如何做出美观实用的ppt(经典新手教程)教案

1.1.今天我们这堂课的名字，叫如何做出美观实用的 ppt。这堂课从年前就把任务交给 我了。但是由于工作的原因，一直也没有准备充分。这次是花了我一周多的心血，今天总 算是把课件和教案基本上准备完毕。可能在座的各位有人 ppt 比我做的还要好，如果我有 班门弄斧的地方，还希望大家能够谅解。 2.让我们回过头来再来看一下这个题目:如何做出美观实用的 ppt。看到这个题目有些 人总结的很精辟:这个简单啊，两步搞定。第一，准备好做 ppt 的文档资料，第二，把资料 交给我去做。当然了，这只是开个玩笑，要是这样的步骤那确实简单了，就只怕一直受这 种厚爱我受不起。这堂课我讲的是如何做出，而不是如何做。因此这并不是一节教学课， 这堂课我不讲那些 ppt 的使用方法，基本工具等等，我想这些内容在我们普通的 ppt 教程 中，大家也都能学得到，比如哪个菜单在什么地方，哪个工具实现什么功能等。今天我想 讲的是，ppt 的主要作用、制作原则、谋篇布局、配色方案等等理论性的东西，这些内容 有对他人 ppt 学习的领会，也有我在使用 ppt 所总结的心得。所谓工欲善其事，必先利 其器。在我看来，PowerPoint 软件和 photoshop 软件，包括像 MAYA，flash 等等软件， 这些软件本身只是我们手中拿的一只画笔，它的功能放在谁手里都是一样的，但是具体 做出的作品水平如何，那就要看使用这支画笔的人的功底了。 3. PowerPoint 这个软件在我们的日常工作中，使用面非常广；不管是大小会议、论文 答辩、讲课汇报等都要用到。我也听过很多人使用 ppt 所讲的课。在我这个听课人眼里看 来，其实我们很多人的 ppt 做的是不够好的，或者说陷入了所谓的误区。一般这些使用 误区都有下列几个现象: 1.使用的 ppt 没有节约会议的时间。2.使用的 ppt 没有提高 演讲水平，3 使用的 ppt 没有清楚地展示主题。因此也就引发了我们在使用 ppt 时所 带来的矛盾，1.幻灯片更多是由文档粘贴而成，我的文档什么样我就一页一页的往上粘。 2.幻灯片让我们的大脑更混乱不堪，看完演讲听完报告，感觉还不如直接看文档来得清 楚。3.幻灯片从工作手段变成了工作任务。我这个是领导必须让做的那我就做呗。如果 做出的 ppt 只是这种水平的话，那我们倒要想一想，我这个 ppt 做了有什么意义呢？ 4.让我们再来分析一下这些不成功的 ppt 演示，通常它们都有以下几类问题。一 个是目标不清：洋洋洒洒讲了十几页，还没有讲清楚自己的 ppt 想要达到一个什么样的目 的；再一个是结构混乱：东讲一块儿，西讲一块，把下面听讲的人说到云里雾里去了； 还有一点就是展示不力：页面既不清楚也不美观，看的下面的观众是脑袋也疼、眼睛也 疼。 5. 这些不好的 ppt 问题可能有许多种，但是它们都有以下几个共同点。我把它们归 纳为四个字：杂、乱、繁、过。既然知道了症结所在，就要看怎么能把它们优化、美化、 简化。归纳起来也是四个字：齐、整、简、适。那么我们就要思考一下，怎样才能做 出这样的 ppt 呢？ 6.首先我们先梳理一下我们希望使用这个 ppt 所达到的效果。那也无外乎下面几点:比 如说，缩短我们的会议时间，增强报告的说服力，再有呢就是提高听众的满意度。 这几句话看似简单，但是并不是那么容易就能做到的。 7.首先我们来思考一下高速路边的广告牌现象。我们每次上高速以后，都会看到高 速路两旁有很多的广告牌。我想这些广告牌总会有那么一两个，会让你印象比较深刻。那 么这一两个广告牌就是成功的广告牌。当然了，如果你在驾驶位最好还是专心的开车，你 要每个广告牌都看一遍，那安全到成了大问题。