关于客户信息档案的管理制度.docx

关于客户信息档案的管理制度 导语：以下是小编整理的关于客户信息档案的管理制 度，欢迎大家阅读和参考。 第一条总则为加强公司文书档案、声像档案资料的管 理工作，保证文书档案、声像档案的及时归档和妥善保管， 特制度本规定。 第二条行政助理负责档案的归档监督和日常管理工作。 对档案资料必须按年度立卷，各系统和部门在工作活动中 形成的各种有保存价值的档案资料，都要按本制度规定分 别立卷归档。 第三条坚持部门收集保管、定期、及时归档制度。各 系统和部门负责人均应制定专人负责收集保管本系统或本 部门的档案资料并监督其及时归档。名单报总经理办公室 档案室备案，如需变动应及时通知档案管理人员。因工作 变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接 清楚，不得擅自带走或销毁。 第四条利用好计算机记录和管理，实现房地产档案信 息收集、整理、查询、利用管理现代化，提高档案的管理 水平和利用质量。利用已建立起来的房地产档案信息库， 来进行档案的编目、标引，建立自动检索系统，由计算机 辅助进行档案的接收、整理、鉴定、库房管理、借阅利用、 统计等。编制完善的检索工具和提高系统的安全防范，做 好防病毒工作，抓好用户权限管理。对电子档案要定期进 行备份，防止数据损失。 第一节 第一条文书档案立卷归档法文件资料的收集管理凡公 司缮印的公文一律由总经理办公室统一收集保管。 第二条一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形 成的文件资料，由主办部门收集保管。会议文件由会议召 集部门收集整理后交总经理办公室统一收集保管。 第三条公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、 参加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时，必 须将有归档价值的文件资料向本部门档案人员办理交接手 续，档案员签字认可后会计部才可交予核报差旅费。 第四条各系统部门档案员的职责： 了解本部门的工作业务，掌握本部门的文件资料的归 档范围，收集保管本部门的文件资料。 认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平 时收集归卷，每月的 10 日前应将归档文件资料归档完毕， 并向总经理办公室档案员办好交接签收手续。 承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作， 并办理临时借用文件资料登记手续。 第二节归档范围 第五条重要会议资料，包括会议的通知、报告、决议、 总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会 议纪要、人事档案、工程图纸、技术资料、固定资产清单。 第六条上级机关来的与公司有关的决定、决议、指示、 命令、条例、规定、计划等文件资料。 第七条第八条公司对外的正式发文与有关单位来往文 书。公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活 动的报告、总结。 第九条公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、 批复、统计报表、重要工作记录及工作简报。 第十条来人来访及信访工作资料。 第十一条公司于有关单位签订的合同、协议书等文件 资料。 第十二条公司管理人员任免的文件资料以及关于员工 奖励、处分的文件资料。 第十三条公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。 第十四条公司的历史沿革、大事记及反应公司重要活 动简报、照片、录音、录像等。 第十五条公司保密制度中规定的保密范围材料。 第三节 第十六条平时归卷各个部门都要建立健全平时归卷制 度。对处理完毕或批存的文件资料，由档案管理员集中统 一保管。 第十七条各个部门应根据本部门的业务范围及当年工 作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目” “案卷 类目”的。条款必须简明确切，并标上条款号。 第十八条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人 员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送本部门档案 员归档。 第十九条总经理办公室档案员应及时将归档的文件资 料，按照“案卷类目” ，存放平时保存。文件卷内“对号入 座” ，并在文件处理登记薄上。 第四节 第二十条立卷工作由相关部门档案员配合，总经理办 公室档案员负责组卷、编目。 第二十一条案卷质量总的要求是：遵循文件形成的规 律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值， 便于保管和利用。 第二十二条齐全完整。 第二十三条在归档文件资料中，应将每份文件的正件 与附件、归档的文件种数、份数以及每份文件的页数均应 草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形 成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立 卷；绝密文件单独立卷，少数普通文电如果与绝密文件有 关密切联系，也可随同绝密文电立卷。 第二十四条不同年度的文件一般不得放在一起立卷， 但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的， 放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷； 跨难度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文 件放在会议开幕年，其他文件的立卷，按照有关规定执行。 第二十五条卷内文件应区别不同情况进行排列，密不 可分的文件资料应依顺序排列在一起，即批复在前，请示 在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其他 文件资料以其形成规律与特点，应保持文件之间的密切联 系并进行系统的排列。 第二十六条永久、长期或短期案卷必须按规定的格式 逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放 在卷首。 第一节 第一条档案查阅、借阅及批准权限本公司内部人员借 阅档案。本公司内部人员借阅档案。经部门领导批准后， 可直接到档案室借阅，档案保管人员应及时提供。第二条 内部各公司、各部门因工作需要查阅档案时，必须经本公 司或部门领导批准证明，负责人批准，方能查阅。 第二节第一条外单位人员因公需要查阅档案。外单位 人员应持有单位介绍信、查阅人身份证件，经负责人批准， 报经理批准，方能由档案管理人员接待查阅。同时，档案 管理人员应详细登记查阅人的工作单位、查阅时间、档案 名称及查阅理由。 第二条档案一般不得带出室外。如有特殊情况，需要 带出室外复制或借出本公司的档案，必须办理借出手续， 经负责人批准，同时在档案借阅登记簿上进行登记， 注明借阅用途、归还时间。 第二条逾期未归还档案者按违纪处理。借阅者要爱护 档案，不准在档案上涂改、圈划、折叠等。 第三条档案利用者必须严守党和国家的机密，借阅档 案不准转借，不得丢失，不得将档案内容向无关人员泄露。 借阅和归还档案时，双方要当面点清。如发现损坏、遗失 等情况，除积极追查补救外，应及时向领