合同管理和风险防范

第十第十七章 企业内部控制应用指引第16号合同管理讲解 市场经济又称合同经济，合同是企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变 更、终止民事权利义务关系的协议，它起到维系市场主体，规范、约束市场交易行为，优 化资源配置，维护市场经济秩序的重要作用。因此，加强企业合同管理技师企业内部控制 的重要手段，又是企业维护合法权益、保证营运安全、控制财务风险、提高企业经营管理 水平的重要基础。 一、加强合同管理的意义 （一）加强合同管理有助于防范企业法律风险，维护合法权益 合同作为调节企业与其他组织或各人之间经济活动关系的依据，能够以法律形式规范企业 在合同订立与履行过程中的行为，保护了合同当事人的合法权益。有效的合同管理，一方 面能培育企业信用，推动企业自觉履行合同义务，预防经济纠纷，防止招致不必要的经济 损失；另一方面能在经济纠纷产生时，保护企业在合同中的预期利益和交易成果，维护企 业的合法权益不受违约行为方侵害。对合同实施有效的内控管理，有助于企业增强应变、 发展和竞争能力，促使企业在竞争中提高预见性、减少失误，使其管理活动符合国家法律 要求，从根本上维护企业在合同中的合法权益。 （二）加强合同管理有助于降低企业运营风险，提高经营管理水平 一个企业经营管理水平的高和低，在很大程度上取决于其在供、产、销或资金的筹集与运 用等多环节的有效衔接上。合同是企业经营活动的先导，是计划安排的依据，是企业一系 列互相衔接、互相监督、互相制衡、共同协调行动的经营活动的桥梁，合同管理贯穿于企 业对一系列活动进行组织、监督和检查的全过程。有效利用合同管理能协调企业内部各方 关系，有利于提高企业经营管理水平，提升企业竞争力，降低运营风险，促进企业可持续 发展。 （三）加强合同管理有助于控制企业财务风险，提升资金使用效率 在世界经济高速发展的今天，金融正在赶超实体经济成为现代经济的核心，企业已经越来 越多地参与到金融活动当中，能否通过合同管理有效控制金融和财务风险关系到企业的生 死存亡。有效利用合同管理，对复杂金融合同制定风险对冲等应对策略，有效监控和计量 财务风险，则能够保证合同目标与企业财务战略目标相协调，控制企业投融资风险。同时， 有效的合同管理，能帮助企业节省交易时间，降低交易成本，保证交易正常进行，加速资 金周转，减少费用，以最少的消耗获取最大的收益，提升企业资金使用效率。 二、合同管理的总体要求 合同管理总体上要求企业建立分级授权管理制度，实行统一归口管理，明确各部门职责分 工，保证不相容职务分离，健全考核与责任追究制度。 （一）建立分级授权管理制度 企业应根据经济业务性质、组织机构设置和管理层级安排，建立合同分级授权管理制度。 企业最高权利机构（股东大会）负责审议批准与企业重大投资、筹资决策等相关的重大合 同；企业最高决策结构（董事会）负责组织建立企业合同管理制度、明确合同分级审批权 限等；企业最高执行机构（经理层）负责组织建立企业合同管理制度、直接参与重要合同 的谈判、签订、履行和监控等；企业最高监督机构（监事会）负责监督企业董事、经理和 其他高级管理人员对重大合同管理责任的履行情况。各相关业务部门实行合同岗位责任制， 在公司对本岗位授权范围内进行合同洽谈、拟定合同文本并落实合同履行，确保合同签署 目的的实现。 （二）实行统一归口管理 企业可以根据实际情况制定法律部门等作为合同归口管理部门，对合同实施统一规范管理， 具体负责明确合同拟定、审批、执行等环节的程序和要求；参与重大合同的起草、谈判、 审查和签订；参与或组织合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动；管理合同专用章；管理与合 同有关的法人授权委托书；定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施， 促进合同的有效履行。 （三）明确职责分工 企业各业务不忙呢作为合同的承办部门负责在职责范围内承办相关合同。合同管理还应注 意不相容职务的相互分离、制约与监督。合同管理的不相容职务一般包括：合同的拟定与 审核（会审） 、合同的审核与审批，合同的审批与执行，合同的执行与监督评估等。 （四）健全考核与责任追究制度 合同控制的各个环节紧密相扣，相关合同管理人员应有明确的职责与权限，企业应健全合 同管理考核与责任追究制度，对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为，给企业造成 经济损失或商业信誉损害的行为，应当追究有关机构或人员的责任。 三、合同管理流程 合同管理从大的方面可以划分为合同订立阶段和合同履行阶段。合同订立阶段包括合同调 查、合同谈判、合同文本拟订、合同审核、合同签署等环节；合同履行阶段涉及合同履行、 合同补充和变更、合同解除、合同结算、合同登记等环节。 