中联e智协同办公系统用户操作手册.doc

中联e智协同系统用户手册中联e智协同办公系统用户操作手册1 系统登录图1：登录e智协同系统：双击桌面的e智协同快捷键图标，进入系统登录窗口，如图1所示。按“登录界面”的提示，输入用户名和密码。系统用户名一般为客户姓名拼音的首字母（用户名区分大小写，一般为小写），如“王小明”的用户名一般为“wxm”,如有其他人重复的，则为姓拼音的全拼加名的首字母，所有人初始密码为“123”.输入用户名和密码后按回车键，或鼠标点面呈“登录”按钮进入系统。说明：记住密码的选择框如果勾选上，则下次登录时，无需输入密码即可登录。如果是公用电脑，建议不要勾选该选项。2 修改系统登录密码用户在登录系统后，建议迅速修改自己的登录密码，方法比较简单，点击图2中的“修改密码”按钮，弹出图3窗口，输入旧密码设置新密码即可。图2：图3:3 医院办公门户图4：医院办公门户包括8大部分：l 【图片新闻】【公告栏】【医院新闻】【大事记】【荣誉榜】【办公助手】【常用功能】【邮件提醒】。3.1 图片新闻图片新闻通过点击上一张、下一张进行浏览。3.2 公告栏“公告栏”版块展现医院最新的“公告”内容。用户登陆e智协同系统即可看到最新公告，双击每条公告的标题即可看到正文内容。3.3 医院新闻“医院新闻”版块展现医院 的“新闻”内容，双击每条公告的标题即可看到正文内容。3.4 大事记“大事记”记录了医院各时间段的里程碑事件。反映了医院的发展历程。双击“大事记”的标题即时查看具体的内容。3.5 荣誉榜“荣誉榜”彰显了医院文化，展现全院、各科室、人员获得的各项荣誉。3.6 办公助手包含了e智协同各子系统的访问链接，单击标题即可进入各子系统操作具体的业务。3.7 邮件提醒显示收发的邮件信息，具体操作请查看第9章。4 个人主页登陆到系统后，个人主页里都是空白的，系统提供各种插件让用户能根据个人的喜好，打造个性化的主页。在此空白处点击右键，选择“定制版面”，在弹出的插件栏里选择插件拖放到主页里，要求每个人都要把“邮件助手”和“待办任务列表”两个插件放到主页里，以方便提醒用户有新的邮件和新的任务及待办下事项。最后在关闭插件栏前，要记得点击“保存”，以保证完全修改。5 公告栏“公告栏”子系统提供新闻公告的增、删、改功能。系统支持两种公告发布方式：（如上图红圈标记部分）5.1直接发布具有权限的用户可以直接发布新闻公告，无需审批。5.2申请审批发布一般用户在撰写完新闻公告后，通过审批同意后，由专门的人员进行统一发布。5.3 我的草稿箱撰写到一半未完成的新闻公告，用户可以先存成草稿，在合适的时机撰写完成后再提交审批或直接发布。“我的草稿箱”只显示每个用户的草稿公告列表。发布后最新的新闻公告会自动展现在办公门户主页上。6 大事记“大事记”子系统提供新闻公告的增、删、改功能。系统支持两种“大事记”发布方式。（如下图所示：）6.1直接发布具有权限的用户可以直接发布“大事记”，无需审批。6.2申请审批发布一般用户在撰写完“大事记”后，通过审批同意后，由专门的人员进行统一发布。6.3 我的草稿箱撰写到一半未完成的“大事记”，用户可以先存成草稿，在合适的时机撰写完成后再提交审批或直接发布。“我的草稿箱”只显示每个用户的草稿“大事记”列表。7 荣誉榜“荣誉榜”子系统是彰显医院文化的模块，提供新闻公告的增、删、改功能。系统支持两种“荣誉榜”发布方式。（如下图所示：）7.1直接发布具有权限的用户可以直接发布“荣誉榜”，无需审批。7.2申请审批发布一般用户在撰写完“荣誉榜”后，通过审批同意后，由专门的人员进行统一发布。8 公文收发管理81公文拟稿选择“发文管理（附件）”，公文内容请用word在电脑上编辑好后以附件形式上传到系统里，选择附件行后的“”在空白处点击右键，选择“上传”，下载附件查看同理。