《秘书学》期末复习重点

秘书学复习重点 一、秘书学的含义与学科特征 （一）秘书学的含义 秘书学就是以秘书为研究对象，研究秘书活动和秘书工作规律的学科。 （二）秘书学的学科特征 1.实践中的应用性 2.理论上的兼容性 3.时代的发展性 4.鲜明的政治性 二、秘书学与相关学科的关系 1秘书学与管理学的关系 秘书工作是管理工作中不可分割的辅助和服务性工作。机关秘书工作是 机关管理工作的一部分，私人秘书也必须为主事者操办和管理事务。 管理体制、管理内容、管理方法、管理环境等对秘书工作模式影响极大；而 秘书工作效率和质量对管理秩序、管理成效也能产生直接的不可低估的影响。 秘书办文、办会、办事等都是管理工作的具体内容。 管理学中的组织、决策、计划、指 挥、协调、控制、监督、激励等方面的理 论，都适用于秘书学理论并对秘书辅助管理起着指导作用；而秘书学的理论、 原则和方法，均要符合现代管理的基本思想。 2 2.秘书学与领导科学的关系 秘书工作是为领导工作服务的，是领导工作的扩展、伸延和铺垫。领导对 秘书工作起导向作用，秘书工作对领导工作提供服务和辅助保障。领导与秘 书是主辅配合、工作一体化的上下级关系。秘书学与领导科学虽然研究的对 象和侧重点等有所不同，但有着不少相互交叉、重叠和融合之处。 秘书学中的参谋、协调、信息、督促 检查、处理信访、受权理事等理论，都 必须符合领导科学的规律和原则；领导科学中的激励、分工、权责相宜、人才 培养等理论，也适用于秘书工作；领导科学中的决策理论、决策执行理论等与 秘书学中的辅助参谋理论、综合协调理论等是相通的。 秘书学要融入领导科学的理论和原则，秘书工作实践必须符合领导工作 对秘书综合辅助客观要求的规律。 3.秘书学与应用写作的关系 中外秘书理论中都必须研究应用写作，特别对公文写作、法律文书写作的 要求更高，因此，应用写作是秘 书学研究的重要内容之一。 秘书学领域的应用写作研究，是将应用写作的理论与实践知识与秘书办 文办会办事有机地结合起来的，是将常用应用文写作理论与文书处理理论、 档案处理理论、会 议文件处理理论等有机地结合起来的。 秘书学领域内的写作理论既与应用写作有交叉和重叠，又有自身特定的 侧重点。 4.秘书学与其他相关学科的关系 秘书学理论对其他相关学科的兼容性很强，这就使秘书学与诸多相关学 科有着十分密切的关系。这些相关学科主要有： 3 历史学； 社会学； 经济学； 政治学； 心理学； 文化学； 信息学 （信息 论、控制论、系统论）； 文艺学； 民俗学； 公共关系学 。 (二) 美国秘书的定义 朗曼当代英语词典所下定义 为他人起草信件，保管档案，安排会见等事务的人员。 2职称词典所下定义 是指工作水平高超，能够贯彻执行以下工作的人员： （1）全面处理公司行政工作，以减轻公司管理人员较次要的行政事务及办 公室工作。 （2）能够运用速记记录口述。 （3）能够使用翻译机将口述或复制的记录信息译成文字。 （4）安排上司的约见并就此提醒上司。 （5）接待办公室的来访客人。 （6）接打电话。 （7）处理上司的重要私人邮件，撰写日常信函。 （8）对办公室其他工作人员进行监督。 （9）整理公司人事档案。 （一）涉外秘书的定义 4 涉外秘书是指在我国三资企业、外国驻华 机构、我国涉外 单位、部门 供职的秘书，是新型的外向型、复合型秘书。她们掌握一门以上外语、能操作 办公自动化设备、懂 经济、懂法律、掌握秘书 工作理论和技能，是辅助上司实 施管理的专门人才。 三、董事会秘书的特点 第一，具有决策权和监督权 第二，类似美国的公司秘书。 四、涉外秘书与机关秘书的区别 1.管理目标不同 涉外秘书从事企业辅助性管理工作， 三资 企业的管理目标是以取得 最大经济效益为出发点和归宿，管理者关注的是最佳效益。