四、合同管理各环节主要风险点和管控措施 （一）合同调查 主要风险：忽视被调查对象的主体资格审查，将不具有相应民事权利能力和民事行为能力 或不具备特定资质的主体确定为准合同对象，或与不具备代理权或越权代理的主体签订合 同，导致合同无效，或引发潜在风险；在合同签订前错误判断被调查对象的信用状况，或 在合同履行过程中没有持续关注对方的资信变化，致使企业蒙受损失；对被调查对象的履 约能力给出不当评价，将不具备履约能力的对象确定为准合同对象，或将具有履约能力的 对象排除在准合同对象之外，最终导致合同无法执行。 主要管控措施：第一，审查被调查对象的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托 书等证明原件，可通过发证机关查询证书的真实性和合法性，关注授权代理人的行为是否 在其被授权范围内，在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。第二，获取调 查对象经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能 力和营运能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化， 建立和及时更新合同对方的商业信用档案。第三，对被调查对象进行现场调查，实地了解 和全面评估其生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况，分析其合同履约能 力。第四，与被调查对象的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关和工商管理部门 沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。 （二）合同谈判 主要风险：谈判中忽略合同重大问题或在重大问题上做出不当让步；谈判经验不足，缺乏 技术、法律和财务知识的支撑，导致企业利益受损；泄露本企业谈判策略，导致企业在谈 判中处于不利地位。 主要管控措施：第一，企业在谈判前应收集谈判对手资料，充分熟悉谈判对手情况，做到 知己知彼；研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判 内容相关的信息，正确制定本企业谈判策略。第二，关注合同核心内容、条款和关键细节， 具体包括合同标的的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与支付方式、履约期限 和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。第三，对于影响重大、涉 及较高专业技术或法律关系复杂的合同，组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，充 分发挥团队智慧，及时总结谈判过程中的得失，研究确定下一步谈判策略。第四，必要时， 可聘请外部专家参与相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情 况。第五，加强保密工作，严格责任追究制度。第六，对谈判过程中的重要事项和参与谈 判人员的主要意见，予以记录并妥善保存，作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依 据。 （三）合同文本订立 主要风险：选择不恰当的合同形式；合同与国家法律法规、行业产业政策、企业总体战略 目标或特定业务经营目标发生冲突；合同内容和条款不完整、表述不严谨准确，或存在重 大疏漏和欺诈，导致企业合法利益受损；通过操纵合同金额等条款规避合同管理规定；对 于合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的，未履行相应程序。 主要管控措施：第一，企业对外发送经济行为，除即时结清方式外，应订立书面合同。第 二，严格审核合同需求与国家法律法规、产业政策、企业整体战略目标的关系，保证其协 调一致；考察合同是否以生产经营计划、项目立项书等为依据，确保完成具体业务经营目 标。第三，合同文本一般由业务承办部门起草，法律部门参与审核；重大合同或法律关系 复杂的特殊合同应由法律部门参与起草。第四，通过统一归口管理和授权审批制度，严格 合同管理，防止通过化整为零等方式故意规避招标等合同管理规定的做法，杜绝越权行为。 第五，由签约对方起草的合同，企业应当认真审查，确保合同内容准确反映企业诉求和谈 判达成的一致意见。第六，国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用。第七，合同文 本须报国家有关主管部门审查或备案的，应当履行相应程序。 （四）合同审查 主要风险：合同审核人员因专业素质或工作态度原因未能发现合同文本中的不当内容和条 款；审核人员虽然通过审核发现问题但未提出恰当的修订意见；合同起草人员没有根据审 核人员的改进意见修改合同，导致合同中的不当内容和条款未被纠正。 