秘书基础检查督办及其在秘书工作中的地位和作用

第一节 检查督办及其在秘书工作中的地位和作用 教学目标 知识目标：了解秘书部门检查督办的含义及范围，掌握秘书部门检查督办的内容和方 法。 能力目标：通过学习，掌握检查督办基本知识，学会如何具体做好检查督办工作。 德育目标：要求学生了解，秘书不仅仅是领导的属下，还是领导的助手，必须辅助领 导进行工作。只有互相合作互相配合，才能做好工作。 教学重点： 1掌握秘书部门检查督办的含义和范围。 2掌握秘书部门检查督办的主要内容。 3掌握秘书部门检查督办的特点、方法。 教学难点：检查督办的主要内容。 教学方法：老师讲授为主，结合案例教学。 教学安排：三课时 教学过程： 第一课时 教学重点：检查督办的含义。 教学难点：检查督办的范围。 【导入新课】 检查督办一般都是领导的工作，但有时领导不在家，而又需要检查时，该怎么办呢？ 这时候就需要秘书代替领导去检查，这就是秘书部门的检查督办。 【讲授新课】 一、检查督办的含义、范围和对象： （一）检查督办的含义： 检查督办有广义和狭义之分，广义的是指上级机关对所属的下级部门或单位贯彻上级 决策、执行工作任务情况的检查、督促和催办，从而发现问题，纠正偏差，促使下级保证 质量按期完成工作任务，使上级决策得以实施。 狭义而言，指秘书工作中的检查督办，它是秘书部门根据工作需要、领导指示或群众 反映的情况，对本组织辖属的各个单位的职能活动进行督促、催办的过程。 （二）检查督办的范围和对象： 检查督办的目的在于解决问题，因此其范围的界定要适度。 1上级领导和本级领导批示督办的事项。 2上级部门重要的工作布置和重要会议精神落实情况。 3新闻单位对本单位的批评与建议的答复和处理情况。 4本单位中心工作，日常重要决定事项办理情况的催办 5下级单位请示中需要批复、答复事项的催办 6秘书部门从各种渠道了解到的需要检查督办的重要问题。 解释：其中两点是关于上级的，一点是关于新闻单位的，一点是关于本单位的，一点 是关于下级单位的，还有一点是其它渠道的。 二、秘书工作中检查督办的地位与作用： （一）检查督办在秘书工作中占有重要的地位。 检查督办在秘书工作中历来占有十分重要的地位。 （二）秘书部门的检查督办起着推动决策执行、矫正工作偏差、高工作效率、克服官 僚主义的巨大作用。 1检查督办为决策的正确贯彻起定向作用，是推动各项决策顺利实现的重要保证。 通过检查督办，就能及时发现决策在执行过程中偏离目标的情况并及时纠正从而保证 决策顺利实施。 2检查督办起到克服官僚主义、提高工作效率的作用。 检查督办可以运用监督、催促、检查等手段。有效地克服官僚主义弊病，从而促进组 织运行的高效率。 三、结合案例： 结合书中的案例雪中送炭 ，再一次讲解分析秘书检查督办的地位与作用。 【课堂反馈】 让学生结合学校学生会的检查等例子，来谈谈什么是检查督办及其对象和范围。 【课堂小结】 这节课重点给大家讲解了检查督办的含义及范围，以及秘书在检查督办中的地位和作 用。同学们在今后的工作中，应该合理运用，帮助领导做好检查督办工作。 【板书设计】 检查督办的含义： 上级领导和本级领导批示督办的事项。 上级部门重要的工作布置和重要会议精神落实情况。 检查督办的 新闻单位对本单位的批评与建议的答复和处理情况。 范围、对象 本单位中心工作，日常重要决定事项办理情况的催办 下级单位请示中需要批复、答复事项的催办 秘书部门从各种渠道了解到的需要检查督办问题 检查督办为决策的正确贯彻起定向作用， 检查督办的地位、作用 是推动各项决策顺利实现的重要保证。 检查督办起到克服官僚主义、提高工作效率的作用。 第二课时 教学重难点：秘书部门的检查督办的主要工作内容。 