纸质文件管理制度2篇

纸质文件管理制度2篇纸质文件管理制度【1】公司纸质文件归档管理办法第一章 总则第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，规范我司归档文件的管理方法,维护公司合法权益，把档案管理从“分散、规矩、质杂、量大、孤本”的现状变得“集中、系统、优质、专指、广泛”。根据中华人民共和国档案法和广东省档案局关于广东省档案条例 的规定,结合我司实际情况，特制定如下纸质文件归档管理办法。第二条 档案管理工作主要分为收集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁五项步骤。在档案管理工作中要做到交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据才能保证到文件的安全。第二章 纸质文件归档的具体实施第三条 纸质归档文件的收集范围1.红头文件，如批复、决定、通知等2.白头文件，如经验介绍、会议材料等;3.公布性文件，如公告、通告、布告等;4.记载性文件，如大事记、组织机构沿革、年鉴、厂志、工作日记等;5.内部使用文件，如会议记录、规章制度、工作总结、工作计划等;6.报道性文件，如新闻媒体报道本企业的信息报道(如热点新闻、人物素描、大事追记、重点事情跟踪报道等)。7.证明性文件，如介绍信存根、党组织关系转移证明等;8.信访处理材料，如人民代表、政协委员议案、提案处理材料等;9.契约性文件，如协议、合同、意向书等;10.登记性文件，如干部(职工)登记表、干部(职工)花名册等。第四条 纸质归档文件的整理注意事项1.下列文件或文本在实体装订时,可作为一件:正本与定稿作为一件;法律法规等重要文件的历次修改稿(包括定稿)可合为一件;正文与补充说明正文的文字,图表,数据等附件,原则上为一件(附件页数多,也可各为一件);具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件;原件与复印件或手抄件,应作为一件;转发文件与被转发文件,应作为一件;报表,名册,图表类文字材料按其原装订方式,一册(本)作为一件;请示与批复,报告与批示,问函与复函等来往文书,原则上作为一件。如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件,也可各为一件,并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。2.以“件“为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;回复性文件在前,报请性文件在后;结论性材料在前,依据性材料在后;文件处理单放在文件前面;汉文本在前,少数民族文本在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后。3.文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期,签发日期,批准日期,会议通过日期,公布日期,发文和收文日期等等。分年度时,一般来说就以文件签发日期(或落款日期)为准,据以判定文件所属年度。取消原有的按针对年度归类的做法,对于计划,规划,总结,预决算,统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一规定按文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度。4.跨年度形成的文件机关单位的某些具体职能活动,如召开会议,处理案件等,跨年度形成的文件,统一在办结年度归档,分类时也都归入办结年度。如:跨年度的会议文件材料,统一归在闭幕年;跨年度的案件形成的文件材料,统一归在结案年;跨年度的请示与批复,统一归在批复年,原已分开归档的,应在各自归档文件目录备注栏内加以说明;回顾纪念性文件,归入定稿或发表年;法规性文件,归入公布的年度;跨年度的计划归开始年;跨年度的总结归最后一年,等等。5.几份文件作为一件时,“件”的日期按照规定,正本与定稿,原件与复制件,来文与复文等也可作为一件,这时判定“件”的日期,应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说,正本与定稿为一件,以正本为准;正文与附件为一件,以正文为准;转发文与被转发文为一件,以转发文为准;来文与复文为一件,以复文为准;多份文件(如组织关系,工资关系,行政介绍信,学籍材料等)作为一件的,可标起止时间。6.无落日期的文件要标注日期此类情况见于内部文件(也叫白头文件),需要分析文件内容,制成材料,格式,字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归类。7.专门年度的分类方法因为相当一部分工作是按照专门年度进行的,采用年度分类法时,对这部分工作中形成的文件,就按照专门年度进行分类。8.临时企业、个人客户,存在时间不长(即两年以内),文件材料又比较少,工作虽然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作结束年度归档,如果每年文件数量较多,亦可分散在各个年度内归档。第五条 纸质归档文件的保管办法1.档案室对档案进行系统存放和安全保护的工作，是档案管理中的一项重要内容。基本任务和要求是维护档案的完整与安全。2.档案保管的软硬件设施管理2.1 档案室/柜管理。要建立完善的档案室/柜管理制度，配备必要的防护设备，合理调节和控制温度、湿度，做好防火、防盗、防尘、防霉等项工作，定期测记湿温度变化、适时投放防虫药物、做好防火防盗工作，保持整洁、有序，保证档案安全无损。