公司行政总监的岗位职责.docx

公司行政总监的岗位职责 行政总监需要协助参与公司经营战略策划制定，完成 公司行政管理规划，协调各部门关系，积极配合做好内部 管理工作；下面是小编收集整理的公司行政总监的岗位职 责，希望对您有所帮助！ 1、组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案； 2、组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯 彻执行； 3、负责公司行政方面重要会议、重大活动的组织筹备 工作。 4、起草及归档公司相关文件、资产管理、印章管理； 5、领导公司的后勤服务工作，创造和保持良好的工作 环境。 6、定期组织做好办公职能检查，及时发现问题、解决 问题，同时督促做好纠正和预防措施工作。 7、接待公司重要来访客人，处理行政方面的重要函件。 8、领导公司的防火安全、保卫工作并定期组织检查， 保证公司安全。 9、组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检 查公司保密工作的执行情况。 10、负责协调公司系统间的合作关系，先期调解工作 中发生的问题。 11、负责公司管理模式执行情况的检查工作，汇总各 部门的反馈意见，整理分析后向总经理汇报。 12、掌握行政系统工作情况和公司行政管理工作的运 作情况，适时向总经理汇报。 13、代表公司与外界有关部门和机构联络并保持良好 合作关系 14、搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司大 事记； 1、协助参与公司经营战略策划制定，完成公司行政管 理规划，协调各部门关系，积极配合做好内部管理工作； 2、制定公司综合管理工作目标、计划，并组织实施， 做到计划明确，方法灵活； 3、拟定公司行政方面的各项规章制度，督促所属人员 严格执行公司行政方面的有关规定，做到依章办事，有章 可循，规划公司的各项行政运营管理； 4、根据公司经营管理工作情况，按公司领导的要求， 负责组织起草综合性业务规划，周工作汇总，月度工作总 结和简报，季度、年度工作总结和公司请示、通知等公文 函件并审核待签发的文稿； 5、筹备股东会、董事会、总经理办公会议的召开，组 织编写会议纪要和决议，并检查各业务部门贯彻执行情况； 6、拟定公司总部固定资产、低值易耗品、办公用品等 方面管理的规章制度，做到制度健全，按章办事,并负责公 司行政费用的预算与控制； 7、在公司负责人领导下，协调、平衡各部门之间的关 系，汇总各部门的规章制度，制定修改公司有关行政管理 方面的制度并监督执行； 8、组织、安排重要客人来访的接待工作，协调内外关 系，宣传企业文化和公司理念，树立公司的良好形象 上面为大家介绍了公司行政总监的岗位职责，而行政 部作为公司的一个核心部门，她肩负整个公司的管理重任。 他运作的好坏，直接关系到整个公司的规范化进程。那么 下面就谈一谈怎样才能做好一名行政人事部经理： 一、负责本部的行政管理和日常事务，协助总经理搞 好各部门之间的综合协调，落实公司规章制度，加强对各 项工作的督促和检查，沟通内外联系，保证上情下达和下 情上报，负责对会议文件决定的事项进行催办，查办和落 实，加强对外联络，拓展公关业务，负责全公司组织系统 及工作职责研讨和修订，负责公司车辆的管理。 二、人力资源管理与开发 1、组织架构的设计、岗位描述、人力规划编制、考勤 管理的工作。 2、招聘使用： 提供工作分析的有关资料，使部门人力资源计划与组 织的战略协调一致，对申请人进行面试作最终录用和委派 决定，对提升、调迁、奖惩和辞退作出决定，职务分析和 工作分析的编写，制定人力资源计划，通过这些使企业内 部“人、事相宜”即采用科学的方法，按照工作岗位要求， 将员工安排到合适的岗位，来实现人力资源合理配制。 