大连市职工档案管理办法

大连市职工档案管理办法 大档发2005 13 号 第一章 总 则 第一条 为加强职工档案管理，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在维护职工合法权利中的作用， 完善职工流动社会化服务体系，促进人才合理交流，根据中华人民共和国档案法和原劳动部、国 家档案局颁发的企业职工档案管理工作规定，结合大连市实际，制定本办法。 第二条 本办法适用于大连市行政区域内的各类企业、个体经济组织(以下统称用人单位) 和市及各区、 市、县劳动和社会保障行政管理部门直属的劳动代理机构( 以下简称劳动代理机构) 及街道和社区的企 业退休人员档案管理机构。 上述单位保管职工档案的部门，统称职工档案管理机构。 第三条 职工档案是由职工管理部门和用人单位劳动、组织、人事部门在职工学习、招用、调配、培 训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表 现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地记录和考察职工的依据。职工档案是国家档案 的组成部分。 本办法所称职工档案的范围包括： (一)与用人单位签订劳动合同、建立劳动关系的人员档案； (二)自谋职业职工的档案； (三)自费出国职工的档案； (四)各类技工学校、职业学校已毕业尚未就业人员的档案； (五)失踪、逃亡或出国不归职工及死亡职工档案； (六)辞职或被辞退的企业单位职工档案； (七)与用人单位解除劳动合同或聘用合同的职工档案； (八)实行养老社会化管理的退( 离) 休职工档案； (九)其他职工档案。 第四条 大连市的职工档案工作，由市档案行政管理部门宏观管理、组织协调，由市劳动和社会保障 行政管理部门管理与指导，实行分级管理，接受同级档案行政管理部门的监督、指导。 第五条 大连市行政区域内的各用人单位和劳动代理机构及街道和社区的企业退休人员档案管理机构 保管职工档案，应依据本办法第十四条、十六条，规范职工档案管理工作,以确保职工档案的安全和提 供利用。 第二章 职工档案归属和流向 第六条 职工档案由职工所在的用人单位保管或由劳动代理机构保管；具备保管条件的街道和社区的 退休人员档案管理机构,亦可管理本辖区内属地管理的退 (离)休人员档案。其他任何单位不得擅自管理 职工档案。严禁个人保管自己和他人的档案。 第七条 自谋职业人员、自费出国人员和个体工商户的雇员的档案，由劳动代理机构进行管理。职工 合理流动其档案可委托劳动代理机构进行管理。 第八条 职工失业后，其档案的接收、保管、查询、转递由失业保险经办机构负责。 第九条 实行养老社会化管理的退(离) 休人员档案的接收、保管、查询、转递，由退 (离)休人员管理服 务部门负责。 第十条 职工失踪或出国不归者，其档案由用人单位在办理有关手续后，可移交劳动代理机构保管。 第十一条 职工死亡，其档案由原档案管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。对国家和 用人单位有特殊贡献的获市级以上英雄、模范人物称号的职工，死亡以后其档案由用人单位或劳动代 理服务机构按管理权限向所在地综合档案馆移交。 第十二条 跨地区流动的职工档案，可由其现用人单位所在地的劳动代理机构管理，也可由其户籍所 在地的劳动代理机构管理。 第三章 职工档案管理机构的职责 第十三条 用人单位职工档案由用人单位的劳动(组织人事) 职能机构管理。实行档案综合管理的用人单 位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。 第十四条 职工档案管理机构保管职工档案应履行以下职责： (一)用人单位应建立健全与本企业签定劳动合同职工(包括非城镇户口及外省市农民工)的档案。职工 所在用人单位的劳动(组织人事 )职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时 收集、整理归档，保持档案的连续、完整。 各级劳动代理机构要加强与所保管职工档案的用人单位联系，做好职工档案的收集、归档工作，特别 应加强对职工工资、劳动合同、聘用、保险福利待遇、退休、退职等档案的收集。 (二)收集、归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实，文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖 章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。 (三)认真做好职工档案材料的整理工作。在整理档案过程中，要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内 容，坚决杜绝擅自涂改、抽取、销毁或伪造职工档案材料的行为发生。 (四)职工档案按规定需要销毁的材料，必须经用人单位主管档案工作的领导同意报劳动和社会保障行 政管理部门审批。 (五)负责职工档案的查阅、借阅和转递工作。 (六)认真做好与职工档案有关的职工身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作；经授权做好相 关的职称资格考评、合同签证、社会保险等社会化服务工作。 (七)为有关部门提供职工情况。 (八)办理其它有关事项。 第四章 职工档案的内容 第十五条 职工档案的内容和分类： (一)履历材料； (二)自传材料； (三)鉴定、考核、考察材料； (四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材 料)； (五)政审材料； (六)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料； (七)奖励材料； (八)处分材料； (九)招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材 料； (十)其他可供组织参考的材料。 第五章 保管职工档案的必备条件 第十六条 为确保职工档案的安全和利用，职工档案管理机构保管职工档案，必须具备以下条件： (一)用人单位必须是依法自主经营、自负盈亏、独立核算的生产和经营单位，取得独立法人资格。 (二)职工档案管理机构，要有明确的领导分工负责，设有专(兼)职档案管理人员。建立领导、专( 兼)职 档案人员责任制。