档案在信息化背景下的服务策略转变分析

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 档案在信息化背景下的服务策略转 变分析 【摘要】当前，信息技术的普及 成为科技发展的必然趋势。而对于档案 管理工作而言，需要顺应当下时代背景， 通过改变服务方式以及工作方式，以最 大程度提升工作效率。此外，档案管理 工作方式的改变也要求更多高校根据自 身特点进行分析，同时选择科学的管理 方式，从而保证管理的高效化、科学化。 中国论文网 /3/view-13015215.htm 【关键词】档案管理；信息化背 景；服务策略 近年来，国内经济的发展已经进 入高速阶段，这直接影响到企业的发展 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 方向，而注重管理的质量，是当下企业 发展战略转变的一个趋势。特别是针对 财务、信息等方面的管理。而档案管理 是信息管理的一种重要的途径，传统的 纸质档案管理虽然能够保证管理的严谨 性，但是在档案调取方面往往存在较大 的难度，因而探寻档案信息化管理以及 服务方向是十分重要的。笔者将通过本 文，就档案在信息化背景下的服务策略 转变方面入手，进行具体的分析和研究。 一、当前档案管理信息化改革的 趋势 （一）信息的多样化。对于多数 档案而言，往往包含多个类别，而且也 关系到企业或者学校内部的关键信息， 所以整体表现出复杂性，且信息内容多 元化的趋势，对于企业而言，档案管理 的方向不但需要分析当下企业改革的方 向，同时需要注重针对一些关键数据以 及材料的科学严格管控。 （二）内容的隐秘性。对于很多 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 档案信息而言，往往涉及到企业内部的 信息、员工信息或者其他关键性的信息， 而这些信息也与企业将来的进步与改革 息息相关，所以对于档案内容表现而言， 更体现出明显的隐蔽性，即很多档案内 容都是十分重要的，所以需要进行加密 和屏蔽，以免关键信息泄露，导致企业 蒙受不必要的损失。 （三）信息的实时性。由于信息 化时代背景的影响，多数企业档案管理 的信息是通过相关市场调查或者分析取 得的实时信息，所以信息本身具备时效 性，而且信息也会随着时间的推移发生 价值的变化，即如价值的累积与发掘， 所以对于档案管理信息化改革而言，应 当更加重视信息的实时性，同时强化档 案的信息管理。 二、当下档案管理信息化服务转 变存在的问题 （一）缺乏管理关注度。对于多 数档案管理者而言，主要的问题体现在 对于档案资料的关注度不足，特别是无 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 法了解管理流程的价值，而且档案管理 过程中为了避免出现问题，一昧妥协， 从而导致管理工作无法达到具体的效果， 而且对于信息化档案数据管理缺乏精细 化，这也导致很多企业与原先档案管理 服务效果不佳的问题，无法发挥信息化 管理的优势。 （二）缺少明确的标准。对于档 案信息化管理而言，往往需要相应的管 理规则与标准。特别是在当前时代背景 下，档案信息化管理往往需要依赖于专 业的管理软件才能实现，但是软件最终 需要相应的硬件设备进行支持，而不同 的企业或者学校，硬件设备也存在相应 的差异性，所以需要制定统一的标准， 如果档案管理设备之间存在兼容、通用 等方面的差异性，很难保证档案信息资 源的共享与传输，也很难保证档案信息 的一致性与科学性。此外，还有一些企 业或者高校在档案日常维护管理过程中， 往往只是调整档案的目录信息，这也导 致调用档案过程中档案目录与内容不一 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 致，只能逐字逐句查询方能找到需要的 信息，这也是档案信息化管理存在的弊 端。 （三）未能普及信息化。数字信 息化已经是档案管理的主流方向，特别 是对于高校地区而言，档案信息化、无 纸化管理已经逐步普及，而且在一些企 业或者高校内部，也已将电脑作为档案 信息化的重要工具，但是管理单纯是调 用了电脑的计算与储存功能，对于电脑 的分析、修改以及网络共享功能往往缺 少关注，这也是因为多数档案信息改革 者在管理过程中未能重视档案专用管理 软件的研发，导致当下档案管理融入的 数字信息化技术仅仅是一种表面现象， 技术普及还需要较长的周期。 三、信息化背景下档案服务转变 策略 （一）强化档案信息化管理的宣 传。要保证企业或者高校内部档案管理 的效果，则需要优先在其内部加大对档 案管理信息化改革的宣传，而且需要根 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 据时代特征开展。如通过宣传讲座、档 案信息化管理培训等多种方式让管理人 员在提升自身工作水平的同时，强化对 于档案信息化管理的关注，从而保证档 案信息化管理宣传深入人心。同时对于 企业和高校自身，也需要落实推进档案 信息化管理改革的措施，如投入更多的 资金引入更多档案管理专业设备、软件 等，为档案信息化管理改革奠定一定基 础。 （二）强化技术改革、创新及引 入。要保证档案信息化管理能够落到实 处，则应当强化当代档案信息管理技术 的改革、引入及创新，特别是针对性引 入一些满足时代背景技术，为档案管理 工作效果以及效率提升奠定基A。而 且回顾以往档案管理方法，主要是以纸 张作为档案记录凭据，通过手写登记等 方式进行管理，无论在管理效果以及管 理速度方面都无法满足当代多数企业的 发展特点，而且随着数据量的增大，档 案管理往往缺少广阔的覆盖面。而当下 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 管理改革则可以从引入大数据分析管理 入手，即管理过程获取庞大的数据流， 从而组建一个巨大的数据库，而分析挖 掘数据库内的数据，方能获取有用的管 理信息。此外，要保证档案管理与传输 的效果，则可以利用网络信息平台作为 媒介，实现档案信息的传输与共享，同 时能够对于档案本身有误信息进行及时 纠正，能够保证管理的科学性与有效性。 （三）构建科学的管理体系与标 准。就目前大部分院校或者企业而言， 要保证档案管理的信息化改革从而最大 程度体现其服务职能，则需要对传统的 档案管理体系以及标准进行界定，而通 过明确的规则与管理方式，则可以保证 管理流程的合理性，而且需要对于一些 关键性档案进行加密管理，从而避免因 为档案管理疏漏或者电脑中毒问题，而 导致档案信息的泄露。此外，管理过程 中还应当明确管理流程以及标准，保证 管理工作能够按照规定进行，从而最大 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 程度保证档案管理的科学性与高效性。 （四）强化多元化档案管理服务。 对于档案管理工作而言，往往是属于院 校或者企业本身的行政管理工作范畴， 而且档案本身包含的对象并不是单一的， 因而对于院校或者企业的档案信息化管 理工作而言，则需要优先强化多元化的 理念，而具体的管理方向可以包含以下 几点：1.促进高校加快自身科研技术， 从而为管理改革带来重要的意义。2.对 于高校和企业而言，电子档案本身也是 内部各类评估流程的关键参考，而且根 据相关的档案信息或者数据开展评估， 则有利于企业或者高校转变自身需求。 3.保证信息的价值，对于多数档案信息 而言，往往具有时效价值，而通过信息 化手段，则可以实时更新档案信息，从 而保证信息的实时性，同时可以及时更 新档案信息，保证信息价值不会因为时 间的流逝而降低，甚至失去，而且通过 信息化途径获取的信息比较广阔，对于 档案信息的完整化展示也将带来关键性 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 的作用。 四、结语 总体来说，信息化发展与改革是 当下时代发展的主要特点，也是目前很 多行业与工作改革的关键方向与依据， 而对