如何做一名好秘书

如何做好领导秘书 才干是做秘书的基本功，若是你不能胜任秘书职务，不能完成任务， 比如说：办事，丢三拉四、拖拖拉拉；传话，天南海北、走弦跑调；写 材料，词不达意、不知所云；出主意，云里雾里，不得要领，等等。这 样的人、这样的事，一次两次也许没多大关系，三次、四次还是这样， 总会导致领导人的不满意，哪里还会处好关系！ 秘书的才干，大体上分为三种类型：一是办事型，要求精明强干、 思路敏捷，办事利落。大部分秘书人员应是这种类型。二;秀才“型，是主 事写文章的，他的办事能力不一定很强，但写文章很擅长，同样要求思 路清楚，头脑灵活，有学有识。有的秘书，兼有办事、写作两种才能， 那更受欢迎。三是技术型比如打字、印刷，办公设备（传真机、计算机、 电话机）使用和维修、机要译电等。三种类型的人员，都要把自己的本 事掌握好，达到熟练程度，才能胜任愉快，才能与领导的需要相适应， 也才能把关系搞好。现在，研究、讨论秘书工作的各种文章、讲义、讲 话，反反复复讲得最多的是秘书的参谋职能。这虽然没有什么不可。但 是，秘书人员的基础职能是办事，参谋多半也是在办事中体现的。因此， 决不可忽视秘书的办事职能。而秘书的办事才干有许许多方面，即使是 如领会能力、语言能力和了解领导这样在日常生活中常用上的本事，也 同搞好与领导的关系有直接影响。 秘书与领导人共事，经常接受任务，汇报工作。领导人说话各自 有不同的特点：或简或详、或快或慢、或直或曲，千差万别。有时，他 说了，就认为秘书懂了。而事实上，秘书听到的与领导人头脑中想的总 是有一定差距。这当中就全靠秘书领会了。把领导人的意图领会了，把 握准确了，才能很好地执行。如果秘书一知半解，懵着去干，不是不周 全，就是把事情弄拧了，后果可想而知。自己也会疙疙瘩瘩，不愉快。 不是所有的秘书都能熟练地写文章，但所有的秘书必须有语言表达能力。 秘书在日常工作中不管是对上对下，都不能说话过快、过慢、罗嗦、冗 长，词不达意，更不可夹?quot;杂件“（不文明的口头语），使人费解， 引出歧义，导致双方都不愉快。精明的秘书，说话应当简练明白，富于 感染力，而且又忠于事实。与处好同领导的关系有特殊意义的一条，是 秘书要了解领导、熟悉领导。 不管你是在县里，在省属厅、局、还是在厂矿企业；不管你是为 一位领导人当秘书，还是同时为几位领导人服务，你对领导人的作风、 性格、办事习惯、起居规律、思维路子、语言特点和生活爱好，甚至他 的工作经历，都应当了解得清清楚楚。这样，就可以把服务工作做到恰 到好处，就容易配合协调，节拍一致。与这一点有连带意义的一个问题， 是秘书人员不但应有自己的特长，更重要的是要有适应能力，尽可能与 领导人的特长、爱好相接近。苏联、美国的秘书工作研究者也是这样主 张的。领导人都有个人的爱好和专长，或喜欢听音乐，或喜欢看戏，或 喜欢下棋，或喜欢绘画书法，或喜欢体育；或擅长研究理论、总结经验， 或擅长写文章，或擅长讲话，或擅长到基层调查，找人谈话，等等。秘 书不妨设法同领导人的这样那样的兴趣一致起来，不会也要学会，以便 有共同语言，从生活上能打成一片，工作上便于服务。假如秘书对领导 人的专长和爱好，既不了解又不感兴趣，而且处处躲闪回避、不闻不问， 至少会导致相互淡漠如水?quot;公事公办“之外，就互无往来了。 在与基层和周围同志的接触中，通过平时的察、观、听、学习等， 对如何当好领导秘书工作或多或少的产生一些感悟，以供大家共勉。