主要管控措施：第一，审核人员应对合同文本的合法性、经济学、可行性和严密性进行重 点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济利益，对 方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。第 二，建立会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，组织财会部门、内部审计部、 法律部和其他业务相关部门进行审核，相关部门应当认真履行职责。第三，慎重对待审核 意见，认真分析研究，对审核意见准确无误地加以记录，必要时对合同条款作出修改并再 次提交审核。 （五）合同签署 主要风险：超越权限签订合同，合同印章管理不当，签署后的合同被篡改，因手续不全而 导致合同无效等。 主要管控措施：第一，按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。正式对外订立的合 同应当由企业法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章。授权签署合同的，应 当签署授权委托书。第二，严格合同专用章保管制度，合同经编号、审批及企业法定代表 人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章。第三，采取恰当措施，防止已签署 的合同被篡改。第四，按照国家有关法律、行政法规规定，需办理批准、登记等手续后方 可生效的合同，企业应当及时按规定办理相关手续。 （六）合同履行 主要风险：本企业或合同对方当事人没有恰当地履行合同中约定的义务。 主要管控措施：第一，强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收，全面适当执行本 企业义务，敦促对方积极执行合同，确保合同全面有效履行。第二，对合同对方的合同履 行情况实施有效监控，企业的业务部门和经办人员应对其承办的合同，从订立到履行终结 进行全过程跟踪监控管理，一旦发现有违约可能或违约行为，应当及时提示风险，并立即 采取应对措施，避免合同损失的发送或扩大，将违约损失降到最低。 （七）合同补充、变更和合同解除 主要风险：企业没有就质量、价款、履约低点等内容与合同对方进行约定或约定不明确， 导致合同无法正常履行；在合同履行过程中未能及时发现显失公平、条款有误或对方有欺 诈行为等情形，或未能采取有效措施；因政策调整、市场变化等客官因素，已经或可能导 致企业利益受损；合同纠纷处理不当，导致企业遭受外部处罚、诉讼失败、损害企业利益、 信誉和形象等。 主要管控措施：第一，对于合同没有约定或约定不明确的内容，通过双方协商一致对原有 合同进行补充；无法达成补充协议的，按国家有关法律法规、合同有关条款或交易习惯确 定。第二，对显失公平、条款有误或存在欺诈行为的合同，以及因客观因素已经或可能导 致企业利益受损的合同，按规定程序及时报告，并经双方协商一致，按照规定权限和程序 办理合同变更或解除事宜。合同变更和解除应采取书面形式，严禁在原合同文本上涂改、 添加，变更后的合同视同新合同，须履行相应的合同管理流程。第三，对方当事人提出中 止、转让、解除合同，造成企业经济损失的应向对方当事人书面提出索赔。第四，加强合 同纠纷管理，在履行合同过程中发生纠纷的，应当依据国家相关法律法规，在规定时效内 与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告。 （八）合同结算 主要风险：违反合同条款，未按合同规定期限、金额或方式付款；疏于管理，未能及时催 收到期合同款项；在没有合同依据的情况下盲目付款等。 主要管控措施：第一，财会部门应当在审核合同条款后办理结算业务，按照合同规定付款， 及时催收到期欠款。第二，未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财务部门有 权拒绝付款，并及时向企业有关负责人报告。 （九）合同登记 主要风险：合同档案不全，合同泄密、合同滥用等。 主要管控措施：第一，合同管理部门应当加强合同登记管理，充分利用信息化手段，定期 对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行、变更和终结等情况，合同终 结应及时办理销号和归档手续。第二，建立合同文本统一分类和连续编号制度，以防止或 及早发现合同文本的遗失。第三，加强合同信息安全保密工作，未经批准，任何人不得以 任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家或商业秘密。第四，规范合同管理人员职 责，明确合同流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等有关要求，实施合同管理的责任 追究制度，对合同保管情况实施定期和不定期的检查。 