因此，涉外秘书提 供的服务，也必 须有利于提高企业的经济效益，这是衡量涉外秘书的工作高 效或低效、有效或无效的基本尺度。 机关秘 书从事行政 辅助管理工作，行政管理的主要目标是追求整个 社会的公共利益，以满足人民群众日益提高的物质和文化生活的需求。因此， 机关秘书提供的服务，必 须以公益和民意为依据，必须关注社情民意、了解整 个社会的动态和发展趋势，关心人民疾苦，反映群众意愿，辅助领导着眼于社 会整体利益、长远发展， 为人民排忧解难，追求最佳社会效益。 2.服务对象的区别 涉外秘书为企业主管上司(总经理、行政总管、经理) 服务，而且，涉外 秘书和上司是外国人，往往是一对一配置。三资企业中，经理或总经 理的个人意志是整个企业活动的核心和主宰，他们指挥整个企业以盈利为主 5 要目的而运转，涉外秘书直接受他们支配。因而工作随意性较大，所受干扰较 小，办事效率高。他 们要懂外文、了解外国的历史、文化与习俗。 党政机关秘书，是 为 整个领导群体服务，如党委 办公室秘书为整个党委 服务。机关实行的是集体领导，领导个人的意志作用不像涉外企业主管那样 大，领导班子主要围绕党和国家某一时期的方针政策来办事，较为有序。因而 机关秘书工作随意性较小，客 观上受多头支配，婆婆 多，办事效率不如涉 外秘书高。 3.职责范围的差别 涉外秘书职责可归纳为 处理事务，综合服务 。 涉外秘 书 的事务杂而繁琐，分工不 细，中小 三资 企业往往仅一名秘 书，凡办公室整理、接待应酬、安排 约会，办 理会务，处理文书、管理档案，安 排上司日程、陪同出差、参与谈判、翻 译、样样 都干，事务性、 综合性很强。 机关秘 书职责 可归纳为处理事务， 辅助决策 。 机关秘 书 工作分工很细， 设有专职秘书部门，专事某项业务，如信访办 的秘书人员专事信访工作，档案室的机要秘书专管档案，领导办公室的秘书 也有分工，如文字秘书专掌文件起草等。总体上看机关秘书侧重于辅助决策、 参谋 、协调等工作。 4.业务侧重点不同 就办文而言， 三资企业的文书除了与行政机关公文往来需遵循行 政机关公文处理办法外，各 类企业在经营中的经济合同、商务协议、立项论证 报告、商品广告、产品 说明、技术鉴定书等等，均 带有明显的行业性和功利目 的。内部运行的业务文书如会议通知、值班记录等，呈现表格化，具有企业鲜 6 明的特点，有的甚至自创文体、自定格式和办文程序，只要符合本企业需要和 便于提高效率就行，不像行政文书那样有严格、统一的体式要求。 机关文书是传达贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行 行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的 重要工具。因此，在办 文中必须严格遵照国家行政机关公文处理办法。 就筹备会议而言，行政会 议是制订、传达、贯彻执行各级政府政策法规 的工具。大体上有决策性会议、动员会、 检查汇报会、办公会、总结评比会、表 彰会等。机关秘书筹办会议侧重于准确地领会领导开会意图，对与会人员的 资格有着严格的要求，有的甚至要进行专门审查，与会人数也要准确掌握。 三资企业除了内部管理用上述会 议形式外， 还有大量业务性会议，如展 销会、新产品新闻发布会、 产品论证会、 质量 检验会等等，都是企业经营活动 或为经营服务的公关活动。 涉外秘书筹办经营性会议往往与公关、 销售人员配合，侧重于市场竞争 的需要，服务于提高经济效益的目的，并以丰富多彩、引人注目的会场布置和 富有艺术性、趣味性、宣 传性的会议形式，吸引与会者，以产生更大的社会影 响，提高企业知名度和经济效益。 就办事而言，机关秘书不管是受权理事还是处理日常事务，大多有严 格的授权范围、工作 规范和程序，秘书自主权较小。 相比之下，涉外秘 书在这方面要灵活得多。