公司公文处理办法

公 司 公 文 处 理 办 法 （2009 年 9 月 25 日 修 订 ） 第 一 章 总 则 第 一 条 根 据 公 司 “更 专 业 、更 精 心 、更 细 致 ”的 精 细 化 管 理 要 求 ，为 使 公 司 的 公 文 处 理 工 作 规 范 化 、制 度 化 、科 学 化 ，依 据 中 国 石 油 化 工 集 团 公 司 公 文 处 理 办 法 （中 国 石 化 2001办 字 39 号 ）制 定 本 办 法 。 第 二 条 公 司 的 公 文 （包 括 电 报 ，下 同 ），是 公 司 在 生 产 、经 营 、 建 设 和 管 理 过 程 中 形 成 的 具 有 法 定 效 力 和 规 范 体 式 的 公 务 文 书 ， 是 传 达 贯 彻 党 和 国 家 的 方 针 、政 策 ，落 实 集 团 公 司 指 示 ，发 布 规 定 、 条 例 ，施 行 管 理 措 施 ，请 示 和 答 复 问 题 ，指 导 、布 置 和 商 洽 工 作 ，反 映 和 报 告 情 况 ，总 结 和 交 流 经 验 的 重 要 工 具 。 第 三 条 公 文 处 理 指 公 文 的 办 理 、管 理 、整 理 （立 卷 ）、归 档 等 一 系 列 相 互 关 联 、衔 接 有 序 的 工 作 。 第 四 条 公 司 办 公 室 是 公 司 公 文 处 理 的 管 理 机 构 ，并 分 别 负 责 指 导 机 关 行 政 各 部 门 、党 委 各 部 门 ，各 二 级 单 位 、各 二 级 党 委 的 公 文 处 理 工 作 。各 二 级 单 位 行 政 办 公 室 和 党 委 办 公 室 要 配 备 专 职 人 员 ，机 关 各 部 门 、党 委 各 部 门 要 指 定 人 员 负 责 公 文 处 理 工 作 。文 秘 人 员 要 忠 于 职 守 ，廉 洁 正 派 ，具 备 相 关 专 业 知 识 。 第 五 条 公 文 处 理 要 坚 持 实 事 求 是 、精 简 、高 效 的 原 则 ，行 文 2 要 言 之 有 物 、言 简 意 赅 ，做 到 准 确 、及 时 、安 全 。公 文 由 文 秘 部 门 统 一 收 发 、分 办 、传 递 、催 办 、核 稿 、印 制 、用 印 、清 退 、立 卷 、归 档 和 销 毁 。 第 六 条 在 公 文 处 理 工 作 中 ，应 贯 彻 “党 政 分 开 ”的 原 则 。 第 七 条 在 公 文 处 理 工 作 中 ，必 须 严 格 执 行 国 家 保 密 法 律 、法 规 和 有 关 保 密 规 定 ，确 保 党 和 国 家 秘 密 、企 业 商 业 秘 密 的 安 全 。 第 二 章 公 文 种 类 第 八 条 根 据 中 央 办 公 厅 和 国 务 院 办 公 厅 发 布 的 公 文 处 理 办 法 的 规 定 ，公 司 常 用 公 文 种 类 主 要 有 11 种 ： （一 ）决 定 适 用 于 对 重 要 事 项 或 者 重 大 行 动 做 出 安 排 ，奖 惩 有 关 单 位 及 人 员 ，变 更 或 者 撤 销 下 级 机 关 不 适 当 的 决 定 事 项 。 （二 ）指 示 适 用 于 对 所 属 单 位 布 置 工 作 ，阐 明 工 作 或 活 动 的 指 导 原 则 。 （三 ）通 告 适 用 于 在 一 定 范 围 内 公 布 应 当 遵 守 或 者 周 知 的 事 项 。 （四 ）通 知 适 用 于 转 发 上 级 机 关 、同 级 机 关 和 不 相 隶 属 机 关 的 公 文 ；批 转 所 属 单 位 的 公 文 ；印 发 领 导 讲 话 、生 产 经 营 计 划 等 文 件 ；发 布 有 关 规 章 、规 定 ；传 达 要 求 所 属 单 位 办 理 和 有 关 单 位 需 要 周 知 或 者 共 同 3 执 行 的 事 项 ；任 免 和 聘 用 干 部 。平 行 的 和 不 相 隶 属 的 单 位 之 间 传 达 需 要 知 道 的 事 项 也 可 用 “通 知 ”。 （五 ）通 报 适 用 于 表 彰 先 进 ，批 评 错 误 ，传 达 重 要 精 神 或 者 情 况 。主 要 有 表 扬 性 通 报 、批 评 性 通 报 和 情 况 通 报 。 （六 ）报 告 适 用 于 向 上 级 机 关 汇 报 工 作 ，反 映 情 况 ，提 出 意 见 或 者 建 议 ， 答 复 上 级 机 关 的 询 问 。 （七 ）请 示 适 用 于 向 上 级 机 关 请 求 指 示 、批 准 。 （八 ）批 复 适 用 于 答 复 下 级 单 位 请 示 事 项 。 （九 ）意 见 适 用 于 对 重 要 问 题 提 出 见 解 和 处 理 办 法 。 （十 ）函 适 用 于 不 相 隶 属 单 位 之 间 相 互 商 洽 工 作 、询 问 和 答 复 问 题 ，请 求 批 准 和 答 复 审 批 事 项 。 （十 一 ）会 议 纪 要 适 用 于 记 载 和 传 达 会 议 情 况 和 议 定 事 项 。 4 第 三 章 公 文 格 式 第 九 条 公 文 一 般 由 秘 密 等 级 和 保 密 期 限 、紧 急 程 度 、发 文 机 关 标 识 、发 文 字 号 、签 发 人 、标 题 、主 送 单 位 、正 文 、附 件 说 明 、成 文 日 期 、印 章 、附 件 、附 注 、主 题 词 、抄 送 机 关 、印 发 机 关 和 印 发 日 期 等 部 分 组 成 。 （一 ）文 件 眉 首 。一 般 是 指 首 页 横 线 以 上 ，包 括 秘 密 等 级 、保 密 期 限 、紧 急 程 度 、发 文 机 关 标 识 、发 文 字 号 和 签 发 人 等 内 容 。发 文 机 关 标 识 和 横 线 用 红 色 印 刷 ，称 文 件 红 头 。文 件 的 眉 首 占 首 页 的 三 分 之 一 。 （二 ）秘 密 等 级 和 保 密 期 限 。秘 密 公 文 应 当 分 别 标 明 密 级 和 保 密 期 限 。密 级 分 为 “绝 密 ”、“机 密 ”、“秘 密 ”。其 中 ，“绝 密 ”、“机 密 ” 公 文 还 应 当 标 明 份 数 序 号 。 （三 ）紧 急 程 度 。紧 急 文 件 应 当 分 别 标 明 “特 急 ”、“急 件 ”；其 中 电 报 应 当 在 首 页 分 别 标 明 “特 提 ”、“特 急 ”、“加 急 ”、“平 急 ”。 （四 ）发 文 机 关 标 识 。应 当 使 用 发 文 机 关 全 称 或 规 范 化 简 称 ；联 合 行 文 ，主 办 机 关 应 当 排 列 在 前 。 （五 ）发 文 字 号 。包 括 发 文 单 位 代 字 、年 份 、序 号 。联 合 行 文 ，只 标 明 主 办 单 位 发 文 字 号 。发 文 字 号 一 般 置 于 发 文 机 关 标 识 的 下 面 ， 横 线 中 央 上 面 。公 司 党 委 文 件 字 号 为 “茂 名 石 化 党 字 200号 ”和 “茂 名 石 化 党 办 200号 ”；中 国 石 化 集 团 茂 名 石 油 化 工 公 司 （简 称 茂 名 石 化 公 司 ，下 同 ）行 政 文 件 字 号 为 “茂 名 石 化 200号 ”、“茂 5 名 石 化 办 字 200号 ”、“茂 名 石 化 人 字 200号 ”和 “茂 名 石 化 出 字 200号 ”；中 国 石 油 化 工 股 份 有 限 公 司 茂 名 分 公 司 （简 称 茂 名 分 公 司 ，下 同 ）行 政 文 件 字 号 为 “石 化 股 份 茂 名 200号 ”、“石 化 股 份 茂 名 办 字 200号 ”、“石 化 股 份 茂 名 人 字 200号 ”、“石 化 股 份 茂 名 出 字 200号 ”、“石 化 股 份 茂 名 财 价 字 200号 ”；中 国 石 化 集 团 资 产 经 营 管 理 有 限 公 司 茂 名 石 化 分 公 司 （简 称 茂 名 石 化 分 公 司 ，下 同 ）行 政 文 件 字 号 为 “石 化 资 产 茂 名 200号 ”、“茂 名 石 化 办 字 200号 ”；茂 名 石 化 公 司 、茂 名 分 公 司 联 合 行 政 文 件 字 号 为 “茂 名 石 化 石 化 股 份 茂 名 200号 ”、“茂 名 石 化 办 字 200 号 ”。 公 司 党 群 系 统 各 部 门 文 件 字 号 为 “茂 名 石 化 字 200号 ”（公 司 纪 律 检 查 委 员 会 文 件 除 外 ），茂 名 石 化 公 司 各 部 门 单 位 文 件 字 号 为 “茂 名 石 化 字 200号 ”，茂 名 分 公 司 各 部 门 单 位 文 件 字 号 为 “石 化 股 份 茂 名 字 200号 ”，茂 名 石 化 分 公 司 各 部 门 单 位 文 件 字 号 为 “石 化 资 产 茂 名 字 200号 ”，字 前 “”号 为 各 部 门 单 位 代 字 。具 体 如 下 ： 1.党 群 系 统 ：公 司 纪 律 检 查 委 员 会 为 “茂 名 石 化 纪 发 200号 ” ，纪 律 检 查 委 员 会 与 监 察 部 （处 ）联 合 发 文 为 “茂 名 石 化 纪 监 200 号 ”；公 司 党 委 组 织 部 为 “组 ”，党 委 宣 传 部 为 “宣 ”，工 会 为 “工 ”，团 委 为 “团 ”，武 装 部 为 “武 ”，直 属 机 关 党 委 为 “直 属 党 ”。 2.各 二 级 单 位 ：炼 油 分 部 为 “炼 ”，化 工 分 部 为 “化 ”，动 力 厂 为 “动 力 ”，港 口 分 部 为 “港 ”，铁 运 分 部 为 “铁 运 ”。 6 3.各 二 级 党 委 文 件 的 代 字 在 各 二 级 单 位 代 字 后 加 “党 ”字 。 4.茂 名 石 化 公 司 、茂 名 分 公 司 机 关 双 跨 部 门 ：人 事 部 （处 ）为 “人 ”，监 察 部 （处 ）为 “监 ”，企 业 管 理 部 （处 ）为 “企 管 ”。 5.茂 名 石 化 公 司 机 关 各 部 门 ：综 合 管 理 处 为 “综 ”，财 务 处 为 “财 ” ，保 卫 处 为 “保 ”，离 退 休 人 员 管 理 处 为 “退 ”，信 访 办 公 室 （维 稳 办 公 室 ）为 “信 访 ”。 6.茂 名 分 公 司 机 关 各 部 门 ：计 划 管 理 部 为 “计 ”，财 务 部 为 “财 ”， 生 产 管 理 部 （总 调 度 室 ）为 “生 ”（“调 ”），技 术 质 量 部 为 “技 ”，机 动 部 为 “机 ”，安 全 环 保 部 为 “安 ”，审 计 部 为 “审 ”。 