五、合同管理的后评估 评估的内容：合同的签订是否符合程序；合同审核的意见是否得到合理采纳，不采纳的主 要原因及其产生的后果；合同是否全面履行，重大合同未履行的主要原因分析和教训总结； 合同履行中是否存在不足，应当采取何种改进措施；合同纠纷是否得到妥善处置；合同是 否适当归档；合同管理工作中是否有成绩、创新，是否存在违法、违规行为；合同管理内 部控制的涉及和执行是否有效；是否存在提高合同管理效率和效果的建议等。第十 七章 企业内部控制应用指引第16号 合同管理讲解 市场经济又称合同经济，合同是企业与自 然人、法人及其他组织等平等主体之间设 立、变更、终止民事权利义务关系的协议， 它起到维系市场主体，规范、约束市场交 易行为，优化资源配置，维护市场经济秩 序的重要作用。因此，加强企业合同管理 技师企业内部控制的重要手段，又是企业 维护合法权益、保证营运安全、控制财务 风险、提高企业经营管理水平的重要基础。 一、加强合同管理的意义 （一）加强合同管理有助于防范企业法律 风险，维护合法权益 合同作为调节企业与其他组织或各人之间 经济活动关系的依据，能够以法律形式规 范企业在合同订立与履行过程中的行为， 保护了合同当事人的合法权益。有效的合 同管理，一方面能培育企业信用，推动企 业自觉履行合同义务，预防经济纠纷，防 止招致不必要的经济损失；另一方面能在 经济纠纷产生时，保护企业在合同中的预 期利益和交易成果，维护企业的合法权益 不受违约行为方侵害。对合同实施有效的 内控管理，有助于企业增强应变、发展和 竞争能力，促使企业在竞争中提高预见性、 减少失误，使其管理活动符合国家法律要 求，从根本上维护企业在合同中的合法权 益。 （二）加强合同管理有助于降低企业运营 风险，提高经营管理水平 一个企业经营管理水平的高和低，在很大 程度上取决于其在供、产、销或资金的筹 集与运用等多环节的有效衔接上。合同是 企业经营活动的先导，是计划安排的依据， 是企业一系列互相衔接、互相监督、互相 制衡、共同协调行动的经营活动的桥梁， 合同管理贯穿于企业对一系列活动进行组 织、监督和检查的全过程。有效利用合同 管理能协调企业内部各方关系，有利于提 高企业经营管理水平，提升企业竞争力， 降低运营风险，促进企业可持续发展。 （三）加强合同管理有助于控制企业财务 风险，提升资金使用效率 在世界经济高速发展的今天，金融正在赶 超实体经济成为现代经济的核心，企业已 经越来越多地参与到金融活动当中，能否 通过合同管理有效控制金融和财务风险关 系到企业的生死存亡。有效利用合同管理， 对复杂金融合同制定风险对冲等应对策略， 有效监控和计量财务风险，则能够保证合 同目标与企业财务战略目标相协调，控制 企业投融资风险。同时，有效的合同管理， 能帮助企业节省交易时间，降低交易成本， 保证交易正常进行，加速资金周转，减少 费用，以最少的消耗获取最大的收益，提 升企业资金使用效率。 二、合同管理的总体要求 合同管理总体上要求企业建立分级授权管 理制度，实行统一归口管理，明确各部门 职责分工，保证不相容职务分离，健全考 核与责任追究制度。 （一）建立分级授权管理制度 企业应根据经济业务性质、组织机构设置 和管理层级安排，建立合同分级授权管理 制度。企业最高权利机构（股东大会）负 责审议批准与企业重大投资、筹资决策等 相关的重大合同；企业最高决策结构（董 事会）负责组织建立企业合同管理制度、 明确合同分级审批权限等；企业最高执行 机构（经理层）负责组织建立企业合同管 理制度、直接参与重要合同的谈判、签订、 履行和监控等；企业最高监督机构（监事 会）负责监督企业董事、经理和其他高级 管理人员对重大合同管理责任的履行情况。 各相关业务部门实行合同岗位责任制，在 公司对本岗位授权范围内进行合同洽谈、 拟定合同文本并落实合同履行，确保合同 签署目的的实现。 （二）实行统一归口管理 企业可以根据实际情况制定法律部门等作 为合同归口管理部门，对合同实施统一规 范管理，具体负责明确合同拟定、审批、 执行等环节的程序和要求；参与重大合同 的起草、谈判、审查和签订；参与或组织 合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动；管理 合同专用章；管理与合同有关的法人授权 委托书；定期检查和评价合同管理中的薄 弱环节，采取相应控制措施，促进合同的 有效履行。 （三）明确职责分工 企业各业务不忙呢作为合同的承办部门负 责在职责范围内承办相关合同。合同管理 还应注意不相容职务的相互分离、制约与 监督。合同管理的不相容职务一般包括： 合同的拟定与审核（会审） 、合同的审核与 审批，合同的审批与执行，合同的执行与 监督评估等。 （四）健全考核与责任追究制度 合同控制的各个环节紧密相扣，相关合同 管理人员应有明确的职责与权限，企业应 健全合同管理考核与责任追究制度，对合 同订立、履行过程中出现的违法违规行为， 给企业造成经济损失或商业信誉损害的行 为，应当追究有关机构或人员的责任。 