他们必须根据顾客和社会公 众不同的需要，不同的心理状况，采取灵活多样的工作方法，自主处理有关顾 客、用户的问题。 5.任职资格、待遇不同 7 第一，涉外秘书以女性 为多，占大部分，反映出国外 秘书是女性的职业 这一特点。机关秘 书则相反，大部分为男性。 第二，涉外秘书是一种相 对独立的职业，任 职者大多受过专门训练，由 学校推荐或自行应聘后任职，未受专门训练的也被送去培训。 第三，流动性较大，涉外秘书是一种独立的职业，任职者往往合则留， 不合则走，跳槽现象普遍。而机关秘书往往终身任职。 第四，他 们都通 晓英语或数门外语。 第五，他 们须具有商 务、外贸知识。 第六，他 们要能了解中外文化的差异。 第七，他们处于一个开放型、竞争型的环境中，接触面广泛，要求善 于搞公共关系。 第八，会操作办 公室自动化设备。 对涉外秘书来 说，这些知识、能力、技能是必须的，不然的话，就无 法从事工作；对机关秘书来说，这些要求就不需那么全面了。 第九，涉外秘书 的职级不像机关秘书 那样划分明显，有的相当于部 门经理级，略高于一般白领员工。由于目前涉外企业员工的工资待遇普遍高 于机关工作人员，所以涉外秘书的工资待遇一般也高于机关秘书。 机关秘书的职级参照我国的行政职别而定，如副科级、科级、副处 级、 处级，享受相应职级 的工资待遇。 第三节 秘书工作的特点 8 一、机要性 二、辅助性 4.秘书的气质对工作的影响 （1）不同气质影响秘书活动的效率 秘书由于工作需要形成了 许多分工，有 专管文字工作的文字秘书， 有专管事务的行政秘书，有 负责文件印章和通信的机要秘书等。 胆汁 质和多血质 的人在处理日常事务 、与各方面打交道中能够热情 主动，因而能够高效率地完成工作； 粘液质和抑郁质的人由于安静稳定，能够比较耐心细致，不容易出 差错， 较顺利地完成任务。 （2）根据气质类型进行合理分工 胆汁质类型的秘 书办事果断，不拖泥 带水，适合于从事鼓动组织类 型的工作、处理办公室的日常事务和进行具有开创性的组织工作。当领导制 定出一项新的决策时，如果由胆汁质类型的秘书去发动和组织工作，能够制 造比较热烈的气氛和一种情绪感染。 多血质类型的秘书由于灵活敏捷、活 泼好动，善于与各种熟悉的和不熟 的人打交道，适合于从事对外联系、交际方面的工作，同时还适合于处理各种 人际关系的协调工作，能比较灵活地化人际矛盾与争端。 粘液 质类型的秘书由于比较沉着冷静，注意稳定而工作踏实，适合于 从事材料综合及文书处理方面较细心的工作，能够做到工作有条理性。 抑郁质类型的秘书由于感受性强，思维 周密、深入，直 觉性强，分析问 题较深刻，有一定的预见性，因而适合于从事文件起草和提供咨询工作，能够 9 深化领导的思想，使工作经验系统化。 人的气质类型本身并无好坏之分。每一种气质既有积极的一面，也有消极 的一面。人类历史上不同气质类型做出伟大成就的大有人在。 俄国的四位著名作家普希金、赫 尔岑、果戈里和克雷洛夫就是四种不同 气质的代表。普希金具有明显的胆汁质特征，属于不平则鸣 的典型诗人 气质；赫尔岑具有多血质的特征，他一生不断地积极参加革命活动；克雷洛夫 属于粘液质，是一位新闻工作者，从事寓言写作；果戈里属于抑郁质的气质类 型，他的一部死魂灵描写深刻、人木三分。他们都在文学上取得了杰出的成 就。 3.秘书的性格要求 （1）自信 （2）诚实 （3）谦虚 （4）宽容 （5）幽默 三、秘书人际关系的特征 1.业缘性特征。 2.首属性特征。 3. 广泛性。4.强制性。 四、人际关系在秘书工作中的重要性 1.有利于提高工作效率。2.有利于秘书人员建立良好的人际环境 第三节 处理人际关系的艺术和技巧 一、秘书处 理人际关系的原则 (一)平等原 则 (二)互利原 则 (三)信用原则 (四)相容原则 二、秘书处理人际关的方法 (一)感情投资法 是指对人要倾注真挚的感情，舍得在密切感情方面花本钱、下功夫，以 争取对方的欢心，从而建立起良好的人际关系的方法。 