如何做好个人的背景调查(不错)

乔邦猎头项秉榔：猎头如何做好个人的背景调查乔邦猎头项秉榔：猎头如何做好个人的背景调查 很多朋友对猎头公司的运作感到很神秘，尤其是对于“背景调查”，不知道猎头顾问是 怎么把候选人的情况掌握的那么清楚的？其实关于背景调查也并没有什么神秘可言，猎头 公司的背景调查就是根据委托职位的胜任力素质模型开展的一系列科学严密的调查和分析。 背景调查，英文翻译为 Background Investigation 或者 reference checking，是指通过从 外部求职者提供的证明人或以前工作的单位那里搜集资料，来核实求职者的个人资料的行 为，是一种能直接证明求职者情况的有效方法。背景考察既可在候选人面试之前也可在其 后进行。这将花费一定的时间和财力，但一般仍值得去做。 一、背景调查的必要性一、背景调查的必要性 根据我国人口普查资料，全国持假文凭者已达 60 万人以上，相当于 20 世纪 90 年代一 年的普通高校毕业生总数，同时有三分之一的求职者的简历有不同程度的虚假！据美国一 项资料显示，有 3000 万人曾经因为伪造简历被录用。在我国，这一数字到底有多少无从知 晓。防假于未然，背景调查是拒假于门外的有力武器。 猎头公司会对每一位推荐的候选人进行深入的背景调查，这不仅仅是猎头行业的基本 规则，也是猎头公司存在的重要价值体现。越来越多的企业，对求职者简历的造假表示出 非常的反感，而录用背景不真实的人，有时候的代价是非常巨大的。 马瑟斯最近为一家国际性企业工作，这家公司聘用了一个哈佛毕业生，此人的资格 “几近完美” 。聘用此人后不久，公司便产生了狐疑：他总是很晚才离开公司，而且举止怪 异。后来，人们发现他偷公司的软件。 “在做出解雇决定前，我们向他先前的三个雇主求证， 他们都道出了此人的丑闻：他曾经滥用职权、他曾经虐待他的妻子、他曾经因为偷窃而被 公司开除。 ” 另据媒体报道，在广东曾经发生过竞争对手派人打入对方窃取技术资料的“工业间谍” 案。一家微电子企业在招收了名技术开发人员后的半年里，公司的许多重要技术被竞争 对手掌握，凡是新开发产品，对方都会抢先一步推向市场，专利也会被抢先申请，为此， 公司遭受到巨大损失。这个情况引起了公司的高度重视。经过内查外调，终于发现，在最 新招聘的名技术人员中，有一个人原是竞争对手的职工，他的任务就是窃取技术秘密。 后来虽然公安检察部门作了处理，但是企业遭受的损失却无法弥补。 有一家企业招收财务主管时，没有对录用人员进行起码的审查，结果，被录用的人虽 有高级职称，却是个有贪污前科的人。仅在年内，他就利用自己手中的财权，将公司的 近万元资金转移并吞为己有。当公司发觉时，此人已逃离出境。 以上的例子可谓“血淋淋”的教训。由此可见，对录用人员，特别是关键岗位、重要 人员的背景调查不但是必要的，而且是必须的。所以有些猎头公司已经专门把背景调查服 务列为可以提供的核心产品之一。 二、背景调查的内容二、背景调查的内容 当猎头告知候选人已经开始着手对其进行背景调查，那么通常这个候选人已经被客户 认可了。获得这个职位的可能性已经是 80%以上了。 猎头的背景调查是针对候选人的各种情况进行的，调查的内容包括以下几方面： 1、候选人学历、证书的调查。 对于学历的调查，比较容易判断出来，现在很多的学历证书、英文证书网上都可以查 出来。猎头公司一般会采取“证书编号网上查询”或“直接找其毕业学校请求配合调查” 的方法，除非是一些年代比较久远的学校或者是已经不存在的学校，一般的学校的档案馆 都会存放学生的学历证明，一般都会很快调查出结果；学历存在的问题，主要有几种类型， 一种是完全伪造，根本就没有再这个学校读过书，拿过学位。一种是入学的时间不对，或 者是专科写成本科。还有一种是确实在该学校读过书，但是不是该专业。 除了学历以外，对于一些英文证书、技能证书的调查也是如此，一般网上都可以查到 了。但一般如果是无关紧要的证书，猎头一般不会做细致调查。 2、工作经历的核查 猎头公司一般会对候选人近 10 年的工作经历进行调查，年代太久远的意义也不大了。 针对工作经历的调查，猎头公司经常采取咨询访谈的方式进行，主要是针对候选人提供的 工作经历和内容，在其以往工作的单位的同事中展开调查。这一方面的调查尤为重要，往 往很多看似合适的候选人就是在这样的调查中被排除和淘汰掉的。