浅谈电子文件的归档与管理

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈电子文件的归档与管理 摘 要： 随着办公自动化、电子 政务等技术的不断发展和普遍应用，电 子文件正在大量产生，电子文件的归档 工作就显得尤为重要。在科学技术改革 的推动下，办公系统在行政管理中运用 逐渐广泛，这也是广播电台在新时期事 业管理中引进的一项新技术。为了更好 的做好行政后勤管理工作，如何做好电 子文件的归档管理工作，更好的发挥办 公系统的作用显得尤为重要。 中国论文网 /4/view-12682654.htm 关键词：电子文件 归档管理 技术运 用 中图分类号：G350 文献标识码： -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 A 文章编号： 1003-9082（2015）11-0052-01 电子文件是信息时代的产物，是 计算机、网络等技术设备普遍应用的产 物，做好电子文件归档与管理工作，已 经成为新时期档案工作者面临的最大挑 战和难题。电子文件生存在信息系统之 中，其硬件或软件问题都会导致电子文 件丢失，由于人为疏忽也会造成电子文 件被恶意篡改、窃取。因次做好电子档 案工作，不仅需要单位领导和工作人员 的重视，而且还要做好档案工作人员的 队伍建设，档案安全管理等等工作。结 合自身的工作经验，本人认为档案管理 工作需需要做好以下几点： 一、加强对归档工作的重视 电子文件作为新生事物，虽然拥 有信息共享的便利性，但是它同时也具 备安全维护复杂的缺陷性，所以，档案 工作人员不但要充分认识到自身工作的 重要性，还要树立做好档案工作，为单 位做贡献的思想准备。只有单位领导和 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 档案管理人员齐抓共管，才能在日常工 作中有效开展档案管理工作。 二、解决管理系统的兼容问题 现在很多单位中，办公系统和档 案管理系统无法兼容，处于各自为政的 状态，这给电子信息归档造成了困难。 由于单位的信息化办公系统，是委托第 三方开发的，单位的档案管理系统则是 有国家档案部门为实现档案管理规范化 和资源全面共享设计的专门档案管理软 件，由于开发单位的不同，工具不同， 系统不同，架构不同，格式不同等原因， 在办公软件和档案管理软件之间常常无 法实现数据转换和信息共享，造成子文 件归档比较困难。所以重点要解决管理 系统的兼容性问题，这关系着电子文件 的使用效率。我单位在引进管理系统之 后，台办室、信息办在上级机关处室领 导的指导下，正确处理了管理系统与计 算机网之间的兼容性问题，避免文件使 用冲突引起文件受损。 三、完善现有的归档管理制度 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 根据国家的相关规定，结合自身 的情况，不断完善归档管理制度，进一 步明确相关标准，对电子文件的归档非 常重要。我们制定包括登记、命名、归 档、鉴定、收集、防护、安全等标准， 不仅参考传统管理标准，更注重根据电 子档案的自身特点，使电子档案的管理 标准更具前瞻性。电子档案管理标准的 制定不仅仅需要档案管理部门，也需要 信息部门、技术部门的全力配合，才能 保证标准能够在电子文件的制作、使用、 归档管理等方面满足实际需要。 四、善于创新，便于各类材料保 管利用 系统概况归档范围，尽量使每份 文件都能做到对号入座，有条可归，科 学确定保管期限，要求期限分明、方便 实用、可操作性强，档案工作的目标就 是使所保存的档案既能反映单位主要职 能活动情况，维护其历史面貌，便于保 管和利用，那么在归档范围和保管期限 明确、具体的前提下，要根据实际的工 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 作需求，积极地与各部门沟通，善于创 新，及时调整归档范围，保管期限，归 档时间，保管责任人等。在归档中既要 适时把握归档时间，也要让文件材料 “随遇而安”。 五、加强归档工作队伍的建设 因为档案人员是每个单位对档案 工作最为熟悉的人员，所以做好归档工 作首先就要建立一支以档案人员为主的 归档工作队伍，要吸收一些具有高度的 政治责任心、政治敏锐性和严明的政治 纪律，以及爱岗敬业、乐于奉献，热爱 档案工作的计算机、信息管理、法律等 方面的人才，保证各类归档工作顺利进 行;其次要注重对档案人员和归档人员的 业务基本知识的培训，更需要鼓励归档 人员创新工作方法，提高专业能力，使 归档人员尽快熟悉、掌握档案管理系统， 切实做好归档工作。 六、保证电子档案的安全 首先，要做好日常归档管理工作， 积极采取有效的归档管理措施，防止出 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 现电子文件错乱或人为删改等现象;其次， 要设专人负责档案系统的实体安全，保 证电子文件载体清洁，不得擦、划、触 摸记录涂层，硬盘应防震，光盘应入袋， 远离强磁场，强热源，确保每天对库房 清洁和温度调控;再次，应建立安全防范 措施，保证系统软件的安全，在计算机 上安装防火墙和杀毒软件，并及时更新， 不使用外来的光盘等存储介质，以保证 系统的安全运行;最后，要做好档案的备 份工作和存储载体的检验工作，通过数 据库备份，并重视电子文件载体的质量 以提高文件存储的寿命等方式来保证文 件的存储安全。 七、文件信息保护的安全技术 1.数据库技术。数据库技术的运 用是为了提前防范单位网络信息出现异 常，通过数据备份的方式将原资料保存 下来，以保证信息处于安全状况。单位 可以积极创建数据备份中心，选择优越 的数据恢复技术，遇到信息数据受损时， 提前进行修复。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 2.病毒防护技术。病毒是目前破 坏网络信息系统的最大病害，对于病毒 问题的处理，要通过各种杀毒、防毒的 方式加以处理，为信息系统营造稳定的 运行环境。如：每台 pc 机上安装防病 毒软件客户端，在服务器上安装基于服 务器的防病毒软件。 3.虚拟网技术。对于网络管理者 来说，其掌握熟练的 vlan 技术可为网络 运行营造稳定的环境，避免受到外界因 素的干扰。 4.防火墙技术。这种技术能将信 任网络、非信任网络相互隔离开来，从 而创建一个综合性的安全检查点，对一 些异常信息流通进行过滤控制。 5.安全审核技术。对于系统上流 通的数据信息进行审核，及时拦截存在 异常的数据信息，避免这类信息给网络 系统造成干扰。如：审核技术中对网络 设备日志、操作系统运行日志、数据库 访问日志等综合处理，及时发现异常问 题且自动处理。 -精选财经经