10 (二 )心理吸引法 就是通过提高自己的素质修养以使自己创造出一种心理磁场 ，使人 们在接近到这种心理磁场后便容易被其所吸引。 (三 )求同存异法 在处理人际关系时，对双方的差异应作客观的分析，不应过分强求一致。 应该做到求大同、存小异，大事讲原则、小事讲风格。在枝节问题上不苛求于 人，才可以建立起良好的人际关系，成为知己的好朋友。 人生得一知己足矣，斯世当以同怀视之。由此可以看出两人相交的程度。 （四)角色互换法 每个人在同某一具体对象交往时总是以特定的角色出现的，而我们习惯 于从自己的角度来看待自己和别人的行为，就可能带上片面性，交往中难免 发生冲突和矛盾。 如果能够运用角色互换法，都站在对方的角度去看问题，就容易理解对 方的想法和行为，这种矛盾就容易被克服了。 1.要做到能设身处地地替交往对方着想。 2.还应以要求别人待自己的方式去对待别人。 三、秘书处理人际关系的技巧 1.对别人真诚地感兴趣。 2.给人留下良好印象的简洁方法是微笑 3.要获得别人的好感，记住别人的名字。 4.在交谈中尽量做一个好的听众。 11 5.谈论对 方感到有兴趣的话题。 6.要使别人立刻喜欢你，你必须以一种真诚的态度去赞美别人，去谈论 他自己。 秘书在处 理人际关系时，要注意学会使用各种技巧。 一是要注意审时度势，根据具体的情景选择合适的方法； 二是要注意因人有别，根据具体的交往对象采取不同的方法； 三是要注意情理并用，做到以情感之，以理晓之 。 二、秘书应遵循的原则 (一)遵守领导 班子组织法规的原则 (二)遵守职权 划分、单向请示的原则 (三)遵守对 同级领导一视同仁的原则 (四)坚持有利于 领导之间团结的原则 三、秘书与异性上级的关系 1领导者要正确 对待异性秘书 一是人格上要尊重秘书，平等地以礼相待； 二是工作上加强指导， 严格要求，并在严格要求秘书的同时，要 严格要 求自己； 三是在生活及思想上予以关心，但要与其他下级一视同仁，不厚此薄彼 和特殊照顾，更不能私下施以小惠，超越同事关系的过分亲密 。 四是领导者要从有利于工作、成 长的角度进行引导，不宜谈及粗俗、趣 味低下的话题。 五是要正确对待异性秘书对自己的服从、支持、尊重、敬佩或体 贴。 12 2秘书要正确对待异性上级 一是要维护自己平等的人格尊严； 二是要自觉维护与领导者在工作目标上的一致性； 三是要立足于公务，不要介入上级的私生活； 四是要正确对待领导者的关心和照顾； 五是要在满足领导工作的正当需要的同时，对违法违纪的行为应劝谏和 抵制，绝不能曲意迁就。 秘书要防止可能出 现的误区 一是以为领导对自己的正常的关心和照顾，是出于异性间的追求，造成 正常关系的扭曲； 二是为了个人私利目的有意取悦上级； 三是畏于权势， 满足异性上级的不正常要求等等。 秘 书处理与领导班子关系的要求 (一)熟悉本 单位的总体情况 (二)了解 领导环境 四、秘书为领导服务中的关系的把握 1.为主要领导人服务与为领导班子服务 主要 领导 人在组织管理中负有更重要的责任，是决策者。秘书人员应把 主要领导作为重点服务对象，以辅助其完成工作任务。 在人力和时间安排上，既要 优先考虑为主要领导服务的需要，又不能忽 视领导班子其他成员的公务服务。 2.为中心工作服务与为日常工作服务 13 中心工作是领导人不同时期、不同工作 阶段的重点，任务紧急， 时效要求 高，往往需要秘书人员全力以赴，夜以继日地去突击完成任务，同时又要兢兢 业业地做好日常工作。 3.正确处理多头指示，避免矛盾 作 为秘书人员，面 对多头指示，应主动促进领导人之间的沟通，共同商 讨出一个妥善的办法。 