档案人员应参加市档案行政管理部门组织的岗位培训并具备档案专业知识。建立、 健全职工档案的归档、管理、利用、转递、保密等有关管理制度并在实际工作中贯彻落实。 (三)要有符合条件的档案库房和装具： 库房要具备防火、防尘、防日光及紫外线照射、防盗、防虫、防霉、防潮、防水等条件，温度控制在 1424，相对湿度控制在 45%60%。库房要和阅览、办公两室分开。必须用铁柜存放职工档 案，以确保职工档案的安全。 (四)卷内材料要作到齐全完整、分类科学、排列有序、整理规范，达到标准化、规范化。 (五)利用现代化手段进行职工档案的存贮、分类、检索、统计、开发、利用。 (六)使用符合标准的职工档案卷皮(盒、袋) 、类目表、密封条、转递单等用具( 品)。档案材料统一使用 16 开规格办公用纸。不得使用圆珠笔、铅笔、红色和纯兰色墨水及复写纸书写。 第六章 职工档案规范管理的监督和指导 第十七条 职工档案规范管理监督和指导工作程序： (一)职工档案管理机构应依据本办法第十四条、十六条提出的业务标准，进行自查，写出自查报告， 报档案行政管理部门备案，并领取、填写职工档案规范管理登记表(附表 1)、档案人员基本情 况登记表（附表 2)。 (二) 档案行政管理部门在接到自查报告后，开展对职工档案管理机构的业务指导工作。 (三) 劳动和社会保障行政管理部门及档案行政管理部门对递交报告的职工档案管理机构进行检查。根 据检查情况做出结论。达到职工档案规范管理业务标准的用人单位，持相关材料，可到各级劳动代理 机构办理本企业职工档案的调转手续，自行保管本企业职工档案；达不到档案规范管理业务标准的单 位，由相关行政管理部门提出整改要求，限期改正，或将职工档案交劳动代理机构保管。 第十八条 市各级劳动和社会保障行政管理部门和档案行政管理部门，每年将对全市各级劳动代理机 构及街道和社区的企业在职、退休人员档案管理机构的职工档案管理工作进行一次复查，每三年对已 经达到职工档案规范管理业务标准的用人单位进行一次复查。复查的权限和范围，参照本办法第二十 条。对复查达不到业务标准的单位，督促整改，或将职工档案交劳动代理机构保管。 第十九条 监督和指导的权限和范围： 市劳动和社会保障局、市档案局负责监督和指导全市各级劳动代理机构、市及街道和社区的企业在职、 退休人员档案管理机构及市属以上各用人单位。 区、市、县劳动和社会保障局、档案局，先导区劳动人事部门、档案处(室) 负责监督和指导本辖区内 所属的各用人单位。 各区、市、县档案局、先导区档案处(室) 每年 12 月末向市档案局、劳动和社会保障局分别上报一次本 年度职工档案规范管理情况报表(附表 3)。 第二十条 职工档案规范管理登记表和档案人员基本情况登记表一式两份，职工档案规范管 理单位和负责职工档案规范管理的监督和指导部门各存一套，以备查考。 第二十一条 经过资产重组，撤销、兼并、破产的用人单位，要严格按有关规定妥善处置职工档案， 并向同级档案行政管理部门报告职工档案的归属与流向，劳动和社会保障行政管理部门、档案行政管 理部门将及时撤销其职工档案规范管理相关备案材料。 第七章 职工档案的查、借阅制度 第二十二条 职工档案管理机构应建立健全职工档案的查阅、借阅工作制度： (一)查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。查阅单位应申明查阅理由， 档案保管部门根据规定和需要确定应提供的档案材料。 (二)查阅、使用职工档案的单位，应派劳动、组织、人事管理人员到保管单位查阅职工档案。 (三)职工档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经职 工档案保管单位主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。 (四)任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。 (五)查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄 露或擅自向外公布档案内容。 (六)因工作需要从档案中取证的，须请示职工档案保管单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。 第八章 职工档案的转递 第二十三条 职工档案转递的接收方，应达到职工档案管理工作业务标准。职工调动、辞职、解除劳 动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的用人单位或劳动代理机 构。逾期不移交，被延误期间的失业保险待遇由用人单位承担。 职工被劳教、劳改，其档案由原所在单位保管或交劳动代理机构。 第二十四条 档案委托各级劳动代理机构管理的，劳动代理机构应与委托单位或个人签订档案管理协 议书，必须明确双方的权利、义务及违约责任等内容，并向委托管理者的原档案所在单位开具调档函， 转移档案；劳动代理机构接到档案后要进行清查登记，鉴别无误并经双方签字盖章后方可存档。如发 现转来的档案材料不齐全或不清楚的，退回原单位补齐或查清。 第二十五条 转递档案必须遵守下列规定： (一)对转出的档案，必须按市档案行政管理部门统一印制的职工档案转递通知单的项目登记，并 密封包装。 (二)通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。 (三)对转出的档案材料，不得扣留或分批转出。 (四)接收单位或劳动代理机构收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。转 出单位逾期 15 日(跨地区调动逾期一个月) 未收到回执的，应及时追查，以防丢失。职工档案转递通 知单由原部门保存 15 年以上。 第二十六条 劳动代理机构开具的转档手续，与机关、国有企事业单位开具的转档手续具有相同效力。 各用人单位凭职工档案规范管理相关备案材料及本单位调转手续，即可办理职工档案的转入、转出。 第九章 依法监督 第二十七条 违反中华人民共和国档案法及有关法律、法规有下列行为之一的，由市劳动和社会 保障行政管理部门及市档案行政管理部门，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行 政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任： (一)损毁、丢失职工档案的； (二)擅自涂改档案内容或伪造档案材料的； (三)擅自向