b、文书管理制度

文书管理制度 文件收发规定 (一 ) 公司的文件由 办 公室 负责 起草和 审 核，公司 总经 理 签发 ；党支部的文件由 办 公室 负责 起草和 审 核，党支部 书 记签发 ；公司本部各部 门 的文件由各部 门负责 起草 办 公室 审 核， 总经 理 签发 。 (二 ) 文件 签发 后，送 办 公室 统 一安排打字，打印后送回 起草部 门 校 对 ，校 对 无 误 方能复印、盖章。 (三 ) 文件和原稿，由 办 公室分 类归 档，保存 备查 。 (四 ) 属于秘密的文件，核稿人 应该 注明 “秘密 “字 样 ，并 确定 报 送范 围 。秘密文件按保密 规 定，由 专 人印制、 报 送。 (五 ) 文件 统 一由 办 公室 负责发 送。送件人 应 将文件内 容、 报 送日期、部 门 、接件人等事 项 登 记 清楚，并向文件 签发 人 报 告 报 送 结 果。秘密文件和由 专 人按核定的范 围报 送。 (六 ) 外来的文件由 办 公室 专 人 负责签 收，并分 类 登 记 。 由 办 公室主任提出 处 理意 见 后， 签 收人 应 于接件当日即按文 件的要求 报 送 给 有关部 门 ，不得 积压迟误 ，属急件的， 应 在接 件后即 时报 送。 (七 ) 传阅 文件由 办 公室 专 人 负责 收回， 对领导 指示的 文件， 办 公室 应 及 时组织传 达和落 实 。 公文管理规定 第一条 本公司公文，是 传 达 贯彻 上 级 指示精神、 请 示 和答复 问题 ，指 导 或商洽工作的重要工具。 第二条 本公司公文， 实 行 统 一管理。公文的管理，要做 到 规 范、准确、及 时 、安全。行文 单 位，要克服官僚主 义 和文 牍 主 义 。 第三条 各部室、各 单 位及各有关人 员 ，对 公文中涉及 国家、政府或本公司 应 保密的事 项 ，必 须严 守机密，不准随便 向他人泄露。 第四条 pnb0公文保密等 级 分 为 ：绝 密、机密、秘密三 种，其他 为 一般文件。 绝 密、机密文件打印一定要用 专 用磁 盘 。 绝 密文件只能印一份，由起草人送有 阅 文 资 格的人 员传阅 ， 机密文件按 审阅 人数打印， 阅 完后由起草人收回 归 档。秘密 文件由 阅 文人妥善保管。 文件机密 级 数，由 发 文 单 位的主管 领导 根据文件内容确定。 第五条 公司 发 文的程序 为 ：拟 搞、 审 核 (部 门领导 ) 、签 发 (公司 领导 ) 打印、 发 文、 催 办 、立卷、 归 档、 销毁 等。 第六条 公司收文的 处 理程序 为 ：收文、分文、 传 送、催 办 、立卷、 归 档。 草 拟 公文 应 注意以下事 项 ： (一 ) 内容要符合党和国家的路 线 、方 针 、政策、法律、法 令及地方性行政 规 章。 (二 ) 反映情况要客 观 ，实 事求是。 (三 ) 文字要准确、精 炼 ，条理要清楚， 层 次要分明， 结 构要 紧 密，用 语 要 规 范。 (四 ) 人、地、物名、引文及 时间 要具体、准确。 第七条 各 级领导对 送来的公文要及 时阅 批，急件的， 当天批复；一般文件的，三天内批复。 第八条 各 级领导阅 、批公文 应 仔 细认 真， 阅 完后要 签 名并注明日期，不得圈 阅 。需要 签 署具体意 见 的，要明确、具 体。 第九条 公司所有 发 文， 发 文 单 位 应 有存档，并将文件 原稿 (经领导签 字 ) 审 核稿件 连 同正本二份送 总 裁 办 档案室 存档。有 领导 指示的， 还应 附批复件。 第十条 收文由 总 裁 办 公室 统 一 负责 。总 裁 办 收文后， 应 先做好 归类 、登 记 ，然后根据文件的内容，分送有关 领导阅 示。 阅 示完 毕 后，由 总 裁 办 收回 归 档。 第十一条 所有文件 发 放，一定要有登 记 、签 收手 续 。 第十二条 公司 发 文，一定要由 总 裁 办统 一 编 号： (一 ) 以公司名 义对 外 发 文，一律 _字 (_年 ) _号； (二 ) 公司党 总 支 发 文，用 _党字 (_年 ) _号； (三 ) 以工会、共青 团 、妇联 名 义发 文，用 _政字 (_年 ) _号； (四 ) 公司 监 事会 发 文，用 _监 字 (_年 ) _号； (五 ) 董事局 发 文，用 _董字 (_年 ) _号； (六 ) 董事局委 员 会 发 文，用 _董 字 (_年 _号； (七 ) 董事局委 员 会所属机构 发 文，用 _董 _字 (_年 ) _ 号； (八 ) 其他管理部 门 的 发 文，用 _字 (_年 ) _号。 第十三条 董事会机构及 经营 管理部 门 除 经对 方同意， 一般不 对 外 发 文。 第十四条 红头 文件，只适用于需遵照 执 行的制度、 规 定、决定、决 议 、纪 要、任命等，其他文件一般用公司信 笺 印 发 。 文书管理规则 总则 第一条 目的 为 使文 书 管理制度化，以增 进 文 书处 理之品 质 及效率， 特 订 定本 规则 。 第二条 范 围 本 规则 所称文 书 管理，指 总 管理 处 各部、室、中心或各 公司 (含事 业 部、 业务执 行部 门 ) 与外界来往的文 书 (包括 电 报 ) 及关系企 业 (含公司内容 ) 各部 门间 来往文 书 (包含 签 呈 ) ，自收 (发 ) 文至 归 档全部 过 程之 办 理与控制。 