秘书考试题(1

秘书考试题（2011） 1.着装正确（对） 2.会使用制作出国团队文件确认表 （对） 3.电话用语规范（队） 4.了解涉外出访对证件的要求（对） 5.能适时建议开会沟通（对） 6.能区分轻重缓急安排工作（对） 7.懂得涉外工作对手是的要求（对） 8.陪客人乘车，自己承位安排错误 （错） 更正与分析：应安排客人在右后位，右后 位是小轿车的尊位。 9.接待过程接听手机，声音过大。 （错） 更正与分析：接待过程应避免接听手机， 必须接听时应先向客人道歉，接听应避开 客人，声音过大不礼貌。 10.喝咖啡姿势不正确（错） 更正与分析：喝咖啡不可一手拿杯一手拿 点心，用点心时，应放下杯子。 11.不可吹凉咖啡。 （错） 更正与分析：吹凉咖啡不礼貌，应使用勺 子搅拌降温。 12.能提供多个备选的出行的方案（队） 13.了解黄书皮的作用（对） 14.清楚涉外出访应检查的内容。 （对） 15.及时安排和提醒出访者的文件安全 （对） 16.没有准备时差表（错） 更正与分析：提醒时差问题是秘书安排商 务出行的基本要求，遗漏会造成出行不便。 17正确组织纵向沟通的会议（对） 二 1.着装符合职业要求（对） 2.坐姿不规范（错） 更正与分析：女士穿西装裙坐姿应取侧位， 双腿平落回收。 3.能协调部门之间的矛盾（对） 4.办公室整洁有序（对） 5.文件能进行分类摆放（对） 6.打电话姿势正确（对） 7.电话用语规范（对） 8.能及时将情况向领导反应并提出 合理化建议（对） 9.能提醒领导有关的工作安排。 （对） 10.能预先安排车，并考虑行程中堵 车问题（对） 11.对涉及人事名单没有保密（错） 更正与分析：对涉及人事名单不注意保密， 会造成不必要的误会与矛盾，保密是秘书 基本素质要求之一。 12.坐姿不正确（错） 更正与分析：正确的工作姿态是健康工作 要求的一部分 13.注意文字的校对工作（对） 14.能正确发送邮件（对） 15.知道报销前让领导在报销单上签 字（对） 16.能随时将文件收拾整齐，放回原 来的位置。 （对） 17.能按时接听电话（对） 18.能正确接收传真（对） 19.正确粘贴报销单的发票（对） 20.能进行设备购买前的遴选工作 （对） 21.能利用政府采购网查找相关信息 （对） 22.开会似的除按照不符合职业要求 （错） 更正与分析：正确的工作着装是 西服套装与西装套裙。 23.没有提前到达会场（错） 更正与分析：提前 15-20 分钟到达会场是 会务管理规范要求，这样可以为会议顺利 开好做充分准备。 24.会后没有及时清理会议室（错） 更正与分析：会后及时清理会议室的内容 包括卫生和文件，以及设备的归位。 25.能马上开窗通风。 （对） 26.端水姿势正确（对） 27.没有准时开会（错） 更正与分析：准时到会是指提前至少五分 钟进入会场，准时开会是对与会人员的尊 重。 28.开会时没有调整手机的接受状态 （错） 更正与分析：开会时调整手机的接收状态 到震动或无声使会议减少干扰，尊重与会 者的要求。 29.能主动承认错误（对） 30.能通过座谈会的形式了解新员工 的情况（对） 31.主持会议能直接切入主题，并注 意解除参会人员的心理负担。 （对） 32.能够认真的做会议记录（对） 33.能对一些事务作解释性工作（对） 34.能对新员工进行岗前培训和规划 培训。 （对） 1、宴请订菜，没有考虑客人的情 况和饮食习惯。错 2、宴请选择的地点不合适，不 够安静。错 3、引领客人的动作和手势正确， 合乎礼仪要求。对 4、宴请的座次不正确，不应让 客人坐在门口，也不应让客人坐 在一起，应与主人相间而坐。错 5、能主动帮客人抽出座椅，合 乎礼仪要求。对 6、钟秘书抢在上司前说话。