【导入新课】 既然秘书部门的检查督办工作也有很大作用，那秘书究竟如何工作呢。他们工作的主 要内容是什么？这就是我们这节课的内容。 讲授新棵： 一、秘书部门检查督办的职能基础： 秘书是领导身边的助手，是全面协助领导工作的。在管理中，秘书部门或秘书承担检 查督办工作，有着极其优越的职能基础。 1全面理解决策指令。 因为秘书在决策形成的过程中，进行了全面完整的辅佐工作，因此对决策的背景、目 的、内容和实质，都有全面的理解和领会，非常有利与秘书的检查督办工作。 2熟练高效的信息处理能力。 秘书处于信息的枢纽地位，能及时摸清执行决策指令的情况，从而有利于及时发现差 距和问题，起到督查作用。 3及时准确地反馈检查督办的情况。 秘书与领导有着密切的联系，能将信息及时地反馈给领导，使领导及时了解情况，确 保决策的正确实施。 二、秘书部门检查督办的主要工作内容： （一）检查督办工作的主要目的： 1检查督办工作就是通过监督、催促、检查来克服决策实施过程中的偏差因素。 2所谓“偏差” ，就是处在一定时间和空间的客观事物，在运动中出现的偏离规定方 向和运动轨道的现象。 3找出偏差，克服偏差，促进工作。 （二）秘书部门检查督办工作的主要内容： 1克服“进度差”： （1）许多执行部门实施决策任务时，经常达不到规定的时限要求，完成决策目标的进 度很不一致，这就是进度差。 （2）表现为：进度慢、停滞状态等。 （3）解决办法：催促慢的、推动停的，使整体运行协调，保证各项决策目标的顺利实 现。 2克服“行为差”： （1）执行部门在工作中会产生态度和行为上的差异，即是行为差。 （2）表现：推诿、顶牛等 （3）解决办法：对于推诿者扯皮者，要明确责任，提出指令性要求；对于顶牛者，可 运用教育、性形状、经济手段，必要时查办。 3克服“效果差”： （1）实施决策的每一个过程中，如果发生质、量、度三因素的不平衡，就会产生效果 差。 （2）表现：不足、过头两种偏差。 （3）解决办法：对于未达到决策目标要求的，要促其弥补缺欠；对于过头的，要克服 “过热”因素，促其稳定、平衡的发展。 4克服“失误差”： （1）决策实施中，决策者必然带有主观的期望，再加上一些情况的变化，所以会产生 一些误差。 （2）解决办法：需要通过督促检查、验证、反馈决策正确与否，及时调整决策，完善 决策，以达到既定的目标。 【课堂反馈】 结合学生日常生活和学习中的例子（如打扫卫生、班级管理、考试等） ，让学生进行解 释说明检查督办的具体内容。 【课堂小结】 检查中会有哪些问题，如何解决，是这一节课的重点， 教学中通过举例、解释，归纳 等手段，主要抓住这一内容进行了详细的讲解，学生掌握较好。 【板书设计】 全面理解决策指令 职能基础 熟练高效的信息处理能力 及时准确地反馈检查督办的情况 主 克服“进度差” 要 克服“进度差” 内 克服“效果差” 容 克服“失误差” 第三课时 教学重难点：秘书部门检查督办工作的一般方法。 【导入新课】 知道了在检查督办中，秘书的主要工作内容，那秘书都采用什么方法去工作呢？ 【讲授新课】 一、秘书部门检查督办工作的特点： 1目的明确： 检查督办时，秘书必须明确自己检查督办的目的，目的明确了，就有利于秘书部门确 定检查督办的对象、内容和范围，从而及时正确的完成检查督办的任务。 2内容系统： 秘书在检查督办中，应按照决策“是否在办理” 、 “在怎样办理” 、 “办理的效果怎样” 的要求来进行，形成层次分明紧密联系的检查督办的内容体系。 3态度谦和： 秘书只是代表领导去检查督办，并不具有指挥的权利和责任。因此，秘书不仅要严肃 认真，实事求是，深入了解情况；更要态度谦和，虚心求知，待人以礼。 二、秘书部门检查督办工作的一般方法： 1程序法： （1）这是秘书部门检查督办工作最基本的方法。 （2）通常由确定项目、检查催办、结果反馈三个环节构成。 （3）秘书应严格按照环节和程序来进行工作。 2受权法： （1）在检查督办某些重大问题时，秘书人员往往被授予一些较大的权利，可以代表上 一级领导机关，检查了解下属机关的工作。 （2）其主要工作也只是听和看，目的仍然是了解情况，以便及时反馈。 3分层负责法： （1）秘书部门的检查督办工作，要充分依靠和尊重下属机关和部门。 （2）涉及下属机关和部门的工作，首先要由下属机关和部门进行检查督办。秘书不直 接处理，不代替下属机关和部门工作。 三、案例分析： 案例举一反三 ，进一步解释说明了秘书检查督办工作的重要性和特点。 【课堂反馈】 结合上堂课学生举的例子，再进一步解释说明它们的特点、方法。 【课堂小结】 检查督办工作的方法是这一节课的重点，结合了上节课的内容一起解释分析，并结合 学校的学生会的检查来形象生动的解释说明秘书的检查督办工作，学生理解较透彻。 【板书设计】 目的明确 特点 内容系统 态度谦和 程序法 方法 受权法 分层负责法 【课后练习】 一、填空： 1检查督办的目的在于解决实际问题，故其范围的界定应 掌握适度，不易过宽，也 不应过窄 。 2检查督办为决策的正确贯彻起 定向 作用，是推动各项决策顺利实现的重要保证。 3检查督办起到克服官僚主义、提高 工作效率 的作用。 4检查督办可以运用 监督 、 催促 、 检查 等手段，有效地克服官僚主义，从而促 进组织运行的高效率。 5所谓偏差，就是处在一定 时间和空间的客观事物 在运动中出现的偏离规定方向和 运动轨道 的现象。 6行为差，比较多见的有 推诿 和 顶牛 两种表现。 7检查督办目的的明确性，有利于秘书部门确定检查督办的 对象 、 内容 和 范围 ， 以便集中精力，及时准确地完成检查督办的任务。 8程序法是检查督办最基本的方法，通常由 确定项目 、 检查催办 、 结果反馈 三 个环节构成。 二、选择：（下列各题中只有一项最准确，请找出。 ） 1下列哪一项不是秘书部门检查督办工作作用的体现？（ C ） A推动决策执行 B矫正工作偏差 C优化机构设置 D提高工作效率 2下列哪一项不是秘书部门检查督办工作的一般方法？（ A ） A责令法 B程序法 C受权法 D分层负责法 3检查督办工作就是通过监督、催促、检查来克服决策实施过程中的（ B ） 。 A错误内容 B偏差因素 C失误之处 D疏忽只处 4下列哪一项不是秘书检查督办工作程法的构成环节？（ D ） A确定项目 B检查督办 C结果反馈 D集体讨论通过 5秘书部门的检查督办，能及时准确地（ C ）检查督办的情况，有助于领导及时 掌握信息，采取行动。 A了解 B报告 C反馈 D传达 三、简答： 1秘书部门检查督办工作的范围和对象有哪些？ 答：（1）上级领导和本级领导批示督办的事项。 （2）上级部门重要的工作布置和重要会议精神落实情况 （3）新闻单位对本单位的批评与建议的答复与处理情况。 （4）本单位中心工作、日常重要决定事项办理情况的催办。 （5）下级单位请示中需要批复、答复事项的催办。 2简述秘书部门检查督办工作的职能基础。 答：（1）全面理解决策指令。 （2）熟练高效的信息处理能力。 （3）及时准确地反馈检查督办的情况。 3秘书部门检查督办工作的特点和方法有哪些？ 答：特点： （1）目的明确 （2）内容系统 （3）态度谦和 方法： （1）程序法 （2）受权法 （3）分层负责法 四、案例分析： 举一反三 市长在一份关于建设百汇土特产市场的调查报告上批示：“要把百汇土特产市场的 建设当成优化资源配置的大事，抓紧抓好。 ”市政府办公室全体人员认真学习了这个批示。 认为这不仅是对一个市