论如何提高秘书的写作能力

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 论如何提高秘书的写作能力 【摘 要】写作能力是是秘书的 基本素质之一，也是衡量秘书工作的前 提条件。因此，秘书人员应努力积极的 提高写作水平。 中国论文网 /5/view-5635245.htm 【关键词】秘书；写作能力；提 高 引 言 公文，或称文书，文件，是一种 社会现象，是人类社会实践活动的产物。 它是伴随着阶级，国家，文字的产生而 产生，伴随着生产的继续发展而不断发 展的。千百年来，人们在社会的政治生 活与经济活动中都要凭借文书这一工具 进行彼此间的联系。众所周知写作能力 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 是秘书的一个基本素质，也是衡量秘书 工作的重要标准。秘书写作是根据上级 领导意图或工作需要而进行的一种职务 行为，是秘书岗位职责的重要内容。因 此，秘书人员应努力积极的提高写作水 平。 一、秘书写作存在的问题 秘书写作是以秘书角色身份所从 事的写作活动。当某个人（秘书）的写 作活动是以秘书的角色而进行的，那么 这种写作活动才能叫秘书写作。而现代 秘书在写作过程中存在种种问题。文种 选择不当，专业知识不扎实。对于公文 文种的正确选用，国务院于 2000 年 8 月 24 日发布的国家行政机关公文处 理办法 （以下简称办法 ）中已有明 确规定：公文的文种应当根据行文目的、 发文的职权和与主送机关的关系确定。 然而少数拟文人员在日常工作中，还是 会出现选用公文文种不恰当甚至错误的 现象。1、所选文种应当在法定文种之 列。根据办法的规定，目前行政机 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 关的公文共有 13 种，分别是：命令 （令） 、决定、公告、通告、通知、通 报、议案、报告、请示、批复、意见、 函、会议纪要。而“ 计划”、 “总结”、 “规划” 、 “方案”等则不在 13 种法定文种之列。 2、文种选用应当严格遵守行文规则： （1）行文应当确有必要，注重实效， 坚持少而精。这是公文处理基本原则在 行文中的具体体现，也是党政机关行文 的总的原则。发文要坚持实事求是的原 则，注重实效，切实解决实际问题，坚 持少而精，没有必要的公文坚决不发。 这样，可以使领导同志从“文山” 中解脱 出来，用较多的时间和精力深入基层调 查研究，指导工作。 （2）根据不同的行 文对象和工作需要，采取不同的行文方 式。行文关系不同，行文方式也不同。 一般来说，行文关系有三种：一是上下 级之间领导与被领导的关系，二是上下 级之间业务指导与被指导的关系，三是 同级机关或不相隶属机关之间的平行关 系。与上述行文关系相联系，根据不同 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 的行文对象和工作需要，可以采取不同 的行文方式。公文结构错误，内容层次 混乱。公文结构的基本要求，可用“三 性”加以概括：完整性、连贯性、严密 性。完整性：公文要做到开头部分、主 体部分、结尾部分齐备，不可无故残缺。 连贯性：公文在有了观点、有了材料之 后，还必须按照一个内在的脉络，井然 有序地组织在一起，构成一个有生命的 整体，才能称其为一篇文章。严密性： 严密性是指文章的各个部分之间有严密 的逻辑联系。文章的各部分都互相弥补、 互相协助。标题成份残缺或多余。如 关于上报的报告标题中， “上报” 为多余项。特别是对转发性通知标题， 由于层层转发公文，很容易造成该类公 文标题冗长繁琐。不按照隶属关系行文。 如用部门文件行上行文、平行文，部门 便函转发上级单位文件等。 二、提高秘书写作能力的技巧分 析 秘书在日常工作中，一般都担任 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 着助手、公关和参谋等职责。因此秘书 提高办文能力是十分必要的，只有提高 其文字能力，秘书才能发挥其他职能， 才能是工作完成的更加出色。秘书人员 可通过以下技巧学习，提高写作水平。 （1）注重写作基本功训练，秘书写作 能力的高低决定着服务质量的好坏，而 写作能力的关键在于基本功。概括地讲， 可以用庄重、准确、朴实、精炼、严谨、 规范这六个词描述。在词语的运用方面， 多用规范的现代书面语言，不用或者很 少有口语词、方言词、土俗俚语及生造 语词等。在语句的运用方面，句子含义 完整确切，具有较强的独立性，关键句 脱离上下文不生歧义；句子中带有较多 的限定性修饰词，特别是在讲到成绩或 者缺点的时候，这些限定性的修饰词是 不可或缺的。 （2）注重改进提高写作能 力的方法。第一，从“ 小”法，刚从事秘 书工作的同志，由于对工作不熟悉，必 须从小的文章写起。先写信息、消息、 情况反映、内容摘要等小文章，然后由 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 简到繁，由粗到细，由少到多，每天坚 持写。第二，综合法。秘书的主要职责 是搞综合，学会综合各部门的基本情况， 综合领导的工作思路，从一个部门、一 个产业、一项工作开始综合，先撰写调 查报告，了解情况，在此基础上学会分 析问题，重点是提出合理化建议。然后 是起草各种讲话、汇报、署名文章、情 况分析等综合性文稿。第三，讨论法。 三人行必有我师，集体的智慧是无穷的。 通过集体讨论，找出存在的问题，提出 修改意见。实践证明这种方法是通用的， 也是最有效的方法。 （3）注重良好写作 习惯的养成。习惯成自然，良好的习惯 决定能力提高的快慢。良好的写作习惯 主要有：一是多写。写作能力来源于日 积月累，笔耕不辍。二是勤思。写东西 时必须对工作进行战略的、全局的思考。 多思才能“思风发于胸臆、言泉流于笔 端”。 三、提高秘书写作能力的有效途 径 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 （1）学习文秘写作基础知识， 借鉴优秀作品。任何事物都有其内在的 必然联系即规律性，任何物质产品和精 神产品的制作都有其特有的方法和技巧， 写作当然也不例外。我们所学的文秘写 作教材，就是前人文秘写作经验的科学 总结，就是揭示文秘写作的一般规律， 引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理 论。要提高文秘写作能力，还应有意识 地选读一些范文，以作借鉴。 （2）克服障碍，勇于实践。有 些秘书人员，总是把写文章看得高不可 攀，往往是望文兴叹。长此以往形成了 一种心理的恶性循环。要克服这种心理， 关键是对写作要有一个正确的看法，要 树立信心。秘书人员写东西时必须对所 掌握的工作进行战略的、全局的思考， 不能仅仅着眼于一枝半叶，必须对当前 改革和发展中出现的新情况、新问题， 进行深层次的理论分析和概括，加强工 作中的原则性、系统性、预见性和创造 性。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 （3）可以从中获取信息，积累 各种资料。具体的积累方法是：第一、 把自己一本书后的最大感想和书中好语 句记录下来，把它抄在本子上。第二、 把报纸上的有关资料，如好的观点、标 题、典型事例及数据等你感兴趣的东西 记下来，条件许可时，最好剪集成册， 分类保存。第三、是把自己在日常工作、 下基层调查和同他人聊天时所生的好想 法，他人的好语言记下来。如此长久坚 持下支对写作文章是大有好处。总之， 只要坚持勤于练笔，认真合理运用各个 渠道，汲取有利的信息，积累各种资料， 写作水平就一定逐渐得到提高。 四、结论 综上所述，随着信息技术的突飞 猛进，现代的人对秘书职业能力的要求 也越来越高，现代秘书不仅仅是一个会 写写文章，打打字，整理整理文件的工 作了，很多问题是领导