三、合同管理流程 合同管理从大的方面可以划分为合同订立 阶段和合同履行阶段。合同订立阶段包括 合同调查、合同谈判、合同文本拟订、合 同审核、合同签署等环节；合同履行阶段 涉及合同履行、合同补充和变更、合同解 除、合同结算、合同登记等环节。 四、合同管理各环节主要风险点和管控措 施 （一）合同调查 主要风险：忽视被调查对象的主体资格审 查，将不具有相应民事权利能力和民事行 为能力或不具备特定资质的主体确定为准 合同对象，或与不具备代理权或越权代理 的主体签订合同，导致合同无效，或引发 潜在风险；在合同签订前错误判断被调查 对象的信用状况，或在合同履行过程中没 有持续关注对方的资信变化，致使企业蒙 受损失；对被调查对象的履约能力给出不 当评价，将不具备履约能力的对象确定为 准合同对象，或将具有履约能力的对象排 除在准合同对象之外，最终导致合同无法 执行。 主要管控措施：第一，审查被调查对象的 身份证件、法人登记证书、资质证明、授 权委托书等证明原件，可通过发证机关查 询证书的真实性和合法性，关注授权代理 人的行为是否在其被授权范围内，在充分 收集相关证据的基础上评价主体资格是否 恰当。第二，获取调查对象经审计的财务 报告、以往交易记录等财务和非财务信息， 分析其获利能力、偿债能力和营运能力， 评估其财务风险和信用状况，并在合同履 行过程中持续关注其资信变化，建立和及 时更新合同对方的商业信用档案。第三， 对被调查对象进行现场调查，实地了解和 全面评估其生产能力、技术水平、产品类 别和质量等生产经营情况，分析其合同履 约能力。第四，与被调查对象的主要供应 商、客户、开户银行、主管税务机关和工 商管理部门沟通，了解其生产经营、商业 信誉、履约能力等情况。 （二）合同谈判 主要风险：谈判中忽略合同重大问题或在 重大问题上做出不当让步；谈判经验不足， 缺乏技术、法律和财务知识的支撑，导致 企业利益受损；泄露本企业谈判策略，导 致企业在谈判中处于不利地位。 主要管控措施：第一，企业在谈判前应收 集谈判对手资料，充分熟悉谈判对手情况， 做到知己知彼；研究国家相关法律法规、 行业监管、产业政策、同类产品或服务价 格等与谈判内容相关的信息，正确制定本 企业谈判策略。第二，关注合同核心内容、 条款和关键细节，具体包括合同标的的数 量、质量或技术标准，合同价格的确定方 式与支付方式、履约期限和方式，违约责 任和争议的解决方法、合同变更或解除条 件等。第三，对于影响重大、涉及较高专 业技术或法律关系复杂的合同，组织法律、 技术、财务等专业人员参与谈判，充分发 挥团队智慧，及时总结谈判过程中的得失， 研究确定下一步谈判策略。第四，必要时， 可聘请外部专家参与相关工作，并充分了 解外部专家的专业资质、胜任能力和职业 道德情况。第五，加强保密工作，严格责 任追究制度。第六，对谈判过程中的重要 事项和参与谈判人员的主要意见，予以记 录并妥善保存，作为避免合同舞弊的重要 手段和责任追究的依据。 （三）合同文本订立 主要风险：选择不恰当的合同形式；合同 与国家法律法规、行业产业政策、企业总 体战略目标或特定业务经营目标发生冲突； 合同内容和条款不完整、表述不严谨准确， 或存在重大疏漏和欺诈，导致企业合法利 益受损；通过操纵合同金额等条款规避合 同管理规定；对于合同文本须报经国家有 关主管部门审查或备案的，未履行相应程 序。 主要管控措施：第一，企业对外发送经济 行为，除即时结清方式外，应订立书面合 同。第二，严格审核合同需求与国家法律 法规、产业政策、企业整体战略目标的关 系，保证其协调一致；考察合同是否以生 产经营计划、项目立项书等为依据，确保 完成具体业务经营目标。第三，合同文本 一般由业务承办部门起草，法律部门参与 审核；重大合同或法律关系复杂的特殊合 同应由法律部门参与起草。第四，通过统 一归口管理和授权审批制度，严格合同管 理，防止通过化整为零等方式故意规避招 标等合同管理规定的做法，杜绝越权行为。 第五，由签约对方起草的合同，企业应当 认真审查，确保合同内容准确反映企业诉 求和谈判达成的一致意见。第六，国家或 行业有合同示范文本的，可以优先选用。 第七，合同文本须报国家有关主管部门审 查或备案的，应当履行相应程序。 （四）合同审查 主要风险：合同审核人员因专业素质或工 作态度原因未能发现合同文本中的不当内 容和条款；审核人员虽然通过审核发现问 题但未提出恰当的修订意见；合同起草人 员没有根据审核人员的改进意见修改合同， 导致合同中的不当内容和条款未被纠正。 主要管控措施：第一，审核人员应对合同 文本的合法性、经济学、可行性和严密性 进行重点审核，关注合同的主体、内容和 形式是否合法，合同内容是否符合企业的 经济利益，对方当事人是否具有履约能力， 合同权利和义务、违约责任和争议解决条 款是否明确等。