第一组课题：浅谈创新档案管理 深化

第一小组课题为：创新档案管理 深化信息服务 本小组每位成员负责一段的创新内容，各段落完成情况 分配如下： 1 队伍建设创新（株州分公司陈静） 2 档案管理工作创新（郴州分公司陈芳圆） 3 档案管理模式创新（长沙分公司吴美玉） 4 档案管理机制创新（娄底分公司龙雁） 5 特色服务创新（自治州分公司吴跃艳） 浅谈创新档案管理 深化信息服务 近年来，随着我国经济社会的快速发展，移动通信档案 管理工作同全国档案管理工作一样，有了很大的进步。但要 2 实现移动通信档案工作的持续性发展，就必须不断创新，深 化信息服务，与时俱进。档案管理创新的途征包括队伍创新、 档案管理工作创新、档案管理模式创新、档案管理机制创新 和特色服务创新等方面。移动通信档案事业的发展离不开创 新建设，只有通过档案工作的创新，才能适应经济社会发展 的需要，适应和服务于社会各项事业；才级使档案工作充满 生机和活力，促进移动通信档案事业可持续发展，跟上当今 和未来世界发展的步伐。 一、对档案管理工作创新的认识 （一）创新是移动通信档案事业发展的必然，创新是一个 民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，开拓创 新是引导社会前进的强大力量，是我们适应新形势、认识新 事物的思想武器。根据时代和实践的要求，勇于和善于不断 创新，才能使我们对客观世界的认识不断深化。在我国进入 全面建设小康社会的新时期，档案工作作为党和国家的一项 重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求持续发展。要 实现档案事业的可持续发展，就必段在档案管理工作中不断 创新，这也是档案管理所面临的社会社，开放性的必然要求。 （二）创新是档案管理单位发展的原动力，近年来，移动 通信档案工作随着我国经济社会的快速发展有了很大的进 步，档案工作的基础设施和条件得到了很大的改善，档案基 3 础业务和档案信息资源建设得到加强，档案管理单位进一步 适应了社会对档案信息的需求，社会服务功能不断拓宽，社 会档案意识和档案法制意识逐步增强。但是档案工作还存在 一些问题，如档案室收藏与管理上的矛盾，服务对象的局限 性，服务项目的单一性，服务手段的滞后性，要解决这些新 问题，真正使档案工作与时俱进，并持续性发展，只有通过 创新，才能开创档案工作的新方向。 （三）创新是移动通信档案事业可持续发展的保障。档案 事业的可持续发展，意味着其社会功能的改善和提高，在与 经济社会协调同步发展的同时，重点把队伍建设的发展摆在 档案事业发展的中心位置上来。这就需要我们从社会需求的 角度来把握档案事业发展的规模及方向，着力提高档案室的 工作效率和档案信息资源的开发利用率，最终使档案事业与 社会建立与相互促进，相互协调的紧密关系。要实现档案事 业的可持续发展，必须在目前的基础上不断创新，不断提高 档案工作的社会服务功能。 二、实现档案管理工作创新的途征 （一）队伍建设创新 档案管理工作的创新，就是以人为主体的队伍建设创新， 队伍建设创新是做好档案工作的基础。档案一切工作归根到 底要依靠“人”来推动，同时也是为了促进“人”的更好发展， 从而实现档案事业的可持续发展，这就要求移动通信部门务 4 必高度重视档案管理队伍建设创新，努力提高档案工作人员 综合素质，建设一支高素质的档案队伍，应该从四个方面创 新： 一是培养爱岗敬业精神。爱岗敬业是创新精神的基础， 爱岗敬业精神是对本职工作的专注和追求卓越的精神，是一 种出自从业者内心的、从情感上对本职工作深深的热爱。如 何培养档案工作者的爱岗敬业精神，可根据单位档案部门实 际情况加以正确引导：坚持经常性思想政治工作教育，增进 爱岗敬业的持久热情；加强职业道德教育，培养树立甘为档 案事业奉献的高尚职业道德，在发达的市场经济形式下，坚 守兰台这块净土，以刘义权为楷模，勤勤恳恳工作。作为档 案工作人员，其人生价值由档案工作性质决定，档案部门相 对于其他部门而言是一个弱势部门，不能引起领导和社会的 强烈重视，但我们不能轻视自己的工作，务必以“留存社会记 忆、保存人类档案文化遗产、传播与弘扬人类社会文化”为目 标，认真做好档案工作。 