职业院校档案管理信息化探讨

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 职业院校档案管理信息化探讨 摘 要：职业院校的档案管理工 作受信息技术发展的影响，逐渐向深入 信息化的方向发展。运用信息技术管理 职业院校的档案，有助于档案管理准确 性的提高。职业院校档案信息化工作的 推进要努力争取院校领导的支持，增加 资源投入，完善档案信息管理规章制度， 加强档案管理队伍建设。 中国论文网 /1/view-13039205.htm 关键词：职业院校档案管理；信 息化；应用 档案信息化是我国当前档案管理 事业发展的趋势。职业院校的n 案管 理工作要引入新技术、新理念与新方法， 利用先进的信息技术，深化档案管理的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 信息化，提升职业院校档案管理的水平， 合理挖掘、利用职业院校的资源，辅助 职业院校完善管理工作。 一、当前职业院校档案管理存在 的问题 1.对档案管理不够重视 职业院校档案管理信息化对有效 利用职业院校的信息资源、合理分配资 源有重要的作用。但在实际工作中，职 业院校的管理者对档案管理信息化工作 不够重视，未能认识到档案管理与信息 化工作在职业院校管理中的作用，将档 案管理工作看作是技术含量较低的附属 工作，忽略其作用，不愿开发信息资源 提升档案管理工作的实效。 2.管理手段落后 大多数职业院校因为资金不足、 管理队伍能力不足、信息化建设工作开 展迟缓等问题，影响了档案管理的效率。 目前，我国对于档案管理工作大多采用 手工操作，信息化建设一直较为落后， 制约了档案管理信息化的发展。部分职 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 业院校利用计算机管理档案，但是仅限 于在人工管理的基础上增加了计算机设 备，未能真正完成档案管理信息化进程。 3.档案管理人员素质有待提高 当前许多职业院校具备了一定的 档案管理能力，也有专业的档案管理队 伍。但是档案管理人员的素质还有待提 高。管理人员专业素养缺乏，成为制约 职业院校档案管理发展的重要因素。职 业院校的档案管理队伍，结构不合理， 人员素质参差不齐，无法完成科学高效 的档案管理工作，更无法在信息技术不 断发展的当下实现档案管理的信息化进 程。 二、职业院校档案管理信息化建 设的必要性 职业院校档案信息的供求之间存 在矛盾。职业院校的档案管理工作一直 以来不受重视，未能妥善进行信息化进 程，导致人们在应用档案信息时的要求 无法得到满足，违背了档案管理的初衷， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 也浪费了档案管理资源。 信息时代对档案管理人员的素质 提出了新的要求。现代社会技术不断革 新发展，档案管理人员的技能和意识如 不适应社会发展，则无法推动职业院校 档案信息化工作。另外，仅依靠人工管 理档案，已经无法满足当前信息社会环 境下的档案管理需要，也无法满足人们 对于档案查阅、分析、调用方面的应用 要求。因此，在职业院校开展档案管理 信息化工作是非常有必要的。 三、职业院校档案管理信息化的 建议 1.增强对档案管理信息化的重视 程度 职业院校的档案管理信息化需要 院校管理者提高重视，带着责任心与紧 迫感，不断推动档案管理信息化进程。 当前职业院校的各项工作都在向着信息 化方向发展，增长速度非常快。随着职 业院校学生的增加，对学生档案调取利 用的需求相应增加，对档案的分类、编 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 目、排列、检索提出了更高的要求，如 果仍然采用手工操作，会严重影响工作 效率。职业院校应加强档案管理信息化 进程，提高工作能力与工作效率。 2.加大资源投入 职业院校档案信息化管理需要院 校领导给予足够的重视，提供相应资源， 包括资金、新型信息化设备、档案管理 软件的研发及投入使用、人力资源投入 等。档案管理的信息化进程需要人力、 物力、时间、技术、资金等多方面的投 入，职业院校应立足自身档案信息化需 求，根据自身资源条件，最大限度地支 持档案管理信息化工作，推动档案管理 信息化进程。 3.保障档案安全 随着档案管理的信息化不断加深， 档案信息的查阅，调用更加方便。但是 也要注意因此带来的安全问题。当前， 安全问题成为管理工作的重点。档案管 理有独有的特点，保密性较强。档案管 理信息化的工作不仅在于科学管理档案， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 也在于保护档案安全。档案管理人员应 提高安全意识，注重对档案安全方面的 信息化建设，应用网络技术提高档案管 理的安全性。 四、结语 随着信息技术的不断发展，信息 化建设是当前社会档案管