秘书学考试重点

选择题 一、秘书涵义的演变一、秘书涵义的演变 宫中秘藏之书：源于汉代 秘书省、秘书监：汉恒帝 行政职位：南京临时政府 社会职业：改革开放以来 二、秘书的分类二、秘书的分类 按职务高低：初级秘书、中级秘书和高级秘书 高级秘书 ：指秘书部门的负责人、首脑机关的专职秘书等。主要在高层领导者身边从事高级参谋和助手工作，是 日常行政工作的负责人。他们参政议政，深入决策的全过程，是领导者的重要助手，有的本身就是领导成员。在政府机 关中，高级秘书包括秘书长、办公厅（室）主任、首脑机关专职秘书。 中级秘书：指在各种秘书机构中从事文字工作的秘书，如起草文件、办理公文、调查研究、整理信息等。中级秘 书还要辅助管理事务，如在协助领导办文办会的过程中，要协调组织内外部关系，从全局利益出发，拾遗补缺。在政府 机关中，中级秘书指办公厅（室）主任以下及下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。 初级秘书：从事一般日常事务工作，帮助领导处理一些日常程序性的琐事、杂务和操作性的服务工作。如收发文件、 盖章、发布通知、接待客人、操作电脑、接听电话等。 三、秘书礼仪的主要内容三、秘书礼仪的主要内容 形象设计：穿着打扮、仪容仪表、言谈举止 沟通技巧：概念、重要性；方式方法；注意事项 4、开放式办公和封闭式办公的对比开放式办公和封闭式办公的对比 五、办公设备的合理摆放五、办公设备的合理摆放 （1）办公台要放在光线良好的地点； （2）大型书柜、文件柜等靠墙边摆放； （3）小型办公设备，如打印机、电脑、传真机等可直接摆放在办公台上； （4）存放机要印鉴的保险柜要摆放在距秘书台不远的地方； （5）文件存放要合理分类，置于随手可取到的地方； （6）电话摆放在秘书台的左边，并在旁边放上便签和纸 （7）垃圾桶摆在秘书台下方，选择有脚踏盖子的； （8）笔、尺子等小的办公用品应放在组合式笔筒中 六、印章六、印章 国内公章有三种图案，县以上政府机关、法院、检察院、驻外使馆的公章的中心部位刊有国徽；党的各级机关印 章刊有党徽；企事业单位公章则刊有五角星图案。 党政机关、企事业单位、社团的正式印章，一律为正圆形，其他的视情况而定。 圆形公章的规格有明确规定，国务院的公章，直径为 6 厘米； 省、部级政府机关的公章，直径为 5 厘米； 县市一级政府机关的公章，直径为 4.5 厘米； 其他企事业单位公章，直径一律为 4.2 厘米。 七、办公接待规格七、办公接待规格 接待规格主要取决于接待方主陪人的身份。 接待规格大致分为三类：高规格接待：主陪人员比主要来宾的职务高； 对等规格接待：主陪人员与主要来宾的职务相当；低规格接待：主陪人员比主要来宾的职务低。 八、会见、会谈的接待八、会见、会谈的接待 （1）座位安排 会见时遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边，座位通常是扇形或半圆形。 会谈时一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧，或进门后的左侧。双方主谈人位于长排中央， 其他人员按照右高左低排列。 会见 会谈 九、秘书的服饰要求九、秘书的服饰要求 应是简单线条加上剪裁大方的组合性套装，强调多功能和多变化的服装组合是秘书服饰设计重点； 办公室应为各式套装； 外出公务时，服饰应舒服自如； 休闲场合，应着休闲装。 穿戴准则：着装遵循 TPO 原则，即人们在着装、化妆和佩戴首饰时，要兼顾时间、地点和目的，三者必须 协调一致。 保持整体性和整洁性：服装本身统一和谐；服装的饰品与服装相匹配。 