如何做好一名采购

如何做好一名外贸采购员如何做好一名外贸采购员 我是03年10月开始做采购的，那时没有什么经验，交接工作的老采购不怎么愿意教我， 只好自己学。现在是06年4月了，我已经做了2年零6个月，现在的感觉就是1个字-累。 我看过论坛中讲采购员分类的一个贴子，我就是其中所谓的第一类-执行采购者， 我每天的工作就是做单，输单，开立 LC，催货，入帐结报。应付供应商的催款，追厂内付 款，品质跟踪索赔等。另外供应商的评估，也就是做做表面的单据文章。没有什么执行力 的。 我们的原料供应商都是国外的，全球也就那么几十家做，而且都由我们的客户指 定的。相对而言，公司对供应商的谈判力度不是很强。 其实累的原因大都在公司内： 一、一奴侍三主。 我现在有3个直接主管：采购经理，计划经理，财会经理。每拿到计划经理的购 单，我请采购经理分配供应商及价格，然后完成请购单填写，给计划经理签字，给总经理 签字。然后做订购单，再给计划经理签字，订购单在会给财会经理签字，对于财会经理的 疑问：为什么不买甲而买乙，为什么突然买这么多？为什么这个价格有涨，我都小心翼翼 的解释，讨好他签字，不然订单是发不出去的。然后签好的定单要去盖章。公司对盖章时 间还有规定的，早8：30-9：00，下午1：302：00，过时盖章的人就会给脸色看了。 所以我每次都要掐算好这些老大签字的时间，以便能在法定的时间内盖好章，然后盖完章 的还要复印1份给财会。其实光单据这么一走，至少就要5天。对于业务那边的急单，狠不 得马上让供应商第2天交货的，此刻我根本就是个百米运动员，楼上楼下来拿单据来回跑， 面带笑容的解释：不好意思，这是急单，因为业务那边。供应商那边。麻烦您签个字吧， 麻烦您盖个章吧。谢谢。 二、小公司的接单无规律。 我们的客户是上帝，1年多都没交的货可以突然下个很大的单子。采购就立刻打 电话给供应商紧急买料。快点啊，快点，帮帮忙，不然头就要掉下来。料催到了，客户的 单子又取消了。采购赶紧跟供应商解释：不好意思，因为市场变化，请您帮忙把料往后延 迟，或是帮我取消吧库存的退给你吧。这样的事1个月可以发生2，3次，一会急，一会 又延。嘿嘿，我的脸皮已经练的超厚了，尽管有些老道的供应商骂人都不带脏字的，我依 然打哈哈。 三、采购料品的规范。 在这里让大家见笑了，我们公司的采购订单上对于规格的确认很简单，就一个品 名。对于交货期的控制也没有条款去规范。第1年我初来乍到，以为就是这么做的，可第2 年陆陆续续发生了很多料品和厂内规范不统一的事情，我就翻文件柜，终于找到了1份与 各供应商签署的供料规格书，还是5年前的，而且有的签了，有的根本没签， 。即使签了的， 与现在的厂内规格也有不符的。于是我私下问公司的技术部（我男朋友，呵呵） ，能否重新 和供应商确认一些料品规范，他说每家供应商的供货规范都不一样，和 ICPC 的都有差别 的。如果我们定个中值，有些客户指定的供应商就无法送货。他打算定个下限值，再订个 上限值。这样虽然简单，可是对于供应商供货料品的 CPK 确难以控制，所以到时我们品管 可以每月根据进料统计供货料品的 CPK，把这些值发给供应商看，让他们自己了解自己产 品的 CPK，除此我们无话可说。 讲到料品规范的问题，有件事让我印象很深，我们以前偶尔跟 A 家买1料，后来 市场变化，原料紧缺。A 家不供货，理由是平常我们买的都很少，现在多了更给不了，于 是我们问 B 家有没有1料，B 家说有的，他们就是跟 A 家买的。于是我们的采购经理大叫 “好”，立刻下单就买。 （中间没有任何书面规格确认的沟通）后来 B 家的1料用在客户端出 现问题，查不出原因。我问 B 家1料的学名是什么，才发现 B 家的1料其实和 A 家的1料不 一样，报告采购经理，采购经理立刻让我骂 B 家：你为什么给错货，B 家说自己厂内买的 1料就是这样的规范。这样类似的事情发生很多，一些新料品的下单购买前连个规范确认 都没有。都是料进来了才让我跟供应商要张规格书。我觉得这也不是个事儿吧，就先口头 跟采购经理报告：是不是要和供应商签个规范协议，采购经理说：是哦。也没见啥具体号 召，后来我用内部邮件发给老大，包括技术，品管：是否能有个规范协议。可是直到今天 我们买的原料还是没有一个有效的规格书。大家都太忙了吧。顺便提以下，我们每月购买 的原料金额在250万美金。 四、订单价格和数量确认。 因为公司做的提前1个月采购（因为海外交期是1个月）：目前订购做法是：不先 和供应商沟通，按照自己的意员分配好数量，价格按照当时价格下单。单子给供应商后， 各家电话就来了：这个价格还不能做确认啊，到时可能会变动的；这个量是不是多了，估 计接不了；也有说量少的，能不能增多。