3、工作报酬： 制定合理的薪酬福利制度，按劳付酬，论功行赏，通 过报酬、保险和福利等手段对员工的工作成果给予肯定和 保障。其次，促使员工提高士气和生产效率的各种激励策 略也是对员工工作绩效的一种有效报偿。 4、培训开发： 现在的市场无疑应是产品质量的竞争，说到底是人才 的竞争，是一个企业整体素质的竞争。一个产品质量的好 坏，也是一个企业所有岗位技能的集中体现，所以应把全 员培训作为企业立业之本，追求全员卓越，以人为本的管 理方式。 提供培训开发需求和待培训者名单，制定并实施培训 开发计划：主要指职业技能培训和职业品质的培训，为员 工发展提供咨询，规范在职培训开发的指导，通过培训开 发来“提高员工能力”和“发挥员工能力”以此改进员工 的行为方式，达到期望的标准。 5、人员考核： 主要负责工作考核，满意度调查，研究工作绩效考核 系统和满意度评价系统，制定纪律奖惩制度，以工作职责 来制定绩效考核标准，通过这些活动可以公平的决定员工 的地位和待遇，可以促进人力资源开发和合理利用，并且 提高和维持企业的经营的高效率。 三、负责公司各项规章制度的修订，制定及检查监督。 运用刚柔并济的管理模式，制定一套符合企业自身的 管理制度，运用权利和组织系统，强行进行指挥、控制、 命令、硬性管理来达到目的。 四、负责总务管理 没有后勤的保障，就保证不了生产稳定正常的进行。 首先要制定相关制度；，加强对宿舍、食堂、水电、办公 用品、零星修缮、部分固定资产、卫生、环境的管理。 五、安全保卫 加强对人员进出、公务访客、车辆物品出入、消防安 全、防盗防灾、职业安全防护等的管理，同时对员工进行 安全教育，贯彻“安全第一” “预防为主”的指导思想，创 造一个安宁祥和的工作、生活环境，保证公司员工的生命 财产安全。 六、强调企业精神，创建公司的企业文化 企业文化不但能反映出企业生产经营活动中的战略目 标，群体意识价值观念和道德规范，还能凝集企业员工的 归属感、积极性和创造性，引导企业员工为企业和社会的 发展而努力，同时企业文化还具有两种约束力，一种是硬 的约束力、制度，一种是软的约束力、无形的，就是活跃 企业的文化生活，良好的生活环境和业余文化生活。 七、塑造企业形象 1、企业精神形象，它对于员工有强大的凝聚力，感召 力，引导力和约束力，能增加员工对企业的信任感，自豪 感和荣誉感。 2、企业环境形象 因为创造良好的企业环境，是企业生产经营活动顺利 进行的前提和基础，而充分认识企业环境的特征又是创造 良好企业环境的基础。 3、企业员工形象 制定员工日常行为规范 ，因为良好的员工素质和形 象，是企业形象的重要构成要素。员工的仪表装束、言谈 举止、工作能力、科学文化水平、精神风貌、工作效率等 都会给社会公众一个整体印象。 总而言之，行政部工作的最终目标就是确保公司的正 常运作及生产，稳步，正常的进行，为企业创造经济效益。 以上所述只是本人理论与实践相结合的一点体会，因 为行政部工作包罗万象，短短的几句话是无法表达完全的， 只有在实际工作中去领会和应用 ，才能使企业行政部真正 发挥其应有的作用。 主要职责： 1坚决服从分管副总经理的统一指挥，认真执行其工 作指令，一切管理行为向主管领导负责； 2严格执行公司规章制度，认真履行其工作职责； 3负责组织对人力资源发展、劳动用工、劳动力利用 程度指标计划的拟订、检查、修订及执行； 4负责制定公司人事管理制度。设计人事管理工作程 序，研究、分析并提出改进工作意见和建议； 5负责对本部门工作目标的拟订、执行及控制； 6负责合理配置劳动岗位控制劳动力总量。