关于工作经历调查，核 心的内容是有： 2.1 任职时间 有不少的经理人，喜欢在任职时间上做假。一般表现形式是加长任期时间。很多经理 人也知道，频繁的跳槽对于应征新的岗位是个很大的障碍，因为频繁的跳槽给人的感觉是 能力不够，心浮气躁，或是忠诚度很差等。为此，为了带给未来业主好的印象，部分经理 人对其任职时间进行了肆意的修改。笔者碰到最过分的一个情况是 S 总在一个五星级酒店 任职三个月的时间写成了三年。 2.2 任职职位 职位不实这个现象是最普遍的，第一种表现是给自己“升官” 。比如任职是经理，说 成是总监；任职总监的，说成是副总或总经理；任职副总的，说成的总经理或 CEO。第二 种表现是捏造任职经历。不曾在某公司任职过，但对该公司比较了解，就谎称在该公司任 职。 2.3 具体工作内容 候选人担任此职务应该负责的工作有哪些。一定要弄清这些问题以避免混水摸鱼的现 象发生，有的候选人可能也就在前一个公司刚刚提拔为经理，大部分时间是主管，却在简 历上写担任经理职位两年的时间；不分管销售的副总，说成了分管销售。因此背景调查能 够挖掘出一些不真实的信息。 2.4 候选人的工作表现 候选人的业绩如何，与其他同事比较起来表现如何。看看了解到的情况是不是和简历 中描写的一样。其上司和下属对候选人的评价如何，因为他们基本上最了解候选人的工作 表现。有些候选人喜好吹嘘，说业绩翻了两番等等，这种情况就特别需要调查。 2.5 人际关系能力 与其他同事相处的如何，是喜欢单打独斗，还是团队精神很好?人际关系紧张，还是特 别受欢迎？特别是对于从事管理类工作的候选人来说良好的交际能力和人际关系能力是不 可或缺的。 2.6 离职原因分析 真实的离职原因是什么，若有机会他的上级或公司是否还愿雇佣他， 或者还希望与他 作同事。看看于候选人自己说的是否一致，也许能发现候选人可能在某些方面有掩饰。 3、辅助资料调查 3.1 个人魅力如何？ 做事风格如何，工作积极性和热情如何，下属对其服从性和佩服度如何，独立开展工 作的能力如何，是否以身作则等，可以通过证明人对候选人的评价中反映出来，再结合面 试的情况共同进行评价。 3.2 在个性和诚信上的表现 如内向还是外向，热情还是冷淡，是否待人真诚，诚信方面有无问题，是否有发生过 经济问题。诚信作为一种社会美德，是人人都应具备的东西。同时，诚信也是所有企业的 经营发展之本，所以一个不讲诚信的人无论在什么样的企业里都是不受欢迎的。对个人诚 信品格的调查非常重要，对不讲诚信的人，无论能力再强，企业也是不会聘用的。 3.3 证明人与候选人之间的关系 与候选人认识多久，关系如何，证明人担任什么职务。这样才能检验该证明人提供的 信息是否有参考意义以及参考的程度如何。请证明人评价一下候选人的优点和不足之处 （或者是需要提高的方面） 。 三、背景调查的方式和方法三、背景调查的方式和方法 1、电话 猎头公司在推荐候选人时，一般会要求候选人提供 2-3 名的证明人，明确证明人的姓 名、联系方式、职位等信息。一般的，会通过电话的方式与证明人取得联系，在确认身份 的情况下，按部就班的咨询相关问题。由于候选人一般会和证明人事先说明，所以通过电 话的方式，也能够取得证明人的信任。 2、书面 人力资源部作为官方的调查渠道，猎头公司在做调查时，肯定是要和人力资源部打交 道。有个可喜的现象，越来越多的人力资源部对于背景调查都愿意给予配合，但人力资源 部的要求一般是要书面的正式函件。而通过这样调查过来的效果往往比较好。 3、上门拜访 针对有些项目候选人，特别是非常重要的岗位，猎头公司有采用上门拜访的方式，对 原先候选人所经历的公司情况进行调查，并多方面的对候选人的情况进行访问，这种方式 往往能获得大量的一手信息，特别是很多的董事长对猎头公司这种负责任的态度会给予配 合。 4、其他方式 利用猎头公司的人际关系网络，从比较熟悉、了解候选人并且能保守秘密的朋友做调 查；从候选人的亲朋好友中做调查；从候选人的同学、老师中做调查；还有，针对有些知 名度的候选人，从网络平台上调查，从合作客户中调查等。 四、如何让背景调查的结果更有效四、如何让背景调查的结果更有效 候选人提供的证明人对他的评价有多少可信度呢？很多人对此都是有持怀疑态度的。 当然猎头公司作为专业的机构，不会不知道这个情况，一般的，也只能对证明人的评价打 5 折的信任。那么如何才能做到让背景调查的结果更可信呢？以下几个建议可供参考： 1、兼听则明，偏信则暗，360 度调查。 