目前基层公文处理中存在的问题及建议

目前基层公文处理中存在的问题及建议 作者：邯郸市复兴区国家税务局 王珏敏 发布时间：2009-05-20 选择字号（大 中 小） 自税务公文处理系统（ODPS）运行以来,基层通过该系统收发的文件占到了 95%以上， 所处理的文件中又以上级机关的来文为主，公文处理工作的质量和效率较之以往手 工运作得到大大提高。但在基层现行公文处理中，由于系统设置问题以及人为因素 造成的“失误”在一定程度上影响了公文处理的运行质量。 存在的问题主要表现在以下方面： 一、文秘人员操作不熟练，文件处理流程不规范。一些基层人员对公文处理 系统掌握不全面，操作不熟练，甚至一些科所的内勤人员以前基本上没学过公文，对 公文的掌握不够，影响了办文质量。在文件处理流程中，流程乱、随意性较大，表现 在一些单位收文传递由主要领导直接签批给相关部门；或未经办公室主任拟办，直 接由承办部门签拟办意见报局领导批示等现象。 二、公文下发渠道较混乱。主要表现在通过公文处理系统传递文件的习惯没 有养成。一些单位对系统内收文既有通过公文处理系统处理，又有通过纸质文件传 递签收和签处，甚至一些单位应该从公文系统下发的正式文件，只是在局域网发布 一下了事，文件传递比较随意；再者是一些拟发人对拟发文件严肃性认识不够，不需 从公文系统中“走”的简单的通知、通报、成立小组以及层层转发的文件，也要非经过 公文系统拟发不可，造成系统内“垃圾文件”过多，过滥。这些问题已严重地影响到系 统公文的整体质量。 三、公文处理中的发文不规范。由于一些人员计算机操作水平有限，加上文字 编辑功底薄弱，平时拟发的文件又少，因而对电子公文的操作“望而生畏”。能够完整、 准确的拟发文件，很多基层人员感到困难，“失误”很多，主要表现在“通知”“请示”文 种相混淆；既使用通报又使用通知的文种重叠情况；引用公文及附件标注不规范；排 版不准确；部分单位发文字号不规范，未按规定区分国税发、国税函和国税办等等方 面。 四、公文处理的办结渠道不畅。目前县（区）级税务机关电脑的普及率还不是很 高，一些文秘、内勤人员同其他同志合用电脑，阅览文件受限制，影响着办文的时效； 再加上基层一些年龄大、电脑基础差的同志使用电脑较困难，他们阅读文件相对比 较困难，分送给他们的文件只能长期滞留在他们的个人信箱内，文件不能及时办结， 时常出现超办理时限的现象。 五、公文处理的纸质归档不及时。存在纸质归档的公文未按档案管理要求分 类归档，未建立索引目录，卷内目录设置不规范，项目不齐全等问题。根据现行税务 档案规定，凡通过系统公文处理的文件，还要同时进行纸质审批，纸质登记，纸质归 档。对这种双重工作，具体负责公文处理的文秘人员往往想不通，视为不必要的重复 劳动，因此工作常常消极、滞后。 六、文秘人员更换频繁，责任意识不强。由于干文件处理工作在基层常被认为 是一项没有面子的事情，领导无所谓、同事瞧不起，没人愿意干，干了也不长，推着 走，蒙着干。经常是处于频繁换人状态，长期以来造成基层对公文处理工作的重要性 认识不够，没有充分认识到公文质量代表国税机关形象，代表办公室工作人员水平， 从而缺乏责任心。 七、公文处理程序更新慢，软件运行滞后。目前使用的 ODPS 是较早使用的公 文处理软件，软件中公文格式与 2004 年总局印发的税务机关公文处理实施办法 和 2005 年省局印发的机关公文处理实施办法的规定有所冲突，主要体现在文件 格式、文件使用纸张方面。软件升级不到位，办公室技术力量难以及时更新。 八、文档管理不统一，档案设施不规范。由于对文档管理工作意识不强，多年 来，税务系统各基层单位的档案管理参差不齐，且绝大部分县（区）局档案室设施老 化，已远远满足不了档案的存放标准，这也是归档不及时的主要原因。 针对上述存在的问题，笔者提出以下几点建议： 一、提高认识，领导重视。公文处理工作看似细小、平凡，甚至单调、繁琐，但 却是上情下达、下情上达的重要枢纽，缺一不可，十分重要。