不 对之处还望各位仁人志士批评指正。 一、谋事不传事。“脑筋要多动，嘴巴要少用”，这是当好领导秘书的 第一要诀。“脑筋要多动”就是要为领导决策收集信息，提供情况，当好参 谋，出好主意。养成勤于思考的习惯，要把有用的、急需的信息情况和 深思熟虑的想法、建议及时提供给领导，这样才能想领导之所想、急领 导之所急，超前地、有效地为领导当好参谋。“嘴巴要少用”，就是说领导 秘书说话必须要保持谨慎，克服随意性，同样的话别人可以说你不能说， 同样的事别人议得你议不得，因为你在领导身边，别人很容易把你说的 与领导联系在一起，加以议论、猜测和传播，以免造成一些不良的影响。 我认为只要注意做到“三不”就可以了：一是不议论领导的事。二是不传播 干部的事。三是不吹嘘个人的事。 二、干事不铲事。踏踏实实干好工作，完成好领导交给的各项任务， 这是当好领导秘书的基础。当了秘书，就不能像其他工作人员一样按点 来、到点走，管家务、带孩子，就必须做好不仅自己要加班加点、而且 妻子也要跟着多吃苦多受累的思想准备。不怕艰苦的同时，还要做到不 怕批评、不怕仔细，在工作中干错了会挨批，干对了有时也会挨批（当 然这种情况很少），对待批评必须要保持“有则改之，无则加勉”的态度， 否则就会觉得委屈，导致心理不平衡。有时九件工作干好了，一件工作 没干好，如果你以为这就差不多了，那就大错特错了，有时十减一并不 等于九，而是等于零。必须要认识到领导身边无小事，事事都要精心、 仔细，千万不可马虎大意，不能把 60 分当及格。作为领导秘书只有把事 情做得十全十美，做到百分之百才算合格。 三、抹事不激事。特别是作为主要领导的秘书，职位虽然不高，但 位置特殊，在协调前后任领导之间的关系、协调党政主要领导之间的关 系，以及主要领导与其他班子成员之间的关系中，有着非常重要的作用。 作用发挥得好，可以使领导之间水乳交融，即使有一些非原则性的分歧 也会得到化解，大事化小，小事化了；作用发挥得不好，会使领导之间 的矛盾火上浇油，无意中推波助澜。因此，秘书必须要信守“抹事不激事” 的原则，“影响团结的话要两头瞒，有利团结的事要两头传”；切不可持有 “鹬蚌相争，渔翁得利”的阴暗心理。 四、揽事不躲事。领导秘书本身任务繁重，完成好职责范围内的工 作已属不易；尽管如此，对于一些与领导密切相关，领导又顾及不到的 事情，也要主动承揽，不能一推了事，或是一躲了之,必须要义不容辞地 承揽过来，了解情况，做好工作，即使是非常严重的问题，非需领导出 面不可，也通过秘书这一关得到缓冲。“揽事”与“揽权”不同，“揽事”体现 了工作的责任心，不管领导在与不在、知与不知，该揽的都要主动承揽。 否则，领导在时就揽，知道就揽；不在时、不知时就不揽，很容易造成 一些矛盾的积累和激化。“揽权”则体现了一个人的虚荣心，这是做领导秘 书的大忌。 五、成事不败事。领导秘书必须要站在领导的高度和角度去分析、 考虑事情，事事都要从大局出发，为领导设身处地地去想、去办，才能 把事情办好。主要领导公务缠身，日理万机，光是大事、要事就应接不 暇，对于一些日常小事、家务琐事根本无暇顾及。而越是这些小事、琐 事，如果处理不当，往往会在社会上、在群众中给领导造成很大很坏的 影响，这也是一些秘书“成事不足，败事有余”的关键所在。秘书给领导败 事的主要情况有两种，一种是“假公济私”，打着办公事的旗号为领导办私 事。表面上看给领导省了一点钱，实际上领导形象无形之中受到很大损 害。