错 7、发现有回民，能主动道歉，并 及时调整合适的菜肴。对 8、用自己的私筷给客人夹菜，不讲 9、当着客人的面脱毛背心，不 讲礼貌。 10、领导敬酒后，能主动敬酒，注意礼仪。对 11、谈论不适宜的话题，如向别 人打听收入。错 12、当别人的面剔牙，不文明。错 13、能用礼貌用语，向客人道歉， 然后出去接电话。处理方式正确。 对 14、能正确使用便条的形式向上 司报告不便明言的事情。对 15、能按上司的要求通过电话处 理各种紧急的事务。对 16、能以暗示的方式向上司报告 处理结果，与上司有一定的默契。 对 2、能够提前到办公室做好工作准备。 3、办公室通风、光线良好。对 4、电脑开机顺序错误。错 5、下班前没有整理办公桌。错 6、能够将文件进行分类。对 7、保密文件应锁入文件柜中。错 8、电话放置位置正确。对 9、能够及时接听电话。对 10、电话应答语正确。对 11、电话旁能事先准备好纸和笔， 方便记录。对 12、能够做电话记录。对 13、手机不应放在显示器旁。错 14、握手礼仪正确。对 15、接名片礼仪正确。对 16、茶水斟得过满。错 17、保密工作没有做好，电脑不 应放在客人能够看到屏幕内容的 地方。错 、能够使用工作日志进行时 18 间管理 19、日程有变化时能够及时改动 工作日志。对 20、送客礼仪不正确。错 2、电源线裸露，存在安全隐患。错 3、放置灭火器，有安全意识。对 4、接听电话及时。对 5、电话应答语正确。对 6、知道用印需要填定申请单。对 7、能够对工作日志及时进行修 改。对 8、能够管理上司工作日志。对 9、能够及时预订会议室。对 10、能够及时将会议变动信息通 知相关人员。对 11、用印申请表上必须要有负责 人签字 。错 12、碰到不明确的情况，能够主 动向上司请示核准。对 13、介绍信应放在加锁的抽屉里， 随用随开。错 14、印章必须要加锁保管。错 、文末落款位置正确，骑年盖月。 15 16、文末章盖倒了。错 17、没有盖骑缝章。错 18、不能开空白介绍信。对 19、用印后能够进行用印登记。对 、环境不整洁，办公用品摆放凌 2 乱。 3、能够提前准备会议通知。对 4、能熟练操作办公室事务，提 醒的工作安排。对 5、能够用电话确订为上司订客房。 对 6、订房间没有事先查对标准。错 7、电话语言规范正确，认真记录。 对 8、没有做到热情迎客，语言动作 均不礼貌。错 9、对待客人不能一视同仁，前后 态度反差太大。错 10、接名片动作不规范。错 11、接过名片后没有认真阅读， 随手丢在桌上，对客人不礼貌。错 12、送饮品能征得客人意愿。对 13、没有遵循接电话“响铃不过 三”的原则，电话接应不及时。 错 14、对待错打过来的电话，语言、态 度不符合要求。错 15、不懂得与客人沟通时的语言禁 忌，为个人谋私利。错 16、没有保密意识，将公司新产品 秘密泄露出去。错 17、随便问客人公司的待遇情况。错 2、环境不整洁，办公用品摆放凌乱。 3、能够提前准备会议通知。对 4、能熟练操作办公室事务，提 醒上司的工作安排。对 5、能够用电话确订为上司订客房。 对 6、订房间没有事先查对标准。错 7、电话语言规范正确，认真记录。 对 8、没有做到热情迎客，语言动 作均不礼貌。错 9、对待客人不能一视同仁，前 后态度反差太大。错 10、接名片动作不规范。错 11、接过名片后没有认真阅读， 随手丢在桌上，对客人不礼貌。 错 5 5复函复函 市人事局关于批准市卫生局录用高校硕士 毕业生的函 市卫生局：你局关于拟录用高校硕士毕 业生的函 （*卫函【2011】15 号）收悉。 根据市委组织部，市人事局（关于 2011 年市级机关录用应届高校优秀硕士毕业生 的通知）规定，批准录用*等 4 名高校硕 士毕业生到你局机关工作。 