一个秘书工作规范

看到一个秘书网站上有人谈及做办公室工作的体验，作了一些 概括： “像牛一样干活” ，就是要求办公室工作人员发扬“老黄牛 精神” ，吃苦耐劳，任劳任怨，鞠躬尽瘁，勤耕不息。 “像马一样忠 实” ，就是要求办公室工作人员忠于党和人民的事业，忠于本职岗位， 无论领导在与不在，都要忠实地坚守自己的岗位，无论环境怎样变 化，都能象“老马识途”一样找到自己的回归之路，履行自己的职 责。 “像兔子一样奔跑” ，就是要求办公室工作人员反应要快，手脚 要利索，特别是腿勤，手勤、脑勤，办事要高效率，要与时间赛跑。 还要求办公室工作人员忍辱负重，敢于承受挫折，直面各种矛盾能 沉得住气，坚持以大局为重，不怕受委屈和批评，不计较个人得失 党委办公室工作精神不变，融入新环境的适应能力要变。新的 机制、新的经营模式的改变，党委办公室要有新的适应能力，概括 起来是六句话十八个字： 一是“想得到” 。多谋才能善断。党委办公室作为一个单位上传 下达、沟通各方的桥梁和纽带，要立足医院发展变化的新情况，多 动脑筋、想办法、出主意，发挥参谋和助手作用，不断提高参与决 策能力。这就要求党委办公室要有较强的政治意识、责任意识，增 强工作的主动性、预见性、创造性，以较高的政策理论素养和业务 工作能力为领导出谋划策、查漏补缺。要善于站在全局的高度，把 注意力集中在那些牵动全局、涉及长远的大事上，放在情况复杂、 矛盾突出的热点、难点问题上，既要了解面上的总体工作，又要了 解近期的重点工作，要善于增强整体合力，树立团队协作精神和服 务理念，善于对上加强联系，对内加强管理，对外搞好协调，对下 做好服务。 二是“管得宽” 。党委办公室工作综合全局，协调各方，承 内联外，有自身的工作职责和工作规则。既要全面了解书记们各方 面工作情况，为书记们工作的顺利开展创造条件，又要协调各方， 处理好上下左右的关系，确保政令畅通。对于职责内的工作一定要 抓紧抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，项项有落实，事 事有结果。 党委办公室就是“不管部” ，要义不容辞承担起来，做到工作不留空 档，保证各项工作的全面推进。 三是“做得细” 。机关工作无小事，党委办公室工作更是无 小事。这就要求我们在工作中一要细心、细致，二要从细小的事抓 起。对任何一件经办的工作，都要严谨细致，一丝不苟，来不得半 点敷衍和虚假。要时时刻刻、事事处处，认真认真再认真，细致细 致再细致做到不让领导布置的工作在我手中延误，不让需要办理的 文电在我手中积压，不让到办公室联系工作的同志在我这里受到冷 落，不让党委办公室的形象在我这里受到影响。 四是“碰得硬” 。党委办公室工作涉及到的事务方方面面，在原 则问题上敢不敢碰硬是检验作风是否过硬的重要标志。工作必须讲 原则，严肃办事纪律。按政策办事、依法办事、按组原则办事。 五是“讲程序” 。程序公正是我们追求的终极目标了。党委办公 室工作的程序性要求很强，特别是在大量复杂的事务性工作中，要 求办公室的同志一定要保持清醒的头脑，分清主次、分清轻重缓急、 不怕麻烦。一定要坚持逐级汇报的原则,以明确责任。要通过建立一 套科学规范的、适应现代企业制度的党委工作制度、工作程序、工 作规则，使每项工作都有章可循。 六是“抓得实” 。要据实情、讲实话、干实事、创实效，扎扎实 实，不慕虚荣，不图虚名。办公室的同志一定要实事求是干工作， 实事求是反映情况，具备求真务实的精神，包括听取基层意见，向 领导反映情况，都要全面、真实。工作中，要一步一个脚印，不作 表面文章。 （四）党委办公室“窗口”形象不变，思想修养和工作作风要 变。总医院已经成为无假日医院，对我们党委办公室来说，就是要 做到“需要”就是“上班时间” 、工作就是“八小时内” ；（1）全心 全意为领导服务，党委办公室工作特点是繁重、琐碎、常居幕后而 又责任重大。办公室人员经常拟稿，但自己从不署名，也不拿稿费； 辛勤工作，有时却得不到别人的谅解，得不到社会的承认。这就要 求党委办公室人员能任劳任怨，不为名利，甘当无名英雄。种种事 实说明，没有一颗全心全意为人民服务的心，做不了一个好的秘书、 好的党委办公室主任。 （2）谦虚谨慎，平等待人。党委办公室人员常在领导身边，有 机会受组织和领导委托，到下级单位传达领导指示、检查工作、听 取汇报等。要应注意谦虚谨慎，平等待人，对上对下都要宽宏大量， 对上要尊重，对下要谦和，决不盛气凌人。 （3）实事求是，踏实细致，不搞花架子。机制的改变同时要求 我们务实、务真，党委办公室人员做工作必须脚踏实地、耐心细致， 一丝不苟，无论是办事、办文、办会，都要做到认真、精细，办会 要瞄准高标准，做到会前材料精心准备、会务设计滴水不露、会议 议程衔接紧凑、座次安排明确到位、会场纪律井然有序。 （4）富于创造，勇于开拓。要集中精力研究自己的工作，集中 精力把交办的工作干出色。要有点要么不干，干就干好，干过硬、 干出色，不甘落后的认真精神。1.工作走一步想三步。好比下棋， 要有一种通盘考虑的思路，要有很强的计划性和件件事情到位，项 项工作落实的负责精神，决不能走到哪是哪。2.事务性工作要一步 三回头。也就是要过细，办完回头看看，多检查几遍，重要的活动 模拟一遍，办事办会做到滴水不露，天衣无缝，这方面局党政办及 局有关部门的会议准备给我们都树立了典范。3.本职工作走一步是 一步。干好份内的事，做好本职工作，件件工作让领导满意、同级 满意、群众满意。 办公室工作的若干注意事项 为进一步提高办公室人员综合素质，培养良好的作风，提高办 事质量和效率，特提醒在平常工作中注意以下事项。 一、增强时间观念。办公室主任、各位副主任和驾驶员平时应 做到提前 15 分钟到岗，推迟 10 分钟下班；遇重大活动或领导提前 布置安排有任务时，所有人员必须提前 40 分钟至 60 分钟到岗做好 准备工作；需要加班时，都要服从安排；注意提高单位时间办事效 率，工作尽量在上班时间完成。 二、严格请假制度。除遇特殊情况和突发事件可电话请假外， 请假必须由当事人当面提出，不允许“先斩后奏” 。请假半天由主任 批准，请假 1 天由分管局长批准，请假 1 天以上由局长批准。 三、做到互相尊重。外出办事应互相通报；外出半天以上，向 主任通报情况；外出时间短的，应向同室人员通报去向，并保持开 机。 四、注意一些小节。除驾驶员外，其它人员均不得在上班时间 内上网玩游戏和聊天。 五、保守秘密。严守秘密，不传播谣言和小道消息，不搬弄、 议论是非；外出随时锁门，重要文件和资料要放入抽屉中锁好，平 时闲聊不谈及具体人和事。 六、要讲团结。一是工作中以诚待人不虚伪，宽以待人不苛求； 互相支持、互相帮助、互相谅解、互相交流。二是工作出现差错和 产生矛盾，应多从自己身上找原因，不埋怨他人，产生恩怨，更不 能打击报复；三是对待同志出现的差错和失误，应当面善意指出， 不要背后议论和指责；四是多看人优点，多学他人长处；五是顾全 大局，互相补台，话往拢说，事往拢办。 七、认真接听电话。 一是都要养成自觉抢接电话的习惯，及时、迅速地接听；铃响 4 声以内，要有人接听。 二是接听电话时要礼貌热情，多规范使用诸如“您好、请问您 找谁、能否由我转告、对不起、请等一下、再见”等用语。 三是对上级电话通知和二级单位电话报告的重要事项及群众反 映的重大事件，务必认真记录，并马上向有关领导报告；一般性投 诉电话要能够灵活处理；对群众服务投诉，应详细告知群众投诉的 需知和相关单位电话号码。 八、主动服务。凡外来人员到局办事情，都尽量做到起身说话， 泡茶递水，走时站起送来人出门；参加各种会议时，除记录人员外， 都应该经常主动给与会人员倒茶水。 九、保持环境卫生。做到每天早、中、晚对室内各进行一次简 要整理；发现走道处有垃圾，不能熟视无睹，应主动清除。 十、节约从小事做起。从节约张纸、出门注意关空调和电脑 （包括显示器的电源） 、随时关水龙头、接待时点菜、出车时节油、 缩短电话通话时间等等细小方面做起，厉行节约。 十一、工作要有责任心。工作要讲求效率和质量，凡是领导交 办的任务，都要尽最大努力在规定时间和期限内完成；工作要力求 细致，养成一种严谨细致的作风，要有上进心，力求在本职岗位上 多出成绩，多出亮点。 十二、办事要有章法。做到熟悉各自岗位职责和责任要求，知 晓自己在一个阶段和年度工作任务，注意培养工作有目标、有计划 的良好习惯。注意养成每天花几分钟时间一小结、每周一总结的思 维习惯，通过总结和交流工作中和为人处事方面的得失，不断提高 个人能力和修养。 十三、经常“充电” 。养成勤做笔记，勤写心得，勤思考的习 惯。在工作实践中学习，不断增强素质的全面性，做到尽可能多的 掌握各种必备的工作技能，尽可能多学习与工作有关的知识，尽可 能多熟悉交通行业各个方面、各个层面的情况，尽可能多储备同工 作有关的信息。特别是要熟悉掌