xx事业部2006年会议管理办法

会议管理办法 FTLWZGN.8110200.002.1-2005 管理制度 1.制订目的 为明确会议职能职责，提高会议效率和会议质量，使会议能更好的促进、协调业务的开展，确保会议决议及时贯彻、落实。 2.适用范围 本规定适用于农业装备事业部级会议、事业部部门级会议的管理。 3.1 管理类会议：包括经理办公会，是指综合管理部组织召开，事业部经理层、所属相关部门部长及相关人员参加的会议。 3.2 运营类会议：是指由事业部各系统组织召开，事业部副经理及以上领导主持，各部门及相关科室、车间负责人参加的专 题会议，包括商品改进会、生产例会、质量例会、成本例会、营销例会以及业务收益及控制周度调度会。3.术语 3.3 专题会：指事业部各部门组织召开的各类会议，由各部门部长及以上领导主持、部门人员、科长、车间主任及相关人员 参加的调度会、协调会及日常工作中的临时性会议，包括服务协调会及人力资源协调会。 4.1 综合管理部为事业部级会议的归口管理部门，具体负责事业部经理办公会及业务收益及控制旬度调度会的组织管理，同 时负责对其它类型会议召开时间、地点审定，确保参会人员及会议室不发生冲突。 4.2 会议组织部门负责会议准备工作, 会间组织管理和会议结束后的有关工作，并与公司综合管理部公关传播科配合作好有关 会议设施、器材准备工作。 制度 要素 4.职责 4.3 会议主持人负责对会议必要性、会议规模、会议议题、会议目的及会议费用进行审定，确保会议效率和效果。 5.1 召开时间、地点、参会人员、规定议题、主持人等原则上按规定执行，因此各会议组织部门要在会议召开前对具体召开 地点和时间与综合管理部公关传播科进行协调。 5.2 会议召开频次以农业装备事业部会议体系 规定为准。制度 主要 内容 5.会议管理内容 5.3 会议准备 5.3.1 会议议题、 议程准备 5.3.1.1 会议的具体时间、地点和参会人员确定后，由会议组织部门下达通知，并 同时向参会人员征集议题，然后将规定议题及征集议题按重要性和轻重缓急排出顺 序，拟定会议议程，经会议主持人审批后，按参会人数发放到位，以保证会议顺利 进行；或以投影方式使参会人员了解会议内容。 会议管理办法 FTLWZGN.8110200.002.1-2005 管理制度 5.3.1.2 议题的提报 所有参会人员，特别是事业部中高层管理人员应针对本部门或分管的职责范围 内的有关事业部经营管理情况，积极提报需会议研究协调或决策的议题，所提议题 应有创新思想或内容，以推动事业部管理水平的提高。原则上要求经理层领导每月 至少要有二个以上议题；主持工作副部长以上干部，每月至少有一个议题；不主持 工作的副部长每二个月至少有一个议题，其他干部根据实际情况提报。 5.3.1.3 议题的考核 对在相应时间跨度内没有完成要求议题数量的领导，综合管理部将对责任人实 施严格考核。综合管理部将对每个人提报议题的情况进行统计，并组织有关人员对 所提议题的水平进行评价，作为事业部对干部能力的重要考评依据之一。 5.3.2 会议材料准备 会议组织部门必须就会议议题安排发言人准备充分的材料,事业部级重要会议材料统一采用投影方式， 会间不再发放书面材料；对需要讨论、研究的有关材料要提前以文档形式送到参会人员手中，以便于参会 人员对这些材料详细研究，会议开始后可及时进行讨论、决策，以利于缩短会议时间，提高会议效率。 5.3.3.1 会场形式：事业部日常办公会或例会会场布置成长方式，大型会议（50 人以 上）可根据需要设置主席台； 5.3.3.2 音响布置：为提高会议效果，有条件的会议室要设置音响设备，会议主持人 和发言人面前摆好麦克风，同时设置流动麦克风，以备其它与会人员发言时使用，对 需要录音的，应事先做好录音准备; 5.3.3.3 影像布置 根据会议内容，需用电视、录像机、录音机、投影仪时，应提前准备并调试好; 5.3.3 会场准备 为确保会议 顺利进行，由会 议组织部门有关 单位或人员准备 好会场,要素如下: 5.3.3.4 会议室温度、湿度、照明、通风、卫生设施要考虑周到，安排布置妥当; FTZG.8100200.017.1-2005 会议管理制度 第 3 页 共 12 页 会议管理办法 FTLWZGN.8110200.002.1-2005 管理制度 5.3.3.5 为体现会议气氛，对事业部重要会议或大型会议必须悬挂会标，会议组织部 门或策划部门要在方案中予以明确，会前准备到位； 5.3.4 会议服务准备（大型会议） 会议组织部门必须事先拟定参会人员、接待用车、食宿、会间用车，往返车、船机票预订、送站用车等计 划，确保参会人员按时到、离会期间组织协调、有序。 