二是培养敢向传统观念挑战的精神。档案工作者不但要 熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，掌握各门类档案及各 种载体档案的管理方法，而且在此基础上，敢于向传统观点 挑战，在管理方式上实行传统的纸质档案的管理与现代高科 技管理相结合，在整理归档和利用查找方面实现原始手工操 作与计算机运用管理相结合，善于提出新办法、新思路、解 5 决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业 务上有所创新，有所突破，用工作成果深刻体会档案工作的 价值。 三是培养求实的科学精神。档案工作者要准确把握所面 临的新形势和自身发展的新情况，学习总结一切创造性的先 进做法和成果，用求实创新的精神把握档案事业发展规律， 勇于探索和实践，有效地创造性地开展工作。 四是培养既懂档案业务又有计算机知识的“复合型”人才。 档案管理人员要有适应现代社会发展需要的创新思想，要跟 上时代发展步伐，不断地更新知识，开拓视野，接受新事物、 新理念、新知识，既要懂档案业务又要有计算机知识，以适 应现代化管理的需要，进而提高档案信息的服务水平。 五是培养各层次兼职档案工作人员。档案工作不仅仅是 档案室和专业档案员的事情，要从公司各个部门、各个层次 选出多个兼职档案员，培养员工的档案意识，发动“群众力量” 以便于达到档案工作收集的全面性和整体性。档案知识宣传 与培训工作尽量做到全员化。 六是档案工作者观念的创新，作为档案工作人员不应该 再有传统的“坐等上门”的思想，应该积极主动地“走出去”， 主动去收集各门类的资料。 （二）档案管理工作创新 在档案现代化管理中，思想观念是否适应现代化至关重 6 要，档案管理工作创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想。 因此，要做好档案管理工作创新，首先要作好思想观念的创 新。观念创新是管理工作创新的前提，是使管理创新得以成 功的保证。管理创新必须确立现代化管理理念，特别是随着 档案管理知识化、网络化、社会化，档案部门必须逐步改变 以往“重藏轻用”的落后观念。这就要强化两种意识：一是要 有积极的转化意识。档案是一个庞大的信息库，但一般情况 下，各种信息是比较零散地存在众多的单体档案中的，只有 根据需要，把相关信息系统化，规范地整理出来，才能更好 的发挥档案的信息作用，体现档案信息价值。因此，把档案 内容通过加工整理变成更直接更适应需要的信息，是档案部 门义不容辞的职责。二是要进一步强化档案使用的效率意识。 众所周知，收集和整理档案的最终目的是利用档案，怎样更 加有效地利用档案，使档案在管理和利用过程中的效率更高， 是我们必须高度重视的一个问题。所以，必须改变过去档案 工作无所作为的思想，强化档案管理的效率意识，从而充分 发挥档案的价值。 其次，作好档案信息化管理创新，档案信息化管理，是指 以网络信息技术为基础，对档案信息进行收集整理，开发利 用的整个过程，即档案部门使用电子化的手段对档案信息进 行处理，并通过计算机网络为用户提供各类服务的过程。现 代通信技术的发展，使人类社会进入了信息时代。计算机的 7 普及为全面实机档案信息化处理和管理的信息化做了准备， 只有在理念上完善对档案信息化的认识，加强对计算机档案 管理系统的维护，加强对计算机档案管理系统的维护，加强 对电子文件归档工作的监督和指导，才能确保档案数据库安 全，保证电子文件的真实、完整、有效，真正实现档案信息化 管理的目标。与此同时，要在理念上深入理解信息化的内涵， 档案管理信息化不是仅仅使用几台新设备的问题，而是一个 系统工程，是多个方面的因素相互协调，相互制约构成的总 体目标，这些方面主要是由适应现代化管理的思想观念，适 应电子化网络化的管理机制，体现现代网络信息化的设备技 术，以及熟练操作的信息化专门人才队伍军组成，我们进行 档案管理信息创新，就必须从这些方面的改革创新做起。 （三）档案管理模式创新 目前计算机已应用于档案管理工作，但多数仅限于各类 档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其他方面的应 用还有很大的提升空间。