另一种是“假私济私”，就是借给领导办私事的时机办自己的私事，谋 个人的私利。给领导办个一，自己得个十；给领导办个十，自己得个百。 好处我得，责任你担。借领导之名，谋个人之利，这种情况尤其不能原 谅，最终结果只能是既害了领导，也害了秘书个人。一些领导秘书“翻船” 的深刻教训，是值得我们认真借鉴和深思。 那么，如何当好秘书？怎样才能让他人从内心佩服、内心相信，我 认为，必须做好以下一些工作，简单地讲，就是要做到个“十要十不要”。 一要内敛，不要张扬。秘书由于身处特殊的位置，具有特殊的身份， 在常人眼里，秘书就是领导的化身，一言一行，别人都很相信，这就要 求秘书一定要内敛，不要张扬。 二要谦虚，不要骄傲。谦虚是秘书特别要注意的地方，只有谦虚的 秘书才能成大事。切不可因背后有领导撑腰，就自以为自己有多么了不 起，时常表现出傲气，尤其不要动辄以领导的口吻发号施令。这样对自 己、对领导都没有好处。 三要踏实，不要浮躁。无论是写文章还是代表领导协调事务，都要 表现出踏实、务实的态度，切不可浮躁，特别对待基层、企业、群众的 事，一定要说到做到，切不可采取欺骗、哄骗、拖延的手段，以免基层、 企业、群众对自己、对领导、对所在机关产生不良影响。 四要清廉，不要贪婪。秘书说有权，权力很大，说没权，啥权也没 有。其实，秘书这行当，一旦把持不好，钻到权眼里、钱眼里，那就十 分危险了。所以，秘书一定要耐得住清廉，要善于把持自己，善于把好 权力关，善于用好领导的信任，切不可“贪”字当头。 五要朴素，不要铺张。领导的秘书，由于地位特殊，请吃礼送等事 经常可以遇到，这就要看秘书的素质了。正派的秘书，应该是一个不讲 究排场的人，是一个不喜欢铺张浪费的人。如果秘书喜欢讲排场，就容 易给不法分子钻了空子。 六要善良，不要凶狠。善良，是一个秘书必备的素质。只有心地善 良的秘书，才会善良地对待群众，才会对群众有感情。所以，秘书必须 知道善良的价值，必须知道如何去善良待人。如果对待群众态度蛮横， 就会孤立自己，就会把自己推到群众的对立面上去。 七要平和，不要狂妄。平和地对待人，平和地向所分管部门传达领 导的意见，平和地对待群众，平和地对待一切，是一位秘书所必须做到 的。如果一个秘书，不知天高地厚，不知山外有山，狂妄自大，目空一 切，就会失去他人对你的信任，即使别人让着你，那也只是暂时的。 八要明理，不要蛮横。明白事理，是秘书的基本要求。秘书虽然是 领导身边的人，是领导信任的人，是受到他人热捧的人，但越是这样， 越要明白事理，越要懂得尊重他人。切不可蛮横无理，自以为是，以免 给他人造成极不好的印象。 九要厚道，不要霸道。为人厚道，是秘书最需要也是最难做到的一 件事。一般情况下，如果秘书把持不好，就容易给人以霸道的印象。因 为，在一般人眼里，秘书的所作所为，都会与领导联系在一起，都会和 权力联系在一起，秘书只有表现得比一般人更厚道，才会让他人信任， 让他人称赞。 十要守法，不要违法。一些秘书，喜欢用领导的身份，用特殊的地 位，做一些违法的事，这是完全不应该的。秘书的一言一行，很多地方 不同程度的都代表着领导的形象，必须带头守法，带头执行法律。否则， 一旦把握不好，就会陷入违法的泥潭。 秘书是一项承上启下、沟通协调、为领导者参谋服务的职务。现 代管理理论认为，秘书人员是领导者的智囊，应成为领导者得力的参谋 和助手，是连接领导者和下属部门的纽带，是沟通信息、互通情况的桥 梁和管道，是领导者工作中的粘润剂，更是领导者开展管理工作不可或 缺的重要环节。