2.2 档案检查。对于已存档案的状况应定期进行全面检查，必要时可临时进行部分检查。着重检查档案是否短少以及每件档案的完好状况，检查时要逐卷进行，要作出详细记录并写出正式报告。一旦发现档案缺少或严重破损等问题，要及时采取措施，妥善处理。2.3 防止泄密。对于保密文件，要保护其机密不被盗窃，严防泄密。对涉密档案安全进行检查，特别是档案信息安全管理、排查失泄密隐患与漏洞，确保档案信息安全。节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。3.保管期限的划分3.1 永久,凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司建设和历史研究有长远(即50年以上)利用价值的档案,定为永久保管。它主要包括:(1) 本公司制定的属于政策规定性的文件;处理重要问题形成的文件材料;召开重要会议的文件材料;重要的请示,报告,总结,综合统计报表;机构演变,公司领导人任免等文件材料。(2) 同本公司产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重要文件,上级针对本公司所作的决定,批复,报告和调查研究材料。(3) 本公司批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。3.2 长期,凡是反映本机关的一般工作活动,在较长时间内(即1550年左右)对本机关工作有查考利用价值的文件,定为长期保管,它主要包括:(1) 本机关一般工作问题文件材料;一般会议的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介绍信,工资关系等)。(2) 政府部门下发的属于公司主管业务,并需要贯彻实行的一般性文件材料。(3) 各级部门报送的年度工作总结,报告和统计报表等文件材料。3.3 短期,凡是在较短时间内(如15年以内)对本公司有参考利用价值的文件材料列为短期保管。它主要包括:(1) 本公司一般事务性的文件材料。(2) 政府部门颁发的非主管公司业务但需要参照执行的文件材料。(3) 各级部门报送的一般性的文件材料。3.4 根据本公司的保管期限表,对当年文件材料进行分类时应注意以下几点: 原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。 应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限,不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。 一个问题的文件,有保管期限不完全相同的情况,为了保持问题的完整性,可本着就高不就低的原则。本部门转发上级的业务文件,没有提出具体意见的打印件作短期。第六条 纸质归档文件的借阅使用1.公司各部门借阅档案，必须按照公司制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。外来公司单位企业来人查阅本单位档案，需持公司单位企业介绍信并经有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。档案调出和归还档案都应逐卷点交清楚，办理手续。用完的档案要归还原位。2.机密、秘密、绝密档案借阅一律按照 档案安全保密标准中的要求办理。3.查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。4.珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。5.凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家档案法、保密法予以追究法律现行责任。第七条 纸质归档文件的鉴定销毁1.档案资料鉴定销毁工作由档案鉴定销毁小组负责。档案鉴定销毁小组组长为董事长，作为档案销毁鉴定负责人;副组长为行政部经理，作为档案销毁监督人;小组成员为档案管理员，作为档案销毁的执行人。2.鉴定销毁小组应定期对综合档案进行鉴定，对保管期限已满但仍有保存价值的，应延长保管期限;对不需要继续保管的档案资料按档案管理办法进行处理。3.销毁档案必须编制档案销毁册，登记所销毁档案资料的时间、数量及主要内容。4.销毁档案时，应遵循保密原则及有关规定并指派专人负责监督销毁，参加档案销毁的人员都要在销毁清册上签字，严禁将档案作废纸出售。第八条 以上办法自2011年11月1日起执行，解释权归公司行政部。二一一年十月纸质文件管理制度【2】机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。一、办理程序(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。(二)按领导签批的范围进行传阅。(三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。(四)归档，交上级部门。二、传阅(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。三、保密(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。(二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。(三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准;绝密级文件