十、合影十、合影 若有合影仪式，事先安排好合影图，准备好必要的合影器材；合影图一般是主人居中，主人的右侧为上， 主客间隔排列。注：主方人员分站两侧。 填空题 1、秘书工作的内容秘书工作的内容 （一）政务性工作 直接为领导决策服务的综合性工作； 调查研究、辅助决策、信息工作、 组织协调工作、督察工作、参谋工作、建议和提案工作和文字工作 （二）业务性工作 指带有专业性质的常规工作； 文书处理、档案管理、资料工作、会务工作、信访工作、机要保密工作、网站管理、谈判工作、公关工作 （三）事务性工作 专业性不强，主要依靠经验和责任心就能办好的机关具体事务 领导日程安排、随从工作、通信联络、接待和礼仪、值班和突发事件处理、机关日常事务管理 二、秘书的气质二、秘书的气质 巴浦洛夫：冲动型、活泼型、安静型、抑制性 希波克拉特：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质 三、办公环境选址三、办公环境选址 考虑组织业务性质的需要； 考虑通讯、交通等服务设施； 考虑周围的绿化水平、空气质量等因素 四、握手四、握手 长幼之间，长者先伸手；上下级之间，上级先伸手；男女之间，女士先伸手；宾主之间，主人先伸手。 五、保密级别五、保密级别 绝密级。即国家的核心机密，一旦泄露会给国家的安全和利益造成特别严重的损失。 机密级。国家的重要秘密 秘密级。国家的一般秘密 内部级。包括商业秘密和组织内部秘密，密级和保密期限由特定组织自行确定。 六、会议种类六、会议种类（按照会议的规模划分） 特大型会议万人以上，国庆庆典大会、奥运会； 大型会议千人以上，大学校庆、焰火晚会、人民代表大会； 中型会议百人以上，春节团拜会、表彰大会、经验交流会； 小型会议十人以上，各种办公室、座谈会； 微型会议十人以下，小组会、班组会、领导碰头会。 简答题/论述题 一、秘书工作的作用一、秘书工作的作用 （一）参谋、助手的作用 参谋：为领导出谋划策；助手：承担大量常规的繁杂的事务性工作 （二）枢纽作用 上情下达；下情上传；协调各部。 （3）协调作用 协调就是使工作中有关各方同心协力、配合适度，从而减少摩擦、增加效益 （四）门面作用 组织与各方面接洽的门面和窗口，反映了这个组织工作作风和领导水平的高低优劣，对于树立组织良好的形象影响很 大。 二、秘书机构设置原则二、秘书机构设置原则 （一）适应性原则（总原则）秘书机构的设置必须适应领导工作和机关管理的实际需要。 （二）精简原则秘书机构必须精简，减少层次、减少环节，高效运转 （三）高效原则秘书机构的设置，力求提高办事效率 （四）相对稳定原则秘书机构一旦建立起来，应保持相对稳定的状态 三、秘书的综合服务职能三、秘书的综合服务职能 （1）秘书“办文”服务事务“办文”在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用。 （2）秘书“办会”服务事务“办会”指的是协助领导者筹备会议、操办会务、为会议有序进行和取得预期效果提 供服务的事务工作。 （3）秘书“办事”服务事务“办事”服务事务是指为领导操办处理勤杂事务。其目的是使领导者摆脱繁杂事务， 有更多的时间和经历抓管理大事，以提高管理绩效。 四、秘书职业道德修养的内容四、秘书职业道德修养的内容 （1）爱岗敬业、任劳任怨 （2）尊重领导、主动服务 （3）遵纪守法、严守机密 （4）团结合作、廉洁奉公 （5）谨行尚实、善于学习 五、有效管理实践的方法五、有效管理实践的方法 （一）科学统筹时间 （二）做好日常工作 （三）处理好临时性工作 （四）在努力工作的同时，学会“讨巧” （五）养成“打扫战场”的好习惯 六、秘书工作的特点六、秘书工作的特点 （一）政治性 体现领导者的意志和愿望，带有较强的政治性； 制定决策和执行决策都离不开党和国家的方针政策以及法律法规。 （二）辅助性（根本属性） 围绕领导工作展开； 只有发言权而无表决权和决定权； 根据领导的意图和指示办事，不能超越职权范围自作主张。 （三）综合性 秘书机构是综合性机构而非业务部门（销售、财务、研发、人力资源、公关） ； 对各职能部门有所了解并协调它们之间的关系（当领导有工作安排时能马上对应相关部门） 。 （四）机要性 机密：贴近领导中枢，了解许多重要信息，在未公布之前都属于机密； 重要：秘书的工作范围与领导的工作范围一致。 （五）事务性 秘书工作是为领导中枢和领导者服务的； 秘书工作内容非常具体：收发文件、起草文书、打印校对、接听电话、迎来送往、派车买票、安排食宿等； “细” “繁” “杂” “乱” 。 （六）被动型 秘书工作是围绕领导中枢和领导者的工作需要而进行的； 领导交代什么，就必须干什么； 在工作中发挥主观能动性。 七、秘书调查研究的方法七、秘书调查研究的方法 （一）实地观察法 指调查者亲自到现场，通过对调查对象的直接感知来获取第一手资料的一种调查研究方法； 优点： 能获得第一手资料，保证信息的真实性； 有利于与被调查者建立良好的关系 缺点： 耗时耗力，花费成本较高；容易带有感情色彩 （二）问卷调查法 实质是调查者以问卷或表格为介质，最大范围地对调查对象进行一次单向的个别访问。 优点： 能迅速搜集到分析所需的资料、速度快；节省时间和人力，实施费用较低；调查问卷可在工作之余填写，不会影响工 作；可以使调查的样本量很大，适用于需要对很多工作者进行调查的情况。 缺点： 设计理想的调查问卷费时费力，问卷编制技术要求高；调查问卷由受访者单独填写，缺乏交流；受访者可能不积极配 合，不认真填写，从而影响调查质量；不同受访者对相同问题的理解可能不一致 （三）个别访谈法 正式访谈 定义：针对特定的访问对象，在谈话前就要访问的主题拟定提纲，再进行谈话和交流 优点：事先做了充分的准备，提出的问题较为全面，而且采取的信息便于统计、整理 缺点：谈话的内容受到了局限 随机访谈 定义：针对调研主题，对不特定的受访者进行的自由度较大的交流 优点：访谈的内容有弹性，便于进行深入的交流，能够收集到更全面的信息 缺点：调研结论的整理难度较大，选择对象会影响调查结果 （四）座谈调查法 定义：调查者以座谈会的方式把调查对象召集在一起，对其进行询问或引导他们进行讨论来获取直接材料的一种调查 研究方法 优点：有利于与会者间的相互提示与补充，使调查者在短时间内获取大量信息，提高工作效率 （4）座谈调查法 （五）通信调查法 定义：调查者利用电话或邮件向被调查对象了解应该查知的事项的一种调查研究方法； 优点：方便快捷、省时省力省钱 缺点：调查者与受访者无法面对面交流；短信调研回复率低。 （六）网络调查法 定义：调查者利用网络把分散的调查力量组织起来，围绕一定任务开展调查的一种调查研究方法； 优点：方便快捷、省时省力省钱 缺点：信息的真实性难以保证 案例分析 一、接待原则一、接待原则 1.热情有礼，周到方便 亲切迎客热情待客礼貌送客 2.不卑不亢，平等相待 做到一视同仁，态度诚恳，既不以貌取人，也不曲意奉承。 4.遵章守纪，严守制度 “有约接待”便于秘书统筹安排，也能使洽谈事务更顺利，因此，秘书应有意识的示意对来访者进行事先约定。 未经同意，不得擅自允许他人进入上司办公室 5.注意安全，保守秘密 保证来访者的人身、财务、饮食、交通等安全 接待中严守组织机密，做到内外有别 二、接递名片二、接递名片 存放：放在安全，不易揉皱的地方。 姿势：标准站姿， 手拿名片的位置：要用双手的大拇指和食指拿住名片上端的两个角，名片的正面朝向对方。 语言：“