基层单位领导要充分认 识到基层文秘工作的辛苦，给予充分的理解和肯定，让干此项工作的干部能稳住心、 踏实干。 二、制定适应基层国税的公文处理系统操作细则。详细、全面的规定公文登记、 公文传递、公文格式、公文归档办法，统一收文的拟办意见、办理程序，统一发文主 送机关名称，统一电子发文的流转与环节，统一非文件类重要公文（信息、通报等）的 处理，统一外部收文的传递方式和归档。 三、切实提高公文处理人员素质。认真组织学习上级文件和工作要求，使每位 国税人员都熟悉公文处理。每年定期组织公文处理工作人员集中培训或交流学习， 尤其是增强新上岗文秘人员的培训，多开展基本操作技能的培训，编写详细的操作 手册，可从如何进入模块到操作技巧和操作要领上入手，手把手地教，这样才能收到 实效。同时要不断总结公文处理好的方法措施，剖析公文处理中常见错误，及时集中 培训，提高公文处理的操作水平。 四、建立健全严格的公文拟、审责任制，纳入考核范围。严格按照全国税务 机关公文处理实施办法的具体要求认真处理好每件公文，使公文处理更具规范性， 保证公文信息系统顺利传递。加大对公文处理的考核和检查力度，将公文质量列入 年度工作目标管理考核内容之一，提高基层单位对公文处理的重视程度。 五、重视强化公文归档保存工作。配备专职人员从事文件收发及档案管理，确保岗位相 对稳定。加强收发文的登记、整理、归档和管理，确保各类纸质文件的完整、规范、安 全。确保电子文档定期备份，明确备份的方式、时限，如采取刻录光盘或双硬盘备份 的形式进行保存，做到公文处理系统运转的万无一失。 全市公文处理中存在的问题及其解决办法 李广阳 公文处理是按照规范要求和规定程序进行文书处理的一系列相互关联、衔接有序的工 作，也是各级行政机关工作的重要组成部分。公文处理工作的优劣直接关系到机关工作的办 事效率，关系到机关的对外形象。近年来，全市各级行政机关公文处理工作能够执行国务院、 省市政府关于公文处理的有关规定，公文办理质量明显提高，较好地发挥了以文辅政的作用。 但是，在公文处理中仍然存在一些问题，影响了机关工作的水平，有的甚至给工作带来了负 面影响。 一、存在问题 （一）公文处理不及时。在收文处理中，有的不能按规定时限处理文件，有的拟办意见不 到位，致使文件运转程序出现问题，有的没有找准政策依据或者没有根据实际情况提出办理 意见，出现了误事误时现象。在发文处理中，因办理不及时，导致上级机关研究决策或下级 机关贯彻执行的时间太少，影响了公文的效用。 ( 二 ) 公文处理程序不严肃。有的机关文件多头管理，没有做到“一个关口”管理；有 的不按程序签发文件或签发不到位，上报文件没有经单位主要负责人签发；有的政府部门向 下一级政府下发不该下发的文件，甚至内设机构对外正式行文；有的不根据隶属关系和职权 范围越级报文；有的将文件抄送或直送领导个人。 ( 三 ) 文字表述不准确。主要表现在：公文用词用语不恰当，文字表述前后矛盾，人 名、地名、数字、引文、计量单位、简称运用不规范，也有因文字校对不细心而造成的错字别 字、掉字漏字、多出无用字的现象，使公文表达的意思不准确、不清楚甚至截然相反，影响了 公文的处理。 ( 四 ) 公文格式不规范。主要表现在：文种使用不正确，如：应当用“函”的用成了“报告” 或者“请示”，应当用“请示”的却用成了“报告”；文件的各要素标注不全或使用不正确，如：有 的乱标、生造主题词，有的上报文件使用文头不对、没有标注签发人和“联系人和联系电话”； 引用文件不规范，将引用的文件标题中的发文机关标在书名号外，甚至没有发文机关，没有 标发文字号。 二、原因分析 （一）工作责任心不强。个别工作人员没有树立起“公文处理非小事”的观念，没有树立 起高标准、严要求、及时准确地办理每一件文件的意识，以至于在公文处理中，不作认真调 查研究，不作认真思考，敷衍了事，简单应付，不认真，不细心，没有负起应负的责任。 （二）不熟悉机关工作程序。没有认真学习和掌握各级行政机关的有关工作规则、办事 程序、文件审核、审签程序，没有把握好工作程序，没有发挥好工作协调的职责，办文无头绪， 办事无章法，工作显得很忙乱，质量和效率打了折扣。 （三）工作能力不强，业务水平不高。没有注意认真学习党和国家的大政方针，没有加强 对行政机关工作人员应具备的基本科学文化知识、行政机关公文处理知识的学习，个人综合 素质不强，业务水平不高，导致了公文处理工作中出现问题。 三、对策建议 （一）公文处理要做到及时，确保公文处理的时效性。公文处理要及时，即讲求时效，及 时则有效，误时则误事。行政公文只有把握时机，及时处理，才能发挥公文的效用。各级行政 机关工作人员要树立及时、准确地办理每一件文件的观念，做到件件有着落，事事有结果。 印发文件，从起草、审核、审签、校对等环节都要认真负责，按规定要求和程序办理。收文办 理，总体上要求都要快速处理，一般公文应尽快处理，紧急公文必须急事急办，在规定时间 内办结，按照有关规定，特急公文应在 4 小时以内办结，急件需视其复杂程度在 24 小时以内 办结。紧急电报，特提应在 2 小时以内办结、特急应在 4 小时以内办结、加急应在 24 小时以 内办结、平急应在 48 小时以内办结。 （二）严格公文处理程序，确保公文处理的严肃性。公文处理程序是公文法定效力的体现， 所以，公文处理程序至关重要。印发文件要按规定程序审签，采取自下而上、逐级把关、对上 负责的办法进行，一般不得超越职位的管理范围和权限签发公文。上报的公文必须要本行政 机关主要负责人签发，并根据隶属关系和职权范围逐级上报，一般不得越级报文，也不能将 文件分头多送、抄送或直送领导个人。政府部门依据职权可以向下一级政府的相关业务部门 行文，除以“函”的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式 行文。 （三）公文处理要认真负责，确保公文处理的准确性。准确是对公文处理质量的要求，公 文处理关系到机关的整体工作，关系到上下左右的相互联系，必须准确无误。印发文件，从 起草、审核、审签、校对等环节，必须要把好文字表述关、格式关、校对关，做到文字表述准 确、文件格式准确、文字校对准确。在收文办理时，要详细审视来文，注意拟办意见的准确和 全面，公文拟办要做到情况确实、依据可靠、意见明确、程序规范、简明扼要、条理清楚，确 保准确性和可操作性。 （四）解决好公文处理的具体问题，确保公文处理的规范性。公文处理中经常出错且不被 大家注意的问题，要特别注意解决好，使公文更加规范。 1、关于文件标题引用问题。公文中引用文件，应当把文件标题、发文字号标全，不能用 发文字号代替公文标题。正确的标法是：发文机关、主要内容、文种置于书名号之内，发文字 号置于括号之内。如陕西省人民政府关于做好工作的通知（陕政发20066 号）。文内使 用非规范性简称，应当先用全称并注明简称。 2、关于公文的段落问题。正文中有“一是、二是、三是”不要单独成段，建议把这样的小 段归入一个段落，使“一是、二是、三是”成为一个段落内的层次标记。如以“一是、二是”起首 的段落文字太长，用规范的层次序号代替“一是、二是、三是”，使其成为独立的一个段落。 3、关于请示、报告公文的结尾用语问题。 “报告”结尾用“特此报告”即可，不能用“现予报 告，请批示”（报告和请示不分）、 “专此报告，请审定”（报告不应提出“请审定”的请求）。请示结 尾为三种情况：下级机关工作中不明确、认识有分歧的事项，为请求指示的请示，结尾用“请 指示”、 “请批示”、 “妥否，请批复”；下级机关无权力或无能力解决的事项，为请求上级批准或给 予解决，为请求批准的请示，结尾用“请批准”、 “请予解决”；主管部门提出安排意见或政策性 措施，请上级批准并转发的，为呈转性请示，结尾用“如无不妥，请批转执行”。 4、关于公文的附件问题。公文如有附件，在公文正文下空 1 行左空 2 字用 3 号仿宋字 表识“附件”二字，后表冒号和名称，不能表为“附”，附件说明表注不能表注在正文中，如“详 见附件”，附件的序号和名称前后表识应一致，批转、转发、印