2008采购部工作报告

2008 年度采购部经理述职报告 各位领导，同事们： 2008 年已近尾声，回顾整个年度，上半年我带领采购部员工顺利完成自身 工作，下半年在部门内人手短缺的情况下，我们仍然出色地完成了采购任务。 本着“想干事，能干事，会干事，干成事”的思想，做到“急部门所急，想酒 店所想，圆满完成酒店各项采购任务确保酒店正常运营” 。现就 2008 年度我在 采购部门完成的主要工作做简要陈述： 一、日常基础工作 我们部门的日常工作是琐碎的，依靠的是绝对的细致和耐心。作为一个部 门的班长，我需要根据实际工作情况改进工作要求和制度，只有不断创新、不 断进取，才能在平凡岗位上做出不平凡的成绩、实现自我价值。 1. 每天副食品的收验货： 每天早上一到办公室必须进行 2 楼食堂和 8 楼餐厅当日副食品的验收、发 放工作这工作看似简单，却需要在检查副食是否新鲜、足秤，是否满足酒 店使用的规格和要求。另在目前部门人手暂缺的情况下，仍坚持做好每月三旬 的询价、走市场、了解价格和分析的工作，以保证能向供应商以最低的价格拿 到最合适的商品。 2. 其他物资、原材料的收发货： 本年度内由于庄臣等大供应商要求用传真形式发送要货通知，所以为了提 高工作效率。我们改变以往一线部门缺货后再申请补货的被动形式，通过研究 和分析，依据日常工作的经验积累，对易耗商品的消耗速度进行估计，确保以 最低的库存量来满足酒店正常运营，在实际工作中摸索出常用易耗品的消耗规 律。并根据规律制定进货量和库存量，保证一线部门的日常供货，强化库存品 管理“先进先出” ，不断档不囤积。对各个部门提出的申购要求进行分类分析， 对所需货品分轻重缓急，把有限的人力物力投入到需求最紧急的一线部门去。 3. 供应商的选择： 货比三家的道理每个人都懂，但是要找到最合适的却不容易。由于酒店供 2 货的特殊性质，不是每个够资质的供应商都能满足我们的要求。所以当一直给 我们供货的供应商突然发生变故的时候，我们需要第一时间在最短的时间内找 到接手的替补。因此，平时就注意收集各方面供求信息，在维护现有供应商的 同时积极发现和联络潜在的供应商。注意供应商及市场价格的变化对提供的每 一批次产品都严格把关，保证收到的产品都是优质、优价的货品。 2008 年中，原先的牛奶供应商由于公司经营结构调整，决定不再向我酒店 供应牛奶。牛奶看上去是个不起眼的商品，家家人人每天都要接触，但目前若 要保证 8 楼正常供应，我也动了一番脑筋。我找了好几家牛奶商，但是没有人 能够满足我们每天送货、货款月结的要求。后来我们主动把要求降低到只要每 天送货、货款日结都没问题，但是还是没有人能满足。因为牛奶的保质期短、 每天 8 楼早餐的客流量又不一样，不可能每天都订一样的量，多了会造成浪费、 少了又会供应不足。要怎么才能解决矛盾呢？我首先想到娱乐部咖啡吧所用的 南京绿缘奶，这个产品每月送货，如果不在保质期内用完就要倒掉造成浪费， 现在与娱乐部协调将预计多余的奶品供应 8 楼，杜绝浪费节省开支的同时，也 解决了早餐牛奶的燃眉之急。另外，我决定每周两次自行去大卖场购买，一次 购买的量可以供应 4-5 天，第一时间解决了牛奶供应的问题，虽然麻烦了，但 酒店的食品成本却降低了。在货比三家也不能解决问题的时候，作为采购部经 理就要开拓思路，随机应变，成为一线对客部门背后的有力支持者。 4. 给出合理化建议： 要想做一个出色的采购经理，不只是在别人提出采购申购要求时进行满足， 而是要以专业的眼光审时度势，给其他部门经理合理化方案和建议，为酒店开 源节流，通俗地说来就是：“要用最少的钱，办最多的事” 。注意收集各方面意 见，并总结、整理，使获得的信息畅通，及时反馈处理。 举个今年碰到的实例：客房部门提交上来一章申购单，要申请 3M 大张贴 纸，我即与房务中心领办联系了解了该申购的用处：客房写字台上有块“上网 指示牌” ，原先上面写了两种上网方式的办法，由于客房上网系统的变动升级， 原先需要向前台索要上网登陆名和密码的程序被删除，省略了这个步骤以后， 客人只要将自带的电脑连接到我们的宽带借口，直接就可以上网。但是我发现 3M 的贴纸纸张很大，如果需要裁剪到适用的尺寸会很麻烦。于是我与印刷品 3 供应商协调，希望他们提供黑色的比较窄小的胶带。