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文档简介

从个体户到公司( 16)流程优化 找对了人,还需要做好事。文化育人,制度管人,然后按流程办事。 事情可以分为两类,一类是程序化的,按照流程操作就行,比如政府部门的很多事情,就 是属于这种类型,如注册一个公司,你按照政府规定的程序,一步步做完,公司就成功注 册了。另一类是非程序化的,主要是面临突发事件,事先没有做好准备,需要随机应变、 当机立断处理的事情。程序化的事情,对于经办人员的要求相对比较低,只要对符合条件 的人员,进行例行培训,然后照着做就行了。而非程序化事情,对人的要求就相当比较高, 通常需要有丰富经验的人,才能做出比较好的处理。 管理良好、运行规范的企业,绝大部分(90%以上)的日常事情都是程序化的。每个岗位 都有标准操作手册(SOP) ,不同岗位间的协作,也事先进行了良好的设计,就像精密的齿 轮一样,紧密啮合,让整个企业的运转有条不紊,忙而不乱。高级管理人员,主要从事两 个方面的工作:1)流程优化和系统完善,就是通过观察和分析企业的运转情况,发现其 中存在的问题,以及可以进一步提升的地方,然后寻找解决方案,并进行实施,实施之后 再进行检查和分析,再找出问题,然后再进行改善,也就是著名的 PDCA 环。2 )应对突 发事件。一方面当有突发事情发生时,能够及时采取有效措施,进行应对;另一方面,则 是制定好各种预案,并进行适当的演练,这样一旦有突发事情发生时,可以比较好地去应 对。 当前,移动互联网的发展,对人们的生产和生活造成了非常深刻的影响。我有一次去一个 工厂,看到中午休息时间,有工人就在玩手机。移动互联网,特别是微信,让人们的沟通 变得非常快捷方便,但也对传统的组织和流程管理带来了一些冲击。甚至有人喊出了“流 程已死” 。但 8 月 12 号的天津大爆炸事故,应该让大家有个清醒的认识。如果有严格规范 的流程,如果制定好的流程被规范地得到执行,如果遇到突发事件有事先预案,如果预案 被正确地得到执行,如果没有预案,但也有丰富的经验去采取正确的措施,也许事情不会 严重到如此地步。微信圈里看到一个视频:附近居民楼里有个人拿手机在窗户前拍摄,第 一次爆炸时还没事,结果第二次爆炸时,巨大的冲击波炸碎了玻璃,应该伤到了他,然后 听见他大声呼喊,叫他的小孩躲到厕所间去。这也警示我们,移动互联网和微信本质只是 一个沟通工具,他于物质世界没有什么直接作用,该做的事情我们还得去做,该注意的地 方我们一定要注意,微信改变不了商业的本质,影响不了事物发展本身的规律,一些经典 的管理理论、方法和工具,仍然值得我们学习和实践。 关于流程优化,可以在百度百科上搜索“流程优化”关键词,获取非常详细的信息。作为 一个企业主,如果你对这个关键词还没什么概念,建议一定要好好去学习下。西方管理学 把领导者的技能分为 3 个组成部分:概念技能、人际技能和技术技能。技术技能是一个人 对某种类型的过程或技术所掌握的知识和能力;人际技能是有效地与他人共事和建立团队 合作的能力;概念技能是按照模型、框架和广泛关系进行思考的能力。概念技能处理的是 观点、思想,而人际技能关心的是人,技术技能涉及的则是事。不同层次的管理者需要的 三种技能的相对比例是不同的。管理层级越高,工作中技术技能所占的比例越小,而概念 技能所占的比例越大。所以,作为企业主,可以不掌握具体知识细节和操作技能,但一定 要建立一些必须的概念。 Paul Harmon 于 2004 年提出流程成熟度模型(BPMM,Business Process Maturity Model)。 参考 CMMI 的流程能力分级情况,结合流程在企业中的实际运用水平,对流程能力划分为 五个等级。 1)初始级:即流程部分制度化,做事没有固定规矩,靠直觉,兴之所至,没有计划。 2)经验级:即流程已经制度化,依托于过往经验形成参考,有计划。 3)规范级:流程已经规范化,有严格的规范措施,保障资源,清晰的权限结构,员工可 以参考执行。 4)度量级:已经实现了对流程通过量化和统计技术进行管理,和企业运营、组织绩效紧 密相关,已经可以让组织具备更强的市场竞争力。 5)卓越级:流程已经可以实现对战略的完整支撑,流程运营效率已经可以达到同行业的 先进水平,可以成为区域性的标杆。 在真正的市场经济竞争环境下,流程是否优化,决定了企业的效率,进而决定了企业的成 本和市场竞争力。所以,必须引起企业主的高度重视。 结合民营中小企业的现状和特点,有以下几点建议: 1.建立一个以客户、市场为导向的业务管理流程体系。很多企业是以财务为中心的,或者 以人事为中心的,而不是以业务为中心的,财务、人事等二线部门的人员,由于各种原因, 其权力和话语权比一线的销售和生产、服务等部门的还要高,一个基本的感觉就是,很多 民营中小企业的员工,对财务和人事普遍没有好感。个人觉得,这个一定要逐渐调整过来, 树立服务意识:一线业务部门和员工服务外部客户;二线支撑部门和员工服务一线业务部 门和员工。只有在公司树立这样一种以客户为中心的服务文化,才能建立以市场和业务为 导向的业务管理流程体系。 2.充分授权,减少审批,权责制衡,防止舞弊。有些企业采取了老板“一支笔”的审批方 式,这个固然能确保安全,但往往造成效率低下、员工不愿负责的不良后果,同时老板也 会很累。要提高效率,同时解放老板,并且将责任分解到员工头上,就必须充分授权。当 然授权之后,必须要进行监督,防止滥权。当然,监督也需要成本,最好的方式是实现同 级制约和监督。比如,采购员要下采购单,必须要先有其它部门提出的采购申请,这样可 以防止乱采购;出纳要给供应商付款,必须要收到采购的付款申请单,而采购员要申请付 款,必须是对合格供应商,而且有对应未付采购单,甚至是仓库已确认收到货物的采购单。 3.借助计算机管理软件系统。通过基于网络的管理软件系统,可以实现随时随地的流程处 理和审批,同时,自动实现各种数据直接的稽核,预防错误。比如,手工请款时,容易发 生重复请款;而基于软件系统请款,则重复请款时就自动无法申请。当然基于计算机系统 的流程执行和管理还有其它非常多的优点,以后再专题说明。这里要提醒的是,如果要建 立基于计算机软件的流程

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