xx大学档案管理办法

关于印发 XX 大学档案管理办法的 通知 各单位、部门： XX 大学档案管理办法经 2016 年 12 月 26 日校长办公会 审议通过，现印发给你们，请贯彻执行。 XX 大学 2016 年 12 月 30 日 - 2 - XX 大学档案管理办法 第一章总则 第一条为了加强对学校档案的统一管理，有效地保护和利 用档案资料，更好地服务于管理、教学、科研等各项工作，根 据中华人民共和国档案法 、 高等学校档案管理办法及 广东省高等学校档案工作水平评定办法与标准 ，结合我校 实际，制订本办法。 第二条本办法所称的档案即综合档案，是指我校在招生、 教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有 保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记 录。本办法不包含人事档案（教工、学生档案） ，关于人事档 案管理按 1991 年 4 月 2 日中央组织部、国家档案局联合发布 的组通字1991 第 13 号文件，即 关于印发的通知 办理，本办法不另作规定 。 第三条学校档案是国家和学校的宝贵财富，学校的档案工 作是办好学校的重要基础工作的组成部分，是衡量学校教育质 量和管理水平的一个重要标志，是维护学校的合法权益和历史 真实面貌的重要事业，是学校综合评估的重要内容之一。 第四条学校档案实行集中统一管理。根据我校一校两区的 实际情况，为了便于档案的保管和利用，原则上以法人机构注 - 3 - 册校区为主，以档案形成校区分别存放档案为辅。在管理过程 中，要确保档案的完整、准确、系统与安全，便于开发利用。 综合档案室与各归档文件整理单位形成统一的档案管理网络， 各归档文件整理单位在综合档案室的监督、指导下开展各项档 案工作。 第五条学校档案工作实行科学管理，逐步采用先进技术， 与学校的信息化整体建设同步发展，积极开发档案信息资源， 为满足学校和社会的需要提供优质服务。 第六条全校教职工有保护档案的义务和利用开放档案的义 务。 第七条学校档案工作由教育行政部门主管，同时接受档案 行政管理部门的业务指导、监督和检查。 第二章 体制和职责 第八条学校的档案工作由校长领导，分管档案工作的校领 导协助校长负责档案工作。 第九条综合档案室是学校档案工作的职能部门，又是永久 保存和提供利用学校各类档案的科学文化事业机构，其基本任 务是： （一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的政策、法令和 规定，规划全校档案工作。 - 4 - （二）组织制订并实施学校档案工作有关规章制度和业务 规范，对各单位档案工作进行指导、监督和检查。 （三）负责接收（征集） 、整理、分类、鉴定、统计、保 管全校的各类档案及有关资料，做好档案安全保密工作。 （四）开展档案的开发利用工作。负责编辑档案参考资料， 编制检索工具，积极开发档案信息资源。 （五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。 （六）负责对全校档案工作人员的业务培训，督导检查档 案工作，评估表彰先进单位与个人。 （七）开展档案宣传工作和利用者教育活动。 （八）开展档案学术研究和学术交流活动。 （九）完成上级部门和学校领导交办的其他档案工作。 第十条学校档案工作实行统一领导。学校各部门（单位） ， 要根据自身实际情况，配备至少 1 名兼职档案管理人员，并为 其提供必要的工作环境。兼职档案员应保持相对固定，其主要 工作职责为： （一）认真执行国家关于档案的工作政策、法令和规定及 本校的档案工作规章制度。 （二）做好文件材料的收集、保管、整理、分类、立卷 （装盒）等工作，保证归档材料的原始性、完整性、系统性； 在规定时间内将上一年的归档材料经部门单位领导审核签字后， - 5 - 移交综合档案室。 （三）按归档范围、归档要求，将档案材料按时向学校综 合档案室移交；对按照规定不向学校综合档案室移交或暂不移 交的档案材料，应建立健全相应的科学管理制度，确保档案材 料安全，并积极提供服务和利用。 （四）接受学校综合档案室的业务指导、监督和检查，维 护本部门（单位）档案、材料的完整与安全。 （五）完成学校综合档案室和本部门（单位）领导交办的 其他档案工作。 第三章人员、经费、库房与设备 第十一条学校档案管理部门设专职档案工作人员，列入学 校事业编制，编制人数由学校根据国家和广东省有关规定，结 合学校规模及馆藏档案数量等实际情况确定。 第十二条学校专职档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业， 忠于职守；具备相应的档案专业知识以及现代化管理技能；年 龄结构构成合理。 第十三条学校档案工作人员属档案专业技术人员，学校应 为专职档案工作人员提高政治、业务素质创造条件；依法采取 有效的职业防护措施，改善其工作环境和条件，并按规定落实 相应的特殊劳动岗位卫生补贴。 - 6 - 第十四条学校各部门（单位）配备的兼职档案管理人员应 政治可靠，具有一定的档案专业知识以及计算机辅助管理工作 的基础，并维持一定的稳定性。 第十五条学校档案工作所需经费应单独立项，列入学校年 度预算，由学校综合档案室统筹安排；学校各部门（单位）应 对用于形成和临时保存在本部门（单位）的档案所需的档案装 具、档案安全防护等设备设施，在本部门（单位）经费中给予 安排。 第十六条遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，学 校应充分考虑档案的发展规模，以及适应现代化管理手段的需 要，为档案室提供专用的、符合档案管理的档案库房及办公、 阅览用房，做到办公、阅览、库房三分开。档案库房应具有防 盗、防火、防潮、防尘、防磁、防高温、防强光、防超荷载、 防失泄密、防有害生物等设备设施。 第十七条学校根据工作需要，有计划地设立专项经费为档 案室配备复印、录音、录像、照相、投影、扫描、缩微、恒温、 恒湿、消毒杀菌等适应档案现代化管理需要的设备，提高档案 现代化管理水平。 第四章档案的归档、接收和移交工作 第十八条学校档案由综合档案室实行集中统一管理，各部 - 7 - 门（单位）的档案材料应按照规定向综合档案室移交，不得拒 绝归档。 第十九条学校实行文件形成部门（单位） 、课题组预立卷 制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整 理组卷，按规定向学校档案部门移交，集中统一保管。学校综 合档案室须派人员指导立卷工作。 由多部门（单位）共同完成的工作所形成的文件材料，经 各部门（单位）协商，由主办部门立卷，不重复立卷。 第二十条归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、 录像（录音）带、实物等各种载体形式。各归档部门（单位） 应当将归档的纸质档案材料和电子档案材料同步归档，电子档 案材料按照国家档案局发布的电子公文归档管理暂行办法 以及电子文件归档与管理规范要求归档。 第二十一条依据高等学校档案实体分类法和我校档案 工作实际情况，分为以下 12 大类（人事、学生档案实行主管 部门二级管理）： （一）党群类 （二）行政类 （三）教学类 （四）科研类 （五）基本建设类 - 8 - （六）仪器设备类 （七）产品生产与科技开发类 （八）出版类 （九）外事类 （十）财会类 （十一）声像类 （十二）实物类 各类文件材料的具体归档范围，按XX 大学文件材料归 档范围和档案保管期限表 （其内容可根据上级要求及实际情 况变化进行调整，具体见附件）执行。 第二十二条学校相关部门（单位）对科研成果、基建竣工、 贵重仪器设备（价值在 10 万元以上）开箱及其他技术项目进 行鉴定验收时，必须通知综合档案室的工作人员参加，以便对 应归档的文件材料进行审查验收，签署验收意见。没有完整、 准确、系统的文件材料不予鉴定验收，没有档案部门签署验收 意见，科研成果不得申报奖项，贵重仪器设备财务资产管理处 不予报销，基建竣工不予最后结算。 第二十三条归档时间 党群、行政部门形成的可按年度归档的各类综合性文件一 般在次年六月底以前归档；教学部门单位和按教学年度归档的 单位，一般应在次学年九月中旬前归档；科研课题档案在鉴定 - 9 - 验收后 2 个月内归档，暂不申报或中断、停止的课题，在课题 结束或中断、停止后 2 个月内归档；基建项目在验收后 3 个月 内归档；设备开箱验收完毕后归档；引进设备在索赔期满后 2 个月内归档；财会档案在会计年度终了后暂由财会部门保管 2 年，于第 3 年 3 月底前归档 ；声像档案在完成制作后 3 个月内 归档；实物档案在收集后 3 个月内归档；电子档案按电子文件 归档制度的要求归档。 第二十四条按照国家档案局机关文件材料归档范围和文 书档案保管期限规定 ，分永久、定期，定期分 30 年、10 年。 第二十五条移交档案必须履行手续，填写移交清册一式二 份，经档案工作人员核对验收后交接双方签名、盖章，各执一 份存查。 第二十六条凡由本校与其他单位分工协作完成的项目，由 主办单位保存一套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关 的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。 第二十七条个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动 中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校档案 部门移交，集中管理，任何人不得据为己有或者拒绝归档。 对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学校综 合档案室可通过征集、代管的形式进行管理。