办公室5S管理规定.doc

办公室5s管理制度第一条 总则为营造干净整洁的办公场所，合理配置、使用各种资源，减少浪费，降低办公成本，提升员工工作热情，塑造良好的企业形象，特制定本规定。第二条 本规定适用于公司办公室所有人员。第三条 整理1、每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不必要（无效过期）的，不要的全部销毁。必要文件整理归档。2、对所辖区域的物品、设备、空间清点整理，并区分其“要”和“不要”；分类如下：1） 设备：电脑、打印机、文具、书籍等；2） 空间：柜架、桌椅、储物箱等；3） 物品：个人物品、装饰品等；3、“不要”物品经各部门负责人判定后，集中报废，集中指定存放。4、“必要品”的使用频率和常用程度基准表常用程度使用频率处理方法低过去半年未曾使用且不能再用的物品丢弃中在过去半年里只使用过一次的物品集中存放中一个月使用一次的物品集中存放高每周或每天都使用的物品保存在办公桌或随身携带第四条 整顿1、办公室及岗位区整顿1） 办公桌：桌面除当前正在使用文件、文件框或文件盘、电脑、口杯、电话、笔筒、台历外，不允许放其他与工作无关的物品；（备注：电脑主机要放置在放主机的位置，键盘放置在键盘架上，下班后即时关闭电源）2） 一般常用办公用品：未用的笔、直尺、订书机、涂改液、固体胶、剪刀、即时贴、橡皮、计算器等集中放置在办公桌抽屉的一定区域内；3） 电脑线、网线、电话线束好有序放置；4） 人离开一小时以上应将桌面收拾干净，电脑、电话机要保持干净卫生；5） 文件框内的文件夹明确标识，整齐放置；6） 办公桌抽屉标准：第一层，整齐地放置常用的办公用品；第二层，整齐地放置文件、笔记本、书籍、单据等；第三层，整齐放置私人常用物品；办公桌左上角可放置临时性物品（如空白稿纸、即时性的文件等）；7） 文件柜：文件按文件夹、档案袋、档案盒归置好并整齐摆放；非文件类物品入柜需放置在非透明层；柜顶不得放置其他物品；8） 座椅：靠背座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开10分钟以上，椅子应放回桌洞内；桌洞下不得堆积杂物；9） 垃圾篓：内罩塑料袋，置办公桌右下方；10） 饮水机、桶装水需放置在指定位置，不得随意移动；2、文件、资料整顿1） 将日常文件按照待处理、处理中、已处理分类放置，此外还有机密类文件。根据应用情况分为每日必用、常用、和不常用3种，不常用的文件要尽快处置；2） 文件标识要与实际相一致；3） 电脑里的电子文档、资料分类必须条理清晰。电子文件需要永久长期保存的，应形成纸质和电子等双套介质材料备份保存；第五条 清扫1、将现场不要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾、无污秽状态。消除“脏污”保持职场干净、明亮；2、清扫的主要对象是个人办公区域，如桌面、桌洞、办公设备（电脑、传真机、复印机、打印机、电话机），公用设备或其他清扫对象安排值日或保洁人员清扫；清扫基准如下表：对象标准周期时间个人区域桌面干净整洁，桌洞内无垃圾，无杂物遗落，地面、墙角、柜子、门、窗无垃圾污秽，（电源、线路、插座、开关没有异常）每天每天上下班前后办公设备主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢每周每周五下班前文档桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文件；超过保管年限的文件、表单及时集中销毁；保管年限内的表单装订及时归档；无破旧的卡片、册子、档案、报刊等；无无用的手稿与工作无关的文件每月月末第六条 清洁1、将前“3s”做到制度化、规范化、维持其成果。2、行政人事人员经常巡视检查。3、保持5s意识。第七条 素养1、培养文明礼貌习惯，自觉遵守公司规章制度，养成良好的工作习惯。2、素养巡查：行政人事部对各部门进行不定期检查，每月底对整个公司办公室的5s执行情况进行检查。第八条 5s亮点和暗点奖惩1、亮点通报表扬，暗点公布批评；2、每次检查85分以上为合格，85分以下视为不合格；不合格部门根据检查意见整改；每月平均得分低于80分将对被检查部门扣发当月工资30元，部门负责人扣发100元。3、设置5s评比流动红旗，由每个月检查结果合格并得分最高的部门获得。4、对连续三个月获得流动红旗的部门，给予部门员工每人奖励50元；对连续三个月不合格的部门给予每人处罚50元。