用友致远A3协同系统方案书.doc

*有限公司a3协同系统方案书北京用友致远软件技术有限公司2010-1-22目 录第一部分 产品价值介绍3一、问题解决预估3二、为管理层带来的价值42.1实现对人的有效管理42.1实现对事有效的管理：4三、为企业带来的价值43.1规范管理行为，提高办公效率43.2增强事务计划的跟踪控制能力53.3提高个人办公效率53.4记录管理行为53.5实现知识管理53.6节约办公费用53.7解决异地办公53.8实现资源整合5第二部分 产品功能情况介绍62.1产品功能情况62.1.1基础设置62.1.2应用设置62.1.3管理维护62.1.4协同工作72.1.8文档管理72.1.9公共信息72.1.10日程计划会议82.1.11常用工具82.1.12个人设置82.2产品功能的应用介绍92.2.1协同应用9应用背景9协同应用原理9协同工作功能102.2.2一体化文档12应用背景12一体化文档应用原理12一体化文档功能132.2.3日程会议计划15应用背景15日程会议计划应用原理15日程会议计划功能152.2.4关联人员16应用背景16关联人员应用原理16关联人员功能162.2.5关联系统17应用背景17关联系统应用原理18关联系统功能18第一部分 产品价值介绍一、问题解决预估我们建议通过用友致远协同管理软件，可以有效解决*以下的问题：1、 工作安排和督办：管理者可通过协同安排下属工作，可以随时催办，督办切实有效。2、 工作审批：通过系统直接发起申请，不用当面递交，不会因为等待审批浪费时间。需要审批的事项都集中在领导的待办事项中，审批工作可以集中处理。领导不会因为下属经常敲门而入，被打断思路。3、 工作汇报：通过文档管理模块、协同管理模块和公文管理模块加以解决。填写汇报，可以以文本格式、word格式、excel格式以及各种附件形式提交给领导，节约时间，查阅方便。4、 工作计划：通过计划管理模块、文档管理模块和电子公告发布模块有效管理，根据使用习惯和要求，计划可在计划管理模块中按日、周、月及任意期来填写计划，主管领导可对下属计划进行批示。同时，计划也可通过公告发布或存放指定档案夹授权访问。5、 远程办公：用友致远协同管理软件只需在服务器上安装，在公司其他地方可直接通过内部网络访问使用，信息传送及时，不需额外的费用，有效实现远程办公。6、 上下级沟通：系统中可通过协同管理、内部bbs、公告、调查、计划管理等多种渠道以实名形式向领导提交申请和意见建议，实现*内部的有效沟通交流。7、 员工能力评估：在用友致远协同管理软件系统中，每个人处理事件的痕迹（计划上报和完成情况、有没有在规定时限办理领导安排事务、办理意见、办理结果）都有记录，可以对员工能力评估提供量化的参考。8、 文档管理：几乎我们调查的每个部门都反映存在共享型资料不能充分共享，查找纸质文件浪费时间，到其他部门查找资料麻烦，人员流动容易造成资料丢失的问题。通过系统实施，能够实现文档保密和共享的管理需要。即该共享的文件实现有效和充分共享，该保密的文件非授权人员不能查看。同时提供查询功能，可以方便查阅授权范围文件。9、 公告通知：完全可通过办公系统的公共信息模块中的公告、调查和讨论区，实现集团无纸化的发放公告通知，并可以在第一时间通知所有的下属部门。通过在*实施北京用友致远协同管理软件，可以使*日常业务、协作等信息在各公司、部门、群组、个人之间及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理，促进使用者的办公效率提高。同时节约*在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用，从而达到开源节流，增产增效，管理高效全面的效果。