5.3.5 事业部就有关问题提出召集大型会议的提议时，责任部门要拟定会议实施方案。内容要包括：召开 会议的必要性、会议的议题及目的、参会人员、会议地点、会议时间、会议的费用、会议的宣传方案，要 充分考虑会议起到的作用、取得的效果。会议组织部门在编制会议实施方案时必须经综合管理部进行审核 把关，由分管领导审查确定后报事业部经理或公司领导签批，待方案签批后，由责任部门按方案分工组织 有关部门及相关会务人员，逐项落实，确保会议按预期效果顺利召开。 5.3.6 准备工作检查 为确保会议能按时召开和顺利进行，会前应由会议组织部门负责人对其会议准备工作，随时调度检查。 6.1 部门级会议由会议召集部门提出会议室使用申请，报综合管理部审核，确认需要在公司三 楼会议室召集会议时，由公关传播科予以安排。 6.2 各部门召集的会议，由事业部或公司领导参加的，但不属于事业部会议，由各部门自行解 决会议地点，并通知参会领导。 6.3 如果确实需要使用公司会议室时，会议室设备及会间服务由各部门自行负责，并保证会议 室设施的完好。 6.事业部部门级 会议管理内容 部门级会议使用公司会议 室的安排 6.4 各部门如召集人数较多，部门无大型会议室时，可提前向公司综合管理部提出申请，说明 会议时间及会议内容，公关传播科根据公司和事业部会议安排情况，合理安排会议时间，会议召 开时间以公司综合管理部下发的通知时间为准。 会议管理办法 FTLWZGN.8110200.002.1-2005 管理制度 6.5 会议结束后，会议组织部门负责将会场恢复原状，即卫生的清理，空调、照明的关闭，工 具设施的及时归还，门窗的关闭等。 7.1 检查核对与会人员 会议采用签到的方式，会议开始前，会议组织部门负责将与会人员到会情况报主持人。 7.2 会议记录 会议组织部门要安排专人做好会议记录，对于重要会议应做好详细记录，必要时可用录音设备录制整套会议过程。 7.3 会间服务 会议组织部门要安排专人为会议主持人提供必要的准备，如查资料、提供原始材料，打电话了解情况等。 7.4.1 与会人员到会时要自觉签到。 7.4.2 与会人员在会议期间必须将手机关闭或调到振动状态。 7.4.3 与会人员在会议期间严禁私自离会。 7.4.4 与会人员在会议期间严禁交头接耳、睡觉或扰乱会场秩序。 7.4.5 与会人员在会议期间确有急事的，要向会议主持人请假，经批准后方可离开。 7.4 会间纪律 7.4.6 事业部重要会议需对议题进行评分，与会人员要按要求进行评分，会议结束后，将评分单交会议 组织部门，由会议组织部门以此评价。 7.会议组织管理 7.5 会议结束后 的有关工作 7.5.1 形成会议纪要 对研究讨论的问题较多，提出的意见比较纷杂，为了把会议研究事项统一起来，会议组织部门要下 发会议纪要，会议纪要经主持人签发后及时下发给有关部门或人员，以便有关部门及时落实，执行会议 决议项。事业部经理办公会、事业部级例会及重要专题会纪要要及时上报公司业务对口职能部门，本项 工作由会议组织部门负责。 FTZG.8100200.017.1-2005 会议管理制度 第 5 页 共 12 页 会议管理办法 FTLWZGN.8110200.002.1-2005 管理制度 7.5.2 立卷归档 会议结束后，会议组织部门要及时归档，归档文件包括会议议程、材料、照片、影碟、纪要等，同 时将会议通知、议程、会议材料、会议纪要等的电子文档发至综合管理部邮箱电子存档。 8.1 会议结束时，主持人应对本次会议精神的传达贯彻做出具体布置及要求。 8.2 与会者到各自工作岗位后，及时传达会议所决定事项，对经理办公会会议精神原则上传达到各部门副科级以上干部，专 题会议按主持人布置要求传达，传达时应严守会议设定的结论范围，不得自行添加内容，不得传达会议中有争论的情况、不 准塞进纯属个人的与会议内容不相符的意见。