其实，我们只要肯观察，就不难发 现在我们日常的档案管理工作中，还有许多工作可以利用现 代化技术来提高效率，如采用条形码来代替档号。 条形码是按照一定的编码规则编制的,用以表达一组数 字或字母符号信息的图形标识符,条形码与有条形码识别功 能的管理软件、条形码阅读器配套使用具有自动阅读识别作 8 用,只要用扫描阅读器扫过条形码,计算机就可以快速、准确 地自动识别并显示物体的相关信息,具有准确度高、可靠性强。 既安全可靠，又方便快捷，可大大提高档案整理速度、借阅、 归还档案的速度。有利于进一步提高档案管理的科学化、规 范化和现代化水平,同时提高档案工作效能。 1取消键盘按键输入 档案流向的信息必须进入计算机才能快速掌握，我们可 将档案信息如档号、文号、相关文号、案卷题名（甚至审核书 内容与图纸）、案卷盒数、存放地点等编成一个条码，打印在 案卷封面及档案盒上，使用手持或固定扫描器，输入速度是 手工输入的几十甚至上百倍，效率不可同日而语，准确度更 是不容置疑，它的差错率可达百万分之一以上，这是任何手 工操作只能望洋兴叹、可望而不可及的。 2快速进行档案的借还交接、简化手续 档案在借出、使用、归还过程中，涉及一系列问题，如： 需要提供多少卷档案、被提供的档案是否准确、有无相关的 文号、档案经谁手调出、由谁借走、取走的时间、何时何人归 还、经谁手归还等。借出时要一一登记，归还时要一一注销， 看错写错屡见不鲜，有时要查一卷归还时注销不了的档案， 解决上述问题，用识别器及计算机处理系统通过核实、存储 9 档案案卷、利用人、借出、归还经手人各自的条码内容即可 完成档案借出和归还的交接手续，交接内容可以像银行存取 款和超市购物一样自动打印出有日期小条，签名认可后存查。 这样完成的档案由借出到归还的管理和统计，方便、快捷、 准确，极大提高效率和管理水平。 在类似这种借助计算机来完成本来较繁琐的手工操作的 方法应该是很多的。无论是档案的业务工作，还是档案的管 理工作以及档案信息的交流，都可以应用计算机进行现代化 管理，帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平。要利 计算机进行现代化档案管理就必须要不断充实库藏内容，提 高库藏质量。移动公司档案室虽然收藏有不同门类的档案信 息资源，但是相对于公司发展，档案使用者的多样化要求， 大家仍然会感到库藏资源的不足，这一方面是由于档案资源 量的有限性，也是由于管理模式落后导致的利用效率不高。 所以必须不断地全方位多渠道地收集资料以充实库藏档案 内容，提高库藏质量，调整思想，朝着为企业的高效、快速服 务去思考、去联系，有目的、有重点、有计划地收集公司需要 的档案资源，并对现有室档案资源不断地进行优化、组织、 集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为 公司各级领导和公司员工提供服务。 （四）档案管理机制创新 10 创新是企业活力和希望的源泉，创新档案管理机制对提 升档案管理水平具有重要意义。随着科学技术的进步和市场 经济的深入发展，目前企业档案管理机制有以下突出表现： 一是坚持“四到位管档”。基本达到了机构、人员、制度、措施 的四到位，形成了档案工作“层层有人抓，事事有人管”的网 络管理机制。二是坚持以法治档，实行了“集中统一领导”，档 案工作标准纳入了各单位标准化体系有了制度保证，企业档 案工作制度纳入了企业的法规建设。三是坚持优化治档，对 计划经济时期的企业档案管理模式经过不断改革、整合、借 鉴、嫁接等多种优化方式，形成了条块结合的企业档案管理 网络。四是坚持文明管档，各单位将企业档案工作纳入了企 业的工作目标管理和双文明考核体系，将档案管理工作融入 文明创建工作之中。 新时期现代企业的高速发展，向档案工作提出了新要求 和新标准，因此，必须创新档案管理机制，一方面要锐意进 取，充分发挥创造力，实现管理机制新突破；另一方面又要对 机制创新中见到成效的要充分肯定和坚持，同时不断地分析 对比，不断地评价和改进，才能进一步完善档案管理机制， 保证档案事业的顺利发展。 1竞聘创新。积极引竞争激励机制，改变在档案管理工 作中存在的安于现状的思想，从源头上解决创新问题。