备注：文档管理是对个人档案和单位档案进行集中式信息管理，并可以授权下级部门的档案管理员，实现不同部门或下级单位的多档案员管理。另外，预设“我的共享目录”和“我的借阅文档”，对个人的资料分别存放对其他人进行开放的目录和文档。并按权限进行设置，分别为读权限（查看）、写权限（归档）新建权（可建子目录并拥有该子目录管理权）、管理权（读/写/增/删/更名/移动/授权），协同信息也可以预归档至文档系统。二、为管理层带来的价值2.1实现对人的有效管理管计划没有计划就没有控制。随时查看他人计划，随时全面管理关联人员及关联项目的计划，全面掌控。管行为计划分解到日程保障计划的进行。随时查看他人日程安排，随时掌握他人计划的执行情况，保障计划的有序和顺利进行。管结果指导、催办督促达成终极目标结果。随时查看可视化流程进展，中间环节状态一目了然，即时催办控制。2.1实现对事有效的管理：管形式根据不同任务的重要性，合理安排资源和协作方法。 明确结果诉求、挑选胜任角色、设定协作方式（流程规则），管理全程可控，反馈真实透明。管过程随时监督、查看进展、中间环节执行质量。中间环节控制，随时直观了解事件进展情况，保障事件、事务的执行质量。管全局强调细节执行的同时，经常对称各方面信息把握全局。通过制度保障各部门数据结果统一归档，老板和各部门通过合理权限分配共享信息。三、为企业带来的价值3.1规范管理行为，提高办公效率l 流程的规范l 表单的规范l 处理方式的规范l 有效的督办和监控3.2增强事务计划的跟踪控制能力每个员工都可以对各协作事件全程跟踪，从而高效的控制和完成公司任务。3.3提高个人办公效率每个员工随时了解自己工作事件，轻重缓急一目了然3.4记录管理行为所有工作事件从工作内容到每个人处理意见、处理时间、处理过程一一记录，避免*工作中的“扯皮”“推逶”，同时将成功和失败的经验记录下来，供公司员工查询事件处理的全过程，同时方便领导查看监督进展情况。3.5实现知识管理公司中所有的协同工作、公文、重要文件、会议、计划一一沉淀，实现公司的知识沉淀，再通过共享、转发、借阅等多种方式分级授权给全体员工，实现公司的知识共享，最终完成公司的知识管理建设。3.6节约办公费用l 通过协同管理平台实施达成人均事务处理能力的提升，在组织扩张过程中有效进行减少对新人的雇佣数量，从而达成对人力资源成本抑制。如年度人力资源成本抑制系数为5-15%。100人规模的企业将减少年度工资支出为12万36万。l 降低有线和无线终端的通讯量，如果按100人人均50元/月，抑制系数大约15-30%，年度效益为1-3万。考虑到长途的减少量，节约潜力还可以提高。l 降低因打印产生的办公用品消耗和折旧，如按100人人均20元/月，抑制系数为30%-50%，年度效益为1-2万l3.7解决异地办公无论在异地还是在差旅中， 协同管理让我们请示、审批、资料传递等等日常办公不受时间空间的影响，领导“忙”的管理颈瓶，异地不好管的情况将有巨大的改观！3.8实现资源整合通过协同管理的关联系统快速登录到其他集成的业务系统，特别是对我们繁忙的管理者工作提供了极大的方便。第二部分 产品功能情况介绍2.1产品功能情况2.1.1基础设置提供用户、组织、角色、权限等数据模型的维护和服务；通过一致的引擎接口可以达到完成获得和维护用户信息、用户相关的组织信息、岗位信息、角色信息等。l 组织机构：建立机构同时对所建立的基本信息进行维护。l 职务级别：建立基本信息，同时对所建立的基本信息进行维护。l 岗位名称：定义岗位，同时对所建立的基本信息进行维护。l 人员权限：定义人员基本信息和权限，包含用户标识、登录口令、用户名称、年龄、性别、电子邮箱、单位、部门、职位等。同时对所建立的人员进行权限的定义。l 自定义组：根据工作需要可以将人员进行组合，形成工作组。2.1.2应用设置对办公流程、格式提供预设置功能。