对个人向学校档 - 10 - 案部门捐赠档案的，视珍贵程度，学校应予奖励。 第二十八条对调出及离、退休人员，办理调出、离退手续 前，必须清还档案，在调动通知书的部门会签单上有档案部门 的签名。长期出国人员在出国前应及时向综合档案室清退档案 材料。 第五章档案管理 第二十九条根据国家教委高等学校档案实体分类法编 制学校档案分类方案、各类档案工作规范及档案保管期限表， 对各类档案进行科学分类、编号组卷和排列，编制多种形式的 检索工具，提高利用效果。 第三十条综合档案室定期对保管期限已满的档案进行鉴定。 对已失去保存价值的档案，应征得有关部门同意并造册，经学 校档案鉴定小组审查后报学校领导批准，予以销毁。未经鉴定 和批准，任何单位或个人不得销毁任何档案。 第三十一条综合档案室指定专人负责档案的收进和移出， 对案卷数量、档案的利用等情况进行统计，并按有关规定向所 在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况 统计报表。 第三十二条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构， 加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。 - 11 - 利用学校档案者，均应按综合档案室的规定办理利用手续。 第三十三条档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进 行，以便充分发挥库藏档案资源的信息作用。 第三十四条综合档案室应认真组织学术理论研究，参加本 系统、本地区的档案协会（学会、研究会）活动，交流管理经 验和档案信息，实现资源共享。 第六章 档案的利用与开放 第三十五条综合档案室应按照上级有关规定设立供查阅档 案资料的阅览室，配备检索工具为利用者服务，充分发挥档案 的社会效益。 第三十六条学校的各类档案主要为本校工作服务。学校档 案的提供利用工作，必须遵循以下规定： （一）全校教职员工因教学、科研、医疗和党政管理等工 作需要查阅档案者，凭本人工作证，在说明利用档案的目的、 范围和主要内容，及办理有关手续后，可查阅、摘录或复制属 于开放范围的档案。一般情况下，档案材料应在档案馆指定区 域内进行阅览，不予借出；如确有特殊情况需要借出的，须严 格办理审批手续，报请有关校领导批准，并限期归还。 （二）本校人员原则上只能调阅本人承办工作范围内的档 案。不属于原档案规定的阅读范围人员，需调阅有关档案时， - 12 - 须经本部门（单位）领导及档案形成部门（单位）领导批准。 除党委办公室、校长办公室领导及其分管秘书外，一般人员不 得调阅学校党委会议记录和校长办公会议记录（经有关校领导 批准除外） 。凡调阅组织、人事、纪检、监察工作（包括干部 任免、调动、处分、审查及定案结论等）材料，须经相关部门 领导和档案室领导批准。 （三）校外单位人员前来查阅档案，需持单位介绍信，并 按照查阅内容经有关领导批准后，方可查阅，但不得借出档案 原件，如有必要，综合档案室可制发档案证明或复制件；港澳 台同胞、海外华侨利用档案，须经外事部门批准，并出具介绍 信函；外国机关、团体和个人利用档案，应按国家有关规定办 理。 （四）利用本人的学籍、学位档案，须持本人身份证或毕 业证书原件，说明利用目的并办理有关手续后，方可提供利用。 如委托他人办理，被委托人须出示本人法定证件并持有委托人 签字的委托书及毕业证书复印件。 （五）所有借阅人员须办理登记手续，在明确有关事项后， 方可提供查阅。 （六）借阅者应对档案的安全、保密和完整负责，不得随 意拆卷、涂改、损毁或转借他人，否则，除负责赔偿损失外， 还须根据有关规定报请学校另行处理。 - 13 - （七）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个 人无权公布档案。 第三十七条学校档案属下列情况之一者，不对外公开： （一）涉及党和国家秘密的； （二）涉及专利和技术秘密的； （三）涉及个人隐私的； （四）档案形成部门规定限制利用的。 第三十八条对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提 供原件使用。如特殊需要，须经分管档案工作的校领导批准。 第三十九条综合档案室应加强档案编研工作，对档案资料 进行研究整理、编辑出版，配合有关部门编写重要参考资料。 第四十条综合档案室应当采取多种形式，如举办展览、建 设档案网站等，积极开展档案宣传工作。 第七章考核、奖励与处罚 第四十一条学校要建立检查、考核和评估档案工作制度； 各部门（单位）要将档案工作纳入到相应的工作职责和考核制 度；档案管理工作领导小组对各部门（单位）的档案工作每 3 年进行一次评估，表彰档案工作中做出下列突出贡献的单位和 个人： （一）在档案的收集、整理、