浅析现代电子信息技术在档案管理中的应用

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅析现代电子信息技术在档案管理 中的应用 摘要：档案作为历史的宝贵资源 和信息资源，在企业的发展中发挥了重 要作用。随着网络技术的快速发展，为 档案工作的现代化管理提供了良好的发 展契机。本文通过对电子信息技术在档 案管理应用与科学发展进行了论述，并 提出了电子信息时代档案管理工作急需 解决的问题。 中国论文网 /2/view-12870625.htm 关键词：档案管理；现代电子 信息技术；应用 Abstract: as a historical archives the precious resources and information resources, in the development of -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 enterprises has played an important role. With the rapid development of network technology, for the modernization management of archives work is a good opportunity for development. This article through to the electronic information technology in the archives management application and scientific development were discussed, and put forward the electronic information age file management problems needed to resolve. Keywords: file management; Modern electronic information technology; application 中图分类号：G271 文献标识码： A 文章编号： 前言 档案信息化源于现代档案事业 发展的需要。昨天的文件已成为今天的 档案,今天的电子文件将会成为明天的数 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 字档案。档案信息化推动了档案管理的 深刻变革。电子记录归档保存、馆藏档 案数字化以及档案信息网络化服务已成 为社会发展的主流趋势。档案馆作为社 会信息资源系统的一个重要组成部分,正 面临着信息化时代的巨大挑战。档案工 作不再延续大量的手工操作,而是借助于 计算机实现结合手段。档案的收集、整 理、保管和提供利用的传统方式不仅难 以适应快节奏、高效率社会发展的多元 化利用要求,而且也难以保障信息化时代 档案信息的收集、管理和永久保存工作 的有效开展。因此,档案工作者需要转换 思维方式、改变传统观念,在传统档案管 理模式上探索如何创新。 一、电子文件的概念及其主要 特点 电子文件是指由计算机直接产 生并处理的、以计算机硬盘存储、磁盘 和光盘等物理存储介质为载体的所有相 关文件。电子文件是数字化信息技术的 产物，它在计算机中形成并得到处理， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 其信息形态是数字化的，其归档后即形 成电子档案。它主要包括文本文件、程 序文件、图形图像文件、数据库文件等。 电子文件与纸质文件相比很大区别，主 要表现在以下几点： 一是电子文件对设备的依赖性。 电子文件的形成和各种处理均是在计算 机等设备的支持下完成的，与传统直观 的纸质文件不同。 二是电子文件具有非直读性， 需借助计算机设备才能进行阅读与利用， 离开计算机等设备，电子文件既看不见 也摸不着。 三是电子文件信息与载体的可 以从一个载体转换到另一个载体，其内 容信息却不发生任何变化；可以实现计 算机信息化网络共享和传输，而不像纸 质文件一样，受时间和距离的影响较大。 四是电子文件资源共享的方便 快捷与信息的不安全性。电子文件的保 存主要与保存设备或介质存放环境的温 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 (湿)度、防磁性以及计算机存储系统本 身的安全性能有关；而纸质档案保存条 件和环境主要与保存场地的要求有关。 五是电子文件的可转换性。电 子文件可随时转换成为纸质文件。 二、电子文件管理与传统档案管 理的不同 电子文件管理与传统档案管理 的不同之处如下： 其一，电子文件产生后，可在 允许的情况下进行随时更改，并最终存 贮于计算机、磁盘或光盘中，采用档案 管理信息数据进行代替，它的整个管理 过程与计算机系统密不可分。电子文件 进行归档，可以采用磁盘、光盘或移动 存储工具进行移交，也可以通过网络进 行，其整个接收管理过程有可能是交错 进行的；而传统档案工作全部以纸质文 件材料为工作对象，进行纸质文字信息 存储，文件的归档立卷工作是档案管理 流程的起点，也是文档工作和档案管理 的结合点，文件形成付诸实施后，由各 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 工作部门收集初始文档进行立卷，并交 由档案部门管理，其管理过程相对滞后。 