l 系统模板：提供协同、公文的流程模板和格式模板，同时提供对项目文档和流程模板的支持。l 节点权限设置：提供协同流程节点的名称自定义，和每个节点的操作权限l 公文节点权限设置：针对公文提供公文协同流程节点的名称自定义，和每个节点的操作权限l 格式模板：建立协同、公文，计划，会议中所需表格的格式样表。l 讨论区专题：定义专项讨论区。l 公共资源：建立资源信息，对资源信息进行维护管理。l 邮件设置：设置企业邮箱，提供短信设置。2.1.3管理维护提供外部应用标准接口，实现外部应用连接；对运行系统进行维护，清理垃圾数据，保证系统运行。l 附件清理：清理垃圾附件l 致远服务： 连接致远网站l 外部连接：提供建立新外部连接，如公司网站。2.1.4协同工作企业内部员工间的协同工作平台（包括异地协同）。支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件加载。协同数据转入邮件协同。l 新建事项：建立新的协同工作，选择协同的工作流程，添加工作需要的文件。通过选择关联项目与项目帮定。l 待发事项：未发送的协同事项，提供建立流程，加载附件l 已发事项：已经发送的协同事项。l 待办已办：接收别人发来的工作事项，对协同事项进行回复，加载自己的处理意见和附件；归档已办理的事项。协同产品 协同支持office插件，提供手写签名识别、word、excel等对正文的处理等功能扩展。2.1.8文档管理 我的文档：存储用户个人的文档，提供文件夹的建立，文件的建立修改和查询；提供上传和在线编辑文件。 单位文档：存储单位的文档，提供文件夹的建立，文件的建立修改和查询。 项目文档：对项目文档进行了独立的分类，形成以项目负责人为主导的项目文档管理体系。 他人文档：显示其他用户共享给使用人的文档夹。系统按姓名列表的方式来组织其他用户共享的文件夹。 借阅文档：显示借阅给我的所有文档。与“他人文档”文档夹类似，所不同的是，如果是公司借阅文档，借阅人显示“公司”字样，并且借阅文档夹中只显示文档。 综合查询：可以进行发起人，关键字，时间段等组合查询各类文档。 转发协同：可以将存储的协同，各种文件以协同形式再次发起 提供文件树，在“我的文档”根目录下包括我的计划、他人文档、借阅文档、用户个人文档和文档夹。在“我的计划”文档夹中包括日计划、周计划和月计划文档，分别用来存放用户个人的日计划、周计划和月计划。形成完整协同文档计划全面管理。2.1.9公共信息 发布公告：存储用户个人的文档，提供文件夹的建立，文件的建立修改和查询。公告可以按企业、部门和职务级别发布。 发布调查：存储单位的文档，提供文件夹的建立，文件的建立修改和查询 查看公告：查看公告,对公告进行发表意见；同时提供公告查看的统计，按照组织结构进行统计。 查看调查：查看调查结果，调查功能可用于企业作调查性决策，如购买福利用品的调查。 讨论区：提供bbs功能，进行员工交流，系统可以通过系统管理员开辟讨论区。2.1.10日程计划会议日程会议计划通过选择关联项目与项目绑定。 我的计划：通过选择关联项目与项目绑定。 计划管理：支持计划多次反复回复功能 日程安排：日程安排是用来对可预见的活动进行登记、协调、查询的模块。以便更好地安排时间，提高时间的利用率，确保重要任务的完成，并起到备忘录的作用。同时支持上报上级事件功能。 会议管理：通过选择关联项目与项目绑定；支持会议纪要转发协同功能2.1.11常用工具 员工通讯录：存储和管理大量员工的通讯信息。员工通讯录的邮件地址可以在收发邮件时直接使用。 外部联系人：大容量的通讯录，存储和管理大量与本人有联系的机构、亲戚、朋友和同事等的通信联络方式。外部联系人的邮件地址可以在收发邮件时直接使用。 