我想说的是，我们通过对广告牌的联想， 来引申到我们制作 ppt 上。要想让你的作品能够抓住观众的眼球：首先不是说放的信息 越多，观众就越容易记住。我们可以想象一下，ppt 的播放其实和高速上的广告牌是有相 似之处的，一个是高速的开车过程中一闪而过，再一个是在演讲的过程中鼠标一点而过。 如果一个页面上写很多的字，放很多的内容的话，观看的人还没有能够吸收理解，已经跳 到下一个页面去了，那我放的这些内容就都没有达到我想要的效果。其次呢，必须尽量 让幻灯片看起来简洁明了。如果你做得五颜六色，让人觉得过于眼花缭乱，也不利于我们 信息的传递。第三点呢就是条理清楚，尽量用图片代替文字。这一点也比较好理解，一 张具有很强视觉冲击力的图片，要远比一堆枯燥无味的文字给我们留下的印象更为深刻。 8.当我们看到一个 ppt 或者要制作一个 ppt 的时候，菜鸟级别的人和高手级别的人 所思考的问题是不一样。比如说，菜鸟级别可能会想，我用什么样的字体合适呢？色 彩怎么调才好看呢？动画效果该怎么实现呢？他的图表怎么这么漂亮？这个模板是 从哪儿下载的？或者感叹，你的 ppt 真漂亮！而高手级别的人，想的问题又不一样， 比如说我为什么会用这个模板？我用的动画对沟通有帮助吗？这个背景主题和我的论 点是否协调？字体对听众的阅读有影响吗？我怎样用合理的图表来表达观点？我的 ppt 有说服力吗？当然了，如果你说，哎？我好想这些问题都没有思考过呢？我只能说， 你可能还没有达到我说的菜鸟的级别。 9.在我们制作一个 ppt，准备一次汇报之前，我想我们首先需要考虑一些问题：比 如说我为什么要做这次演示？我最想传递的是什么？我有哪些资料可以利用？我要 说服的人群层次是哪些？他们希望了解什么，又期待什么？我这个汇报和演示需要控 制在多长时间以内？等等等等。 10.再有呢，我们还需要分析一下 ppt 的使用人群。作为使用者，我先要想清楚，我 们这一次使用的目的。我们部队里面无外乎有这么两种，一种是：我想向首长专家汇报 工作，你比如说我们的任务总结、项目汇报、论文评审等等。再一种的就是我想向大众 传授知识讲座，就比如我现在正在做的事情。当然了，地方的使用分类就更广一些，还包 括一些产品的推销、或者节目的背景等等。那么明确的使用目的以后呢，我们就可以换位 思考，站在听众的角度思考一下听众的需求。对应起来也是这两种，如果我是专家评 委，我想听的是明了的、重点的、关键的东西。如果我是听讲座，那我就想听易懂的、 条理的、知识点清楚的东西。 11.这样的话呢我们就可以把 ppt 的应用分为典型的两类：说服性汇报和知识性演 讲。我们先来分类梳理一下他们的总体目标，如果我是说服性的汇报，我需做到的： 一是，要影响听众的信念，促使听众进行思考、决策等行动；再一个是我要持有自己的立 场，而且要设法使听众能够接受并且支持我的立场，还有就是，我需要寻找充分的理由和 论据来支持自己的观点。如果我是知识性的演讲，那么我就要以传递知识、解释说明复 杂事物为出发点，那么我一般就不持有立场，而只是向听众去传递信息；我还要表达清楚、 明了，方便听众的理解和记忆。 12.在制作一个幻灯片之前，我们还需要做的工作，就是估算我们这个幻灯片的容量， 通常估算一个幻灯片的容量，有这么两种方法：一种是按演讲时间来估算，比如说论文 答辩，项目评审都是有严格的时间控制的，一堂课通常也有固定的时间；再一种就是要 按演讲内容来估算，比如一些时间卡得不是那么严的演讲。如果按时间来算的话，你的 目的是在规定的时间内来突出你的重点，你就需要考虑单张 ppt 所需要的时间，一般情 况下，每张 ppt 是 1 到 2 分钟左右。如果按演讲内容来估算的话，你的目的是让人全面、 完整的了解一件事情，就要考虑我演讲每部分所占的比重。