如何做好工程项目的结算工作

如何做好工程项目的结算工作如何做好工程项目的结算工作 摘要: 建筑业相对其它行业而言为微利行业，建筑施工企业产值利润率普 遍较低，在有限的利润空间下，施工企业为了生存发展，做好工程项目结算显得 尤为重要。从建立结算工作机制和办理预付款支付、材料款项结算、进度款结算、 竣工结算、变更索赔等多个方面，阐述了工程项目结算工作的程序和内容，以及 做好项目结算的主要工作方法。 关键词: 工程项目;进度结算;竣工结算;变更索赔 中图分类号: TU723 文献标识码: A 工程结算是工程支付的基础、前提和条件，是取得工程价款、满足工程施工 生产、维持企业正常经营所需资金的重要手段。如何做好工程项目结算是企业经 营工作的重要内容，施工企业不但要会干工程，还要会结算，能将承建的工程项 目及时、准确地进行结算，做到应得尽得，使企业效益不流失，为企业创造良好 的经济效益奠定基础。下面从工程预付款支付、进度结算、竣工结算、变更索赔 等程序、内容和方法多个方面，谈谈如何做好工程结算工作。 1 建立工程项目结算的工作机制 1.1 建立工程项目结算组织 组建强有力的结算管理班子，是做好工程结算的首要条件。成立由项目经理、 工程技术、经营管理、物资装备、财务等人员组成的结算小组，由专职经营人员 搜集和整理各职能部门提供的有关信息资料，编制结算报表。 1.2 形成工程项目结算管理机制 建立组织是前提，形成管理机制是结算工作顺利进行的有力保证。明确结算 小组成员的工作职责及内容，对项目经理、技术、计量、统计、经营、物资、装备、 财务等人员的工作内容和承担的责任要有明确规定。同时，为调动结算人员的工 作积极性，应制定相应的规章制度和奖惩办法，对相关工程的结算成果进行检查 考核。 1.3 对结算人员的要求 项目部经营人员是工程结算工作的主要负责人，经营人员的工作能力、业务 素质、责任心直接关系到工程结算工作的成效。 （1）要熟悉标书内容。项目部经营人员要全面掌握和了解合同价款、工程量 清单、单价内容、总价承包内容、工程结算条款、变更索赔条款等合同内容，对盈 亏项目、变更索赔及利润增长点等做到心中有数。 （2）要熟知工程结算程序。工程结算贯穿于工程开工至工程竣工的全过程， 经营人员对申请工程预付款、办理工程进度结算、变更索赔、竣工结算的过程、 时间、数额、内容等要了如指掌。 （3）要有强烈的工作责任心。工作责任心是干好工作的前提，没有工作责任 心再高的业务素质也不能发挥工作绩效。在工程结算、变更索赔过程中，如果经 营人员不及时收集资料、不准确报量、工作拖踏，就会对企业带来极大的经济损 失。配备高素质的结算经营人员是搞好工程结算的重要一环。 2 履行合同的常规结算 2.1 预付款结算 预付款结算包括申请、支付、扣回和保函管理。 （1）申请支付。一般情况下，工程中标后，按合同约定的时间，项目部要及时 向发包人提出预付款申请，出具预付款保函，并通知监理人。对合同约定有预付 款支付条件的，一般是项目部主要人员及设备进场，要及时办理监理签证手续， 保证申请支付。对预付款分期的，条件达到时要及时结回。 （2）扣回。预付款扣还一般由发包人从月进度款中逐次扣回，起扣点、扣清 点均按合同约定。 （3）保函管理。预付款全面扣清后，在合同约定的时期内，经营部门要及时 通知财务办理保函退回手续。 2.2 材料款项结算 2.2.1 材料预付款 对有材料预付款约定的合同，要加强材料预付款结算，包括申请、支付和扣 回。对按年度结算的材料预付款，一般情况下，材料扣回从当年第 7 个结算月开 始。符合合同约定的付款条件后，要及时向监理单位提交材料预付款支付申请单， 要求付给材料预付款。从付款月后的 6 个月内在月进度付款中每月按该预付款 金额的 1/6 平均扣还。合同另有约定者，按相关的规定办理。 2.2.2 甲方供应材料款的结算 当前市场上主材由甲方供应的合同比较普遍，但这方面规范性不够，往往会 被忽视。在工程结算中:要与甲方在合同的基础上对材料交接验收、计量办法 和结算扣回等达成共识;对超出合同范围的工作要及时计量结算，如运输费、 卸车费等;大批量到货材料按实际使用分月在进度款中扣回材料款，避免占用 资金，如钢筋等材料，一般每次到货可用几个月，必须按当月实际使用情况在月 进度款中扣回相应的材料款。 2.2.3 材差结算 工程材差结算要分清类别做好工作。对业主委托的采购补差，关键在实际采 购价确认上提供充分依据。对合同规定按物价系数进行调价:收集权威的物价 系数;统计好期间完成的工作量。