高职院校办公自动化推行过程中存在问题及对策思考

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 高职院校办公自动化推行过程中存 在问题及对策思考 摘 要 随着计算机的应用和普 及，人们普遍使用计算机来提高个人工 作效率，但是在需要许多人一起协同工 作的现代工作环境中，更需要提高我们 的整体工作效率。如何针对目前办公自 动化时代存在的一些突出矛盾和问题加 以有效解决，建设一个安全、可靠、开 放、高效的办公自动化系统，为高职院 校管理部门提供现代化的日常办公条件 及丰富的综合信息服务，是现今各高职 院校重点发展的方向。 中国论文网 /8/view-12902440.htm 关键词 高职院校 办公自动化 推进 问题与对策 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 随着时代发展，现在的高职院校 办公已经不再是简单的文档处理和单纯 的行政事务，而是侧重于提高整个高职 院校的运作效率，进而提高其工作效率 和核心竞争力。在信息革命的浪潮中， 为满足高效率、快节奏的现代工作的需 要。信息处理的自动化和办公的无纸化 逐步得到了人们的重视和广泛应用。但 同时我们也要看到，在高职院校办公自 动化快速发展并带来较高工作效率的的 同时，也出现了一些应当引进重视的问 题。 一、高职院校办公自动化过程中 存在的问题 1.现代办公意识薄弱。这个问题 是当前办公自动化建设中最突出的问题。 在调查中发现，很多办公人员对办公自 动化本质作用理解还不够深，对使用办 公自动化系统的紧迫性和必要性认识不 够。出现“说起来重要，做起来次要” 的 情况。当问及是否有必要使用办公自动 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 化系统时，答案都是“ 必要 ”；但在涉及 到个人使用的时候，很多办公人员对办 公自动化系统仍有抵触情绪，不愿使用。 办公自动化不仅是技术装备的现 代化，更是对传统办公的一场革命。传 统的手工公文处理方式已经运行了几十 年，有一套完善的制度和行之有效的方 法，办公人员也习惯了这种公文处理模 式，要一下子改变原有的工作方式和习 惯，应用计算机处理公文，确实会在一 部分领导和办公人员之间产生疑问和抵 触情绪。由于当前的办公方式仍能够维 持，一些办公人员对传统的办公方式仍 有较强的依赖性，不愿主动去改变。另 外，部分办公人员对办公自动化有畏惧 心理。有的办公人员计算机应用水平较 低，一听到“ 计算机程序”，心理就发怵， 觉得办公自动化技术太难，无法掌握。 2.专业技术人员不足。一支高效 的技术队伍是办公自动化系统成功实施 的可靠技术保障。在办公自动化系统运 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 行过程中可能会遇到一些技术故障，如 果不能够及时解决，会影响到办公人员 的使用热情和领导的信心。 3.办公应用软件缺乏。目前教育 行政办公系统主要使用的是 C/S 模式， 仍需要安装客户端，当用户较多时客户 端的维护任务比较繁重，另外一些用户 认为教育行政办公系统操作比较麻烦， 这也影响了它的使用。人们对办公自动 化软件提出了较高的期望，希望它使用 方便、操作简单。虽然目前的办公自动 化软件没有完全达到人们的要求，我们 仍要大力推广，以“ 应用促发展 ”，办公 自动化软件只有在运用中才能完善起来。 4.配套硬件设备短缺，办公自动 化系统建设需要一定的硬件条件。首先， 要有校园局域网，办公的电脑要基本上 入网。一个安全、稳定的校园局域网是 办公自动化系统运行的网络保障。 5.学校自身管理不力。办公自动 化系统建设是“ 三分技术，七分管理 ”。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 同样的系统和设备在有的学校运行良好， 而有的学校却无法得到广泛的应用，其 关键在于管理的原因。办公自动化不仅 是新技术、新设备和软件，更重要的是 管理。 6.领导日常重视不够。高职院校 的办公自动化建设是一项复杂庞大、综 合性强的系统工程，没有学校主要领导 的重视推广起来就会非常困难”。办公 自动化建设涉及软硬件设施的更新，涉 及到办公人员原有的思想观念、工作方 式等的彻底变革，涉及到学校方方面面 的工作。而建设系统则需要建设队伍、 经费和设备支撑。有了领导的重视，建 设系统所需经费、技术队伍、设备等问 题才会迎刃而解。 7.网络安全状况堪忧。由于网络 的开放性，办公自动化过程中还存在着 数据安全、信息安全、电子签名安全等 方面的不确定性和危险性，一定程度上 影响了高职院校办公自动化的推进和发 展。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 二、对策 1更新观念，提高认识。许多 高职院校办公自动化建立推进迟缓、以 至在推进过程中呈现停顿以至搁浅的情 形，高职院校领层对此有不可推脱的义 务。因而，学校领导应更新观念，提高 认识，拿出抓学科建立和抓教学评价的 劲头来抓网络办公自动化系统建立，同 时做好办公人员的队伍培训。要加大对 推行办公自动化的宣传工作，要从学校 信息化建设的角度来认识办公自动化系 统的重要性，通过办公自动化系统建设 提高学校的行政办公效率和管理水平， 推动学校的信息化工作。提高办公人员 的办公自动化意识，尤其要强化各级领 导的办公自动化意识，只有领导和办公 人员都有现代化意识和观念，才有可能 加快办公自动化的建设步伐。 2.建章立制，长效管理。管理的 标准化是办公自动化系统正常运转的制 度根本，因而，建立健全各项长效管理 制度是保证办公自动化顺利推行的重要 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 保证。在办公自动化系统运行的过程中， 诸如校园网络信息管理方法 、 数据 库管理员职责及网络与信息应用、 失密管理方法等各类相关制度也要相 应出台，并在后续的系统运用过程中针 对不断出现的新问题对这些规章制度及 时更新和完善。建立考核制度，没有考 核，办公自动化的推行往往“事倍功半” ， 效果较差。逐步规范公文在办公自动化 化系统中的运转程序，要在系统上运行 的公文必须明确规定，逐步取消部门纸 质文件。同时要及时做好备份工作，对 于需要存纸质的文件要做好存档工作。 用户的责任要明确到人，对于没有及时 使用系统造成工作延误的要给予一定的 处罚。 3.加强学习，提高素质。由于办 公人员在办公自动化系统这一人机分离 系统的运用中起着主导作用，这就要求 办公人员一方面要精通现代办公常识， 另一方面还要纯熟运用各种办公设备及 办公软件。因而，提高办公人员的综合 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 素质，提高办公人员的办公自动化综合 技能就成为高职院校推行办公自动化的 重中之重。首先，要开展培训。对于一 个新软件的运用，要有计划的开展培训。 由于办公人员的计算机水平差异较大， 可以选一批基础比较好的作为各个部门 的管理员培训，通过管理员对自己部门 人员培训，起到“ 以点带面 ”的作用。此 外，可以通过内部培训来逐渐提高办公 人员的业务水平，经过考核持证上岗； 还可以对重要技术岗位聘任计算机专业 人才。 4.增强防范，确保平安。由于网 络办公自动化系统的运行会使高职院校 的各类信息在一定范围内处于开放状态， 重要数据的安全性防护由此成为关键。 因而，在办公自动化推行的过程中，同 时