秘书工作的优劣，将在一定程度上间接或直接地影响领 导者的工作效率和决策成败，因此，做好秘书工作甚为重要和关键。 秘书工作因其所处环境和服务对象不同，其工作职责和工作范围及内容 亦有所差别，但其基本职能和工作性质大体上是相似相通的，所谓万变 不离其宗。下面我就领导者秘书工作的范畴及如何做好秘书工作谈谈个 人浅见。 坚持工作原则 摆正自我位置 秘书工作的性质和内涵决定了它的服务职能。作为秘书人员，必须坚持 领导至上、切实为领导者服务的工作原则，即一切工作的出发点和归属， 皆是为领导者的工作服务。秘书的每一项工作，都必须完全秉承领导者 的意图，严格按照领导者的指示和要求开展工作，不得歪曲和误解领导 者的指导思想和工作意图；同时，凡是领导者未予交办的工作，秘书人 员不得越殂代庖，擅做主张，我行我素；不得凌驾于领导者之上，随意 指派调度；或是打着领导者的旗号发号施令，欺上瞒下，招摇撞骗；更 不能借着领导者的权力光环笼络关系、结党营私、牟取私利。秘书人员 应该也只能在领导者的授意和授权下开展工作，必须恪守工作原则，全 心全意为领导者服务，真正当好领导者的参谋和助手。 拟订工作日程 履行工作计划 通常而言，领导者位高权重，工作繁忙，每日所面对的工作压力和工作 难度及繁琐的日常事务时时侵扰和包围着领导者。为了让领导者从繁忙 的工作事务中解脱出来，以旺盛的精力和充足的时间投入到重大重要的 领导和决策工作中，秘书人员应为领导者拟订工作计划，做好科学、合 理、高效的工作日程安排。拟订工作计划必须事先征得领导者的意见和 批准，然后根据当前的工作形势和工作重点要点，依据各项工作的内在 联系和先后秩序，按照轻、重、缓、急的递次原则，拟订合理可行的月、 周、日工作计划和工作日程，并根据实际情况做出必要的删补调整。在 履行工作计划和工作日程当中，秘书人员应主动、积极地协助领导者处 理相关工作和事务，包括信息的及时传递，交流和反馈，同相关单位或 部门的协调联系，按照领导者的指示对各项工作的进展情况进行检查、 督促、催办、协调和通报，对工作中出现的新情况、新问题、新动向要 及时准确地向领导者作出全面汇报，为领导者适时改变决策、调整工作 思路、重新部署工作提供可靠情报和参考依据，保证和提高领导者的工 作效率和工作质量。 做好日常文件的传递与处理 组织的各类文件，是贯彻决策层指示的重要工具，是指导和商洽工作， 请示和答复问题以及沟通情况的重要手段。做好文件处理工作，对于保 证组织高效、规范运作具有重要意义。 秘书人员应严格按照“准确、及时、保密”的文件处理的基本原则，以实事 求是、忠诚正派、认真负责的工作态度和工作作风，切实认真地做好文 件传递和处理工作，努力克服工作中可能出现的形式主义、文牍主义和 情绪化偏向，保证文件处理的效果和质量。 在文件处理工作中，秘书人员应以专业的素养，认真按照国家行政机关 公文处理的有关规定、规范和办法完成文件处理工作。重点做好文件的 起草、校核和呈批；文件的签收、登记、分发和传递；文件的批抄、注 办、拟办和催办；文件的传阅、清退、立卷、归档和销毁等一系列工作。 在文件传递和处理过程中，秘书人员必须严格遵守保密制度，严守组织 机密，做到不该看的不看，不该听的不听，不该传的不传，尽力避免不 慎泄密导致组织遭受损失。 沟通信息 协调关系 秘书人员身处领导者和部门之间，是领导者和部门之间的关系纽带和信 息渠道。