第二，建立会审制度，对 影响重大或法律关系复杂的合同文本，组 织财会部门、内部审计部、法律部和其他 业务相关部门进行审核，相关部门应当认 真履行职责。第三，慎重对待审核意见， 认真分析研究，对审核意见准确无误地加 以记录，必要时对合同条款作出修改并再 次提交审核。 （五）合同签署 主要风险：超越权限签订合同，合同印章 管理不当，签署后的合同被篡改，因手续 不全而导致合同无效等。 主要管控措施：第一，按照规定的权限和 程序与对方当事人签署合同。正式对外订 立的合同应当由企业法定代表人或由其授 权的代理人签名或加盖有关印章。授权签 署合同的，应当签署授权委托书。第二， 严格合同专用章保管制度，合同经编号、 审批及企业法定代表人或由其授权的代理 人签署后，方可加盖合同专用章。第三， 采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改。 第四，按照国家有关法律、行政法规规定， 需办理批准、登记等手续后方可生效的合 同，企业应当及时按规定办理相关手续。 （六）合同履行 主要风险：本企业或合同对方当事人没有 恰当地履行合同中约定的义务。 主要管控措施：第一，强化对合同履行情 况及效果的检查、分析和验收，全面适当 执行本企业义务，敦促对方积极执行合同， 确保合同全面有效履行。第二，对合同对 方的合同履行情况实施有效监控，企业的 业务部门和经办人员应对其承办的合同， 从订立到履行终结进行全过程跟踪监控管 理，一旦发现有违约可能或违约行为，应 当及时提示风险，并立即采取应对措施， 避免合同损失的发送或扩大，将违约损失 降到最低。 （七）合同补充、变更和合同解除 主要风险：企业没有就质量、价款、履约 低点等内容与合同对方进行约定或约定不 明确，导致合同无法正常履行；在合同履 行过程中未能及时发现显失公平、条款有 误或对方有欺诈行为等情形，或未能采取 有效措施；因政策调整、市场变化等客官 因素，已经或可能导致企业利益受损；合 同纠纷处理不当，导致企业遭受外部处罚、 诉讼失败、损害企业利益、信誉和形象等。 主要管控措施：第一，对于合同没有约定 或约定不明确的内容，通过双方协商一致 对原有合同进行补充；无法达成补充协议 的，按国家有关法律法规、合同有关条款 或交易习惯确定。第二，对显失公平、条 款有误或存在欺诈行为的合同，以及因客 观因素已经或可能导致企业利益受损的合 同，按规定程序及时报告，并经双方协商 一致，按照规定权限和程序办理合同变更 或解除事宜。合同变更和解除应采取书面 形式，严禁在原合同文本上涂改、添加， 变更后的合同视同新合同，须履行相应的 合同管理流程。第三，对方当事人提出中 止、转让、解除合同，造成企业经济损失 的应向对方当事人书面提出索赔。第四， 加强合同纠纷管理，在履行合同过程中发 生纠纷的，应当依据国家相关法律法规， 在规定时效内与对方当事人协商并按规定 权限和程序及时报告。 （八）合同结算 主要风险：违反合同条款，未按合同规定 期限、金额或方式付款；疏于管理，未能 及时催收到期合同款项；在没有合同依据 的情况下盲目付款等。 主要管控措施：第一，财会部门应当在审 核合同条款后办理结算业务，按照合同规 定付款，及时催收到期欠款。第二，未按 合同条款履约或应签订书面合同而未签订 的，财务部门有权拒绝付款，并及时向企 业有关负责人报告。 （九）合同登记 主要风险：合同档案不全，合同泄密、合 同滥用等。 主要管控措施：第一，合同管理部门应当 加强合同登记管理，充分利用信息化手段， 定期对合同进行统计、分类和归档，详细 登记合同的订立、履行、变更和终结等情 况，合同终结应及时办理销号和归档手续。 第二，建立合同文本统一分类和连续编号 制度，以防止或及早发现合同文本的遗失。 第三，加强合同信息安全保密工作，未经 批准，任何人不得以任何形式泄露合同订 立与履行过程中涉及的国家或商业秘密。 第四，规范合同管理人员职责，明确合同 流转、借阅和归还的职责权限和审批程序 等有关要求，实施合同管理的责任追究制 度，对合同保管情况实施定期和不定期的 检查。 五、合同管理的后评估 评估的内容：合同的签订是否符合程序； 合同审核的意见是否得到合理采纳，不采 纳的主要原因及其产生的后果；合同是否 全面履行，重大合同未履行的主要原因分 析和教训总结；合同履行中是否存在不足， 应当采取何种改进措施；合同纠纷是否得 到妥善处置；合同是否适当归档；合同管 理工作中是否有成绩、创新，是否存在违 法、违规行为；合同管理内部控制的涉及 和执行是否有效；是否存在提高合同管理 效率和效果的建议等。 七章 企业内部控制应用指引第16号 合同管理讲解 市场经济又称合同经济，合同是企业与自然人、法人 及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义 务关系的协议，它起到维系市场主体，规范、约束市场交 易行为，优化资源配置，维护市场经济秩序的重要作用。 因此，加强企业合同管理技师企业内部控制的重要手段， 又是企业维护合法权益、保证营运安全、控制财务风险、 提高企业经营管理水平的重要基础。 