秘书与上级的沟通技巧

秘书与上级的沟通技巧 班级：文秘 1222 姓名：胡丽丽 学号:1140122110 内容摘要沟通是人际交往中的一项技能，也是一门艺术。秘书与领 导进行有效的沟通，可以提高工作效率，提升工作质量。良好的沟通 可以更加方便的工作。 【关键词】沟通 倾听 询问 反馈 察言观色 一、秘书与上级沟通的重要性一、秘书与上级沟通的重要性 所谓沟通，就是人与人之间通过言语、表情、肢体语言等来进行 交流的一种沟通方式。沟通是人与人之间的桥梁，有效的沟通可以消 除隔阂；亲密的沟通可以增进感情、相互了解；恰当的沟通可以消除 误会、化解矛盾。 二、秘书需与领导有效沟通二、秘书需与领导有效沟通 秘书工作是依附于领导活动而存在的，它的基本职能是辅助领导 开展领导活动。从管理层次上看，秘书是属于从属地位的辅助性管理 活动，其本质是为领导服务。为了更好地服务于领导，就要与领导进 行深度的了解和有效的沟通。 同样，秘书处理好各种日常事务都离不开有效沟通，良好的沟通 协调对上司的工作有辅助性，掌握好有效沟通技巧。这样，不仅有利 于秘书人员工作的开展，更是使秘书与领导目标达成一致的有效途径。 三、秘书与上级领导沟通的技巧三、秘书与上级领导沟通的技巧 （一）秘书要了解上级领导的性格特征和处事风格。面对不同类 型的领导有不同的沟通方式。 秘书要在日常生活中对领导人的性格、思维方式、工作方法、生 活爱好、工作经历以及家庭情况等，都要有所了解，这样才能更好地 为领导服务。比如，喜欢安静的领导人在思考时，秘书不仅自己不去 打扰，还要起必要的挡驾作用，不是急事，最好不去惊动领导；要是 碰到喜欢与秘书商量、征询意见或要材料的领导，秘书要注意积累资 料，围绕中心工作，勤于思考，以保证给领导满意的资料服务和意见 与答复；有的领导喜欢同大家讨论，在讨论问题的撞击中迸发思想 “火花” ，秘书则应善于组织有关人员集体讨论；有的领导习惯中午 不休息或夜间工作，秘书则应改变自己的习惯，适应领导的生活规律， 周到服务；有的领导性情急躁，秘书则要善于冷静思考，伺机多做劝 导；有的领导记忆力较差，秘书则应由细致地工作计划表，时常提醒 一下领导。总之，秘书要主动去适应领导人的生活习惯特点。 （二）秘书是领导的助手和参谋。所以，秘书要随时正确地领会 掌握领导的工作意图，严格遵循、围绕领导工作意图，辅助领导工作， 体现并且贯彻领导意图。秘书人员还要加强自身的修养，提高自身水 平，是自己能与领导人保持思想、行动上的一致，配合彼此的默契。 要求秘书人员能站在领导的角度上考虑问题、处理问题。在有分歧的 情况下，秘书尽可能的与领导保持一致。 （三）在与领导沟通交往中，秘书要充分尊重领导。领导下达的 命令或者指示，秘书要认真执行，尽最大的可能去完成，不能与领导 唱反调，领导说东，你硬要往西。但是，秘书也不能一味的去附和领 人文学院文秘专业学生学年论文 第 3 页 共 6 页 3 导，要是对领导下达的命令或者指示有不同的见解，可以提出适当的 意见和看法，表达你的观点。总之，要尊重自己的领导，对领导的态 度不卑不亢。 （四）在与领导进行语言沟通中，要注意措词。遇到领导反对意 见时，你可以换一种方式表达的委婉一点，可以以建议的方式向领导 表达你的观点，努力使领导接受你的观点。 (五) 要时刻注意你跟领导的关系，不能没大没小。秘书与领导 要保持在组织上是上下级关系；在工作上是同志关系；在职能上是主 辅关系。当然，秘书与领导沟通时要充满自信，有些领导经常板着个 脸，不苟言笑，从而使秘书在领导面前不敢多说话，唯唯诺诺。