万年历 计算器2.1.12个人设置进行信息绑定，项目信息组织方式为一个时间段内的一组人产生的与这个项目相关的各种信息如：协同、计划、文档、会议。 修改密码：设置修改密码 个人信息设置：修改个人基本信息 个人模板管理：建立个人固定流程模板。 关联人员设置：设置与自身相关的人员；建立上下级关系；系统进行人员信息绑定, 信息组织方式为一个时间段内的人产生相关的各种信息如：协同、计划、文档、会议；同时对于上级领导可以通过关联人员直接查看下级工作情况，安排日程。 代理设置：设置可以代理用户本身处理事件的人员 信息转移设置：建立信息传递方式，可以通过手机，邮件传递接收的协同，公文的通知信息。2.2产品功能的应用介绍2.2.1协同应用应用背景我们每天要处理各种烦杂的工作，这些工作一种是已经处理过的事务，另一种是未处理的事务；各种事务在处理过程中，每个管理者都希望可以轻松督查任何时候的所有事件；公司资料有序的进行分类集中管理；所有工作流程，包括各种办公流程、业务流程和公文管理都需要全部历史保留。大企业和大组织更是以制度驱动企业发展，靠流程去进行工作导航，表单承载应用，这必须获得有效满足。同时，流程和表单所表达的制度和规范的合理性需不断提升，系统应提供必要的分析和管理能力。协同应用原理可以利用协同工作提供新建/待发功能发起一个协同事件诉求，通过流程角色定义、内容格式的编辑后，发送给接收处理者；发送完成后，发起者可以在已发事项中跟踪每一个接收者的处理状态和结果，及时催办和掌控信息；作为接收处理者，可以在待办事项中查阅别人发送给自己的协同工作信息，即对该信息发表自己意见，态度，加载自己的附件等，如此有序的事件信息循环往复，达到日常协同工作的全面、准确、及时沟通和交流。处理完成后，接收者还可以继续在已办事项中继续查看其他人的意见和态度，最后，使用者可以根据自己的意愿删除信息或将信息保存在自己的个人文档夹中，进入文档管理，通过文档管理中的共享借阅转发功能，把信息传递给工作伙伴；同时可以配合多种条件的搜索器可以帮助每一个使用者快速地查找到目标信息。协同工作主要体现协同处理事务，协同管理的概念。根据各行业业务需要，设定具体流程，使各种事宜在办公自动化系统中流转完成，真正实现无纸办公。协同工作流程既能够在同一单位内进行，也能够在上下级单位之间进行。各事项能够按需进行文件表单的定制、流程的定制，定制简单灵活、易于使用、易于修改。因个人原因无法完成待办事项的，应能够将待办事项移交他人代办，也能将移交出去的事项收回。协同工作支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件加载。协同是致远系统的最重要的功能，也是业界唯一将协同从理念层面具体形成为功能和应用层面的创新。协同应用内部沟通、规范工作的工具协同工作功能单位内部员工间的协同工作平台（包括异地协同）。支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件加载。支持手写签名、公章管理、痕迹保留，支持word、excel文件的读写，支持单位内部协同信息与电子邮件之间的相互转换。可以实现：l 新建事项：建立新的协同工作，选择协同的工作流程，添加工作需要的文件。通过选择关联项目与项目绑定。l 待发事项：未发送的协同事项，提供建立流程，加载附件l 已发事项：已经发送的协同事项。l 待办已办：接收别人发来的工作事项，对协同事项进行回复，加载自己的处理意见和附件；归档已办理的事项。l 另存为: 同时在新建事项中，每个人可以根据自己的工作方式和个人工作流程, 建立完全符合个人需要的工作流程，系统的”另存为”功能可以将流程保存为三种形式：个人流程、个人模板、个人格式三种个性化的工作流程；再次使用时可以自动套用，直接使用。