5、5s检查表见附件1：第9条 其他问责及奖惩：1、请勿在办公时间闲谈或从事与工作无关的事情 20元/次；2、请勿在上班时间办公区域大声喧哗、聊天；在办公室打电话、讨论工作、传达信息应放低音量，不要隔人呼叫或大声说话，妨碍他人工作；午休时间不得大声嬉笑、打闹 20元/次；3、应按照通知准时参加各类会议，遵守会场纪律，不随便出入会场或接打电话，手机应调至振动状态 20元/次；4、请勿在办公时间阅读与工作无关的报纸、书籍等 20元/次；5、请勿浏览与工作无关的网站、聊天、玩游戏或办其它私事 100元/次；6、上班时间打私人电话超过3分钟；用免提拨打、接听电话 20元/次；7、未经允许在办公区域拍照、摄像的 100元/次；8、无故不参加公司安排的培训和会议 20元/次；9、在外从事与本公司相同产品的职业或在外兼职者 2000元/次；10、动手打人的 500元/次；11、造谣生事，散播谣言致他人或公司名誉受损的 500元/次；12、在工作中酗酒滋事、赌博、有伤风化的 2000元/次；13、偷窃同事或公有财物的 2000元以上或移交司法机关；14、蓄意损坏公司或他人财物者，故意泄漏秘密，致使公司蒙受重大损失的 2000元以上；15、不得辱骂同事 300元/次；16、请勿在公共办公区域吸烟 100元/次；17、请勿在办公区域就餐、吃东西（包括牛奶、饮料） 20元/次；18、上班时间不得外出就餐或在班吃早餐及零食 20元/次；19、办公桌面应保持整洁，文件夹、书籍和资料分类摆放整齐 10元/次；20、离开办公座位时，必须随时将椅子归位放好 10元/次；21、请勿在办公场所吐痰、乱扔纸屑、垃圾 20元/次；22、将茶叶等杂物倒入洗手池的 100元/次；23、空调开放时开窗者（发现开窗者处罚开窗者，未发现开窗者处罚位靠窗的员工） 10元/次；24、洗手时将水甩在地面的 10元/次；25、下班后门窗未关闭的 10元/次；26、电话铃声响三次必须接听，接听电话时主动使用“您好”、“请”、“谢谢”、“再见”等礼貌用语，打电话时应尽量降低音量，以免影响他人工作 10元/次；27、请勿在办公区域使用不文明语言 10元/次；28、请勿故意用力甩电话、笔记本等办公用品 10元/次；29、进入办公室请先敲门，得到允许方可进入 10元/次；30、请保持良好的坐立姿态，不坐桌子，坐立时不翘腿、搁腿和抱胸，不倚靠站立，不东倒西歪，行走时不勾肩搭背 10元/次；31、办公时间不得穿戴奇装异服 20元/次；32、请勿在办公时间办公区域穿拖鞋和破损鞋袜 20元/次；33、男士上班不得穿短裤、中裤；女士不得穿吊带（周六除外） 10元/次；34、请勿私拆设备机箱 100元/次；35、请保持电脑外表干净，电脑桌面、屏幕保护程序不得有不雅、不健康的内容（或画面） 20元/次；36、下班后应关电脑显示器及主机 20元/次；37、请勿打印、复印或传真与工作无关的个人资料 10元/页；38、损坏会议室桌椅和办公桌椅等 20元/次，并照价赔偿；39、其它不规范、不礼貌或有碍公司形象和声誉的行为举止 20元/次。第十条 出现责任问责时，由行政人事部开具罚单，当事人持罚单主动到财务部缴纳现金，财务出具应开具收据（专款专用，用于公司福利，单独列支）。第十一条 处罚程序1、员工违纪后，由所在部门或行政人事部依据具体违纪事项和本规定提出处理意见，经总经理批准后生效。2、处罚事宜记入员工档案。第十二条 本制度由公司行政人事部负责解释，从2013年1月1日起生效实施。5s办公室规范检查评比表项目规范内容分值得分备注整理（20分）1、将不再使用的文件资料/工具废弃处理4发现其中一项0分2、将台面与办公无关的物品清理掉5发现一项扣2分3、将长期不使用的文件资料编号归类放置指定文件柜24、将常使用的文件资料放置就近位置25、将正在使用的文件资料分未处理/正处理/处理三类26、将办公室用品摆放整齐5发现1个人扣2分整顿（25分）1、办公桌/办公用品/文件柜等放置要有规划和标识5无标识扣1分，扣完为止2、办公用品/文件/坐椅放置要整齐有序33、文件处理完后均要放入文件夹，且要摆放整齐24、文件夹都要有相应的标识，每份文件都应有相应的编号5发现1件扣1分5、办公桌及抽屉整齐，不杂乱36、私人物品放置于规定位置5摆设凌乱且在显位置0分7、电线/电脑线用绑带扎起，不零乱，用电脑检索文件2清扫（25分）1、将地面/墙/天花板/门窗/办公台等打扫干净，无灰尘15五项各2分2、将办公室用品擦洗干净23、文件记录破损处修补好24、没有噪音和其它污染1堆积垃圾0分5、垃圾桶放在规定位置上，垃圾及时清除5主要检查窗台/工作台/文件清洁（10分）1、每天上下班花3