因此， 秘书要克服心理障碍，自信一点，这样才能进一步的与领导建立好关 系。 (六) 倾听也是沟通中重要的一个环节，善于倾听是一门艺术， 对领导来说更是一种尊重。倾听有利于了解和掌握更多地消息；有利 于建立与领导间的信任；可以加强与领导间的关系，使倾诉者放松心 情，谈及到领导不想提及的问题时，不要多问，更不要打探领导的隐 私，对其刨根问底。若知道领导的隐私，务必要对其进行保护和尊重， 不要对外乱说，与同事进行聊天八卦。倾听时要集中精力，专心倾听， 听领导说话时，作为倾听者，切忌不要看时间；要站在领导的立场去 倾听，去揣摩领导要表达的真正意图；领导在说话时，不要随意打断 领导的话，更不要随意的插话或接话；适时地表达自己的意见并且配 合表情和恰当的肢体语言，这样可以让领导感觉到你始终在倾听，而 且听明白了，还可以避免走神或者疲惫；要听出领导谈话的重点，这 对于秘书来说是一种能力。 （七）除了倾听，询问也是一种技巧。在工作中，秘书要善于有 艺术的向领导进行询问。对于领导下达的指示或命令有不明白的，千 万不要不懂装懂，要及时向领导询问清楚。对于工作中遇到的难题， 要虚心求教。在空闲之余，秘书要多了解一点知识，充实自己，丰富 自己的阅历，开扩自己的视野。 （八）工作中秘书也要注意及时的向领导反馈信息，避免造成不 必要的误会。秘书向领导反馈信息时，力求说话简明扼要，清晰不含 糊，突出重点且注重轻重缓急。把重要且紧急的事情先汇报，重要但 不紧急的事情等之前的汇报后再进行汇报，不重要也不紧急的事情可 以等多累计一点之后一次性汇报，以免经常打扰领导，导致领导不能 好好工作。收集文件也一样，把重要的文件放上面，不重要的文件放 在下面，便于领导先处理重要的事情。秘书向领导反馈信息时，可采 用口头反馈、书面反馈、通信反馈、网络反馈等方式。口头反馈内容 丰富、广泛，而且能及时得到领导的反馈意见。书面反馈相当于口头 反馈比较正规，并且有利于保存，可为日后的考查提供依据。通信反 馈信息比较迅速及时，便于信息发出者随时掌握信息接受利用的情况， 及时地改善信息传递的质量，而且可以远距离传递反馈信息。网络反 馈的话，信息收到的及时、迅速，能够记忆和存贮，并能随机检索利 用。根据不同的情况，秘书可采用合适的方式进行反馈。工作中秘书 也要时刻严格要求自己，不怠慢，不松懈。做好领导身边的一把手。 人文学院文秘专业学生学年论文 第 5 页 共 6 页 5 （九）秘书要注意察言意地观色，观察领导的心情、动作、表情、 眼神。观察并不是简单地去看、随浏览，而是去仔细观察表面看不到 的东西，并且去发现重要的、有价值的信息。若遇到领导心情不好时， 最好能做到能不打扰就不打扰。在工作中，与领导接触久了，就会形 成默契，要是领导的一个表情一个动作你就能领会领导的意图，就能 大大地加快工作效率，提高工作质量。 总而言之，秘书，是领导身边的助手，是全心全意为领导服务的。 领导成功的背后往往少不了秘书辛勤工作的背影。在工作中秘书要忠 于职守，自觉履行各项职责；钻研业务，掌握秘书工作各项技能；兢 兢业业，甘当无名英雄；实事求是，讲究实效；办事公道，热情服务； 谦虚谨慎，文明礼貌；奉公守法，不假借上司名义以权谋私。 沟通，有时候就很简单。就简单地一个微笑，一个动作，一个表 情，就能拉近彼此间的距离。有时无声的沟通更胜过有声的沟通。沟 通是人与人之间的交流，是心与心的对话。最重要的是真诚对待，不 虚情假意。你希望别人怎样对待你，你就怎样对待别人。 参考文献：参考文献： 1范作慧. 秘书与领导相处的原则艺术J.办公室业