特此函复 4 44 采购方式的优缺点和采购方式 5 获得设备使用权主要有两种方式： 1.购买 优点：设备归购买 者所有，使用方便。 缺点：一次性付款费用 高，保修期过后需额外维修费， 可能很快会过时。 2.租用 优点：初期费用 低，可以用不断获得的 利润进行补偿，不需要 额外维修费，新设备上 市可 随时更换升级。 缺点：如果租期长，费 用可能超过购买费用。在租赁合 同到期前终止合同，违约金很高。 1. 签订供货合同 2.货物入库 3.支付货款 5 如何进行文书审核 发件人： 主题：如何进行文书审核 明确审核范围 1、确定是否需要行文（内 容 重复的不行文） 2、审核文书内容（1 看内容与有关规 定是否一致，2 提出的意见办法 是否可行） 3、查看文字表达（看文字是否通顺， 简练 2 标点是否正确） 4、检查文件体式（1 看文种是否恰 当 2 格式是否规范） 5、检查文书在处理程序上是否妥善 完备（看发文名义是否合适） 3.远程会议远程会议 1.远程会议的优势包括： （1）节省时间 （2）节省经费 （3）能使用录音带做永久记录 （4）交流更直接，间短 2.为了开好此次会议，必须注意以下几方 面： （1）了解提供电信会议服务公司的服 务业务 （2）提前向客户发邀请并确认 （3）会议相关材料（如会议程序，议 程等）应尽早寄给与会者，以便他们准备 （4）至少提前一周与电信会议服司预 约，明确提出自己的要求，并 提前将会议日期，会议起止时 间，会议参加人数，与会者的 电话号码，主持人姓名等内容 告知电信会议服务公司 （5）检查会议设备齐全，正常，摆放 是否符合要求 （6）设备数目相当，需要放置合理 （7） 会议主持人应做好会议进程的 引导工作，提高座谈会的效率 档案利用工作方式： 1.阅览室提供利用 2.档案外借 3.制发档案复制本 4.制发档案证明 5.提供咨询服务 6.印发目录 7.档案展览 利用工作的要求： 1. 1.依法开展利用工作 2. 2.主动，及时开展利用工作 3. 3.不断完善档案服务方式和手段 4. 4.掌握本单位近期的重点工作，重 大活动，据此开展档案利用 5. 5.接待欧洲接待欧洲 3 3 位客人位客人 1.德国人不注重礼品价格，只要送其喜欢 的礼品就行，包装则要尽善尽美；忌讳用 白色，棕色或黑色的纸包装礼品 2.法国人将香槟酒，白兰地，糖果，香水 等视为好礼品，体现文化修养的书籍，画 册等也深受欢迎； 3.英国人喜欢鲜花，名酒，小工艺品和巧 克力，但对饰有客人所属公司标记的礼品 不大欣赏 二、操作题 1、参考答案及评分说明 备备 忘忘 录录 至：行政经理 自：高叶 主题：会务筹备情况检查的主要内容 日期：年月日 内容： 一、会务筹备情况检查的主要内容 1准备是否充分必须逐项检查。 2会议期间能否排除各种干扰 3环境条件与用品准备。 4文件材料准备 5会场布置情况的检查 检查会场布置、会标、主席台座次、名签 安排安全保卫及设备、措施是否完善，以 及进场、退场路线的安排。 6保卫工作的检查 确保所有设备线路、运转及操作规范的安 全可靠、消防设施齐全有效。确保会场的 防盗设施处于运行状态。 7检查的其他内容 二、应注意的问题（或原则） 1全面周到，注重细节，逐项落实。 2眼见为实，实地检验。 二、会议筹备小组的分工会议筹备小组的分工 TEAM 组 负责人 职责 总指挥（或秘书长） 整个 活动的总负责、总协调 副总指挥（或副秘书长） 协助总 指挥，负责常务工作 宣传策划组 会议形式、发奖形式、 奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活 动策划 会务组 负责参会代表的吃、住、行、 接送站等，以及相关物资、资料的准备， 费用的预算、决算等 秘书组