若各分管领导人各持己见，相持不下，秘书人员要请示主要领导人，由 主要领导出面协调或进行裁决。 秘书人员决不能偏向一方，擅作主 张，或者搬弄是非，投机 讨好。多头指 示是管理过程中的一种不协调倾向，秘书人员应竭尽全力，使之协调，避免酿 成更大的矛盾和纠纷。 请 示与分歧 天龙 公司 总经理出差外地了，公司的一件重要事项急需三位副总经理协 商决定。但在商量时，三位副 总经理发生了严重的分歧，开了一上午的会议， 还未达成统一意见，而事情又十分紧急，这可使具体经办人简秘书苦恼万分。 会后，好心的简秘书分别再向三位领导请示，三人仍各持己见，每位副总经理 都要求简秘书传话给其他两位，听话的简秘书均如此照办，但事情最终未办 成。 总经 理回来后，再次召集开会，三位副 总经理的情绪更坏，隔阂更大，而 且都表明自己的原话或说话的真正意思不是传话的那样，是简秘书在传话时 加进了自己的意思，使原意走了样。这样一来，简秘书真是“猪八戒照镜子， 里外不是人” 。 14 4.加强沟通，促 进领导班子的密切合作 5.对口请示，避免交叉请示 秘书 人员经办的事务很多，在某项工作事务需要请示领导时，应按照领 导人的职能分工， 对口向具体负责该项工作的领导请示。 秘书 人员 切不可请示某分管领导人得到自己不满意的答复后，又去请示 其他领导人，按照秘书个人的意愿取其所需。 6.逐级请示，避免越级请示 秘书人员在向 领导请示工作时，应首先向自己的直接 领导请示，直 接领导人难以明确决断时，自然会向其上一级领导人请示。 7加强沟通，避免 产生误会 秘书人员应做好信息沟通工作，使 领导成员能全面了解情况，避免由于 不能全面了解情况而产生误会。 如领导班子开办公会，某领导成员因公出差未能出席，办公会决定的事 项和讨论的问题，缺席的 领导成员均不了解，当这位缺席的领导出差返回后， 主要领导人若因为工作太忙未能及时传达办公会精神，以记录员身份列席办 公会的秘书人员，应主动将会议记录和会议纪要送给缺席的领导人，使其了 解领导班子办公会的基本情况以及作出的决定。 8.筛选信息，避免说是道非 秘 书人员长期工作在领导身边，对领导的决定意见和工作意图，要及时 传递，但对某些非正式场合的某种心理情绪的流露，或对某人某事在非正式 场合流露的某种看法，则不能随意传播。 特 别是关于领导人之间的某些可能引起误会、影响团结的话，只能听到 15 为止，绝不能私下传话，说是道非，激化矛盾，导致领导成员之间产生内耗。 (二) 正确 领 会、贯彻、执行领导意图 1.什么是领导意图? 领导意图是指领导人、领导班子或领导机关在指导其社会组织实现目标 的过程中所提出的意见和企图的实质，是领导提出的工作意见和总体所表达 的真意、实质、核心出 发点和目的，是 领导工作思想的具体体现。 2.正确对待领导意图 首先，应在 领导意图 的形成过程中做好大量辅助性的服务工作。 其次，必须 正确理解、 领会领导意图 。 再者，应做好 领导意 图贯彻执行中的信息反馈工作。 3. 传达贯彻领导意图应注意的问题 一是不能耽误传达时间。 二是不能截留领导意图。 三是不能随意解释或歪曲领导意图 。 四是在传达贯彻中遇到抵触等困难时，既要坚持原则，又要机动灵活地 多做工作 。 三、秘书批评领导的艺术 1批评尽可能在私下里进行。 如果我们出于对事业的负责， 对领导的关怀，那我们就应该在私下同领 导交换意见，因其他人不在场，不会让领导面子上不好看。 2.以亲切的话语作为批评的开场白。 16 3.批评只针对行动，而不是对人。 4.提供答案。 重点不在失误上， 应 在改正的手段和方法上。 5.一个失误一次批评。 6.在友好的方式中结束。 一、公文处理的含义 是指公文管理中的形成阶段和生效阶段，即公文撰制、办理两个阶段， 就是常说的发文处理和收文处理。 