一、加强合同管理的意义 （一）加强合同管理有助于防范企业法律风险，维护 合法权益 合同作为调节企业与其他组织或各人之间经济活动关 系的依据，能够以法律形式规范企业在合同订立与履行过 程中的行为，保护了合同当事人的合法权益。有效的合同 管理，一方面能培育企业信用，推动企业自觉履行合同义 务，预防经济纠纷，防止招致不必要的经济损失；另一方 面能在经济纠纷产生时，保护企业在合同中的预期利益和 交易成果，维护企业的合法权益不受违约行为方侵害。对 合同实施有效的内控管理，有助于企业增强应变、发展和 竞争能力，促使企业在竞争中提高预见性、减少失误，使 其管理活动符合国家法律要求，从根本上维护企业在合同 中的合法权益。 （二）加强合同管理有助于降低企业运营风险，提高 经营管理水平 一个企业经营管理水平的高和低，在很大程度上取决 于其在供、产、销或资金的筹集与运用等多环节的有效衔 接上。合同是企业经营活动的先导，是计划安排的依据， 是企业一系列互相衔接、互相监督、互相制衡、共同协调 行动的经营活动的桥梁，合同管理贯穿于企业对一系列活 动进行组织、监督和检查的全过程。有效利用合同管理能 协调企业内部各方关系，有利于提高企业经营管理水平， 提升企业竞争力，降低运营风险，促进企业可持续发展。 （三）加强合同管理有助于控制企业财务风险，提升 资金使用效率 在世界经济高速发展的今天，金融正在赶超实体经济 成为现代经济的核心，企业已经越来越多地参与到金融活 动当中，能否通过合同管理有效控制金融和财务风险关系 到企业的生死存亡。有效利用合同管理，对复杂金融合同 制定风险对冲等应对策略，有效监控和计量财务风险，则 能够保证合同目标与企业财务战略目标相协调，控制企业 投融资风险。同时，有效的合同管理，能帮助企业节省交 易时间，降低交易成本，保证交易正常进行，加速资金周 转，减少费用，以最少的消耗获取最大的收益，提升企业 资金使用效率。 二、合同管理的总体要求 合同管理总体上要求企业建立分级授权管理制度，实 行统一归口管理，明确各部门职责分工，保证不相容职务 分离，健全考核与责任追究制度。 （一）建立分级授权管理制度 企业应根据经济业务性质、组织机构设置和管理层级 安排，建立合同分级授权管理制度。企业最高权利机构 （股东大会）负责审议批准与企业重大投资、筹资决策等 相关的重大合同；企业最高决策结构（董事会）负责组织 建立企业合同管理制度、明确合同分级审批权限等；企业 最高执行机构（经理层）负责组织建立企业合同管理制度、 直接参与重要合同的谈判、签订、履行和监控等；企业最 高监督机构（监事会）负责监督企业董事、经理和其他高 级管理人员对重大合同管理责任的履行情况。各相关业务 部门实行合同岗位责任制，在公司对本岗位授权范围内进 行合同洽谈、拟定合同文本并落实合同履行，确保合同签 署目的的实现。 （二）实行统一归口管理 企业可以根据实际情况制定法律部门等作为合同归口 管理部门，对合同实施统一规范管理，具体负责明确合同 拟定、审批、执行等环节的程序和要求；参与重大合同的 起草、谈判、审查和签订；参与或组织合同纠纷的调解、 仲裁、诉讼活动；管理合同专用章；管理与合同有关的法 人授权委托书；定期检查和评价合同管理中的薄弱环节， 采取相应控制措施，促进合同的有效履行。 （三）明确职责分工 企业各业务不忙呢作为合同的承办部门负责在职责范 围内承办相关合同。合同管理还应注意不相容职务的相互 分离、制约与监督。合同管理的不相容职务一般包括：合 同的拟定与审核（会审） 、合同的审核与审批，合同的审批 与执行，合同的执行与监督评估等。 （四）健全考核与责任追究制度 合同控制的各个环节紧密相扣，相关合同管理人员应 有明确的职责与权限，企业应健全合同管理考核与责任追 究制度，对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为， 给企业造成经济损失或商业信誉损害的行为，应当追究有 关机构或人员的责任。 三、合同管理流程 合同管理从大的方面可以划分为合同订立阶段和合同 履行阶段。合同订立阶段包括合同调查、合同谈判、合同 文本拟订、合同审核、合同签署等环节；合同履行阶段涉 及合同履行、合同补充和变更、合同解除、合同结算、合 同登记等环节。 四、合同管理各环节主要风险点和管控措施 （一）合同调查 主要风险：忽视被调查对象的主体资格审查，将不具 有相应民事权利能力和民事行为能力或不具备特定资质的 主体确定为准合同对象，或与不具备代理权或越权代理的 主体签订合同，导致合同无效，或引发潜在风险；在合同 签订前错误判断被调查对象的信用状况，或在合同履行过 程中没有持续关注对方的资信变化，致使企业蒙受损失； 对被调查对象的履约能力给出不当评价，将不具备履约能 力的对象确定为准合同对象，或将具有履约能力的对象排 除在准合同对象之外，最终导致合同无法执行。 