7.各 直 属 单 位 （中 心 ）：销 售 中 心 为 “销 ”，物 资 供 应 中 心 为 “供 ”， 信 息 中 心 为 “信 息 ”，生 产 设 备 监 测 中 心 为 “生 监 ”，职 工 培 训 中 心 为 “培 ”，工 程 项 目 经 理 部 为 “工 程 ”，清 收 欠 款 办 公 室 为 “清 欠 ”，消 防 支 队 为 “消 ”，机 关 事 务 中 心 为 “机 关 ”，社 会 保 险 管 理 处 为 “社 保 ”， 公 共 关 系 办 公 室 为 “公 关 ”。 公 司 机 关 行 政 各 部 门 、党 委 各 部 门 ，各 二 级 单 位 、各 二 级 党 委 按 规 定 的 字 号 发 文 ，如 茂 名 石 化 公 司 综 合 管 理 处 的 文 件 ，字 号 为 “茂 名 石 化 综 字 200号 ”，茂 名 石 化 分 公 司 港 口 分 部 的 文 件 ，字 号 为 “石 化 资 产 茂 名 港 字 200号 ”，茂 名 分 公 司 炼 油 分 部 的 文 件 ， 字 号 为 “石 化 股 份 茂 名 炼 字 200号 ”。 （六 ）签 发 人 。上 报 公 文 ，应 当 在 首 页 发 文 字 号 右 侧 ，横 线 上 面 注 明 签 发 人 姓 名 。其 中 ，“请 示 ”以 及 需 要 各 级 政 府 部 门 解 决 问 题 的 “函 ”应 当 在 附 注 处 注 明 联 系 人 的 姓 名 和 电 话 。公 司 上 报 集 团 公 司 7 和 其 他 上 级 机 关 的 文 件 ，交 分 管 领 导 会 签 后 ，由 公 司 总 经 理 、分 公 司 代 表 签 发 ；公 司 党 委 上 报 集 团 公 司 党 组 和 其 他 上 级 机 关 的 文 件 ， 由 公 司 党 委 书 记 签 发 。如 需 与 省 政 府 有 关 部 门 、市 人 民 政 府 会 签 ， 也 要 印 上 会 签 人 。 （七 ）标 题 。应 当 准 确 简 要 地 概 括 公 文 主 要 内 容 ，一 般 应 当 标 明 发 文 机 关 并 准 确 标 明 公 文 种 类 。标 题 中 除 法 规 、规 章 名 称 加 书 名 号 外 ，一 般 不 用 标 点 符 号 。红 头 文 件 的 标 题 可 以 省 去 发 文 机 关 名 称 。 （八 ）主 送 单 位 。应 写 全 称 或 规 范 化 简 称 。主 送 单 位 过 多 ，可 概 括 地 写 为 类 称 ，如 “各 二 级 单 位 、公 司 机 关 各 部 门 ”，“各 二 级 党 委 、 公 司 党 群 各 部 门 ”等 。各 二 级 单 位 上 报 公 司 文 件 ，存 续 公 司 下 属 单 位 报 “茂 名 石 化 公 司 ”，上 市 公 司 下 属 单 位 报 “茂 名 分 公 司 ”。 （九 ）附 件 。附 件 指 为 正 文 作 补 充 说 明 或 印 证 参 考 的 材 料 。公 文 如 有 附 件 ，应 当 在 正 文 之 后 成 文 时 间 之 前 注 明 附 件 顺 序 和 名 称 ，只 有 一 个 附 件 时 ，不 用 写 顺 序 号 。 （十 ）印 章 。公 文 除 会 议 纪 要 外 ，应 当 加 盖 印 章 。联 合 上 报 的 法 规 性 文 件 ，由 主 办 机 关 加 盖 印 章 。联 合 下 发 的 公 文 ，联 合 发 文 机 关 应 当 加 盖 印 章 。用 印 位 置 在 成 文 时 间 上 侧 ，要 求 上 不 压 正 文 ，下 要 骑 年 盖 月 。盖 印 后 可 不 署 发 文 单 位 名 称 。 （十 一 ）成 文 日 期 。以 领 导 人 签 发 日 期 为 准 。联 合 下 发 的 公 文 ， 以 最 后 签 发 机 关 领 导 人 的 签 发 日 期 为 准 ；电 报 ，以 发 出 日 期 为 准 。 成 文 时 间 一 律 用 汉 字 ，不 用 阿 拉 伯 数 码 。会 议 通 过 的 文 件 ，应 注 明 会 议 名 称 和 通 过 日 期 。 8 （十 二 ）附 注 。公 文 如 有 附 注 （需 要 说 明 的 其 他 事 项 ），应 当 加 括 号 标 注 。附 注 位 于 成 文 时 间 之 后 ，主 题 词 之 前 。 （十 三 ）主 题 词 。公 文 应 当 标 注 主 题 词 。主 题 词 主 要 从 中 央 办 公 厅 、国 务 院 办 公 厅 或 集 团 公 司 印 发 的 公 文 主 题 词 表 中 选 用 。主 题 词 由 反 映 公 文 主 要 内 容 的 规 范 化 的 词 或 词 组 组 成 ，最 多 不 得 超 过 5 个 ，最 少 不 得 少 于 2 个 。标 引 顺 序 是 先 标 类 别 词 ，再 标 类 属 词 。在 标 类 属 词 时 先 标 反 映 文 件 内 容 的 词 ，后 标 反 映 文 件 形 式 的 词 。主 题 词 印 在 末 页 下 部 ，抄 送 栏 的 上 面 。上 报 的 文 件 ，应 当 按 照 上 级 机 关 的 要 求 标 注 主 题 词 。 （十 四 ）抄 送 机 关 。