承 办 部 门 第三条 总 收 发 部 门 总 公司各部 门 与外界来往文 书 的收 发 由 总 管理 处总务 部 门统 一 办 理，各公司 (工厂 ) 所在地的 总 收 发 由其所属 总务 部 门办 理。 总 收 发 部 门负责 文 书 之收受及 发 送。 第四条 管理部 门 (一 ) 总 管理 处 各部、室、中心及各公司以公司名 义 与外 界来、往的文 书 ，以各公司 总经 理室或管理 处为 管理部 门 ；营 业 、采 购 、工 务 、资 料、法律、服 务 、训练 等 业务 部 门 的文 书 ， 得以各 该业务 部 门 的最高主管部 门为 管理部 门 。 (二 ) 各公司 (工厂 ) 所在地与外界来往属地区性文 书 ，以 其所在地之 经 理室或管理 处 (或 总务 部 门 ) 为 管理部 门 。 (三 ) 关系企 业 各公司、部 门间 来往文 书 原 则 上以厂、 处 、 部、室以上部 门为 管理部 门 。 (四 ) 管理部 门应 指定人 员负责 来往文 书 的核稿及收 发 、拆封、登 记 、分文、稽催、校 对 、监 印、档案管理等事宜；文 书 未按 规 定 处 理者，管理部 门 不得受理。 第五条 主 办 及会 办 部 门 (一 ) 文 书 内容所涉及的 业务 主 办 部 门为该项 文 书 的主 办 部 门 ，如有涉及其他部 门时 ，其他部 门则为该项 文 书 的会 办 部 门 。 (二 ) 本企 业 各 类资 料 对 外 统 一 报 送的主 办 、会 办 及提供 部 门 。 行文 第六条 行文 类别 (一 ) 函： 发 布 规 章或 临时 性 规 定及 对 机关 团 体、公司行 号、私人或关系企 业 各公司 间 及公司内各部 门间 行文使用。 (二 ) 公告：就主管 业务 向公众或特定 对 象宣布 时 使用。 (三 ) 便函：关系企 业 各公司、部 门间 或公司内各部 门间 业务 接洽 时 使用。 (四 ) 签 呈：下 级对 上 级 有所 请 示或 报 告 时 使用。 (五 ) 电报 ：业务处 理 须 以 电报 行文 时 使用。 (六 ) 表格式公文：政府机关 规 定之表格式公文及公司人 事令等，可依 实际 需要印 为 固定格式使用。 (七 ) 其他： 1、司法文 书 依据司法部 门规 定程序 实 施； 诉讼 文 书 ，依 政府有关部 门诉讼审议 委 员 会 规 定程序 实 施。 2、会 议纪录 及例行表 报 等的 发 送不必行文。 第七条 行文名 义 、署名及印信借用 (一 ) 对 关系企 业 外机构行文的名 义 、署名及用印 规 定 如下： 1、以公司名 义 由董事 长 署名盖董事 长职 章： 属政策性或影响公司重大 权 益的行文。 2、以公司名 义 由 总经 理署名盖 总经 理 职 章： 对 政府各部、会、局、署及其所属一 级 、二 级 机构或省政 府、市政府及其所属一 级 机构等之行文。 3、以公司名 义 由 总经 理署名、盖 总经 理 职衔签 字章。 (1) 对 省政府、市政府所属二 级 机构等的行文。 (2) 对 当地市、 县 政府及其所属一 级 机构的行文。 (3) 对 税 务 、金融机关的行文。 (4) 总 管理 处 各部、室、中心代表各公司 对 外的行文 (但 本款第六 项 另有 规 定者从其 规 定 )。 4、以公司名 义 ，由 经 理署名、盖 经 理 职衔签 字章。 对 本款第二 项 所列以外的公家机构或公民 营 企 业 、法人 团 体的行文。 营业 、资 料、工 务 等部 门 于各 类规 章 规 定的核决 权 限或 授 权 范 围 内 对 客 户 、厂商之行文。 5、以部 门 名 义 ，由厂 处长 署名盖厂 处长职衔签 字章。 营业 、资 材、工 务 等部 门 于各 类规 章 规 定的核决 权 限或 授 权 范 围 内 对 客 户 、厂商的行文。 6、以部 门 名 义 盖部 门 章： (1) 采 购 部 门对 厂商的行文。 (2) 人事、服 务 、训练 、法律等部 门 于 经办业务 之 权责 范 围 内 对 公民 营 事 业 、民 间 机构或个人的行文。 7、应 依本款第四 项 的名 义 、署名及用印 规 定行文而 该 行 文 单 位无 经 理者，得盖用公司公章行文。 8、因 环 境特殊或事 实 需要， 须 另行 规 定行文名 义 、署名 及印信使用者， 应专 案 签 送 总 管理 处总经 理室 转 呈董事 长 或 总经 理核准。 (二 ) 关系企 业 各部 门间应 以部 门 名 义 行文，并依下列 规 定 签 署、用印： 1、正式行文者，以公司名 义 由 总经 理或事 业 部 经 理署名 盖 职衔签 字章 为 之；以 业务 接洽便函行文者，由 经办 部 门 主 管及 经办 人署名，盖用部 门 章。 2、总 管理 处 各部、室、中心 对 各公司行文的油印函件， 盖用部 门 章。 3、工 务 、资 材、会 计 、总务 等服 务 部 门对 其他部 门 的行 文盖部 门 章。 4、厂、 处 以上部 门 主管 对 其直 辖 部 门 行文以部 门 主管之 职衔签 字章 签 署。 (三 ) 公告、人事通知 单 、聘任 书 、奖 状、契 约 及依法令或 特定 业务 (如 进 出口、税 务 、关税、 劳 保、投 标 等 ) ，须 加盖公 司或 业务专 用章的文件，均 应 盖章，并 视业务 需要依 规 定加 盖董事 长 或 总经 理之 职衔签 字章或 职 章或加盖于其 权 限或授 权 范 围 内的部 门 主管 签 字章或私章。 (四 ) 特定 签 署人及印信的文件从其 规 定。 五 ) 需以 对 等身份的 签 署人名 义 复文者， 应 斟酌 实 情 处 理。 第八条 行文的判行 权 限 (一 ) 以董事 长 署名行文者， 应 送 总 管理 处总经 理室 转 呈董事 长 判行。 (二 ) 以 总经 理署名行文者，除 总 管理 处 各部室、中心代 表各公司 对 外行文得由 经 理 (主任 ) 判行者外， 应 送各公司 总 经 理室 转 呈 总经 理判行。 (三 ) 以事 业 部 经 理署名行文者、 应 送 经 理室 转 呈 经 理 判行。 (四 ) 以部 门 名 义 由厂 处长 署名行文者， 应 由部 门 主管 判行。 (五 ) 以部 门 名 义 行文者， 应 由部 门 主管判行。 (六 ) 以公司名 义 盖用公司公章行文者， 应 由 经 理 级 人 员 判行。 (七 ) 因 专 案 业务 需要，如 进 出口、税 务 、关税、 劳 保、投 标 等使用公司名 义 ，须 盖用董事 长 或 总经 理之 业务专 用章者， 行文 时应经 各 该业务 部 门 主管于授 权 之范 围 内 经 核准后始得 为 之。 (八 ) 固定格式文 书 ，应 由署名的主管于原稿判行后，授 权业务 主 办 部 门 主管依式行文。 文 书处 理程式 、 通 则 第九条 文 书 分 类 (一 ) 机密 类 ：具有 专 利性、独特技 术 性的 资 料及特定列 管的 业务 机密文件， 应 依本 规 定第八章 规 定 办 理。 (二 ) A类 ：凡关系重大，足以影响公司 权 益的文 书 ，应 呈 总经 理核 阅 后始得分文 办 理。 (三 ) B 类 ：一般文 书 及 经 常性 业务 往来文 书 。 (四 ) C 类 ：一般通知或参考性的函件无 须 呈判者， 仅 登 记 分文直接交 经办 部 门处 理后 归 档。 (五 ) 其他 类 ：与公司 业务 无直接关系之表 报 、宣 传 或印 刷函件，无需收文、登 记 ，可直接送有关部 门 参 阅 。 第十条 收 发 文登 记单 (一 ) 第一 联为 收 (发 ) 文登 记单 ，收 发 人 员 按流水号 码 顺 序装 订 存 查 。 (二 ) 第二 联为 催 办单 ，于送 经办 部 门签 收文件后，收 发 人 员 收回，按 处 理期限或待复日期之先后次序整理，按日核 对 催 办 。 (三 ) 第三 联为 主管催 办单 ，经办 部 门 主管于交 办 文件 后留存，按 处 理期限或待复日期之先后整理，以 备 随 时 稽催 督 导 用。 四 ) 第四 联为经办 人 员 存 查联 ，于文件 办 妥后按 结 案、 未 结 案分 类 存 查 。 (五 ) 第五 联为 核 查联 ，于文件 办 妥 时 随文 归 档，如系代 行或授 权 判行的文件，由收 发 人 员转 送主管核 阅 后 归 档。 第十一条 收 (发 ) 文字号的制定管理 (一 ) 对 外行文的字号 1、公司： X 1X 2(X 3) 总 字第号。 X 1X 2 为 公司 简 称； X 3 为 地区 别 ，不需分地区者省略； 为 公司收 (发 )文流水号。 2、事 业 部 (含直属部 门 ) ：X 1X 2(X 3) X 4 字第 号 (X 4 为 事 业 部或直属部 门 代字，由各公司 总经 理室制定管理 )。 3、营业 部 门 ：由各公司 总经 理室制定。 (二 ) 对 关系企 业 行文的字号 1、由各公司 总经 理室 统 一制定管理。 2、总 管理 处 各部、室、中心由 总 管理 处总经 理室 统 一制 定管理。 (三 ) 收 发 文 编 号 1、由文 书 管理部 门 按年份依流水号 码 一文一号 编 列。 “ 业务 接洽便函 “另行 编 定，亦采流水号 码 一文一号 编 列。 2、复文以收文号 码为发 文号 码 ，如有二号以上来文并 案 处 理，以最后的收文号 码为发 文号 码 。 3、主 动发 文号 码 与一般收复文号 码 采取同一 编 号 顺 序。 、与外界来往文件 第十二条 收文 (一 ) 登 记 、分文 来文由收 发 人 员 拆封后，于 “收 (发 ) 文登 记单 “登 记 收文 编 号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要 后，送分文人 员 依其性 质 判定文 书类别 、经办 部 门 ，再由收 发 人 员 分 发 。 (二 ) 文件的分送 收 发 人 员 分 发 文件， 应 留存 “收 (发 ) 文登 记单 “第一 联 ， 依收文 编 号之流水号 码 装 订 之。其余第二、三、四、五 联连 同 来文以 “分文 专 用卷宗 “送交 经办 部 门 主管核定 “要 “否 “答复 及 处 理期限， 记 入 “收 (发 ) 文登 记单 “第二、三、四、五 联 ，第 二 联 于当天 签 收后， 夹 放于 “分文 专 用卷宗 “退 还 收 发 人 员 ， 由收 发 人 员 按 处 理期限的日期先后予以整理 为 文件催 办 之用。 (三 ) 文件交 办 经办 部 门 主管将文件批交 办 理 时 ，应 将 经办 人姓名 记 入 “收 (发 ) 文登 记单 “第三、四、五 联 ，留存第三 联 按 处 理日期之 先后整理稽催督 导 ，第四、五 联连 同文件交 经办 人 办 理。 (四 ) 文件 处 理 1、经办 人 办 理文件 时 ，应 将 拟办 或复文 拟 搞 签 呈主管 判行。 2、经办 人 应 将 处 理 经过 、结 果或复文摘要 记录 于 “收 (发 ) 文登 记单 “第四、五 联记 要 联记 要 栏 (如不敷使用 时 ，得以 “文 书签办单 “补 充， 签办单 随同 “收 (发 ) 文登 记单 “第五 联 流程 处 理 ) ，并填 记预 定保存期限及 销 案或待复日期后 连 同来文 (复文 时 需附复文稿 ) 经 呈判后打字、校 对 再 转 送文 书 管理部 门 收 发 人 员 。经办 部 门 主管于文件判行后，将 “收 (发 ) 文登 记 单 “第三 联 抽出 销 案。 3、收 发 人 员 收到 办 妥的来文及 “收 (发 ) 文登 记单 “第四、 五 联时 ： (1) 如无需复文者，依其 类别编 定档号填 记 于第四、五 联 将档号及 销 案日期 转记 第一 联 ，抽出原留存的第二 联销 案， 并将第五 联 同文件 归 档，将第四 联 退 还经办 人。 (2) 如需复文者，将复文及复文搞送 请监 印人 员 用印后， 复文封 发 投 邮 ；来文、复文稿、复文底本 则 依其 类别编 写档号 填 记 于第四、五 联 后，第五 联连 同来文、复文稿、复文底本 归 档，并抽出原留存的第二 联销 案 (如需待复者， 则 将第二 联 依 待复日期的先后整理以 备 稽催 ) ，再将第四 联 退 还经办 人。 经办 部 门 如 业务 需要，可以复文底本留存。 4、来文附件如属 现 金、支票、 汇 票或其他有价 证 券等， 经办 部 门经办 人于接到来文 时 ，应 即 缴 交出 纳 部 门签 收不 应 随文 传递 。 第十三条 主 动发 文 (一 ) 拟 稿、登 记 经办 人以公文稿 笺拟 妥文稿， 检 附 “收 (发 ) 文登 记单 “一 式五 联 ，填写受文者、 类别 、经办 部 门 、内容摘要、附件、 经办 人姓名、 预 定保存年限及 销 案或待复期限等 栏 ，呈部 门 主管 会核稿人 员经 判行，送收 发 人 员编 号， 转 打字、校 对 后，送交 文 书 管理部 门 收 发 人 员 。 (二 ) 发 文 处 理 收 发 人 员 收到 发 文文件、原稿 “收 (发 ) 文登 记单 “(一式 五 联 ) ，即将 发 文文件及原稿送 请监 印人 员 用印。文件封 发 投 邮 后，登 记单 第一 联 依收 发 文 编 号的流水号装 订 ；无 须 待 复文件，第二、三 联 即予 销 案，如 须 待复者，第二 联 由收 发 人 员暂 存，第三 联 送 经办 部 门 主管，均依待复日期的先后整理 以 备 稽催；第四、五 联连 同 发 文原稿及底本依其 类别编 写档 号，将档号及 销 案日期填 记 于第一 联 后，第四 联 交 还经办 人 存 查 ，第五 联连 同 发 文原稿、底本 归 档。 第十四条 外界复文的 处 理 收 发 人 员 及文 书经办 部 门 收到外界复文，除按收文程序 处 理外，收 发 人 员应 抽出原 发 文的第二 联销 案，将 销 案日期 转记 原 发 文的第一 联 ，并将收文日期及字号 转记 于原 发 文后 归 档的第五 联 ，经办 部 门 接到复文 时 ，主管 应 抽出原 发 文的 第三 联销 案， 经办 人 应 于原 发 文的第四 联 填 记 收文日期及字 号。 、关系企 业 来往文件 第十五条 行文方式 (一 ) 正式以公文用 纸 或油印函件行文者，依本章的 规 定 处 理。一般性的 规 定、通知、公告等函件无需复文 时 ，发 文 部 门 仍 办 理 发 文手 续 ，受文部 门则 依下列方式 处 理： 1、主管部 门对 其直 辖 部 门 行文 时 ，受文部 门 免 办 收文 手 续 。 2、总 管理 处 各部、室、中心及各公司相互行文，由受文 公司 总经 理室或部、室、中心文 书 管理部 门办 理收文，其 转 交 所属部 门时 ，所属部 门 免 办 收文手 续 。 3、受文部 门 依前二 项 的 规 定免 办 收文者仍 应处 理呈核 后依收文日期先后 顺 序 归 档。 (二 ) 以 “业务 接洽便函 “行文者，依第十六条 规 定 办 理。 (三 ) 各 类 文 书 的行文， 应 就 组织层级 需要数量一次印 发 ，避免逐 级转 文重印延 误时 效。 第十六条 业务 接洽便函之 处 理 (一 ) 发 文 经办 人 发 文 时 ，应 将接洽内容列 记 于 “业务 接洽便函 “第 一 联 ，并填 记 文 书类别 、受文者、待复期限、附件等各 栏 ，呈 请 主管判行后另依式填写三 联连 同第一 联 呈主管主管 签 署， 一并送收 发 人 员编 号并 记载 于 “收 (发 ) 文 编 号登 记 表 “再送 监 印人 员 用印后，由收 发 人 员 将 “业务 接洽便函 “第二、三、四 联 送交受文部 门 ，第一 联则 依待复日期之先后整理以 备 稽催。 (二 ) 收文 受文部 门 的收 发 人 员 收到 “业务 接洽便函 “第二、三、四 联 ，于便函上填 记 收文 时间 、编 定收文号 码 并 记载 “收 (发 ) 文 编 号登 记 表 “将便函第二、三、四 联 送呈部 门 主管批定 经办 人 后，由收 发 人 员 将二、三 联 交由 经办 人承 办 ，第四 联经经办 人 签 收后由收 发 人 员 按 发 文部 门 要求的待复日期先后整理，以 备 稽催。 (三 ) 复文 经办 人收到来文 应 于第三 联拟 具复文稿并填写 销 案或 待复日期，及 预 定保存期限 (如需 签办 ，则 以 “文 书签办单 “办 理， 签办单连 同 “业务 接洽便函 “第三 联处 理 ) ，经 主管判行后， 依式填写于第二 联 ，一并呈主管 签 署再送由收 发 人 员转请 用 印并抽出原 暂 存之第四 联转记销 案或待复日期，将第二 联 送 交受文部 门 (原 发 文部 门 ) ，第三、四 联编 定档号填 记 于档号 栏 后；第三 联 依其 类别归 档；第四 联 依收文流水 编 号的 顺 序存 查 。如未 结 案， 则 第四 联 按待复日期先后整理以 备 稽催。 (四 ) 回文 处 理 发 文部 门 的收 发 人 员 收到复文部 门 送达的便函第二 联 时 ，于原 暂 存的第一 联 注 记 复文的收文 时间 ；第二 联转 送 经 办 人呈 阅办 妥并注明 预 定保存期限送收 发 人 员 抽出第一 联销 案，再一并 编 定档号填 记 于档号 栏 ，第一 联 依 发 文流水 编 号 的 顺 序装 订 存 查 ，第二 联 依其 类别 存档，如未 结 案，第一 联 需 加注复文部 门 要求的待复日期，并按此日期的先后整理以 备 稽催，再行复文 时 ，则 依 发 文程序 办 理。 文 书处 理方式 第十七条 文 书结 构 (一 ) 公告：以 “主旨 “依据 “公告事 项 “三段式斟酌运用。 (二 ) 函、 签 呈：以 “主旨 “、“说 明 “、“办 法 “、“请 求、 拟办 或建 议 “三段式斟酌运用。 (三 ) 业务 接洽便函：以公文三段式或以条例方式逐点叙 述。 (四 ) 采用 语 体文以达到 “简 、浅、明、确 “的要求，可用表 格 处 理的尽量利用表格。 第十八条 信函 处 理 (一 ) 指名 营业 、工 务 、资 材及采 购 人 员 收受的信函由信 封上的 记载 可 认为 公 务 文 书 者， 应视 同公 务 文 书 拆封，如系 私事，再予 发还 ；未能 办认为 公 务 文 书 的信函， 经 其本人拆封 后如系公 务 文 书 ，应 交收 发 人 员 依本 规则处 理。 (二 ) 指名 经 副理以上人 员 的信函， 迳 送其本人，如系公 务 文 书 ，再交收 发 人 员 依本 规则办 理。 第十九条 签 呈 处 理 (一 ) 经办 人因特殊案件的 处 理，需 签请 主管核示 时 ，以 签 呈用 纸缮 写一份行之， 签 呈 经 核决并依示 办 妥后 应 依 类别 归 档。 (二 ) 经办 人 签拟 后 层 呈主管核示，如需呈 转经 (副 ) 理 级 以上主管核示者 (各公司 经 理室、 总经 理室以及 总 管理 处 各 部、室、中心 为 呈 总经 理或董事 长 核示者 ) 则 于厂 (处 ) 长 (部、 室主管 ) 签 示后，由厂 (处 ) 、部 (室 ) 收 发 人 员 登 记 于 “签 呈事 务备查 表 “转 呈 经 (副 ) 理以上主管 (各公司 经 理室、 总经 理室 及 总 管理 处为总经 理或董事 长 ) 核示，于核示后由厂 (处 ) 部 (室 ) 收 发 人 员转记 “批示 “情形，呈送厂 (处 ) 长 (部室主管 ) 核 阅 后，交由 经办 人依示 办 理，但与会 办 部 门 有关者 应 复印分 送会 办 部 门协 同 处 理或 备查 。经办 人 办 妥后，将 签 呈交由厂 (处 ) 、部 (室 ) 收 发 人 员编 定档号填 记 于 签 呈及 “签 呈事 务备 查 表 “后， 签 呈依其 类别归 档。 签 呈内容不宜 为 公众周知者， 应 指定 专 人 专 案 签办 。 第二十条 合 约处 理 (一 ) 订 立或修改合 约时 ，经办 部 门拟 稿后判行前， 应 将 文稿 转 送 总 管理 处 法律事 务 室核稿。判行后依 业务 需要份数 送 请缮 打、校 对 、用印。 (二 ) 固定格式的合 约书 其原稿 应 依前款 规 定 经 核稿判 行后使用， 经办 部 门 使用 时 依式填写所需份数呈准后，直接 送 请 用印。 （三）合 约书签约 代表原稿、正本的保管部 门规 定。 保管部 门 收到合 约书 正本 应 即 贴 足印花并予 销 印后与 原稿一并 归 档。其他 业务 有关部 门 均以副本留存 备 用。 第二十一条 副本及 图书处 理 副本 视 同正式文 书 ，应 依 规 定 处 理、 归 档；各 类图书应 指定部 门 集中管理。 第二十二条 电报处 理 电报视 同文 书 ，依本 规则办 理。 第二十三条 文 书处 理要点 (一 ) 经办 文 书 遇有关系重大足以影响公司 权 益之重要 文件， 应 将正本妥 为 保藏，每有 应 用均以副本或影本 层 呈 处 理。 (二 ) 为 利文 书处 理并达分 层负责 目的， 经办 人 应 就内 容要点 签拟 意 见 或 选 稿随来文呈部 门 主管核 阅 批 办 ，各主管 人 员应对 文案注意 见 ，避免只 签 名而无意 见 。 (三 ) 经办 、会稿、核稿等人 员 之答名， 应 清晰可辨，不得 潦草 难认 。 (四 ) 经办 文 书应视 其 轻 重而定 缓 急，如案情涉及其他 部 门应 照会 办 理，会稿案件会 办 部 门应 按速件 处 理之。 