一般来说，开篇、提要、主 要内容和结尾差不多是按照 1、2、6、1 的比例来划分。 13.我们先来看一下一个成功的 ppt 演示它的制作步骤有哪些。首先需要确定的目标， 要思考我为什么要做这个演示？我要在这个演示中做什么？其次呢是分析你的听众。 要分析你的听众的背景、立场，听众的兴奋点和兴趣点。再有就是寻找合适的材料， 巧妇难为无米之炊，我们也要选择有力的支持观点的材料，选择自己有切身感受的材料， 选择有冲击力的材料，选择有真实感的材料，选择可检验的材料。还有那就是写下完整 的演讲词。这一点可能对一些口才特别好思路特别清晰的人不需要，但是我觉得，至少对 我这样的人来说是很重要的。就比如我这堂课，我要先准备我的演讲的系统的提纲，把我 想说的话写下来，并且熟悉内容，在讲课的时候，再按照自己的理解去讲，如果不写下来， 这些东西可能我理解，但是现场讲的时候，就可能漏掉不少的要点。最后那就是注重开 场白和结束语。要有礼貌的开场，简短的介绍和精辟的总结。 14.接下来我们要讲的内容，我认为很重要，那就是色彩。不管是 powerpoint、photoshop、 flash 这样的平面软件，还是 maya、3dMax 这样的三维软件等， 凡是涉及到图像制作的，就必须要用到色彩的知识。合理的运用色彩可以说是我们做好幻 灯片的基础。有研究表明，好的色彩可以激发情感，也能够提升兴趣、增强说服力。在我 看来，色彩相对于 ppt 的制作有下面三种重要的作用：首先是分类，它可以帮助我们区 分不同的观点和内容；其次是突出，可以突出显示你 ppt 上的关键要点，再一个就是 美化，色彩也可以使我们的幻灯片的画面更加丰富，更加美观。但是色彩也不是随便想怎 么用都可以的，我觉得在色彩使用的过程中，应该注意以下几点: 一个是主用颜色不 宜超过三种。比如说，我这张界面上的主用颜色，就是蓝色和白色。再一个是，使用的 颜色应为同一色系，我们看一下这两张 ppt，左边这张是我给基地司令部做的，右面这 张是我给基地政治部做的，这两个 ppt 就是完全不同的两个色系，我们部队的 ppt 好像 基本上形成了这个套路，就是技术类的用蓝色系，政工类的用红色系。如果说你的 ppt 里 面一会儿红一会儿蓝，哪怕你每张页面做的都很漂亮，可能从总体上看就会感觉很不协调。 最后一点是，对比色彩不要过于强烈，不要让界面给别人刺眼或者晃眼的感觉。 15.想要掌握色彩，我们先来学习一下色彩的原理。色相，不是我们常说的可以牺牲 的那个色相，而是色彩的相貌，是颜色的基本特征。首先说一下色彩的三原色，美术上 讲的三原色是红黄蓝，其实是品红，黄和青色，这个跟我们了解的红黄蓝还有区别。而色 光上讲的三原色是红绿蓝，也就是我们常说的 RGB。这个有必要给大家解释一下区别，因 为美术上的颜料是吸收光线的，比如红色，它会吸收光线里的蓝色光线，所以我们看到眼 里的是它反射出来的红色光线。而我们日常接触的大都是色光的三原色，它是发出光线的， 发什么颜色的光我们就看到什么颜色。比如 led 屏，电脑显示屏，或者图像处理软件里的 色彩调配等，用的都是 rgb 颜色。ppt 软件也有这个功能。我们想要任何颜色，都可以通 过调整这三个原色的数值而得出。其实这两个定义也很好理解，比如说我拿品红、黄色和 青色三种颜料混在一起，他只能颜色越混越深，所以得到黑色；而红、绿、蓝三种颜色的 灯混在一起光就越来越亮，所以得到白色。 16. 再来说一下彩度和明度。彩度也叫饱和度，用过 photoshop 的人都比较熟悉这 个定义。它是指颜色的纯洁程度。比如说，这个黄色越往中间混入的白色越多，饱和度 就越低，蓝色和红色越往中间混入的灰色越多，饱和度就越低。而明度也叫亮度，它体现 的是颜色的深浅。