对 需 要 了 解 事 件 内 容 的 其 他 单 位 的 领 导 人 ， 可 在 主 题 词 的 下 面 ，印 上 抄 送 单 位 名 称 和 领 导 姓 名 。对 上 级 用 抄 报 ， 对 平 级 和 不 相 隶 属 单 位 用 抄 送 ，对 下 级 用 发 送 。抄 送 或 发 送 单 位 较 多 时 ，一 般 按 照 先 外 后 内 的 原 则 排 列 ，公 司 内 部 按 照 “公 司 党 政 领 导 ，二 级 单 位 、机 关 部 门 ”的 顺 序 排 列 。 （十 五 ）印 发 机 关 和 印 发 日 期 。印 在 文 件 末 页 倒 数 第 二 行 ，印 发 日 期 一 般 为 送 印 日 期 。 （十 六 ）公 文 要 注 明 主 办 单 位 、校 对 、印 数 ，印 在 文 件 末 页 最 后 一 行 。 （十 七 ）公 文 文 字 由 左 至 右 横 写 、横 排 。标 题 用 标 准 宋 体 2 号 字 体 ，主 题 词 、秘 密 等 级 、紧 急 程 度 用 黑 体 3 号 字 体 ，公 文 其 余 部 分 文 字 用 仿 宋 3 号 字 体 。公 文 用 纸 一 般 采 用 国 际 标 准 A4 型 （210mm297mm），每 面 排 22 行 ，每 行 排 28 个 字 ，左 侧 装 订 。张 9 贴 的 公 文 和 图 表 用 纸 大 小 ，根 据 实 际 需 要 确 定 。 （十 八 ）函 ，眉 首 占 首 页 的 六 分 之 一 。函 件 编 号 放 在 横 线 右 下 角 ， 标 题 之 上 。抄 送 栏 放 在 函 件 的 末 尾 。函 件 不 必 注 明 印 发 单 位 、主 办 单 位 。 （十 九 ）会 议 纪 要 ，眉 首 占 首 页 的 五 分 之 一 ，年 号 和 会 议 顺 序 号 印 在 横 线 中 央 的 上 面 。报 送 、发 送 栏 设 在 纪 要 末 页 下 端 ，对 上 级 机 关 和 领 导 人 用 报 送 ，对 公 司 领 导 和 所 属 各 部 门 各 单 位 用 发 送 。印 发 机 关 和 印 发 时 间 置 于 纪 要 末 页 倒 数 第 二 行 。主 办 单 位 、校 对 、印 数 置 于 纪 要 末 页 最 后 一 行 。 第 十 条 公 文 各 组 成 部 分 的 其 它 标 识 规 则 ，可 参 照 国 家 行 政 机 关 公 文 格 式 （GB/T 9704-1999）标 准 执 行 。 第 四 章 文 号 的 选 择 和 使 用 范 围 第 十 一 条 公 司 公 文 主 要 有 “中 共 中 国 石 化 集 团 茂 名 石 油 化 工 公 司 委 员 会 文 件 ”、“中 国 石 化 集 团 茂 名 石 油 化 工 公 司 文 件 ”、“中 国 石 油 化 工 股 份 有 限 公 司 茂 名 分 公 司 文 件 ”、“中 国 石 化 集 团 资 产 经 营 管 理 有 限 公 司 茂 名 石 化 分 公 司 文 件 ”，有 “中 共 中 国 石 化 集 团 茂 名 石 油 化 工 公 司 委 员 会 办 公 室 文 件 ”、“中 国 石 化 集 团 茂 名 石 油 化 工 公 司 办 公 室 文 件 ”、“中 国 石 油 化 工 股 份 有 限 公 司 茂 名 分 公 司 办 公 室 文 件 ”，有 “中 国 石 化 集 团 茂 名 石 油 化 工 公 司 部 门 文 件 ”、“中 国 石 油 化 工 股 份 有 限 公 司 茂 名 分 公 司 部 门 文 件 ”，以 及 公 司 党 委 各 10 部 门 文 件 、公 司 会 议 纪 要 和 公 司 函 件 等 文 号 ，它 们 的 内 容 各 有 侧 重 点 ，具 有 不 同 的 使 用 范 围 ： （一 ）“中 共 中 国 石 化 集 团 茂 名 石 油 化 工 公 司 委 员 会 文 件 ”，其 文 号 为 “茂 名 石 化 党 字 ”。主 要 用 于 公 司 党 委 的 重 要 工 作 布 置 和 重 要 事 项 通 知 ；公 司 党 群 系 统 重 要 人 事 任 免 ；向 上 级 请 示 、报 告 重 要 工 作 ；批 转 （复 ）二 级 单 位 党 委 和 党 群 各 部 门 的 重 要 报 告 、请 示 ；转 达 上 级 机 关 的 重 要 行 文 等 。由 公 司 党 委 书 记 或 党 委 副 书 记 签 发 。 （二 ）“中 共 中 国 石 化 集 团 茂 名 石 油 化 工 公 司 委 员 会 办 公 室 文 件 ”，其 文 号 为 “茂 名 石 化 党 办 字 ”。主 要 是 根 据 公 司 党 委 领 导 的 授 权 ，传 达 或 代 表 公 司 党 委 发 布 某 些 事 项 ，或 发 布 党 委 办 职 权 范 围 内 的 事 项 ，如 布 置 某 项 党 务 工 作 ，转 发 上 级 文 件 和 领 导 讲 话 ，批 转 有 关 部 门 通 知 等 。由 公 司 党 委 书 记 、党 委 副 书 记 或 党 委 办 领 导 签 发 。 （三 ）“中 共 中 国 石 化 集 团 茂 名 石 油 化 工 公 司 委 员 会 组 织 部 文 件 ”和 “中 共 中 国 石 化 集 团 茂 名 石 油 化 工 公 司 委 员 会 宣 传 部 文 件 ”， 其 文 号 分 别 为 “茂 名 石 化 组 字 ”和 “茂 名 石 化 宣 字 ”，主 要 是 分 别 发 布 公 司 党 委 组 织 部 和 宣 传 部 职 权 范 围 内 的 事 项 ；下 发 专 项 工 作 通 知 、通 报 和 对 下 级 请 示 事 项 的 批 复 ；印 发 部 门 工 作 要 点 及 工 作 总 结 等 。分 别 由 公 司 党 委 组 织 部 和 宣 传 部 领 导 签 发 。 （四 ）“中 国 石 化 集 团 茂 名 石 油 化 工 公 司 文 件 ”，其 文 号 分 别 为 “茂 名 石 化 ”、“茂 名 石 化 人 字 ”、“茂 名 石 化 出 字 ”。“中 国 石 油 化 工 股 份 有 限 公 司 茂 名 分 公 司 文 件 ”，其 文 号 分 别 为 “石 化 股 份 茂 名 ”、“石 化 股 份 茂 名 人 字 ”。“中 国 石 化 集 团 资 产 经 营 管 理 有 限 公 司 茂 名 石 11 化 分 公 司 文 件 ”，其 文 号 为 “石 化 资 产 茂 名 ”。 “茂 名 石 化 ”、“石 化 股 份 茂 名 ”和 “石 化 资 产 茂 名 ”文 ，主 要 用 于 茂 名 石 化 公 司 、茂 名 分 公 司 的 重 要 工 作 布 置 ，重 大 决 策 和 重 要 决 定 ； 下 达 公 司 的 生 产 经 营 计 划 ；印 发 企 业 发 展 规 划 ；明 确 机 构 设 置 及 重 要 人 事 任 免 ；向 上 级 请 示 、报 告 重 要 工 作 ；公 司 行 政 、经 济 、技 术 等 方 面 的 对 外 联 系 及 其 它 重 要 事 项 的 通 知 ；制 定 企 业 内 部 劳 动 、用 工 、 人 事 、分 配 和 奖 惩 制 度 ；批 转 （复 ）各 部 门 的 重 要 报 告 、请 示 ；转 达 上 级 机 关 重 要 行 文 等 。由 公 司 正 副 总 经 理 、总 工 程 师 、总 会 计 师 签 发 。 “茂 名 石 化 人 字 ”、“石 化 股 份 茂 名 人 字 ”文 ，主 要 用 于 茂 名 石 化 公 司 、茂 名 分 公 司 中 层 领 导 干 部 、基 层 领 导 干 部 人 事 任 免 ，对 违 纪 职 工 进 行 处 理 。由 公 司 总 经 理 、分 公 司 代 表 签 发 。 “茂 名 石 化 出 字 ”、“石 化 股 份 茂 名 出 字 ”文 ，主 要 用 于 申 请 办 理 出 国 手 续 。由 公 司 总 经 理 、分 公 司 代 表 签 发 。 （五 ）“中 国 石 化 集 团 茂 名 石 油 化 工 公 司 办 公 室 文 件 ”、“中 国 石 油 化 工 股 份 有 限 公 司 茂 名 分 公 司 办 公 室 文 件 ”文 号 分 别 为 “茂 名 石 化 办 字 ”、“石 化 股 份 茂 名 办 字 ”，主 要 用 于 根 据 公 司 领 导 的 授 权 或 公 司 总 经 理 办 公 会 决 定 ，传 达 或 代 表 公 司 发 布 某 些 事 项 。如 成 立 或 调 整 专 项 工 作 领 导 小 组 成 员 ；布 置 某 项 行 政 工 作 ；转 发 上 级 文 件 和 领 导 讲 话 ，批 转 有 关 部 门 的 通 知 ；公 布 领 导 同 志 分 工 ；发 布 办 公 室 职 权 范 围 内 事 项 等 。分 别 由 茂 名 石 化 公 司 、茂 名 分 公 司 领 导 或 办 公 室 领 导 签 发 。 12 （六 ）“中 国 石 化 集 团 茂 名 石 油 化 工 公 司 、中 国 石 油 化 工 股 份 有 限 公 司 茂 名 分 公 司 联 合 文 件 ”，其 文 号 为 “茂 名 石 化 石 化 股 份 茂 名 200号 ”。“中 国 石 化 集 团 茂 名 石 油 化 工 公 司 、中 国 石 油 化 工 股 份 有 限 公 司 茂 名 分 公 司 办 公 室 联 合 文 件 ”，其 文 号 为 “茂 名 石 化 办 字 200号 ”。联 合 文 由 茂 名 石 化 公 司 、茂 名 分 公 司 正 副 总 经 理 、 总 工 程 师 、总 会 计 师 签 发 。联 合 办 字 文 由 茂 名 石 化 公 司 、茂 名 分 公 司 领 导 或 办 公 室 领 导 签 发 。 （七 ）“中 国 石 化 集 团 茂 名 石 油 化 工 公 司 部 门 文 件 ”、“中 国 石 油 化 工 股 份 有 限 公 司 茂 名 分 公 司 部 门 文 件 ”主 要 用 于 发 布 本 部 门 职 权 范 围 内 的 事 项 ；下 发 专 项 工 作 通 知 、通 报 和 对 下 级 请 示 事 项 的 批 复 ；印 发 专 项 计 划 、工 作 要 点 及 工 作 总 结 等 。 （八 ）“中 国 石 化 集 团 茂 名 石 油 化 工 公 司 中 国 石 油 化 工 股 份 有 限 公 司 茂 名 分 公 司 联 合 会 议 纪 要 ”、“中 国 石 化 集 团 茂 名 石 油 化 工 公 司 会 议 纪 要 ”、“中 国 石 油 化 工 股 份 有 限 公 司 茂 名 分 公 司 会 议 纪 要 ”主 要 是 根 据 会 议 纪 录 、会 议 文 件 和 会 议 有 关 活 动 ，用 于 记 载 和 传 达 有 关 会 议 情 况 及 会 议 决 定 的 有 关 事 项 ，由 主 持 会 议 的 公 司 领 导 签 发 。 （九 ）公 司 “函 ”分 3 种 ，包 括 中 国 石 化 集 团 茂 名 石 油 化 工 公 司 函 、中 国 石 油 化 工 股 份 有 限 公 司 茂 名 分 公 司 函 、中 国 石 化 集 团 资 产 经 营 管 理 有 限 公 司 茂 名 石 化 分 公 司 函 。主 要 是 公 司 与 对 外 平 行 单 位 或 不 相 隶 属 单 位 商 洽 工 作 、询 问 答 复 问 题 使 用 的 一 种 公 务 信 件 。 由 公 司 总 经 理 、分 公 司 代 表 签 发 。 13 公 司 党 政 各 单 位 、各 部 门 要 划 清 上 述 文 号 的 行 文 范 围 ，准 确 选 用 文 号 ；要 克 服 不 管 大 小 事 情 都 使 用 公 司 文 号 和 公 司 党 委 文 号 的 不 正 确 做 法 ，搞 好 文 号 分 流 ；要 重 视 发 挥 党 办 字 文 号 、办 字 文 号 和 处 （部 ）室 文 号 的 作 用 ，形 成 权 威 性 ，机 关 部 门 专 业 职 权 范 围 内 的 事 项 ，使 用 处 （部 ）室 文 号 。文 号 的 选 用 ，由 公 司 办 公 室 文 秘 部 门 负 责 审 核 把 关 ，并 主 动 与 有 关 领 导 和 部 门 磋 商 ，最 后 由 公 司 办 公 室 确 定 。 第 五 章 行 文 规 则 第 十 二 条 行 文 应 当 确 有 必 要 ，注 重 效 用 。 第 十 三 条 公 司 机 关 行 政 各 部 门 、党 委 各 部 门 ，各 二 级 单 位 、 各 二 级 党 委 行 文 关 系 ，应 根 据 各 自 的 隶 属 关 系 和 职 权 范 围 确 定 。一 般 不 得 越 级 请 示 和 报 告 。 第 十 四 条 公 司 机 关 行 政 各 部 门 、党 委 各 部 门 ，各 二 级 单 位 、 各 二 级 党 委 在 各 自 职 权 范 围 内 ，可 以 互 相 行 文 。具 有 独 立 法 人 资 格 的 二 级 单 位 必 要 时 可 以 向 省 市 地 方 有 关 业 务 部 门 行 文 ，但 不 得 直 接 向 中 国 石 化 集 团 公 司 行 文 ，其 下 属 处 （科 ）室 不 得 越 级 向 公 司 或 公 司 机 关 各 部 门 行 文 。公 司 机 关 各 部 门 、不 具 有 法 人 资 格 的 二 级 单 位 及 其 下 属 处 （科 ）室 一 般 不 得 对 外 行 文 和 越 级 向 上 或 向 下 行 文 。 各 部 门 之 间 可 以 通 过 电 话 、面 谈 解 决 问 题 的 ，尽 量 不 要 行 文 。 第 十 五 条 公 司 机 关 行 政 各 部 门 、党 委 各 部 门 ，各 二 级 单 位 、 14 各 二 级 党 委 送 公 司 和 党 委 的 请 示 、报 告 、情 况 反 映 、汇 报 材 料 等 ， 均 应 由 本 部 门 和 二 级 单 位 （党 委 ）领 导 签 字 后 ，交 公 司 办 公 室 机 要 室 登 记 转 送 。各 二 级 单 位 送 公 司 机 关 行 政 各 部 门 的 公 文 ，可 直 送 各 部 门 登 记 分 办 。二 级 党 委 送 公 司 党 委 有 关 部 门 的 公 文 ，可 直 送 有 关 部 门 登 记 分 办 。属 主 管 部 门 职 权 范 围 内 的 具 体 问 题 ，应 当 直 接 报 送 主 管 部 门 处 理 。 第 十 六 条 属 于 部 门 职 权 范 围 内 的 事 务 ，应 当 由 部 门 自 行 行 文 或 联 合 行 文 。联 合 行 文 应 当 明 确 主 办 部 门 。须 经 公 司 审 批 的 事 项 ， 经 同 意 也 可 以 由 部 门 行 文 ，文 中 应 当 注 明 经 公 司 领 导 同 意 。 第 十 七 条 向 上 级 的 请 示 ，不 要 同 时 抄 送 下 级 单 位 ；向 下 级 单 位 的 重 要 行 文 ，应 当 抄 报 直 接 上 级 单 位 。 第 十 八 条 机 关 行 政 各 部 门 之 间 、党 委 各 部 门 之 间 ，对 有 关 问 题 未 经 协 商 一 致 ，不 得 各 自 向 下 级 单 位 行 文 。如 擅 自 行 文 ，公 司 有 权 责 令 纠 正 或 撤 销 。 第 十 九 条 同 级 单 位 可 以 联 合 行 文 。同 级 行 政 单 位 和 党 委 可 以 联 合 行 文 。 第 二 十 条 “请 示 ”应 当 一 文 一 事 ，一 般 只 写 一 个 主 送 机 关 ，如 需 同 时 送 其 他 机 关 ，应 当 用 抄 报 形 式 ，但 不 得 同 时 抄 送 下 级 机 关 。 除 领 导 直 接 交 办 的 事 项 外 ，“请 示 ”和 呈 请 性 报 告 不 得 直 接 送 领 导 者 个 人 ，更 不 要 同 时 报 送 几 位 领 导 同 志 。