除了听证明人的评价，也要多方调查才好。人力资源部作为官方渠道，肯定要联系一 下，如果有办法获得业主的评价将是更好的，另外也找到曾经是候选人的同事来问问，相 信如果 10 个人里面有 7 个人以上说好，那可以基本下结论，这个候选人是值得推荐的。有 些猎头公司也同样采用 360 度调查的方法，有点类同于人力资源绩效管理中的 360 度考评 的办法。对于接受调查的证明人的划定范围，一般涉及候选人的“上级、下级、平级、原 单位其他相关部门以及候选人以往的部分客户等” ，这样全方位的 360 度调查，更有利于得 到准确的信息，从而对候选人得出公正的评价。比如一个销售总监，我们调查的时候，调 查的范围会涉及：“上司、下属、平级同事、客户、公司老总、人力资源部”几个跟销售 总监接触比较多的部门。这样，就保证了这个销售总监调查的纬度。如果大家对他们的评 价都比较一致，那问题也就基本说明白了。 2、设计“结构化”调查问题提纲 “结构化”调查问题提纲的设计类似于人力资源面试时比较普遍采用的“结构化面试” 问题提纲，这种方法的采取可以让调查变得更有效，也更容易达到猎头的调查目标，请证 明人按照提纲的标准来回答问题，从而也防止了被询问者无主题无边际的空谈。具体步骤 有： 2.1 针对委托职位，设计候选人应具备的能力素质模型，从而就模型要素设计调查询 问的问题，有针对性的展开调查，最大限度的保证调查询问的有效性和准确性。 2.2 根据素质模型设计“结构化”问题，尽量做到问题的具体化和可量化。 询问的问题设计应该注意对诉求答案的具体化和可量化， “结构化面试”式的调查访问， 更有利于我们得到准确真实的结果，从而帮助我们对候选人作出客观公正的评价。 举例：对一名人力资源总监的背景调查 （1） 、这名人力资源总监的关键素质是： A、人力资源体系的搭建 B、绩效管理方案的设计与执行 C、 （2） 、对证明人的提问 如针对绩效管理方案的设计与执行： 您认为 XX 设计的绩效管理方案是什么样的方案，能达到怎么样的效果，您认为这个方 案是否达到了预期的目标？ 如果满分是 100 分话，这项工作您给他评分多少？如果您给他打 80 分的话，您认为他 还有 20 分是那方面做得不好？ 在这项工作中，有没有什么具体得事例您觉得有代表性得可以给我们描述一下。 所以，我们在设置提问的时候，不能泛泛的提问，要把这些问题具体化和量化客户才 能得到我们想要的答案。 五、背景调查应该特别注意的几个问题五、背景调查应该特别注意的几个问题 1、在流程上，在做背景调查之前，要先和被调查者事先签订一份“背景调查授权书” ， 这个证明文件是非常重要的。第一点，它做倒了对被调查的人的尊重。第二点，在进行背 景调查的时候，也可以作为说服被咨询对象接受询问的有力的授权证明，尤其是在一些港 资和外资公司的时候，如果没有被调查人的背景调查授权书。对方公司根本就不会搭理你 的。提供完授权书以后，就要求被调查人提供一些可以作为他证明人的联系方式了。 2、限定要调查问题的范围，主要对于求职者工作情况有关的方面进行调查，而无关的 特别是涉及到个人隐私的问题，要坚决避免。 3、应该优先选取求职者的前上司或同事进行调查，由于这些人跟求职者有最多的工作 接触，对求职者的品行、能力、工作态度有更深刻的了解。 4、对在职人员的调查要特别谨慎，难度也比较大，因为如果你去进行背景调查的话会 对人才造成严重的影响。个人认为，可以通过这个公司已经离职出去的员工来了解。 5背景调查要和人员测评结合使用。背景调查并不是万能的，错误和失真有时难以避 免。但如果将背景调查同其他甄别手段相结合，就会大大提高选择的正确度。 6、谨慎看待推荐信的价值，利用推荐信所得出的结果对求职者未来的工作业绩的预测 效果是很差的，原因是大多数推荐或证明材料对求职者所提供的证明材料是积极的。因而 很难利用它们对求职者进行区分。 7、不要轻易承诺客户你可以调查候选人是否有犯罪记录因为“犯罪记录”只能由公安 部门掌握，是内控有犯罪前科人员的重要资料。 “犯罪记录”也属于个人隐私，公安部门负 责为当事人保密，一般不能随便公开。只有军事行政机关出于职业和保密工作的需要，其 实一般的公司在正常情况下不需要也不允许做这种调查。 8、与接受调查的人沟通交流时，必须清楚的表明身份及来意,明确的告知对方目的所 在.让对方确知你们之间的对话内容是绝对保密的，告