建议

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 流动人员人事档案管理现状和建议 流动人员人事档案管理是人事档 案管理工作的组成部分，为加强管理， 1988 年，1989 年中组部、人事部联合 下发了关于加强流动人员人事档案管 理工作的通知和关于进一步加强流 动人员人事档案管理的补充通知 ，进 一步明确、规范了流动人员档案管理工 作。特别是，自 1996 年两部委联合发 布流动人员人事档案管理暂行规定 以来，流动人员人事档案管理工作逐步 走上了有法可依、有章可循的正轨。职 业介绍服务中心从上世纪 90 年代初起 开始为下岗失业、社会流动职工提供档 案托管服务，根据职能（哈编字2004 329 号） ，开展为下岗失业人员、流动人 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 员保存档案并提供相应服务。从 2005 年起，开始接收哈尔滨市国有企业并轨 改制的职工档案，该档案由企业到失业 保险中心审核失业待遇后送至我中心统 一管理。从 2005 年 10 月以来，共为 35 万人次职工提供过档案托管服务。根据 近年来档案管理的实践，本文着重探讨 流动人员人事档案管理出现的一些问题 及建议。 中国论文网 /8/view-12982649.htm 1.档案管理不规范，档案移交不 及时 有的单位对档案的作用缺乏足够 的认识，用人制度不规范，考核、档案 工资晋升、评定机制不健全，不注意平 时材料的形成，导致档案材料缺失，这 给办理参加社会保险、职称评定、退休、 出具人事档案相关证明和办理流动手续 工作带来一定的困难。 国有企事业单位长期离岗的“两 不找”人员和已辞职、辞退、解除劳动 合同等流动人员的人事档案普遍存在， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 在这些流动人员档案中，有些没有及时 移交专业档案保管机构，有些没有人事 权限的单位擅自保管流动人员人事档案， 造成部分流动人员人事档案丢失、材料 不齐全、手续不完备、档案材料归档不 及时等情况出现。如何处置这些档案， 一直是困扰档案管理者的难题。 2.“弃档 ”现象较严重，原因复杂 造成“ 弃档” 现象的原因较多也较 为复杂，通过对中心管理档案的分析， 以下几种情况较多。 （1）用人观念的变化，使人事 档案作用逐步淡化。随着企业深化改革 和民营企业快速发展，人员流动性越来 越大，众多跨国公司、民营企业、上市 公司越来越多地转向去做人才的背景调 查，而越来越忽略对人事档案和人事关 系的关注。调查显示： 有 68%的被访 者认为人事档案在求职及职业发展中不 重要或作用不大。企业经理通常是采取 面试方式、 ”合格不合格干了就知道” 的 方式评价聘用员工。这将在录用源头给 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 人事管理留下漏洞。 （2）人才流动日益频繁，断档、 重复建档的问题时有发生。户籍管理体 制的松动和用人单位地域观念的淡化， 为人员合理流动提供了空间和条件。有 些人甚至不顾组织是否同意，一走了之。 由于敢于不顾组织是否同意而跳槽的人， 多数是市场急需的人才，有的行政部门、 国有企事业单位对跳槽的人采取扣留档 案的办法“挽留 ”人才，造成了流动人员 “人质档案”现象屡见不鲜， “人质档案”在 原单位被长时间搁置，基本处于无人管 理状态。而新用人单位在当地人事部门 重新建档，就不可避免地出现了断档、 重复建档的问题。 （3）人事档案保管机构以营利 为目的。据了解，现有的人事档案保管 机构，均为盈利性机构，以营利为目的。 因此，现行的人事代理费收取较高。档 案的保管部门，应充分体现公共服务职 责，逐渐减少收取代理费用。物价部门 必须严格监管，坚决执行“ 收支两条线” -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 ，明确流动人员人事档案管理的公共服 务性质；财政部门在资金上应当向档案 保管机构倾斜，给与必需的补助。 