机 关 行 政 各 部 门 、党 委 各 部 门 ，各 二 级 单 位 、各 二 级 党 委 向 公 司 和 公 司 党 委 请 示 或 呈 请 性 报 告 须 以 正 式 文 件 上 报 ，否 则 ，公 司 和 公 司 党 委 不 予 受 理 。 15 “报 告 ”不 得 夹 带 请 示 事 项 。 第 二 十 一 条 受 双 重 领 导 的 单 位 上 报 公 文 ，应 当 写 明 主 送 单 位 和 抄 报 单 位 ，由 主 送 单 位 负 责 答 复 。上 级 单 位 向 受 双 重 领 导 的 下 级 单 位 行 文 ，必 要 时 应 当 抄 送 另 一 上 级 单 位 。 第 二 十 二 条 公 司 党 政 向 集 团 公 司 及 其 各 部 （厅 ）、广 东 省 等 报 送 文 件 、简 报 的 份 数 ，按 有 关 规 定 报 送 。公 司 机 关 行 政 各 部 门 、 党 委 各 部 门 ，各 二 级 单 位 、各 二 级 党 委 报 送 公 司 党 政 的 请 示 、报 告 、 简 报 各 送 2 份 ，由 公 司 办 公 室 负 责 分 送 。 第 二 十 三 条 经 批 转 在 报 刊 上 全 文 发 布 的 法 规 性 文 件 和 规 章 ， 应 视 为 正 式 公 文 依 照 执 行 ，可 不 再 行 文 。同 时 由 发 文 机 关 印 制 少 量 文 本 ，供 存 档 备 查 。 第 六 章 发 文 办 理 第 二 十 四 条 发 文 办 理 指 以 本 机 关 名 义 制 发 公 文 的 过 程 ，包 括 草 拟 、审 核 、复 核 、签 发 、缮 印 、用 印 、登 记 、分 发 等 程 序 。 第 二 十 五 条 草 拟 公 文 应 当 做 到 ： （一 ）符 合 国 家 法 律 、法 规 和 方 针 、政 策 及 有 关 规 定 。如 提 出 新 的 政 策 规 定 ，要 切 实 可 行 并 加 以 说 明 。前 后 发 文 的 内 容 不 能 互 相 矛 盾 ，如 有 矛 盾 应 说 明 以 哪 个 文 件 为 准 ，并 明 确 其 它 文 件 有 矛 盾 的 内 容 同 时 废 止 ；下 级 发 文 不 能 违 反 上 级 发 文 的 有 关 规 定 。 （二 ）情 况 确 实 ，观 点 明 确 ，表 述 准 确 ，结 构 严 谨 ，条 理 清 楚 ，直 16 述 不 曲 ，字 词 规 范 ，标 点 正 确 ，篇 幅 力 求 简 短 。涂 改 过 多 的 要 重 新 抄 写 。 （三 ）公 文 的 文 种 应 当 根 据 行 文 目 的 、发 文 机 关 的 职 权 和 与 主 送 机 关 的 行 文 关 系 确 定 。 （四 ）拟 制 紧 急 公 文 ，应 当 体 现 紧 急 的 原 因 ，并 根 据 实 际 需 要 确 定 紧 急 程 度 。 （五 ）人 名 、地 名 、数 字 、引 文 准 确 。引 用 公 文 应 当 先 引 标 题 ，后 引 发 文 字 号 。引 用 外 文 应 当 注 明 中 文 含 义 。日 期 应 当 写 具 体 的 年 、 月 、日 。 （六 ）结 构 层 次 序 数 ，第 一 层 为 “一 、”、第 二 层 为 “（一 ）”、第 三 层 为 “1.”、第 四 层 为 “（1）”。 （七 ）应 当 使 用 国 家 法 定 计 量 单 位 。 （八 ）文 内 使 用 非 规 范 化 简 称 ，应 当 先 用 全 称 并 注 明 简 称 。使 用 国 际 组 织 外 文 名 称 或 其 缩 写 形 式 ，应 当 在 第 一 次 出 现 时 注 明 准 确 的 中 文 译 名 。 （九 ）使 用 标 准 红 头 发 文 稿 纸 ，并 逐 项 填 写 清 楚 。 （十 ）公 文 中 的 数 字 ，除 成 文 时 间 、部 分 结 构 层 次 序 数 和 在 词 、 词 组 、惯 用 词 、缩 略 词 、具 有 修 辞 色 彩 语 句 中 作 为 词 素 的 数 字 必 须 使 用 汉 字 外 ，应 当 使 用 阿 拉 伯 数 码 。 第 二 十 六 条 拟 制 公 文 ，对 涉 及 其 他 部 门 职 权 范 围 内 的 事 项 ， 主 办 部 门 应 当 主 动 与 有 关 部 门 协 商 ，取 得 一 致 意 见 后 方 可 行 文 ；如 有 分 歧 ，主 办 部 门 可 以 列 明 各 方 理 据 ，提 出 建 设 性 意 见 ，并 与 有 17 关 部 门 会 签 后 报 请 上 级 领 导 协 调 或 裁 定 。 第 二 十 七 条 公 司 和 公 司 党 委 上 报 、对 外 和 下 发 的 文 件 ，主 办 单 位 应 将 文 稿 交 本 单 位 或 本 部 门 领 导 核 稿 ，并 送 有 关 部 门 会 签 后 ， 送 公 司 办 公 室 行 政 秘 书 科 或 党 办 秘 书 科 核 稿 ，再 由 公 司 办 公 室 主 任 或 副 主 任 复 核 后 ，最 后 送 公 司 领 导 或 公 司 党 委 领 导 签 发 。上 报 文 件 、对 外 文 件 交 分 管 领 导 会 签 后 ，由 公 司 总 经 理 、党 委 书 记 、分 公 司 代 表 签 发 。