积极 引入竞争机制，对档案工作人员实行公平竞争，择优上岗， 11 真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚 地认识到自已的工作成绩与其生存和发展息息相关。使每个 人都有危机感，从而激发工作活力，最大限度地发挥个人潜 力，使档案工作出现充满竞争活力，开拓创新的新局面。同 时，要建立一些相应的创新激励机制、如鼓励创新分配制度， 奖励制度和职称看升制度等，将个人创新的内容作为考核的 指标进行考核，并与劳动报酬、晋职挂钩，努力营造出一种 鼓励创新的氛围，促进档案工作良性循环。 2.机制创新，由单纯的档案资料管理机制向档案、情报、 信息、科技一体化管理机制转换。企业进行整合改造的目的 是适应市场经济体制的需要，转换机制，高效运行，创造最 大的经济效益和社会效益。企业的档案管理机制也要随着企 业管理机制的转换而创新，要激活机制。根据档案工作的特 点，深化档案工作的内涵，扩大档案工作的外延，可以把过 去只是单一的管理档案的档案室扩大为集中档案室，资料、 情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。这个中心 机构行政上受企业一把手领导，业务上归党政办公室行政管 理部门监督指导。其主要任务和职责是负责企业所属各部门 及各基层各级各类档案资料和其他信息的收集、整理、保管 和提供利用等工作，通过计算机区域网络系统实施联网，从 而达到各种信息资源的联合开发和资源共享，其正形成一个 档案信息化管理。这样符合现代企业精干、高效的原则，有 12 利于增加企业档案管理的自主性和灵活性。 3.管理创新，企业档案工作和其他方面的工作不同，不只 是局限于某一领域的活动，也不仅仅是档案部门和档案工作 人员的事情。新时期档案管理要求越来越高，要求我们顺时 应势，创新档案工作的管理，需要企业所有部门中所有成员 共同参与，实现全员管档，取得新的成效。 4用人创新，建立以人为本的用人机制，在档案信息化 管理中，要将档案工作人员视为最有价值和最富有竞争力的 资本，努力为员工创造良好的工作环境和生活条件，管理者 应在企业的各项工作中体现爱才之心、容才之量、举才之德、 护才之魄，用才之道，对人员的管理不应再是以使用为中心， 而应加强对人员的培训，注重他们的知识更新，不断提高综 合素质，也只有这样，才能保证信息服务的高质量。 （五）特色服务创新 传统的档案利用，都是被服务方到档案部门利用档案， 参与档案展览，阅读档案复印件或公布件，特别是需要利用 档案原件程序复杂。在当今信息时代，档案管理工作要逐步 改变这种坐在家里等人上门查档的现状，围绕服务对象，变 被动为积极主动上门服务，利用现代计算机技术提供远程服 务，实现档案管理特色服务创新。 1.突破服务思想，开拓新思路。传统的档案管理在对待服 务方面没有去思考，去联系、去实践，而是等着别人找上门， 13 或是上级下达的硬任务。这种不积极不主动的做法，已经不 适应提倡信息化高速度、高质量的信息服务要求，势必造成 公众对档案工作的遗憾和不满。要利用信息技术实现档案管 理服务创新，档案人员则要防止思维固定式，克服一切按习 惯做事，凭经验来想事处世的思想，勇于接受新思路、新技 术、新方法。在这个基础上树立现代服务理念，以创造性的 思维，突破以往情况的服务思想，开拓新思路。注重服务的 现实性，通过了解需求来确定服务方向；扩大服务范围，把本 单位、本系统外的所有潜在用户也作为服务对象，要考虑为 解决利用者的现实需求，提供多种途径为他们利用本单位档 案提供便利，做到引导服务，主动服务。 2利用档案系统速查档案信息。发挥档案系统的服务功 能，提供快速、高效的公开信息服务，这就要求档案室必须 改变传统的手工检索和传阅信息的服务机制，利用 OA 办公 系统和档案系统链接，传递速度快的优势，通过加工、处理， 使其变成社会需要的优质“产品”即信息，以网页的形式发布 到互联网上，为公司内部提供信息服务，从而使得任何部门 都能在任何时间、地点都可通过档案借阅流程来获取自已所 需要的信息。 3建立信息资源数据库，方便信息检索。这是信息化的 基础工作，数据为能有效实现众多电子信息的储存、分类、