第二十四条 文件 处 理期限 (一 ) 收 发 人 员 收文 时 ，原 则 上 应 随到随送，不得 积压 ， 最 迟应 于文到一小 时 送交有关人 员 。 (二 ) 分文人 员 的分文 时 期，由各公司 视 其收文数量自 行 订 定。 (三 ) 经办 人 员 的 处 理期限。 1、速件、 电报 、机密文件等 应 随到随 办 ，于文到一日内 处 理完 毕为 原 则 。 2、一般案件由部 门 主管斟酌 经办 人的工作量，指定 处 理 期限，一般以文到三日内 处 理完 毕为 原 则 。 3、来文定有答复期限者， 应 尽力于来文所定期限内 处 理 完 毕 。 4、计 划、 试验 、研究、开 发 、规 章修 订 、测 定、搜集 资 料 等特殊案件部 门 主管 应 斟酌 实际 需要分 别规 定其 处 理期 限。 5、监 印人 员 原 则 上于当天完成用印。 6、文件 归 档， 应 日案日清，最 迟 不得逾二日。 7、签 呈案件，按分 层负责 的决行 层 次，由各公司自行 订 定 时 限。 第二十五条 文件稽催 (一 ) 经办 人如未能如期 办 妥文件， 应 于 处 理期限届 满 前， 经请 示部 门 主管同意后，以口 头 通知文 书 收 发 人 员 更改 处 理期限。 (二 ) 收 发 人 员应 按日 检查 催 办联 ，到期未 见办 妥 销 案 者， 应 先以口 头 通知 经办 部 门 主管，如再俟一天仍不 见办 妥 销 案者， 应 即以 “文 书 催 办单 “一式二 联 ，送 经办 部 门 主管交 由 经办 人填注 “拟 完成日期 “及 “迟 延原因 “经 主管批核后， 经 办 部 门 自存一份，一份送 还 收 发 人 员继续 依期稽催，收 发 人 员应 随 时 将稽催情形 记录 于稽催 联 。 第二十六条 发 送方式 文 书发 送方式分 为专 送、 邮 寄 (平信、限 时 、挂号、航空 ) 电报 (寻 常、加急、 书 信、打字 ) 及集运等， 经办 人 应 于文 书 底 稿上注明。 第二十七条 文件 递 送 (一 ) 呈 阅 文件的 递 送方式 文件呈 阅 、呈判、会 办时 ，如 为 普通案件以浅灰色卷宗 递 送，如系机密， 紧 急或 A类 案件， 则 以桔 红 色卷宗 递 送。 (二 ) 部 门间 文件的 递 送 1、发 文及受文部 门 在同一厂区内，可以文件直接 递 送， 如需 签 收者，可以自存 联 送 请请 受文部 门签 收后取回稽催。 2、发 文及受文部 门 在不同厂区者， 发 文部 门 收 发 人 员 需将文件依受文部 门 地区 别 以 (处 ) 、部 (室 ) 为单 位装入 “内 部信封 “予以 递 送， “内部信封 “仅书 写受文部 门 的厂、 处 、部、 室名称不另注明 经办 人姓名，由受文部 门 收 发 人 员统 一拆封 分 发 。 3、各公司于各 办 公地区 应设 一文件 “寄送中心 “，总 公司 为 各公司 总经 理室，各公司 (工厂 ) 所在地 为总务 部 门 ，各 “寄 送中心 “得 规 定每日截止收件 时间 ，以便整理集中装运。 4、收 发 人 员 将文件 递 交 “寄送中心 “后， “寄送中心 “人 员 应 将同一受文部 门 之厂 (处 ) 部 (室 ) 的文件集中整理，开具 “ 文件 递 送清 单 “一式三 联 ，第一 联 自存，第二、三 联连 同文件 汇总 装入地区 别专 用 “文件袋 “寄送。收文地区之 “寄送中心 “ 人 员 收到 “文件袋 “拆开后，即以 “文件 递 送清 单 “第二、三 联连 同文件送交各厂 (处 ) 收 发 人 员签 收后留存第二 联 ，第三 联 以 当天 “文件袋 “送 还 原 发 文的 “寄送中心 “存 查 。 5、总 管理 处 各部、室、中心寄送各厂区的文件，一律 递 交各公司的 “寄送中心登 记转 送。 6、总 公司各 “寄送中心 “的 “文件袋 “，需于下午五 时 前送 交 总 管理 处总务 部 门统 一运寄。 7、原 则 上文件 应 随到随送，不得 积压 ，“寄送中心 “人 员 须 于每日上午上班后 30分 钟 内将 “文件袋 “内文件分送各厂 (处 ) 、部 (室 )收 发 人 员签 收。 印信 、印信种 类 第二十八条 种 类 (一 ) 公章：各公司向主管机构登 记 之公司印 鉴 及特定 业 务专 用之公司印信。 (二 ) 职 章： ZK()1、董事 长 、各公司 总经 理刻有公司名 衔 及 职别 的印信。 2、刻有 职别 及特定 业务专 用的主管印信。 (三 ) 职衔签 字章：各公司厂、 处长 以上主管刻有 职衔 及 签 名的印信。 (四 ) 部 门 章：刻有公司及部 门 名 衔 之印信。如 为 不得 对 企 业 外行文之部 门 ，应 于部 门 章上加注 “对 内 专 用 “之字 样 。 (五 ) 校 对 章、 骑缝 章、附件章：刻有公司名 衔 及 “校 对 章 “ 或 “骑缝 章 “附件章 “等字 样 之印信。 第二十九条 印信的 资 料及形式 所有印信均 为圆 形橡皮 质 。 、印信使用 第三十条 监 印人 员 (一 ) 各公司公章及董事 长职 章之 监 印人 员应签请 本企 业 董事 长 核定后任用。 (二 ) 特定 业务专 用的 图记 及董事 长职 章、公章、 总经 理 职 章之 监 印人 员应签请 各公司 总经 理核定后任用。 (三 ) 各部 门 主管的 职衔签 字章及部 门 章由各部 门 主管 指定 监 印人 员 。 (四 ) 监 印人 员 不在 时 ，应 由代理人代 为监 印，代理人的 任用 应 依前三款的 规 定 签 准或指派。 第三十一条 印信盖用 (一 ) 行文 时应 依第八条的 规 定判行送 请监 印人 员 依第 七条的 规 定于函件、文稿及底本上用印。 (二 ) 其他文件需盖用印信者， 经办 人 应 填具 “盖用印信 申 请单 “一式二 联 ，经 呈准后凭以申 请 用印， 监 印人 员 除于文 件上用印外， 还应 于 “盖用印信申 请单 “正面加盖使用的印信， 并收存第一 联 ，第二 联 退回 经办 部 门 存 查 。 第三十二条 印色使用 公章、 职 章以 红 色印泥或 红 色打印水用印的。 、印信管理 第三十三条 印信的核定及制 发 部 门 (一 ) 公章、董事 长 及各公司 总经 理之 职 章及 职衔签 字 章均 经总 管理 处 董事 长 核定，由 总 管理 处总经 理室 为 管理部 门统 一制 发 。 (二 ) 总 管理 处 各部、室、中心的部 门 章或特定 业务 之主 管 职 章 经 各部 (室 ) 经 理 (主任 ) 核定，由 总 管理 处总经 理室 为 管理部 门统 一制 发 。 (三 ) 各事 业 部 经 理、厂 (处 ) 长 的 职衔签 字章、特定 业务 之主管 职 章及各部 门 的部 门 章 经 各公司 总经 理核定由各公司 总经 理室 为 管理部 门统 一制 发 。 第三十四条 印信登 记 业务 主 办 部 门 需用特定印信或 业务专 用印信向有关主 管机构 报备时 ，该 印信的登 记 、更 换 、撤 销 等的手 续 ，均由 该 主 办 部 门办 理。 第三十五条 印信申 请 (一 ) 印信制 发 的申 请 因 业务 需要或 组织变 更，由主 办 部 门 填具 “请 (制 ) 发 印信申 请 表 “一份，送会印信管理部 门 依本 规则 第三十三条的 规 定 呈 请 核定后由管理部 门 制 发 。 （二） 印信 换发 的申 请 1、印信的印文磨 损 申 请换发时 ，由 监 印人 员 填具 “请 (换 ) 发 印信申 请 表 “一份，于 备 注 栏 拓具印模，叙明制 发 日期，送 会印信管理部 门 依本 规 定第三十三条 规 定呈 请 核定后由管理 部 门换发 。 2、原有 废 旧印信 应 于 换发 的印信收到后一周内，由 监 印人 员 依本 规则 第三十六条的 规 定 办 理。 (三 ) 印信 补发 的申 请 1、印信 毁损 或 遗 失 时 ，监 印人 员 除向 该 印信登 记 机构 报备 并依法公告作 废 外， 应 填具 “请 (补 ) 发 印信申 请 表 “一份， 于 备 注 栏 叙明原印的种 类 、字体、制 发 日期、 毁损 或 遗 失 经过 及失 职 人 员 的 议处 ，并会印信管理部 门 依本 规则 第三十三条 规 定呈 经 核定后，由管理部 门补发 。 2、补发 印信的文字体 应 有异于原印信，以 资 区 别 。 3、遗 失的印信 寻获时 ，应 即交由 监 印人 员 于二日内依 本 规 定第三十六条 规 定 办 理。 (四 ) 印信增刊的申 请 1、一种印信以制 发 一枚 为 原 则 ，但如因 业务 需要或受 地区限制需增刊者，由 业务 主 办 部 门 依本条第一款 规则 申 请 。 2、增刊的印信 应 由管理部 门 斟酌 实 情 设 法加以区 别 。 第三十六章 印信 缴销 (一 ) 废 旧、撤 销 或 遗 失 寻获 的印信， 应 由 监 印人 员 填具 “缴销 印信申 请 表 “一份，送会印信管理部 门 依本 规则 第三十 三条之 规 定呈 经 核定后， 检 具 缴销 之印信，送 缴 管理部 门 撤 销 。 (二 ) 印信管理部 门 收到 缴销 的印信，即斟酌 实 情予以 保存或截角注 销 。 第三十七条 印信管理 (一 ) 各种印信由各 监 印人 员负责 保管，如有 遗 失或 误 用情事由 监 印人 员负 完全 责 任。 (二 ) 印信管理部 门应 指定 专 人 负责 印信之制 发 、换发 、 补发 、稽 查 等管理工作，并 设 立 “印信登 记 表 “拓具印模、 样 本， 依序装 订 成册，以利管理。 (三 ) 印信不固定 换发 年限，印信管理人 员 每年至少 应 稽 查 一次。 (四 ) 主管、 监 印人 员 或印信管理人 员 交接 时 ，应 拓具印 模 样 本列册 专 案移交，并 报 送印信管理部 门 。 档案管理 、管理部 门 第三十八条 管理部 门 (一 ) 文 书结 案后，原稿由各文 书 管理部 门归 档， 经办 部 门视实际 需要留存影本。如 为 特殊案件因 业务处 理需要，原 搞 须 由 经办 部 门 保管者， 应经 文 书 管理部 门 主管同意后妥 为 保存，文 书 管理部 门 以影本 归 档，原稿用 毕 后仍 应 送文 书 管 理部 门归 档并 换 回影本。 (二 ) 各公司档卷分 类 目 录 及 编 号原 则 ，由各公司 总经 理室或事 业 部 经 理室 统 一制定管理； 总 管理 处 各部、室、中心 则 由各部 门 自行 编 定 报 送 总 管理 处总经 理室。 