下 发 的 一 般 文 件 由 公 司 分 管 领 导 签 发 ，下 发 的 重 要 文 件 交 分 管 领 导 会 签 后 ，由 公 司 总 经 理 、党 委 书 记 、分 公 司 代 表 签 发 。 核 稿 的 重 点 ：是 否 确 需 行 文 ，行 文 方 式 是 否 妥 当 ，是 否 符 合 行 文 规 则 和 拟 制 公 文 的 有 关 要 求 ，公 文 格 式 是 否 符 合 本 办 法 的 规 定 等 。 第 二 十 八 条 公 文 由 本 单 位 领 导 签 发 ，重 要 文 件 必 须 由 本 单 位 主 要 领 导 签 发 。凡 须 会 签 的 文 件 必 须 由 会 签 单 位 负 责 人 签 署 意 见 ，不 能 让 他 人 代 签 。 第 二 十 九 条 草 拟 、修 改 和 签 批 公 文 ，用 笔 用 墨 必 须 符 合 存 档 要 求 ，应 使 用 钢 笔 或 毛 笔 ，也 可 用 电 脑 打 印 （用 纸 一 般 用 A4 型 ）， 不 准 用 圆 珠 笔 、铅 笔 和 彩 笔 ，不 得 在 文 稿 装 订 线 处 书 写 。 第 三 十 条 公 文 正 式 印 制 前 ，文 秘 部 门 应 当 进 行 复 核 ，重 点 是 ： 审 批 、签 发 手 续 是 否 完 备 ，附 件 材 料 是 否 齐 全 ，格 式 是 否 统 一 、规 范 等 。 经 复 核 需 要 对 文 稿 进 行 实 质 性 修 改 的 ，应 按 程 序 复 审 。 第 三 十 一 条 要 不 断 提 高 公 文 质 量 和 办 文 效 率 。以 公 司 名 义 的 发 文 、部 门 的 发 文 一 般 应 在 3 天 内 印 好 发 出 。急 件 、特 急 件 ， 18 保 证 按 要 求 的 时 间 印 好 发 出 。长 文 、大 表 应 按 与 主 办 单 位 商 定 的 时 间 印 好 发 出 。 第 三 十 二 条 各 部 门 以 公 司 名 义 召 开 专 业 会 议 形 成 的 文 件 、 会 议 纪 要 等 ，须 经 公 司 主 管 领 导 签 发 后 ，方 可 印 发 。会 议 纪 要 一 般 不 超 过 3000 字 。 第 七 章 收 文 办 理 第 三 十 三 条 收 文 办 理 指 对 收 到 公 文 的 办 理 过 程 ，包 括 签 收 、 登 记 、审 核 、拟 办 、批 办 、承 办 、催 办 等 程 序 。 第 三 十 四 条 收 到 下 级 机 关 上 报 的 需 要 办 理 的 公 文 ，文 秘 部 门 应 当 进 行 审 核 。审 核 的 重 点 是 ：是 否 应 由 本 机 关 办 理 ；是 否 符 合 行 文 规 则 ；内 容 是 否 符 合 国 家 法 律 、法 规 及 其 他 有 关 规 定 ；涉 及 其 他 部 门 职 权 的 事 项 是 否 已 协 商 、会 签 ；文 种 使 用 、公 文 格 式 是 否 规 范 。对 不 符 合 要 求 的 文 稿 ，审 核 人 可 与 起 草 人 协 商 修 改 ，经 办 公 室 负 责 人 批 准 后 ，可 以 退 回 呈 报 单 位 并 说 明 理 由 。 第 三 十 五 条 经 审 核 ，对 符 合 本 办 法 规 定 的 公 文 ，文 秘 部 门 应 当 及 时 提 出 拟 办 意 见 送 负 责 人 批 示 或 者 交 有 关 部 门 办 理 ，需 要 两 个 以 上 部 门 办 理 的 应 当 明 确 主 办 部 门 。紧 急 公 文 ，应 当 明 确 办 理 时 限 。 第 三 十 六 条 承 办 单 位 收 到 交 办 的 公 文 后 应 当 及 时 办 理 ，不 得 延 误 、推 诿 。对 没 有 时 限 要 求 的 公 文 ，应 在 15 天 内 办 理 完 毕 ，并 19 向 办 公 室 反 馈 办 理 情 况 ，不 能 按 时 办 理 的 应 及 时 向 办 公 室 说 明 原 因 ；有 时 限 要 求 的 ，要 按 要 求 办 理 。对 不 属 本 单 位 职 权 范 围 或 者 不 适 宜 本 单 位 办 理 的 ，应 当 迅 速 退 回 交 办 的 文 秘 部 门 ，并 说 明 理 由 。 公 司 党 政 对 各 二 级 单 位 、各 二 级 党 委 的 请 示 ，一 般 应 当 在 15 天 内 批 复 。不 能 及 时 批 复 的 ，主 办 部 门 应 及 时 向 请 示 单 位 说 明 办 理 情 况 。 第 三 十 七 条 收 到 上 级 机 关 下 发 或 交 办 的 公 文 ，由 文 秘 部 门 提 出 拟 办 意 见 ，送 负 责 人 批 示 后 办 理 。 第 三 十 八 条 公 文 办 理 中 遇 有 涉 及 其 他 部 门 职 权 的 事 项 ，主 办 单 位 要 主 动 与 有 关 单 位 协 商 、会 签 。上 报 的 公 文 ，如 有 关 方 面 意 见 不 一 致 ，应 当 如 实 反 映 。机 关 行 政 各 部 门 代 拟 的 公 司 发 文 稿 和 党 委 各 部 门 代 拟 的 公 司 党 委 发 文 稿 ，要 先 与 有 关 部 门 和 单 位 协 商 、会 签 ，再 送 公 司 办 公 室 核 稿 后 ，转 送 公 司 领 导 或