主要管控措施：第一，审查被调查对象的身份证件、 法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件，可通 过发证机关查询证书的真实性和合法性，关注授权代理人 的行为是否在其被授权范围内，在充分收集相关证据的基 础上评价主体资格是否恰当。第二，获取调查对象经审计 的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其 获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和信用 状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化，建立和 及时更新合同对方的商业信用档案。第三，对被调查对象 进行现场调查，实地了解和全面评估其生产能力、技术水 平、产品类别和质量等生产经营情况，分析其合同履约能 力。第四，与被调查对象的主要供应商、客户、开户银行、 主管税务机关和工商管理部门沟通，了解其生产经营、商 业信誉、履约能力等情况。 （二）合同谈判 主要风险：谈判中忽略合同重大问题或在重大问题上 做出不当让步；谈判经验不足，缺乏技术、法律和财务知 识的支撑，导致企业利益受损；泄露本企业谈判策略，导 致企业在谈判中处于不利地位。 主要管控措施：第一，企业在谈判前应收集谈判对手 资料，充分熟悉谈判对手情况，做到知己知彼；研究国家 相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价 格等与谈判内容相关的信息，正确制定本企业谈判策略。 第二，关注合同核心内容、条款和关键细节，具体包括合 同标的的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与 支付方式、履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、 合同变更或解除条件等。第三，对于影响重大、涉及较高 专业技术或法律关系复杂的合同，组织法律、技术、财务 等专业人员参与谈判，充分发挥团队智慧，及时总结谈判 过程中的得失，研究确定下一步谈判策略。第四，必要时， 可聘请外部专家参与相关工作，并充分了解外部专家的专 业资质、胜任能力和职业道德情况。第五，加强保密工作， 严格责任追究制度。第六，对谈判过程中的重要事项和参 与谈判人员的主要意见，予以记录并妥善保存，作为避免 合同舞弊的重要手段和责任追究的依据。 （三）合同文本订立 主要风险：选择不恰当的合同形式；合同与国家法律 法规、行业产业政策、企业总体战略目标或特定业务经营 目标发生冲突；合同内容和条款不完整、表述不严谨准确， 或存在重大疏漏和欺诈，导致企业合法利益受损；通过操 纵合同金额等条款规避合同管理规定；对于合同文本须报 经国家有关主管部门审查或备案的，未履行相应程序。 主要管控措施：第一，企业对外发送经济行为，除即 时结清方式外，应订立书面合同。第二，严格审核合同需 求与国家法律法规、产业政策、企业整体战略目标的关系， 保证其协调一致；考察合同是否以生产经营计划、项目立 项书等为依据，确保完成具体业务经营目标。第三，合同 文本一般由业务承办部门起草，法律部门参与审核；重大 合同或法律关系复杂的特殊合同应由法律部门参与起草。 第四，通过统一归口管理和授权审批制度，严格合同管理， 防止通过化整为零等方式故意规避招标等合同管理规定的 做法，杜绝越权行为。第五，由签约对方起草的合同，企 业应当认真审查，确保合同内容准确反映企业诉求和谈判 达成的一致意见。第六，国家或行业有合同示范文本的， 可以优先选用。第七，合同文本须报国家有关主管部门审 查或备案的，应当履行相应程序。 （四）合同审查 主要风险：合同审核人员因专业素质或工作态度原因 未能发现合同文本中的不当内容和条款；审核人员虽然通 过审核发现问题但未提出恰当的修订意见；合同起草人员 没有根据审核人员的改进意见修改合同，导致合同中的不 当内容和条款未被纠正。 主要管控措施：第一，审核人员应对合同文本的合法 性、经济学、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的 主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经 济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、 违约责任和争议解决条款是否明确等。第二，建立会审制 度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，组织财会部 门、内部审计部、法律部和其他业务相关部门进行审核， 相关部门应当认真履行职责。第三，慎重对待审核意见， 认真分析研究，对审核意见准确无误地加以记录，必要时 对合同条款作出修改并再次提交审核。 （五）合同签署 主要风险：超越权限签订合同，合同印章管理不当