于是采购经理再电话和他们沟通，然后让我再去 改定单，于是复杂的签字流程又开始出现了，我又开始不停的和财会经理解释，这个不确 认量，所以要改；那个答应降低价格，所以要改，麻烦请签字。就这个问题，我一开始工 作时就很有疑问，为什么不做事先沟通，采购经理的回答是：先把量，价放下去，以这种 市场来看，价格会上扬。如果供应商能同意旧价，我们就赚了如果价格下跌，我们再修 改定单。于是乎，我就成了制作定单专业户，修改、盖章、复印。 五、交期的确认。 我们订单上写的交期，70的供应商是没办法完全履行的，基本上他们自己排个 交期，然后发给我，我再通知物管，告诉他们的交期是这样那样，如果真的要断料，就每 天早一个电话，中午一个邮件，下班前一个电话，催货交一点是一点，交不了我挨着头 皮受厂内的抱怨。 六、催债难逃。 公司定了制度，面对供应商，只有采购是对外的，采购是对内对外沟通的桥梁 催债的一律采购接待，无论使用什么招数反正都是我挨着，告诉他们：会计病了，银 行系统坏了，财会经理休假，没人签字。其实有的供应商也就想知道我们可以在什么时候 付，财会经理说10天后，可是10天后又因为货款没及时到帐，原料款还是没办法付，人家 供应商就对我产生了怀疑。好象欠了他家一大笔债，下辈子只能做牛做马了。到了月底， 我连电话都不敢接了，让同事待接，就说采购不在。 七、品质不熟。 说到这个问题我觉得自己还是有责任的，我买的原料，从进厂到做成产品，是一 个什么过程，我都没见过，甚至连原料什么样的包装，里面是啥样，都不是很了解，我觉 得自己只是个买的工具。但是品质索赔，因为公司有制度，面对供应商，只有采购是对外 的，采购是对内对外沟通的桥梁，我还要跟供应商谈为什么索赔，生产中到底有什么问题 产生？可是没有现场经验的我怎么去谈？ 当初进公司本来有培训的，因为采购那会没人做单，催货，就看着我了，所以有 一些原料课程和现场的课程我都没有上。后来工作又忙，就这么稀里糊涂的过去了。老大 后来也安排我去现场看了以下，就十几分钟，可是那些对我来说，就是走马观花，自己还 是不了解啊。我去年和采购经理提出，能否让我在品管做1个月，或现场学习1个月，以便 和供应商沟通。 （备注：采购经理是以前的品管经理）可她说：“你已经做的很好了。有时 要求太高也未免是个好事情，你已经很优秀了，你还要再做什么啊。后来她打哈哈：你是 想把我干掉吧。 ”呵呵。我是真的一无所知，你的位置我哪能坐的了我回答到。 其实，我就是想学一点现场的，以便跟供应商谈索赔时有理有据，自己也掌握点 东西。 八、无系统操作。 我们公司是生产，销售企业，上面也说了每月采购金额。相信这采购量还是很大 的，可是厂内却没有 ERP 系统，都是手工帐，今天缺这个料，让紧急调货，后来仓库又找 到了，说还有很多。本来我费心尽力谈好料可以退的，等来拉货时却找不到料了，原来已 经安排线上使用了。这种事情不断的发生让我感到厌烦。疲惫不堪。 说到这个系统，再提下我们用的内部工作交流系统，叫 OA，不知道大家的公司 有没用到这个，我觉得以前的 OUTLOOK 还很好使的，现在换成 OA，别人发的邮件自己 还删不了，只能发的人删，而且别人的邮件还不具备回复，转发，功能。发的邮件也没办 法按照发件人发送时间筛选的，发的人只能选择置顶，要不别人可能就看不到。 哎结果一群邮件都是置顶，也没办法删，看的我的眼睛是花啊。不知道看哪个 IT 说 OA 的好处是把资源共享在网络上了，大家在家里也可以上网办公的，可是我回家上公司的地 址也打不开原来是主任级以上的人才有这个外部办公权限。哎。其实那些平日部门沟通 的邮件都是我们这些小弟发的，主任能有时间看就不错了（我们公司要开的会也贼多，跟 赶场一样） 九、采购流程不明。 有份采购的 SOP，是建厂初老采购写的。但现在的料品作业已经有很大变化了。 于是上个月有新的流程公布（财会人写的） ，可是跟现实操作中有很多相冲突的，我圈圈点 点的疑问发给大家，可是到现在还是没个定案，真难啊，我做的也好难，不按流程做要罚 钱，按流程做了又不通，难！说实话每天都提心掉胆。 十、关于灰色收入。 别人来推销的电话问我是不是采购，我说我不是；别人问采购姓什么，我瞎编一 个给他。因为我怕他们来拜访。第一我没时间，第二我没权利，第三，我恐怕真的也不懂。 以前有个电话推销过来说是卖汽车的，我说小姐抱歉，我们公司需要买汽车，小姐说你是 采购啊，你可以买的啊。哎我03年10月进公司的工资是1100，做到去年末，工资是 2300。平均起来连去年苏州的人均工资都还没达到。过年后公司取消行政人员的加班费， 现在我工资一下少了200，本人是很少准时下班的，有时晚9点还在公司做单子，年终奖连 半个月的工资也没有。 对于现在的公司，我很感激它，让一个刚毕业的傻丫头学会了很多职场的交际。 因为要求采购独自对外，工作中我也学到了财务，技术，品管的一些知识。期间我也自学 报考了国家物流