、整理与分 类 第三十九条 文件点收 文件 结 案移送 归 档 时 ，依如下原 则 点收： (一 ) 检查 文件的本文及附件是否完整，如有短少， 应 即 追 查归 入。 (二 ) 文件如 经 抽存者， 应 有管理部 门 主管的 签认 。 (三 ) 文件的 处 理手 续 是否完 备 ，如有 遗 漏， 应 即退回 经 办 部 门补办 。 (四 ) 与本案无关的文件或不 应 随案 归 档的文件， 应 即 退回 经办 部 门 。 (五 ) 有价 证 券或其他 贵 重物品， 应 退回 经办 部 门 ，经办 部 门应 送指定保管部 门签 收后，文件送 归 档。 第四十条 文件整理 点收文件后， 应 依下列方式整理： (一 ) 中文直写文件以右方装 订为 原 则 ，中文横写或外 文文件 则 以左方装 订为 原 则 。 (二 ) 右方装 订 文件及其附件均 应对 准右上角，左方装 订则对 准左上角理 齐钉 牢。 (三 ) 文件如有 皱 折、破 损 、参差不 齐 等情形， 应 先整 补 ， 裁切折叠，使其整 齐 划一。 第四十一条 档案分 类 (一 ) 档案分 类应视 案件内容、部 门组织 、业务项 目等 因素，按部 门 、大 类 、小 类 三 级 分 类 。先以部 门别 区分，部 门 别 之后依案件性 质 分 为 若干大 类 ，再在同 类 中依序分 为 若干 小 类 。 (二 ) 档案分 类应 力求切合 实 用。倘因案件 较 多，前款三 级 不敷 应 用 时 得于第三 级 之后另增第四 级 “细类 “。如案件不 多，亦可 仅 使用 “部 门 “及 “大 类 “或 “小 类 “二 级 。 (三 ) 同一 “小 类 “(或 细类 ) 之案件以装 订 于一档 夹为 原 则 ，如案件 较 多，一个档 夹 不敷使用 时 ，得分 为 两个以上的档 夹 装 订 ，并于小 类 (或 细类 ) 之后增 设 “卷次 “编 号，以便 查 考。 (四 ) 每一档 夹 封面内 页应设 “目次表 “，案件 归 档 时 依序 编 号、登 录 ；并以每一案一个 “目次 “编 号 为 原 则 。 (五 ) 档号之表示方式如下 A 1A 2-B 1B 2C 1C 2D 1-E 1E 2 A 1A 2 为经办 部 门 代号， B 1B 2 为 大 类 号， C 1C 2 为 小 类 号。 D 1 为 档卷卷次， E 1E 2 为 档案目次。 第四十二条 档案名称及 编 号 (一 ) 档案各 级 分 类应赋 予一名称，其名称 应简 明扼要， 以能充分表示档案内容性 质为 原 则 ，且有一定范畴，不宜 笼 统 含混。 (二 ) 各 级 分 类 、卷次及目次的 编 号，均以十 进 阿拉伯数 字表示；其位数使用 视 案件多寡及增 长 情形而斟酌决定。 (三 ) 档案分 类 各 级 名称 经 确定后， 应编 制 “档案分 类编 号表 “，即将所有分 类 各 级 名称及其代表数字 编 号，用一定 顺 序依次排列，以便 查阅 。 (四 ) 档案分 类 各 级编 号内 应预 留若干空档，以 备 将来 组织扩 大或 业务 增繁 时 ，随 时 增 补 之用。 (五 ) 档案分 类 各 级 名称及其代表数字一 经 确定，不宜 任意修改，如确有修改必要， 应 事先 审 慎研 议 ，并 拟 具新旧档 案分 类编 号 对 照表，以免混淆。 第四十三条 档号 编 定 (一 ) 案件如系新案， 应 就 “档案分 类编 号表 “，查 明 该 案 件所属 类别 及其卷次、目次 顺 序 编 列档号。 (二 ) 案件如可 归 属前案， 应查 明前案之档号予以同号 编 列。 (三 ) 档号以一案一号 为 原 则 ，遇有一案件叙述数事或 一案 归 入多 类 者， 应 先确定其主要 类别 ，编 列档号。 (四 ) 档号 应 自左而右 编 列，右方装 订 的案件， 应 将档号 填写于案件首 页 的左上角；左方装 订 者 则 填写于右上角。 、归 档与档案清理 第四十四条 保存期限 (一 ) 归 档文件， 应 依目次号 顺 序以活 页 方式装 订 于相 关 类别 的档 夹 内，并 视实际 需要使用 “见 出 纸 “注明目次号 码 ， 以便翻 阅 。 (二 ) 档 夹 的背脊 应标 明档 夹 内所含案件的分 类编 号及 名称，以便 查 档。 第四十五条 保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本企 业 其他 规 章特定 者外，依下列 规 定 办 理： (一 ) 永久保存： 1、公司章程； 2、股 东 名簿； 3、组织规 程 及 办 事 细则 ；4、董事会及股 东 会 纪录 ；5、财务报 表； 6、政府机 关核准文件； 7、不 动产 所有 权 状及其他 债权 凭 证 ；8、工程 设 计图 ；9、其他 经 核定 须 永久保存的文 书 。 (二 ) 10年保存： 1、预 算、决算 书类 ；2、会 计 凭 证 ；3、事 业计 划 资 料； 4、其他 经 核定 须 保存 10年的文 书 。 (三 ) 5 年保存： 1、期 满 或解除之合 约 ；2、其他 经 核定保 存 5 年的文 书 。 (四 ) 1 年保存： 结 案后无 长 期保存必要者。 (五 ) 规 章由 规 章管理部 门 永久保存，使用部 门视 其有 效期 间 予以保存。 第四十六条 档卷清理 (一 ) 管档人 员应 随 时 拂拭档案架， 维护 档案清 洁 ，以