传达会议决议项，重要会议内容不能传达的，一律不能传达，属于保密事项的， 要严守保密规定。 8.会议决议事项传 达与督办、查办工 作 8.3 为落实会议内容，提高工作效率，会议组织部门负责对会议决议项的催办、查办及考核工作，催办、查办过程中发现问 题应及时处理，属重大问题及时向领导汇报，以便采取相应措施，及时纠正，对于决议项目要跟踪到底，直到项目彻底完成。 9.1 会议准备情况考核 9.1.1 事业部级大型会议或由事业部牵头组织的公司级大型会议，事先必须由组织部门进行策划，形成会议方案，为了 确保效果及与公司各部门衔接，必须经综合管理部审核、会签，否则，对组织策划部门负激励 200-500 元。 9.1.2 会议组织部门会前要做好准备工作，包括音响、照明、空调、座椅、投影设施等，因会议准备不充分影响会议效 果，达不到会议目的，每次对会议组织部门处以 50-200 元负激励。 9.2 会议纪律考核 与会人员不能参会时，应及时向会议主持人及组织部门请假。对旷会、迟到、早退、违反会议纪律者要进行通报，并对 旷会者负激励 100 元；迟到、早退超过 10 分钟者，对责任人负激励 50 元；会议期间违反会议纪律（手机没有调振或关闭、 私自离会、交头接耳、睡觉、扰乱会场秩序）的参会者负激励 20 元，连续出现违反会议纪律者负激励金额梯度递增。 9.考核细则 9.3 优秀议题奖 对提报议题积极、思路新颖，对事业部及公司发展有指导意义的或有效解决问题的，由会议组织部门拿出奖励建议，经 综合管理部核实批准后，给以 50-200 元/ 次奖励。 会议管理办法 FTLWZGN.8110200.002.1-2005 管理制度 9.4.1 会议结束后必须在 24 小时内形成会议纪要，下发有关部门和人员，否则考核会议组织部门 责任人 50 元；形成的决议项目不能完成，又无延期申请，按照 考核管理办法严格执行考核。 9.4.2 会议结束后，组织部门不能及时将会议有关材料归档的，由综合管理部负责考核会议组织部 门负责 50-100 元，并限期归档。 9.4 后续工作考核 9.4.3 参会人员会后不能按会议要求及时、准确传达会议精神的，每次负激励责任人 50-100 元。 10.各车间、科室及以下小型会议、业务会议、专题会议参照本办法执行。 11.1 本规定由综合管理部起草并负责解释。11.附则： 11.2 本制度自下发之日起执行 附件一: 经理办公会会议通知及议题征集单格式 附件二: 主持人会议准备表 附件三: 会议效果评价表 附件四: 经理办公会纪要格式 附件五: 其它会议纪要格式 12.附件： 附件六: 农业装备事业部会议组织管理体系 本制度提出部门 综合管理部 本制度归口管理部门 综合管理部 本办法起草部门 郭夕明 本制度审核人 刘玉来附加说明 本制度审定人 江 明 本制度批准人 张博友 批准时间： 2005 年 12 月 24 日 下发时间：2005 年 12 月 24 日 FTZG.8100200.017.1-2005 会议管理制度 第 1 页 共 12 页 附件一： 会议通知及议题征集单格式 表号: JL1002-010AXXX会会议通知及议题征集单 山东福田重工农装知字200X第 XX号 通知 通报 纪要 报告 计划 生效日期:2005.05.01 会签人签字 会议时间：XX 会议地点：XX 会议主持人：XX 会议记录人：XX 参会人员：XX 会议议题： 1、XXXXX(固定议题名称列举) XXX(发言人) 2、XXX (各单位提报议题) XXX(发言人) 请参会人员将需会议通报或研究决策的议题及相关资料于 月 日 时前以电子邮件或书面形式，按会议组织部门要求的格式和内容反 馈 XXX 部/科。 特此通知 批 准 拟 文批示 会议组织单位领导 会议组织人 主送：相关单位 抄报：相关领导 抄送： 批准时间：2005 年 X 月 X 日 发放时间： 2005 年 X 月 X 日 附件二： 主持人会议准备表 JL1002- 032A FTZG.8100200.017.1-2005 会议管理制度 第 3 页 共 12 页 附件三： 会议效果评价表 JL1002- 会议 意 见 要 素 内 容 修 改 日 期 地 点 参会人员 （详细人员名单以 会议议程为准） 会议组织及拟定 会议纪要部门 会议记录人 会议目的 主要议事 及时间安排 1、（ ） 2、（ ） 033A 会议效果评价表 评价要素 得 分 备 注 应参加会议人员旷会情况 与会者准时到会情况 工作服、胸卡统一情况 移动通讯设备对会议效果的影响情况 会议进行期间随意进出情况 与会者闲谈、私语情况 与会者精神状态 会议纪律遵守情 况及良性会场氛 围营造情况 茶水、话筒服务的及时性 每项满分为 10。 