l 转发事项：转发事项分为转发协同和转发邮件， 转发协同将协同信息转发给其他人员，允许带意见进行转发； 转发邮件是将协同信息宜邮件的形式转发出去； 在转发过程中内容，附件可以一起转发l 归档：可以将协同信息进行归档，一旦待办事项进行归档，信息自动转变为已办的信息l 对协同过程定义进行解释，图形化表现；l 控制过程的创建、发起、知会、加签、回退、终止、撤销等；l 提供流程节点权限、操作自定义l 提供两种方式建立发起流程2.2.2一体化文档应用背景“信息孤岛”和信息共享一直是矛盾，不同的信息以不同的结构（如email、备忘录、通讯、演示文档、扫描文档）存储着，动态信息和静态信息，外部信息，内部信息，以及跨部门地区的各种信息都存在在企业中，而这些信息系统缺乏相互连接的信息渠道，数据被封存并缺乏应有的关联，从而给企业获取有用信息带来很大障碍。利用协同工作可以解决内部沟通与协同的问题，所有信息流通的各个过程可以通过预归档和归档存储到文档管理中，文档中记录了全部的过程细节信息，达到动态信息到静态信息的存储，同时文档管理提供的转发协同和邮件的功能，将存储的信息通过转发方式再次以协同和邮件的形式发送，达到了静态信息向动态信息的互通。文档管理可以通过借阅和共享形式将存储的信息共享给大家， 达到最大的资源共享。在致远协同管理产品中提供了文档邮件协同三项打通的功能，区别于其他软件系统的单一功能，弥补了单纯邮件系统弱流程，非共享的缺陷，大大丰富了个人信息的传递手段和处理方式。一体化文档应用原理文件管理是提供存放文件，包括计划、会议、文档、公告的应用，同时协同全部归档到文件管理。 文件管理不仅仅是单一的文件存储功能，而是将事件的过程进行存储。文件归档管理是对个人文档和单位文档进行集中式信息管理，并可以授权下级部门的文档管理员，实现不同部门或下级单位的多档案员管理。另外，预设“我的共享目录”和“我的借阅文档”，对个人的资料分别存放对其他人进行开放的目录和文档。并按权限进行设置，分别为读权限（查看）、写权限（归档）新建权（可建子目录并拥有该子目录管理权）、管理权（读/写/增/删/更名/移动/授权）,协同信息也可以预归档至文档系统。文件管理系统采用了类windows结构进行管理，同时文档信息来源于协同工作、公文流转，也可来源于直接上传的文档。办公系统实现了一体化的文档管理，并且可以按组织结构进行分级，各单位独自留自己的文档，也可借阅、共享给共他单位，满足部门、项目和其它专项信息归集和应用的需要。同时，系统文档可以转发协同、邮件，实现了一体化的文档管理。一体化文档功能 预归档： 在文件管理中支持在协同发起中预归档文档夹中，在协同中设置了预归档的文件夹， 协同一经发起就预先存储到文件夹中，可以预先将协同信息借阅给相关的人员。 在线编辑：文件管理支持word、excel、html文件进行在线编辑，对文档夹中的文件可以直接下载上传。 文件转发：在文档管理可以将已经归档的协同信息，上传的文件进行二次转发，文件和协同可以再次转发为协同和邮件，实现全面协同管理应用，提供全组织公共信息的基础，达到系统各个信息互通，关联。 借阅共享：文件管理中的各种类型文件和存储信息，可以通过授权方式借阅或是共享给他人使用，被借阅的人员根据相应的权限享有读写权或是只读权限 文档按权限进行设置，分别为读权限（查看）、写权限（归档）新建权（可建子目录并拥有该子目录管理权）、管理权（读/写/增/删/更名/移动/授权）。 支持协同工作流程信息、公共信息、日程、会议、计划等归档入文档管理子系统。一体化文档消除信息孤岛，积淀应用知识2.2.3日程会议计划应用背景企业在日常办公中对于各种计划，职工的日程，以及各种的大小会议都要准确，可控，在时间上强调进一步的管理。每个企业中下级向上级报计划，上级进行计划的回复和批示； 通知各种会议的召开，确定召开