组织劳动 定额编制，做好公司各部门车间及有关岗位定员定编工作， 结合生产实际，合理控制劳动力总量及工资总额，及时组 织定额的控制、分析、修订、补充，确保劳动定额的合理 性和准确性，杜绝劳动力的浪费； 7负责人事考核、考查工作。建立人事档案资料库， 规范人才培养、考查选拔工作程序，组织定期戒不定期的 人事考证、考核、考查的选拔工作； 8编制年、季、月度劳动力平衡计划和工资计划。抓 好劳动力的合理流动和安排； 9制定劳动人事统计工作制度。建立健全人事劳资统 计核算标准，定期编制劳资人事等有关的统计报表；定期 编写上报年、季、月度劳资、人事综合或专题统计报告； 10负责做好公司员工劳动纪律管理工作。定期或不 定期抽查公司劳动纪律执行情况，及时考核，负责办理考 勤、奖惩、差假、调动等管理工作； 11严格遵守“劳动法“及地方政府劳动用工政策和公 司劳动管理制度，负责招聘、录用、辞退工作，组织签订 劳动合同，依法对员工实施管理； 12负责核定各岗位工资标准。做好劳动工资统计工 作，负责对日常工资、加班工资的报批和审核工作，办理 考勤、奖惩、差假、调动等工作； 13负责对员工劳动保护用品定额和计划管理工作； 14配合有关部门做好安全教育工作。参与职工伤亡 事故的调查处理，提出处理意见； 15负责编制培训大纲，抓好员工培训工作。在抓员 工基础普及教育的同时，逐步推行岗前培训与技能、业务 的专业知识培训，专业技术知识与综合管理知识相结合的 交替教育提高培训模式及体系； 16认真做好公司领导交办的其它工作任务。 从事管理工作多年，经历了学校、机关、公司、酒店 等工作场合的洗礼，从几千人的学校到十几人的机关办公 室管理，一路上蹒跚走来，深悟职场各相应环节管理之重 要，特别是行政总监工作之重要。 进入一个全新领域，一家新建的现代大酒店百业待举， 正在发展壮大。首先要有一个明确的工作思路，为已经到 岗的职员解除迷茫，引导其进入良好的正常工作状态。现 代酒店要求立即落实公共关系管理机制，文档管理机制， 行政办公事务管理机制，后勤管理机制，人力资源管理机 制林林总总 一、日常工作 行政总监是酒店董事长、总经理的主要助手，为酒店 决策层领导当好参谋并及时提出各种相应合理化建议是第 一要务。行政总监是酒店全局行政业务的把关人和职场员 工的当家人。其主要工作职责就是全面正确理解和执行公 司的各项工作；在具体工作中，行政总监这个职务就是一 个大管家或“管家婆”的工作，必须事无巨细，管点管面， 必须全身心进入角色。 行政总监工作不仅仅是简单的一般性行政事务管理、 迎来送往、搞搞内勤、填写档案、修改文稿这么简单，首 先要从酒店全局的业务角度理解工作性质，了解酒店战略 发展目标、发展计划、发展策略和运营手段，掌握企业运 作程序和相应的业务技术流程，要有突出的政治资源和人 脉资源关系，要具备良好的人格魅力和领导艺术以及经验， 要兼备全局发展意识，并且拥有较完善的善于发现问题、 分析问题和解决问题的基本能力，这些必备的能力是行政 总监不可缺少的基本业务素质。 行政总监必须一切从实际出发，身体力行，勤于思考， 注重于行动，强调的是结果。必须思维缜密，观察敏锐， 临机明断，责任到位。平时少休息，身体力行深入到各业 务链关键环节部位，贴近基层、贴近一线，多了解、多思 想。因为行政事务关系到全局工作，关系到成败；永远都 忙不完，是一份劳心劳力的工作。 行政总监职责处于承上启下地位，是连接酒店领导战 略意图和基层工作的桥梁，是协调各有关部门关系的纽带， 是保持全局工作正常运转的中枢，在酒店日常工作和发展 运营中具有十分重要的地位和作用。