供应商很快答复愿意免费 提供我们所需要的黑色胶带，这样一来即省去了购买 3M 贴纸的费用，又方便 了客房部的操作。后经试贴后认为效果非常好，客人也没有提出任何疑问。真 可谓一举三得。这个事情告诉我，在日常工作中采购部应该努力多发挥主观能 动性，积极思考、努力实践，就能够成为其他部门的好参谋、成为酒店降成本、 创效益的先锋。 二、与各部门的协调计划 根据各部门的年度指标要求，编制全年的采购供应计划。制定计划后及时 主动跟进确认实施情况，根据事件变化调整计划进度。发生问题时不推卸、不 逃避，与相关部门及人员及时取得联系，主动寻求解决方案，尽一切可能完成 既定任务。 工作中经常反省可完善项目，为提高办事效率、减少工作中的失误，注意 加强与各部门间的横向联系，作为需求部门与供应商之间的纽带，尽职尽责、 不断完善本部门的后勤保障职能的能力。 再举个例子，跟客房部和销售部都有关系：今年我们酒店客房的家具进行 了一次大规模的翻新工程。在座的各位不少人可能都知道，这次的工程从开始 到结束虽然时间不长，但是中间波折却不少。原先参考客房的出租率确定了家 具翻新的时间，我与外地的家具厂商也进行了充分的协调沟通，但是客房部因 故临时通知我取消既定的翻新计划。接到通知后，我告知家具厂商计划工程取 消。没想到最后客房部还是决定按照原先计划进行家具翻新工作，而且销售部 还强调家具必须在约定的时间回酒店，因为紧接着就要面临一个接待客人的高 峰，为确保酒店当时 100%出租率的实现，不容许出现差迟，否则将外送多位客 人，造成酒店的损失。 我第一时间再与家具厂商联系，但家具厂商已安排了其他的生产任务，很 难在原先约定的时间内完成我们的翻新工程。我动之以情、晓之以理，从企业 和市场的双赢的角度与厂方反复协调交涉，对方最终答应紧急调配人力物力帮 助我们完成计划，厂方终于在最后期限内完成了工程。但是由于厂方对酒店行 业的特殊性不够了解，又出于节省自身运输成本的考虑，货物运出时没有全部 4 到位，而是遗留了一部分在第二天再行运出。酒店客房内的家具缺少任何一件 都不能对外营业。不能营业就意味着酒店收入的减少、企业形象负面效应的增 加。据此我再三与对方车间主任、厂长等负责人联系，强调货物返回缺少会导 致的后果，要求安排人手连夜将剩余家具运回，最终确保了酒店客房的正常运 营，没有耽搁任何一间客房的销售。 从这个事件充分凸现了采购部门的桥梁纽带作用，作为这个部门的经 理，我更需要在关键时刻临危不乱、头脑清晰地去带领整个团队克服所有面临 的困难，完成酒店领导交给的各项任务。 三、ISO 质量认证工作 自从 2002 年酒店通过 ISO9000 质量认证至今，我部严格执行文件规定，做 到有章可循、按章办事。先后建立和完善了各项采购台账、记录、表格。对所 有物资、原材料的供应商做了资质评定，建立了合格供方名录。按照要求做好 采购商品的验收、仓储、领料行为的控制。对于不符合要求的采购行为，一律 不得执行与实施。同时对于购进商品的保质期进行有效控制，采取拒收和及时 退换货的工作要求。今年酒店开展了三年一次的 ISO 外审工作，我们部门特别 重视，为迎接文件和场所的双重审查，将 ISO 文件进行了补充核对、对仓库进 行了整理整顿，做好仓库的“一物一卡、卡物相符”工作。最终顺利通过了 ISO 的外审。这将使我们将来的采购工作更有条理性，计划性。 四、不足和改进方向 当然，我也需要正视自身和部门内部的工作缺点和不足。 首先，有部门认为我们采购不及时。 其次，酒店开业八年以来。由于酒店特殊结构的关系，客房及公共区域的 家具装饰等都没有进行大的改动，还是一直沿用八年前的风格。但是供应商方 面却时刻都在与时俱进，家具的材料、设计风格等变化很大 五、展望 2009 2008 年是不寻常的一年。 5 三鹿奶粉事件让世界的眼光聚集到了食品安全问题上，2009 年采购部将继 续坚持对购进商品、原材料严格执行索证、验证制度。强化酒店总仓、冷库的 管理。为酒店的食品安全保驾护航。 周边新建酒店竞争越来越激烈，采购部将在装修、装饰、餐饮菜肴等方面 向相关部门提供进一步的协作，在现有资源和成本的基础上求新求变，以吸引 更多新老客人的关注和消费。 年末世界经济危机愈演愈烈，到 2009 年，这场世界性的灾难即将波及中国， 我们的各大供应商是否会受到影响还是个未知数，我会寻