3.各收档部门恶性竞争严重，管 理混乱 按原劳动部颁发的职业介绍规 定 （劳部发1995408 号） 、 职业介 绍服务规程（试行） （劳部发1998 1 号） 、 劳动力市场管理规定 （2000 年劳动和社会保障部令第 10 号） 、 就 业服务与就业管理规定 （2007 年劳动 和社会保障部第 28 号令）均在公共职 业介绍机构服务范围中包括“保管档案” 及“从事劳动保障事务代理业务” 。但从 2008 年起，社保局社服中心、机关服务 中心、企业职工托管中心、人力资源服 务中心、各区存档部门均打破原有存档 范围限制，互相之间恶意竞争、争抢档 案资源。 4.档案分散造成企业劳资办事不 便 近期，部分在我中心存档的并轨 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 改制企业的劳资人员反映，其在一个单 位解除劳动关系的职工档案被要求存在 不同的地方，导致他们对职工的后续服 务工作不方便进行，职工查找档案得到 不同的地方去查找，企业劳资人员办理 档案业务也得去跑好几个地方才能办完。 从 2008 年 3 月起，我中心存档 人员退休需到局机关服务中心和人力资 源服务中心办理退休手续，我中心只负 责申报登记及档案移交工作，但经办几 年来，因办理手续需要到几个不同部门， 给存档人员造成较多麻烦。 5.人事代理缺少特色服务 目前人事代理还处在单一服务阶 段，在很多业务领域里还是空白，缺少 个性化、专业化的服务，无法满足社会 和个人的发展需要。 6.档案管理队伍建设有待加强 档案管理人员业务培训机制尚未 健全，部分单位档案管理人员变化较大， 对人事档案管理业务不熟悉，有待加大 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 对档案管理人员的培训力度。抓好档案 管理人员的教育培训，要做到定期培训 与平时学习相结合，每年进行新知识、 新技术专题培训，为他们提供自觉学习、 主动学习专业知识和高新知识的机会。 要注重提高档案管理人员政治素质与业 务素质，提倡创新能力与对传统精华的 继承相结合。构建一支科学合理、精干 高效的档案管理人才队伍，以适应社会 主义市场经济和人事档案事业发展的需 要。 7.加强流动人员人事档案管理的 建议 在人才合理流动的前提下，必须 强化对流动人员人事档案的管理，以确 保其完整性、真实性。 （1）加大宣传教育的力度，营 造人事档案规范化管理的氛围。要加强 领导，广泛宣传政策规定，提高档案管 理人员整体素质，建立档案管理人员业 务培训机制，定期培训，努力提高档案 管理人员的业务知识和管理水平。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 （2）完善流动人员人事档案管 理政策法规。一是对过去不合时宜，制 约人事档案管理方面的政策加以完善， 建立全国（至少是全省）统一的法律法 规，杜绝各自为阵的现象。二是加强对 企事业单位人事档案管理的力度，规范 人才中介机构的管理，不准民营和合资 人才中介机构从事人事代理和人事档案 管理以及人事调动业务，促进我国人才 中介机构的健康发展。 （3）创新人事服务形式。要不 断丰富人事档案的内容，提高人事档案 的使用价值，经常了解用人单位和人才 对人事档案材料的新要求，树立人事档 案利用的“受众 ”意识，变过去 “守摊式” 服务为“开发式 ”服务，重视研究人事档 案用户的多方位需求，有针对性地提供 个性化服务。认真做好人员配置、经费 来源、安全保密等方面的工作，通过档 案管理机构的规范化管理，促进流动人 员人事档案管理朝着科学化、制度化和 规范化方向发展。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 （4）明确职责，理顺关系。组 织人事部门和劳动部门要本着对流动人 员高度负责的态度及时与政府职能部门 沟通与协调，明确各自的人事档案管理 范围。强化流动人员人事档案管理的公 共服务职能，应以服务为主，应充分体 现公共服务职责，逐渐减少收取代