事实证明，董事会和 酒店、酒店董事长的各项决策能否在发展运营的基层一线 不折不扣地得到贯彻落实，酒店全局行政事务是否保障有 力，企业文化和员工思想工作是否有声有色，很大程度上 取决于有没有一个合格、称职的行政总监。因此，做一个 忠于职守、勤于职守、胜任职守的优秀的行政总监，不仅 是酒店决策层领导的要求和全体员工的殷切期盼，更应该 是行政总监为之努力奋斗的目标。 二、职责界定 【一】 行政总监的基本职能 概括的讲，行政总监的主要职能就是服务，为酒店决 策层领导的科学决策和各项战略决策的正确执行而服务。 具体讲，其基本职能大体有四项，即参谋职能、承办职能、 管理职能和协调职能。 1、参谋职能 行政总监的参谋职能主要围绕酒店决策层领导的决策 进行。具体表现在： 一是在决策形成过程中，要帮助酒店领导全面了解项 目的真实情况，确定工作方向、重点、难点、范围、程度， 要自觉发挥参谋作用。 二是在决策实施过程中，要帮助酒店领导及时了解项 目的进展情况，在组织协调、整体联动配合和审时度势、 强化控制上发挥参谋作用。 三是在决策实施过程结束后，要帮助酒店领导客观、 正确地总结项目、工程的经验和教训，及时完成项目工作 大事志的编辑、存档和管理，为酒店进行新的决策活 动发挥参谋作用。 2、承办职能 行政总监的承办职能大致来自以下三个方面： 一是来自酒店上级部门。主要是指酒店上级决策层领 导部门交付的事项，如工作调研、政治公关、高端维护、 法律顾问、风险测评、信息反馈、工作总结等，必须认真 对待，按期完成。 二是来自酒店各业务部门的平行领导。对于酒店各业 务部门平行领导的决策和请求协助解决事项，行政总监要 带领全体行政工作人员不折不扣地予以落实。行政总监负 有领导、组织、指挥和管理的责任，是第一责任人。 三是来自酒店业务运营一线职员的诉求。酒店运营一 线职员因为工作或生活需要提供帮助或对职责业务的意见 及建议，按程序应先向行政办公室取得联系，这就需要行 政总监根据实际情况予以及时妥善处理。总之，行政总监 对所负责事项要一丝不苟，认真对待，高度负责，一办到 底，落到实处。 3、管理职能 管理职能主要是针对行政事务办公室内部而言，集中 体现在以下二个方面： 一是档案管理。尽管现代化公司计算机办公条件完备， 但是档案库的建立完善和相应的书面文字备份管理是不可 缺少的。一个管理规范的酒店行政书面文件并不多，但是 围绕行政公文、业务往来信函的处理与保管而需要进行的 撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等环节是必不 可少的。行政总监必须认真组织安排，责成专人对档案文 书工作负责，负有督促、检查、把关职权，必须防止滥抄 乱送和形式主义。 二是事务性管理。行政事务部门作为酒店事务性办事 机构，行政总监作为机构的总负责人，必须做到事无巨细， 对于涉及到的每一件事务都要认真操办。比如高端接待、 外事安排、会议安排、公关策划与实施、广告宣传、文字 编辑与审定、组织参加公益活动、酒店领导或运营一线用 车、也无客户接待、办公用品购置以及为酒店一线员工提 供工作生活服务的有关事项等。 4、协调职能 行政总监履行协调职能，主要需要抓好纵向协调、横 向协调两大工作： 所谓纵向协调，即酒店自上而下的关系协调。行政总 监的亲力亲为鼓动和引导作用十分重要，必须做到“点面 相济、细致入微” ，促进“上令下行，下情上晓，上下紧密 配合、步调一致” 。 所谓横向协调，即酒店各业务平行部门之间默契配合 的协调。行政总监必须具有良好的组织协调能力和凝聚力， 以身作则，促进酒店运营一线默契配合与协作，保障团队 链条坚固稳定。 【二】 、行政总监应具备的素质和修养 酒店的发展战略实施和全局业务的顺利开展，需要强 有力的行政后勤工作给予保障，也就是说需要一个得力的 行政总监。 “得力” ，就是素质高、能力强、修养好。行政 总监必须具备良好的职业经理人“政治”素质、品德素质、 心理素质、知识素质。 “政治”素质是行政总监的首要素质。 “政治”素质就 是要求行政总监作为职业经理人在“政治”上绝对可靠， 职业经理人归属感明确，具有坚定的爱岗敬业精神，人生 理念正确，能够经得起“钱” 、 “权” 、 “色”三大考验，是 坚定的唯物主义者，是酒店发展战略的忠实实践者。 品德素质是除了“政治”素质以外最基本、最要紧的 素质之一。要求行政总监时刻做到光明磊落，忠诚老实； 服从组织，顾全大局；关心他人，助人为乐；公道正派， 谦虚谨慎；严以律已，廉洁奉公。 心理素质主要包括稳定的情绪、良好的性格、广泛的 兴趣和坚强的意志。要求行政总监能够做到：急而不躁， 怒而不形，喜而不亢；随和而不盲从，自信而不固执，忍 让而不献媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，谨慎而不圆 滑。同时，还要求行政总监能够从本职工作实际出发，不 以个人爱好为取舍，培养广泛的兴趣，培养兴趣的多样性， 以适应工作需要。 。 知识素质主要包括三方面。一是深厚的理论功底。要 求行政总监熟知责任基本理论和基本知识，掌握其思想体 系，特别是酒店发展战略的基本内涵。二是专业知识，行 政总监不仅要具有行政人事办公室工作的基本知识还要熟 知所在国家地区的法律法规和相关行业管理专业知识，努 力成为一个“多面手” 。三是宽广的基础知识，如历史知识、 自然科学知识、人文环境知识等辅助知识，力争使自己成 为一个知识渊博的人。 三、工作要求 行政总监除了需要具备以上四种素质和不断加强自身 修养外，在工作中还要树立三种意识。 、要树立敬业意识。所谓敬业意识，就是干一行、爱 一行、专一行，这是做好行政管理工作的前提。 首先要爱这一行，喜欢这一行，要有浓厚的兴趣，带 着感情去做工作。行政总监的工作，即辛苦又枯燥，如果 没有一定的爱心，没有浓厚的兴趣，没有诚挚的感情是做 不好的。应该看到，行政总监是个很重要的岗位，能够为 酒店领导和全局服务，是一件很光荣的事。对于这样一项 重要而又有意义的工作，不能妄自菲薄，不能见异思迁， 而要怀着强烈的事业心和高度的责任感，全身心投入进去， 努力把工作干好。 其次要钻研和专业。钻研就是要钻进实际业务之中， 潜心研究业务本质工作重点；专业就是通过钻研学习进而 达到较高的专业水平。只有拥有相应专业知识和业务能力， 才能当好酒店决策层领导的参谋和助手，才能在工作中发 挥应有作用。 、要树立服务意识。服务意识，也可以说是公仆意识， 就是要当好酒店决策层上级领导的公仆，当好酒店运营一 线职工的公仆，当好酒店全局业务的公仆，全心全意地为 酒店的发展建设服务。 树立服务意识、当好“公仆”必须做到“三心” 、 “四 勤” 。 “三心”既是热心、诚心、耐心， “四勤”既是脑勤、 嘴勤、手勤、腿勤。 热心，就是要有一付热心肠，满腔热情地为酒店全局 业务服务，自觉自愿，尽心尽力。要以浓厚的兴趣、高度 的热情、负责的精神，去干好职责范围内的每一件事情。 诚心，就是要求行政总监在工作中要有一颗真诚的心， 谦恭平和、踏实稳重、真心实意、实实在在地去工作，去 干事情。工作中不弄虚作假，不懈怠，不自满。 耐心，就是要求行政总监在工作中要有不怕麻烦，不 辞辛苦，谦虚谨慎，不骄不躁的工作作风。接受任务、听 取意见、汇报情况、开展工作，必须要有耐心，不可以急 躁冒进，不可以粗枝大叶，更不可以得过且过，三天打鱼 两天晒网。 脑勤，就是要求行政总监在工作中勤于动脑，善于思 考。要认真探索酒店行政事务服务全局业务的新思路、新 方法，