四、文书处理中应注意的事项 (一) 文旨不明，文种不分 1请示与 报告混用 请 示中的理由与情况报告两者的区别是： 第一，请示是向上 级请求指示批准，这是请示的主旨。其中有反映情况 的内容，但这种 反映情况的内容 只是请 示事项的理由，是 为请示事项服 务的。而报告的主旨是汇报情况、答复上级的询问。 第二，请示要求上 级回复，报告不需要上级回复。 第三，有时请 示的标题有：“呈请、提请、批准、解决等字样，以 显示请 示这一文种的特色，以区别于报告，若将请示的标题写成关于的请示报 告则是错误的。 第四，该用 请示时错用报告，如关于解决新建教学大楼的报告。 办 文中拟稿、 审核、复核等环节要特别注意文种的选择，防止请示、报告 17 的混用、连用、 错用现象出现。 2通知与通报混用 二者都是下行文，而且在传送信息、沟通情况、提出要求等方面有相似 之处，因此，常把一般要求下级办理具体事项的通知写成通报 ，而把奖惩 好坏典型、传送重要情况写成通知。 通知的文旨在于上级要求下级知晓、执行办理的具体要求，而通报旨在 以好的、坏的典型事例或重要情况来教育群众，起指导、启发和警戒作用与沟 通重要情况的作用。文旨明确，文种就不会错用。 (二) 行文关系不明， 职权不清 行文关系有：上行文、下行文、平行文。1通知与函混用 通知与函的区别是：通知只限于上级机关对所隶属的下级机关使用( 行 政上没有隶属关系，业务上有领导、指导关系的也可以用通知) ，而函是在不 相隶属的单位之间使用。 通知作为下行文，只有 告知性 ，而函作为平行文，更多的是询问与 商洽，二者行文关系不能混淆。若把通知发到不相隶属的单位，误用上级对下 级的语言，告知任务，那就越出了自己的职权范围，是违规、失礼的做法。 函是唯一一种平行文，适用于不相隶属的机关、单位之间询问、商洽、答 复问题。若把函发到下属单位，误用对兄弟单位的商洽性语言告知任务，这就 是放弃了自己的职权。 18 只有明确行文关系，才能使用通知、函。 2批复与复函混用 批复只能用于答复下级单位的请示事项，而复函只能用于答复不相隶属 单位的商洽和询问。如果 对不相隶属单位的要求、询问使用批复答复，那就越 出自己的职权范围，不以 谦虚、平等的态度待人，是失礼的。而对下级单位的 请示用复函，就又放弃了自己应有的职权。 (三 )多 头主送，多项请示 请 示一文数事，把 许多要求解决的问题都写在一份请示中，以为这样可 以节省时间，多解决些问题。这种不合规定的做法，由于没有明确的主办机关， 结果往往是各个主送机关的领导只表态不决定。 请 示的内容太杂，反而没有了主要的请示事项，文书常常被退回重新行 文。 因此拟制、 发送文书一定要严格按国家行政机关公文处理办法去做， 照章办理，毫不含糊。 案例分析 2003 年，某省社会治安 综合抬理委员会办公室主任一行 3 人从北京开 完会回来后，立即向省委、省政府写了一份请示，要求迅速贯彻中央社会综合 治理工作第 X X 次会议 精神，同时表彰全省 2002 年社会治安综合治理先进 集体和先进个人， 预算 68 万元。 秘书处将办文意见报秘书长阅签并呈省委马副书记审示。马副书记批示： “同意召开会议， 经费按办 公厅财务处审核的 预算 58 万元执行。 ” 19 (四)不按业务归口原则请示或商洽工作 未经业务归口部门直接向政府报请拨给款项、物资、分配房屋、解决 户 口、征用土地的请示，不予 处理，原件退回。因此秘书一定要按业务归口原则 请示或商洽工作。 有些秘书对隶属关系的概念理解比较狭窄，一提隶属关系就只从行政上 理解，因而在为有些业务部门或机构拟制文件时，以行政机关的名义向上级 行政机关行文。事实上，各 级业务部门和机构，除了在行政上与各级所属机关 具有隶属关系外，它们还在全国范围内组成了一个由上而下的垂直领