评分规则： 对前 5 项违背规定要 求，每人/次扣 1 分； 对后 3 项违背规定要 求，酌情打分。 平均分： 议题材料的凝练性、准确性 议题按议程规定顺序进展情况 形成决议项情况 会议议题讨论 及决策情况 主持人对决议项确认情况 每项满分为 10。 评分规则：酌情打分。 平均分： 最后得分 对会议执行 情况的评价 达到预期效果 一 般 较 差 其它意见补充 考核结论 批 准： 审 核： FTZG.8100200.017.1-2005 会议管理制度 第 5 页 共 12 页 附件四： 经理办公会纪要格式 JL1002- 034A 签发人： 综合管理部整理 200X X 号 （会议内容） （会议决议项） 序号 项目名称 内容及要求 责任人 指令人 完成时间 1 2 3 4 5 主题词： 经理办公 会议 纪要 抄 报：公司领导、事业部经理层、各部门。 200X 年 X 月 X 日 FTZG.8100200.017.1-2005 会议管理制度 第 7 页 共 12 页 附件五： 其它会议纪要格式 JL1002- 035A 会议纪要 福田重工农装综纪字2005第号 通知 通报 纪要 报告 计划 会议名称 会议主题 召开时间 召开地点 主持人 组织部门要素 参会人员 缺席人员 记录人 序 号 会议议题 会议指出（会议要求） 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 会 议 主 要 内 容 序 号 内容及要求 责任单位 责任人 指令人 完成时间 项目类别 备 注 1 2 3 4 会 议 决 议 批 准 审 核 拟 文 主送 抄报 存档 批准时间：200年月日 发放时间：200年月 日 FTZG.8100200.017.1-2005 会议管理制度 第 9 页 共 12 页 附件六： 农业装备事业部会议组织管理体系 JL1002- 036A (每周 六上午) 农业装备事业部会议管理体系图 管理控制类 价值链运营类 专题类 经 理 办 公 会 商 品 改 进 会 生 产 例 会 营 销 例 会 质 量 例 会 成 本 例 会 业 务 收 益 及 控 制 例 会 服 务 专 题 会 人 力 资 源 专 题 会 其 它 专 题 会 (每月 29 日 ) (每日 下午) (每月 6 日晚 ) (每月 28 日 ) (每月 12 日 ) (每月 10、20 、 30 日 ) (适时) (适时) (适时) FTZG.8100200.017.1-2005 会议管理制度 第 11 页 共 12 页 1 、 流程图 流程说明 会议 管理员 科长 主管 部长 会议 主持人 时间 0 1 编制会议通知 （ 兼议题征集 单 ）、 主持人 会议准备表 0 2 提报科长审核 是否通 过审核 0 3 通知报主管部 长审批 ； 主持 人会议准备表 报会议主持人 审批 是否通 过审批 0 4 下发通知兼 议题征集单 ， 呈修改后主持 人会议准备表 给主持人 0 5 编制上次会议决议 项完成情况汇总表 0 6 提报科长审核 0 7 提报主管部长 审定 0 8 收集整理 会议议程 0 9 提报主管部长 审核 1 0 报会议主持人 审定 1 1 打印决议项完成情况及其它资料 1 2 打印会议议程 、 签到表 1 4 会议室 、 录音笔 （ 电池 ）、 投影仪 、 视频落实 1 3 将所有资料电子版存入电脑 1 6 电脑 、 投影仪 、 视频调试到位 1 5 会议资料到会场 1 7 签到表 、 录音笔到位 A R 1 是 否 是 R 2 否 会议召开前 2 天完成 会议召开前 1 天完成 会议召开前 3 0 分钟完成 0 1 ：（ 1 ） 本流程适用于农装事业部会议管理体系 0 2 ： 通知由各会议组织管理部门按照管理文件规范编号后 下发 通知通过邮件下发参会人员 ， 同时电话通知参会股份公司 级领导 通