我们常说的非彩色，就是中间竖排的这个，从白色到黑色，非彩色就只 有明度特征，而没有色相和饱和度的区别。从这张图上也可以看出，这个黄色混入的黑 色越少，就越鲜艳，彩度就越高。反之，颜色就越灰暗，彩度就越低。这张图上，在同 一红色色相下，如果混入白色，颜色就逐渐变亮，明度就越高；如果混入黑色，颜色就越 暗，明度就越低。 17.了解完了色彩原理，我们再来了解一下色彩心理。先来区分一下色彩的冷暖。像 红黄橙色这一类被称为温暖色，而青蓝绿色被称为凉寒色。一般冷色是比较适合做背景色 的，因为他不会引起我们的注意，而暖色则适用于在显著位置的主题上，给人们以醒目的 效果。我们基地绝大多数的技术类幻灯片的颜色都是使用蓝色背景，黄色文字的模版，尽 管大部分的模版都是我做的，也从侧面反映了，这种搭配广受领导的喜欢。当然我们在制 作 ppt 的时候，不必强迫使用某一种颜色方案，也可以根据实际适当的做一些改变。我 们再来看一下色彩的注目性。所谓注目性，就是指色彩引人注意的程度，也是色彩醒目的 效果。通常明视度越高的颜色注目性也越高。比如我下面列的这一排的颜色，这些颜色 的注目性就是从低到高排列的。 18.但是不是说，这些颜色的注目性是一定的，他们在不同背景时，所展现出来的注 目性，是不一样。下面这两排分别是在黑色背景和白色背景下，各种颜色的注目性对 比。大家可以很清楚的看出，在不同的背景下，相同的颜色注目性也是不一样。比如黄色， 他本身是个注目性很高的颜色，但是放在白色的背景下，就不容易看出来。了解了这些知 识以后，我们就可以在我们的 ppt 制作中设置合理的配色方案，来提高页面上关键内容 的识别度。下面我做的这几种配色方案是识别度比较低的配色，稍微眼睛不好的可能就 看不清楚方框里的心形。我看不少人在 ppt 的使用过程中，也经常会犯这种错误，比如在 浅色的背景下用白色的字，就容易导致我们的文字看不清楚。而下面这一排的几种方案 就是识别度比较高的配色方案，哪怕你坐在最后一排也能够看清方框背景里面的心形图案。 19.下面我再提几点在色彩使用和搭配中应注意的要点。第一点就是要根据幻灯片类 型、演示主题和听众的喜好配色。比如说要分清楚 ppt 是政工类还是技术类，也要考虑听 汇报的听众的要求。我在给基地向总装汇报的一个课件制作过程中就曾经遇到过一次，已 经辛辛苦苦做好了课件，基地领导也比较满意，但总装的一个参谋打电话来，说领导就喜 欢深蓝色配白色，结果还是需要按领导的意思重新修改。第二点就是要注意协调色彩间 的相互关系，防止色彩孤立。就比如这样的 ppt 上，如果突然在其他位置出现了一块儿 粉红色，就会显得很不协调。第三点就是同一幻灯片画面中，大块的配色不要超过三种， 这个在刚才的色彩知识里面我也介绍过。再有就是一点小经验，一般我们都用同一色， 或者类似色，来表现类似和过渡的内容，就像上面的这一二三点，我就是用了同一颜色和 同一形状来罗列。而对比色和补色通常用来突出表现不同的类别，也是为了给人们最直 观地展示内容的区分。 20.图形化的表达，也是 ppt 的使用中非常非常重要的技巧。一般对好的 ppt 怎么界定， 比如说，今天啊，我用 ppt 讲了一堂课，课后如果有人没来听而我要讲课的课件，我可以 告诉他：不好意思，这个 ppt 给你也用处不大，因为你没有我的讲稿。这个意思也就是说， 好的 ppt，其实里面是没有多少文字内容的。有些高手的 ppt 甚至通篇可以没有一段文字。 又没有文字，又要把内容直观地展示，这就要求我们要活用图形化的表达方式。我们通过 对图形图片的使用，能达到下面的三种效果：第一是表达形象，图形可以高度浓缩文字 中的含义，使听众更容易理解。第二是结构清晰，图形化有助于将表达过程中的结构展 示给听众，能使听众理解演讲的逻辑结构，也有助于演讲人自己准备和分析。