如下图：如果要通过部门领导审核的，选择“部门领导审核”，在弹出的页面里选择人员，完成确定即可，如图所示：811我的发文箱我的发文箱存放所有由经我撰写、审批、签发、经办的公文。其中红色标志的公文表示现在还在审批过程中，还未签发的公文。点击“打开接受列表”可以查看每一条公文的签发状态。其中蓝色表示已经签发了的公文，红色表示拒绝签收的公文。812我的收文箱“我的收文箱”存放所有我签收的公文，双击可以打开查看公文详细内容。813我的草稿箱“我的草稿箱”存放所有还未提交审批、签发的公文列表，右键菜单可以直接编辑每一条草稿公文，并直接提交审批或签发。82 收文管理选择“收文管理（院外）”，把电子版的公文内容以附件形式上传到系统里，选择附件行后的“”在空白处点击右键，选择“上传”，下载附件查看同理，操作参考发文管理。9 知识库知识库将医院所有的电子文档、纸制文档扫描件等知识类文档进行统一存储、统一管理、并可对e智协同系统中新产生的文档进行自动归档，实现所有文档的快速搜索、模糊查询等功能。（图7为知识库的主界面）图7：图8:9.1 知识类别管理 知识类别采用树型结构，如windows的资源导航台一样，可以增加任意多个节点（如图8所示）。每个文件夹拥有自己独立的管理及阅读查看权限！保证信息安全。9.1.1 知识类别的新增系统在知识类别新增界面提供了知识结构树，用户只要点击结构树上的任意节点即可在该目录下增加子库。如图9：在结构树上选择的是“法律法规”，则新增子库会自动存在“法律法规”目录下。l 管理员：每一个知识类别都有一个管理员，管理员是必填项，可以通过组织机构中的人员来进行选择。只有管理员才能对该类别及下面的文档进行新增、修改、删除。l 使用对象：即为该文档类别的阅读对象，如图9中所示，文档管理员可以对该类别下的所有文档设置“使用对象”，“使用对象”是以部门为单位的，选择了一个部门，则该部门下的所有人员都拥有了该文档类别的文档阅读权限。使用对象可以通过“全选”选中所有部门、“全清”清除所有部门的选择。l 设为根目录：如果用户希望新增一级目录，只要保存目录时点击“设定为根目录”即可。l 保存并闭：保存数据并关闭当前窗口。l 保存并新增：保存数据并新增一条新数据。9.1.2新增文档点击“新增文档”按钮，用户进入如下图界面，在该界面，用户可以直接编辑文档，包括：文档的标题、文档类别（系统在每次新增文档时会自动根据主界面的知识结构树上的选择记录自动填充，用户亦可更改设置）、作者、关键字、上传人、上传时间、内容概要、正文内容，以及附件。系统支持各种格式的附件。10 邮件系统邮件系统可以支持多个外部帐号，如果医院办公网络不能联入外网，邮件系统亦提供了内部邮件互发的功能。同时支持直接发送给部门、机构、工作组的功能。邮件系统提供了强大的文件编辑功能，不仅可以直接附加文件，还可认插入图片，插入超链接、进行屏幕截图、插入横线，查找通讯录，设置邮件的重要性。（如下图所示）邮件提醒助手：在门户主页上，系统提供了邮件提醒助手，当有新邮件时，系统将及时告知用户查看新邮件。11 即时消息即时通讯工具自动加载组织机构人员信息为联系人，可以在全院范围内进行单人即时通讯，也可进行多人会议，同时还可自动截图发送和发送图片等等。在应用过程中可以将任意应用程序的地址发送给其它用户，使协同工作变得更加方便高效。（如下图为多人即时通讯） 单击e智协同屏幕上方的即时通讯按钮即可打开即时通讯联系人栏。如下图所示：用户可以对联系人的排列方式进行选择，可以按状态排列，亦可按机构排列。选择联系人即可进行聊天，同时在聊天的过程中可以随时将其它人加入进来，进行多人聊天。12 医院论坛医院论坛是一个非常好的知识管理工具，对于医院收集意见等工作有非常大的帮助