对合同规定不明确或政策性物价上涨，要把 相关政策依据、各类期间材料上涨幅度和期间采购使用量全部理清，向业主提出 结算或索赔。 2.3 进度款结算 2.3.1 准确计量 工程进度结算主要依据工程量清单所列项目、中标单价、实测工程量进行。 工程项目及中标单价是合同约定的内容，基本不变，关键在于工程计量。经营人 员要经常与工程技术人员一道深入施工现场，及时了解施工部位、施工项目、施 工进度情况，熟知工程计量的原则和方法，做到准确计量。及时办理监理签证手 续，做到不漏报项目、不少报工程量。 2.3.2 及时报送月结算报表 每月末，经营人员要及时向工程技术、检验试验、物资装备等部门收集整理 有关资料，编制工程月结算报表，按合同规定的时间（一般是每月 28 日）及格式 及时报送监理、业主，并随同上报月付款申请单。 2.3.3 积极主动与业主监理进行沟通 月结算报表报送后，经营人员不能被动等待，应主动向业主、监理了解审核 情况，根据所提出的问题进行解释、沟通、提供补充资料，取得业主、监理的理解、 支持和合作，使月结算报表尽早尽快得到批复，并能实现我方期望值。 2.3.4 及时办理价款支付 经营与财务要加强联系和沟通，主动督促财务办理价款支付。一般在月结算 报表报送 14d 内监理进行批复，并出具月进度付款证书。经营人员在月结算批复 后，将监理出具的进度付款证书交给财务部门，财务人员及时向业主申请办理工 程价款支付，业主应在收到申请单后的 28d 内付款。 2.4 竣工结算 虽然每个月办理了月结算，支付了应得款，但还有已完工程未支付的价款， 保留金的清退及其他需要结清的问题。项目部要抓好最后一次机会，做好竣工结 算，把各种余款结清。 2.4.1 全面收集相关资料 全面收集资料，一方面它可保证结算编制内容的完备性;另一方面可保证结 算审核工作的顺利进行，避免审核时产生过多疑问和矛盾。为此，项目部应注意 以下几方面资料的收集。 （1）工程承发包合同，它是结算编制的最根本最直接的依据，因为工程项目 的承发包范围、双方的权利义务、价款结算方式、风险分摊等都由此决定，另外 结算中哪些费用项目可以计入或调整、如何计算也都以此为据。 （2）图纸及图纸会审记录，它是确定标底及合同价的依据之一。 （3）投标报价、合同价，它是实际做法发生变化或进行增减删项后调整有关 费用的依据。 （4）变更通知单、工程停工报告、监理工程师指令等。 （5）施工组织设计、施工记录、原始票据、形象进度及现场照片等。 （6）有关定额、费用调整的文件规定。 （7）经审查批准的竣工图、工程竣工验收单、竣工报告等。 2.4.2 清理全部款项 结算编制中容易出现的失误之一就是漏项，漏项就意味该得收益的损失。为 了防止这一点，项目部应注意以下几个容易漏项的方面: （1）由于政策性变化而引起的费用调整。如间接费率的变化、人工工资标准、 机械台班单价的变化等。 （2）投标时按常规计算，结算时需如实调整的费用。如大型机械进退场费 （什么类型规格的机械进场多少次等）。 （3）设计变更、签证、监理指令等导致增加的费用。这部分费用包括自身工 作量的增加，及造成对其他工作的影响而增加的费用（也可作为索赔费用）。 （4）施工索赔费用。由于发包方未履行合同义务，或发生了应由发包方承担 的风险而导致承包商的损失。如发包方交付图纸技术资料、场地、道路、开工条 件等时间的延误，与勘探报告不符的地质情况，发生了恶劣的气候条件（洪水、 战争、地震），业主推迟支付工程款，第 3 方的原因导致的承包商的损失（如设计、 指定分包），甲方供材的缺陷，设计错误导致的施工损失等。 （5）合同规定的有关奖励费用。如提前竣工奖、赶工措施费、质量奖等。 （6）由于变更删项，导致原让利优惠部分的退还费用。在现行的招投标中， 承包方为了在竞争中获胜，一般都要在正常算得的造价基础上给出一定的优惠 条件，而当业主变更导致工程量减少或部分删项时，结算中除扣除对应费用外， 应注意加上因原优惠而损失的费用。 2.4.3 督促业主、监理办理竣工结算 监理收到竣工付款申请单后应在定期内完成复核，并签发完工付款证书。业 主接到监理签发的完工付款证书后应在规定时间内支付竣工结算尾款。 2.4.4 提交竣工付款申请单 颁发合同工程移交证书后的 28d 内，经营人员应提交竣工付款申请单，并附 以下文件: （1）移交证书注明的完工日期，根据合同累计完成的全部工程价款金额。 （2）根据合同业主应支付的追加金额或其他金额。如索赔余额、保留金等。 2.4.5 按期收回保留金 合同中一般有保留金比例的约定，通常为合同发生额的 2.5%5%，从首次 支付工程进度款开始按规定比例扣留，工程完工后，保留金要按期收回。 （1）第 1 次返还。一般在工程移交后 14d 内，由监理签发保留金付款证书， 退还合同约定一定比例的保留金。 （2）第 2 次返还。保修期满（大部分工程项目为 1a，特殊工程项目另行规定）， 监理签发保留金付款证书，业主在 14d 内退还剩余的全部保留金。对有保修任务 的工程，要及时进行保修，或与业主商定扣留相应的保修金额，由业主承担保修 责任，余款结回。 3 变更索赔结算 由于工程项目建设的特点及不可预见性，一般来说，工程建设期间都会发生 变更索赔，工程项目越大、跨年度时间越长，变更索赔项目就越多、工作量也越 大。变更索赔是工程结算的重要内容之一，也是确保经济效益的重要途径。 3.1 把握好变更索赔过程管理 要搞好变更索赔，不仅要善于发现和把握变更索赔的机会，更重要的是要会 处理变更索赔。 3.1.1 向监理发出意向通知 变更索赔事件一旦发生，经营人员要做的第一件事就是要将自己的变更索 赔意向书面通知给监理，这是变更索赔的首要一环。 变更索赔意向通知仅仅表明意向，涉及变更索赔内容但不涉及变更索赔数 额，通常包括以下 4 个方面的内容: （1）事件发生的时间和情况的简单描述; （2）合同依据的条款和理由; （3）有关后续资料的提供，包括记录和事件发展动态; （4）对工程成本和工期不利影响的严重程度。 3.1.2 资料准备 变更索赔成功很大程度上取决于承包人对索赔作出的解释和强有力的证明 材料，这就要求承包人注意记录和积累保存以下各方面的资料: （1）施工日志。有关人员现场记录施工中发生的各种情况，包括天气、出工 人数、设备数量、进度、质量、安全、监理现场指示、实验、不利现场条件等情况。 （2）来往信件。监理、业主、设计、政府等单位的信函，并注明发送和收到的 详细时间。 （3）气象资料。它是分析进度安排和施工条件的重要依据。 （4）备忘录。对监理和业主的口头指示和电话应随时用书面记录，并请签字 给予书面确认。 （5）会议纪要。承包人、监理、业主举行会议时要作好记录，并由各方签字确 认。 （6）工程照片和声像资料。是反映工程客观情况的真实写照和有效的法律证 据。 （7）工程核算资料。人、材、机使用台账、物价指数、收付票据等，是进行索 赔费用计算的基础。 （8）工程图纸。原设计图、修改图及其差异分析。 （9）工程进度计划。经监理或业主批准同意的年、季、月计划。 （10）其它有关资料。政策、法规、证明、原始单据等。 3.1.3 编写变更索赔报告 在变更索赔事件对工程产生的影响结束后，尽快（一般合同规定 28d）向监 理提交正式的变更索赔报告。如果变更索赔事件在整个施工期间都会有持续影 响，应每隔一段时间向监理提交变更索赔报告，不能等到工程结束后提交。 编写变更索赔报告应注意以下几个问题: （1）变更索赔的合同依据。即基于何种理由提出的变更索赔，一种是根据合 同某条款规定，承包人因合同变更或追加额外工作而取得费用补偿或延长工期; 一种是业主、监理违反合同规定给承包人造成损失有权索取补偿。 （2）说明客观事实与损失之间的因果关系。以合同为依据，说明业主违约或 合同变更与引起变更索赔的必然联系，做到有理有据。 （3）分清责任。应说明是由于对方责任引起的索赔事件，必须强调索赔事件 的不可预见性，承包人无法预防。 （4）变更索赔费用计算依据要正确、计算结果要准确。 （5）内容简明扼要，证明材料充分。 3.1.4 提交变更索赔报告 变更索赔报告编写完毕后，应及时提交给监理、业主，正式提出变更索赔。 报告提交后，不能被动等待，应隔一定时间，积极主动向对方了解变更索赔处理 情况，加强沟通。索赔的关键在于“索”，承包人不主动去“索”，业主就没有义务 “赔”。 3.1.5 变更索赔审批 变更索赔报告递交后，监理应在规定的时间内给予答复，一般是 28d，逾期 答复应视为认可。但在工程实践中，不是一件这么简单的事项，需要多方多次沟 通协调。 3.2 做好变更索赔结算的技巧 变更索赔是一项复杂细致而艰巨的工作，涉及技术、经济、法规等方面，同 时又是一门艺术。要想获得理想的变更索赔成果，必须讲究工作技巧。 （1）及早发现变更索赔机会。要仔细研究标书的合同条款和规范，探索可能 发生变更索赔的机会和工程项目。 （2）商签好合同协议。对明显把重大风险转嫁给承包人的合同条件提出修改 要求，对其达成修改的协议应以“谈判纪要”的形式写出，作为合同文件的有效组 成部分。特别是业主开脱责任的条款要更加注意，如:合同中不列变更索赔条款， 拖期付款无时限无利息，