比如我想通 过这个表格来传达我的观点，可能就没有把表格加工为柱状图或者饼图更直观易读。第 三点是重点突出，通过对颜色、位置、形状等要素的加工，可以把我们的重点有效地传递 听众。图形化也不是一句话就能实现，还涉及到对图形外观控制，包括颜色填充、边框线 条、位置摆放、层级关系、特殊效果等等各种知识的应用，这里我就不一一讲述了，如果 讲的太细的话，可能不是一天两天能讲完的。 21.对图片的应用是图型化表达的一个重要手段。专业的 ppt 中要处理大量的图片，但 图片太多或者太少的问题经常会困扰我们。有些人在制作 ppt 的时候，会困惑我的内容 好像没什么图片可以应用，那么 ppt 如果缺少图片怎么办，我觉得首先是要整理你的思 路尽量把文字变为图表的形式，如果实在没法归纳总结，也可以将文字精减并加上和内容 稍微靠得上的背景，从而让你的 ppt 看起来不是那么枯燥。也有人拿着一堆的素材苦恼 另一件事，ppt 的图片太多怎么办？如果你的图片太多，我建议首先要分清楚图片的主 次关系，选择跟你的内容贴合紧密的图片，其次是对这些图片进行合理的排序，合理安排 你图片的布局、层次等。下面是我做的几种常用的图片布局方案：这一张属于经典构图， 整个图片就是一张背景，直接在图片上表达文字内容，既简单又明了。这个要注意的就是 你的图片不能过于花哨，一定要让字能够清晰地显示出来。这一种就是左右分割的构图， 通过这一个窄幅的竖放图片，来增加这个页面内容的紧迫感。第三种是属于上下分离式， 他是将版面进行一个视觉的划分，让文字和图片都一目了然。第四种是，如果你有多张 图片的情况下，就需要对它进行一个版图的排列，将文字和大小图片都用框架来收纳住视 野，虽然图片多也不显得凌乱。最后一种是把图片融进背景，这个首先需要经过 photoshop 的编辑，让图片变的半透明和次要，并被推到背景部分，而在前景显示自己想 要表达的内容。在这里也有一点想提示大家，就是一定要使用高质量的图片，我们可以用 数码相机拍摄清晰的相片，或者使用网络上的优质图像资源等等。但是尽量不要将小尺寸， 低分辨率的图像进行简单的拉大，用小图片来适应幻灯片的布局，这样做只会进一步降低 图片的分辨率，让你的图片显得更加模糊。 22.下面我们再来说一下字体应用中应该注意的问题。首先是需要注意色彩的搭配， 要尽量使文字与背景的颜色分明，以清楚、明了为原则，不要过于花哨。其次是字体的 选择，建议选择厚重方正的字体比如黑体，雅黑，隶书，特宋等等。像楷书，宋体，仿宋 之类比较单薄的字体我建议还是少用。第三点是设置原则，文字不要过多，字号不要过 小，也要注意分级字体的逻辑统一，就是同级或者类似内容的字体要一致。这三点概括起 来其实就一句话，就是要让你的文字看起来清楚、醒目。我们来看一下下面这四个范例， 第二个是宋体，字体的比划比较细、比较单薄，不太容易看清；第三个字体虽然粗，但是 因为字体的颜色和背景色过于相近，也不太容易看清。第四个字体显得比较随意，一般海 报上可以用，正式的 ppt 也不怎么适合。很显而易见第一个字体既清楚又大方，我们在使 用字体的时候尽量还是要使用这样的搭配。 23.再来说一下动画。动画的作用，主要是表达复杂的逻辑关系，使得复杂的画 面简单化，并且吸引听众的注意力。首先还是要明确：在一个 ppt 中动画并不是万能 的，而且也不是想怎么用就怎么用，过多的动画也容易让人眼花缭乱。但是我同样要强调 的是，一个 ppt 没有动画也是万万不能的。完全静态的 ppt 展示不但给人乏味的感觉，而 且也失去了 ppt 本身所提供的多媒体效果。这里也给大家几点使用动画的小经验，在 制作 ppt 时可以先做静态的页面，最后再设计动画，便于我们批量操作，这样可以省很大 的工作量。