秘书人员应以认真负责的态度和兢兢业业的敬业精神，大兴调 查研究之风，广泛搜集各方面的信息和情报，及时准确地为领导者提供 可行、可靠的信息资源和参考资料。秘书人员除做好日常工作以外，还 须花大量时间和精力做好信息开发和整理工作，深入组织内外和各项业 务中了解和掌握形势、动态、工作进展情况、部门之间工作关系变化和 矛盾冲突、业务拓展及新项目开发运行状况、行业政策变化和发展走势、 人员心态和对组织的认知认同程度、组织文化渗透和团队精神面貌等方 面的情况。作为企业秘书人员，还应以开放的心态，将目光投向本企业 之外，了解同行企业业务拓展情况和发展态势，捕捉同行业领先企业的 经营管理和技术创新动向，并就当前和未来国内乃至国际政治、经济、 文化和企业经营管理最新成果予以密切的关注和研究思考，通过工作 简报、情况通报或管理动态等书面形式，广泛搜集各方面的 信息，并有针对性的加以整理成册，定期或不定期地向领导者汇报，当 好领导者的“耳目”和“情报站”。 协调好领导者与领导者之间、领导者与部门之间的工作关系，交换意见、 化解矛盾、增进了解、融洽关系、疏导工作，是秘书人员的另一项重要 任务。正确处理好上述三者之间的关系，不仅可免除领导者在工作中的 许多困扰，同时可化解工作中一些常见的矛盾和冲突。秘书工作自身的 特点，使其能够发挥连领导者本人有时也不能替代的作用，而这种作用 正是领导工作中不能缺少的润滑剂。协调处理工作关系，必须坚持实事 求是的原则，力戒弄虚作假、阳奉阴违、谎报军情、从中作乱的不良作 风，一切从组织利益出发，从企业利益出发，正确处理长远利益与眼前 利益、全局利益与局部利益、组织利益与个人利益之间的关系，坚持立 场，恪守原则，以严谨细致的工作作风和“上善若水”的工作艺术，处理一 切问题，化解一切矛盾，增进协作，做好工作。 做好会务、外联、公关和领导交办的其它工作 在组织当中，领导者的决策指示、工作部署和指导思想，通常是通过会 议的形式进行传达和贯彻的，秘书人员切实做好领导者的会务工作至关 重要。会务工作一般包含确定会议主题、准备会议材料、发布会议通知、 拟定会议议程、组织会议接待、通报会议结果（一般形成会议决议或会 议纪要等）以及检查会议精神贯彻、落实情况等诸多方面。秘书人员应 按照领导指示和具体要求，细致缜密地做好会议准备工作，重点是确定 会议主题和会议议程、准备会议材料、协同有关部门发布会议通知、布 置会场、起草或牵头准备会议主题报告或领导讲话稿（有时须会同有关 部门准备会议主题报告及其它材料）、协调会议时间和会务接待等，如 果是由领导者发起主持的临时性会议或紧急会议，秘书人员还应担负起 会务的所有协调工作，协同有关部门和人员积极做好会务准备，保证会 议顺利圆满完成。 对外信息联络和处理公共关系是秘书人员的日常工作，也是辅助领导者 处理同政府、社会、企业、组织及个人关系的一项十分重要的工作。可 以说，秘书人员处理外联和公关的水平如何，表现出一个秘书人员的综 合素养和工作艺术，是检验秘书人员工作能力的试金石，同时也反映出 组织的形象和声誉。在对外信息联络和处理公共关系时，秘书人员应恪 守谦虚礼貌、谨慎细致、外圆内方、清正有容、不卑不亢的原则，本着 维护组织利益和声誉为宗旨，不急不躁、踏实稳健地开展工作，妥善处 理同政府、组织、企业、个人和关联单位的关系，增进感情，不辱使命， 努力达成工作任务。 加强自身修为 提高综合素质 秘书人员应当具备良好的综合素质和专业技能，这是做好秘书工作的基 本条件。秘书人员