其二，电子文件由于其电子文 件信息与载体可分离的独特性，它可以 通过计算机系统进行迅速、有效、多层 次的程序，不同的用户可以根据自己的 需要，利用办公自动化系统对电子文件 进行自由组合分类，其工作时间和效率 将会大大提高；而纸质文件必须进行手 工操作分类整理，其时间、效率同电子 文件相比要大打折扣。由此可见，随着 电子文档管理的运用，在文档整理、分 类、建册和应用方面有着传统纸质文档 管理所无法比拟的优点。 其三，根据传统的档案价值鉴 定理论，文件应根据其凭证价值和参考 价值确定保管期限。而电子文件制作方 便，信息和数据可不断地进行修改和补 充，将产生比以往更多的文件；此外， 鉴定电子文件保存价值的方法、内容、 标准将发生变化，原有的档案价值的理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 论分析范围也会扩大，难以划定同定的 保管期限。因此可见，电子文件的鉴定、 管理方法还有待进行更深层次的探讨和 实践。 三、企业档案管理采用电子化信 息技术的优点 采用电子化信息技术对企业档 案进行管理具有以下优点： 一是企业档案接管由后到前。 传统的企业纸质档案的接收管理工作， 通常是存企业各项工作完成后，由相关 工作部门整理、分类，完成对档案管理 部门的档案移交。在文档的收集、整理 过程中，不需要档案管理人员参与，他 们更多的是对移送的档案资料进行检查 和分类指导；而在电子环境中，电子文 件、电子图纸会随时产生，要求企业档 案工作者不能坐等档案的最后形成与归 档，档案人员他们必须存产生电子文件 的源头行使档案的监督与指导职能，积 极参与文件的形成与保管过程，使用专 门的档案信息接收管理平台，实施电子 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 档案信息的收集与管理，控制并维护档 案信息资源的有效性、可靠性和实时性。 二是企业档案载体由慢到快。 企业对计算机系统和网络实施全程管理 后，将实现信息数据的适时交换和处理。 在企业的各项管理活动中，由于电子文 件快捷的办文进度和传递速度，将逐步 取代纸质文件；电子图纸因其具有快捷、 准确、方便等特点而被大量使用，通过 计算机辅助设计可使图纸的设计、存储、 查询和修改变得既快捷又方便，同时， 电子档案管理会使各工作部门的工作效 率大大提高。 三是企业档案分类由繁到简。 随着企业计算机管理系统的应用，原有 传统档案(包括文书档案、产品档案、 会计档案、基建档案、人事档案等)的 分类方法将被企业信息集成系统中各个 管理模块及流程设置所取代。计算机管 理过程中企业的档案分类更能贴近企业 的生产、经营、管理等各方面状况，分 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 类也将更详细、更科学、更规范。一份 完整的档案信息储存在计算机网络多个 子管理系统中，企业各部门可以依照各 自工作目标随机设立和调整档案管理类 目，各个企业的档案信息分类也会因地 制宜，各有特色。 四、电子信息时代档案管理 工作急需解决的问题 在电子信息时代，档案管理工 作急需解决以下问题： 一是提高档案管理人员的思想 认识。随着现代企业各项工作中电子文 件的比重越来越大，电子档案管理已经 显示出了其无法比拟的优势。企业各工 作部门，尤其是档案管理部门人员，要 充分认识电子档案管理的重要性，彻底 转变以纸质档案管理为基础的传统思维 模式，树立基于电子档案管理的新型思 维模式，加强电子文件管理专业知识的 学习，按照档案归档的有关要求，开展 业务指导和协调，协助企业相关部门制 订有关的制度。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 二是制定电子文件归档管理标 准。电子文件档案管理工作势在必行， 加强基础设施建设，健全电子档案管理 标准和制度将尤为重要和急迫。每个工 作环节都有标准，对于电子文件归档与 电子档案管理标准，应根据电子文件与 电子档案的形成规律制定，建立一套统 一、规范的管理制度，使电子档案管理 工作的都能有的放矢，使档案管理工作 实现标准化、规范化、科学化。由于电 子文件同纸质文件的内容信息是相同的， 在制定电子文件归档与电子档案管理标 准时，应遵循档案整理的基本原则进行。 同时，要充分考虑标准条款的可操作性 和统一性，要具有突破原有管理模式的 前瞻性，保证档案工作的连续性。 三是培养高素质的电子档案管 理人才。电子档案管理的科学发展，离 不开计算机信息技术的使用，要求管理 人员要有较高的知识层次和先进的技术 水平，能够适应信息技术和档案事业的 发展。了解所涉及工作领域的现状及发 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 展动态，运用档案学科新理论、新技术 来指导和改进档案工作，积极采取措施， 抓好知识更新，吸收、消化新的信息技 术的成果，这就需要企业有一支既精通 计算机技术，又懂档案管理的复合型专 业技术队伍。当前，企业可以通过“引 进”与“培养”相结合的方式调整档案管 理人员的结构，对现有管理人才通过培 训等方式进行培养，建立一支具有合理 知识结构的复合型档案管理人才队伍， 以适应档案管理电子信息化的发展需要。 四是加强电子文件的接收和管 理。确保档案信息安全是档案部门的重 要职责。电子文件存在易更改性，主要 表现在人为修改和病毒侵袭两个方面。 这就要求档案工作者必须深入现行文件 实施领域，对大量电子文件的接收、处 置乃至存储工作进行指导，及时对归档 后电子文件进行技术处理，将已归档的 电子文件进行只读设置，或及时对因特 殊原因进行修改、补加的文件进行归档