如果有特殊情况的时候，也可以先做复杂的动画，用动画来辅助页面设计。 再有就是一定要搞清楚，动画窗格和时间轴的逻辑关系，这个大家下来以后看看教程里 面应该都写得很清楚。我们来看一下这个页面。这么看起来感觉很杂乱，而且没有层次， 不知道表达的是什么。 24.这就是刚才那个页面的实例，我们现在来播放一下。通过幻灯片的播放我 们可以看出，正是合理利用了大量的动画，使这个页面变的逻辑分明，层次清晰。不过 新手的话还是建议尽量不要这么做，我们也可以看到这个动画窗格里面有至少几十个动作， 在你梳理这些动画的逻辑关系的时候，可能会让你头疼得很。 25.在这里也顺便提一下幻灯片的放映。幻灯片之间的切换是为了使每张幻灯片顺利 和自然的过渡，幻灯片的切换和动画一样，也是过犹不及。过多的切换会让听众眼花缭 乱、审美疲劳。所以一般情况下只需要使用两到三种类型的过渡特效就足够了，不要在所 有的幻灯片之间都添加各种各样的特效。 26.我们有些同志啊可能一直苦于自己的 ppt 不够出色，但是又找不到症结所在。我总 结了几个 ppt 制作和谋篇布局中的要点，希望能对大家有所帮助。第一点，内容不在多， 贵在精当。意思就是说不要把什么内容都写上去，只要重点。一张 ppt 的空间毕竟有限， 不但要有文字和图片，也要进行适当的留白。这样人的视线才不会疲劳。精就是要精挑细 选，当就是页面上的东西要恰当，要能反映你的中心思想或观点。第二点是，色彩不再 多，贵在和谐。初学者往往会犯的通病，一就是乱用颜色，结果给人一种页面而乱七八糟 的感觉；二就是不用颜色，通篇白底黑字到底。这些都是错误的。颜色可以用但是要和谐。 想要做到和谐，就是要先确定你的主色调，再根据主色调设计对比较强、较为鲜明的文字 或图片，切记不要让你的背景喧宾夺主。第三点就是动画不在多，贵在需要。这个我们 刚刚讲过，要按需要添加动画，要坚持使用最精致、最专业的动画。有的时候也要考虑下 面听众的需求。就像我们有些项目的评审一样，下面做的全是六七十岁的老专家，如果你 动画用得过多，反而会让他们很头晕、很反感。再有就是要注意“三要” ，就是文字要少、 公式要少、字体要大。没有几个人会看着满屏的文字不昏昏欲睡，没有几个人可以看 到满屏的公式不头痛，也没有几个人可以看着蚂蚁一样的文字不头晕。 27.以上我讲的这些，是我们在使用和制作 ppt 的过程中应该要遵循的原则和注意的问 题。我们回过头来，把一流的 ppt 和影视大片对比联想一下，其实可以发现很多的共同 点。这样也可以更容易加深我们对 ppt 制作的理解。首先是开篇不凡，影视大片是通 过在头几分钟利用声音、大场面、恐怖的镜头等等，把观众的心牢牢抓住；而一流的幻 灯片是通过掷地有声、独辟蹊径、由事入里的不凡开头把听众的心牢牢抓住。接下来主 角亮相，电影里就是开始打出字幕，通过演员、导演、出品人等强大的主力阵容来吸引 观众；幻灯片则是介绍自己此次课件的主要观点，并且用数据和事实加以佐证。再然 后就是正文丰富，影视片通过黄金比例和频率来合理安排各种情节的混合穿插，来吸引 观众的内心和眼球；幻灯片则是通过定性和定量的分析、理论与实际的结合、文字与图 表的搭配，并配合合理的动画来调动听众的兴趣。 28. 再然后是注重细节。一个好的电影，影片中的时代场景、历史背景、人物衣 着、言语特点、等等细节都要考虑周到，就是我们常说的，尽量避免穿帮，通过这种一丝 不苟来体现大片的水平和实力。而幻灯片则要考虑，关键判断如何得出、背后的逻辑、 支撑的素材、公式推导、数据图表等等。身临其境，是说影片通过逼真的三维场景， 第一人称视角的大场面感受，带给观众身临其境的感官刺激；而一流的幻灯片要注重换 位思考，比如假如你是听众，你会产生什么样的问题、有哪些兴趣点等等。最后一点就 是