第一讲 时间管理的四个发展(上)

第一讲 时间管理的四个发展（上） 时间管理概述 时间管理的必要性时间管理的必要性 时间具有“供给毫无弹性” 、 “无法蓄积” 、 “无法取代” 、 “无法失而复得”等特性，所 以时间是最不为人们理解和重视的，也正因为如此，时间的浪费比其他资源的浪费就更为 普遍，也更为严重。 因此，当人们无所事事，或者忙得晕头转向却不见成效时，应该暂时停下来审视一下 自己的时间利用效率，审视一下自己在时间中所处的角色，寻找一条更为合适的途径，实 现自己的目标，追求自己的人生价值。 在经理人的所有管理技能中，时间管理最容易被忽略，对中国的经理人而言，这又是 一个急需解决的问题。初级经理人从员工的岗位过渡到管理者的岗位，比较容易忽略管理 的角色和时间管理的技能，而中、高级管理者的工作时间更忙碌，工作任务更多，时间效 率的管理也就显得更加重要。 【案例 1】 非洲大草原的狮子和羚羊非洲大草原的狮子和羚羊 非洲大草原上的羚羊和狮子，每天都要展开一场生命的竞赛，也可以看作是一场生命的奥运会，如果竞 赛赢了就有东西吃，输了就可能遭受灭顶之灾。因此，每天早晨，羚羊和狮子醒来时，它们的脑子里都闪过 同样一个念头，那就是“我今天一定要跑得比以往要快”。如果狮子跑慢了，它就没有羚羊吃，它就可能会活 活饿死；如果羚羊跑慢了，它就可能被狮子吃掉。它们之间的这种微妙关系使得非洲大草原保持着很好的生 态平衡。 【案例 2】 冠军和亚军的区别冠军和亚军的区别 在赛场上，速度是决定用时多少的重要参数，例如香港的赛马，冠军和亚军的区别，也就是第一匹马和 第二匹马之间的差别，可能相当微小，往往用肉眼看不出来，要借助电脑等先进设备的帮助，两匹马之间的 时间差距可能仅为 0.05 秒。但是，头马和第二匹马的奖金却是不一样的，要差到几十万港币。 对于比赛结果，人们关心和记住的从来都是冠军，很少记住亚军，例如中国奥运，打破冠军零记录的是 许海峰，而第二位得金牌的则很少有人记得，这就是第一和第一之外的区别，奥林匹克运动的口号“更高、更 快、更强”，其含义所追求的也就是速度。 【案例 3】 三枚硬币三枚硬币财富、健康、时间，哪一个更重要？为什么财富、健康、时间，哪一个更重要？为什么 假设一个人的生命中有三枚硬币，一枚硬币代表财富，一枚硬币代表健康，还有一枚硬币代表时间，这 三枚硬币哪一个最重要呢？ 通常人们都趋向于追求财富，如果在这三枚硬币中，把代表财富的硬币拿掉，则表示这个人有足够多的 健康，也有足够多的时间，他有可能重新去创业，赢得财富，把代表财富的硬币重新放进自己的生命中。 如果在这三枚硬币中，把代表健康的硬币拿掉，这表示这个人有足够多的财富，也有足够多的时间，则 他可以花费无以计数的金钱来治疗自己的疾病，至少可以拖延一定的时间，或借助高科技手段来延长生命， 他可能把代表健康的硬币重新放进自己的生命中。 如果把代表时间的硬币拿走，让一个人没有自己的时间了，这时候，即使他有无数的财富，有很强壮的 身体，可是生命留给他的只有一刹那，他无法用 1 亿美元去换 10 分钟，这就好比无数的 0 前面没有了 1，是 没有任何意义的，他不仅不能将代表时间的硬币重新放进自己的人生，而且财富和健康对他也变得毫无意 义了。 点评：对于所有的人，尤其是经理人、企业家，他们有大量的金钱，可是他们感到最缺的还是时间，所以 对时间的要求就更高，这就需要良好的时间管理。 时间管理的内涵时间管理的内涵 1 1时间管理时间管理 那么什么是时间管理呢？在日常生活中始终如一、有的放矢地使用行之有效的方法， 组织管理好自己生活的方方面面，最有意义、最大限度地利用自己所拥有的时间，这就是 时间管理。 时间管理不仅仅是工作的管理，也包含着业余时间的管理；不仅仅是在企业里的管理， 同时也包含着家庭生活、业余时间、业余爱好的管理。也就是说，时间管理应该是包含着 生活中所有时间的合理利用和支配。 2 2主管在时间管理中存在的误区主管在时间管理中存在的误区 很多主管在时间管理上普遍存在以下一些认识误区： 宁愿去做事情，而不是去做正确的事； 宁愿去解决问题，而不是有创意地去选择解决方法； 宁愿去保持原来的做法和手段，而不是去优化、优选工作的流程和方法； 宁愿去被动地执行服从和遵守职务，而不是主动积极地进行创新和求得最佳的结果； 宁愿去节约成本，而不愿意主动地增加利润，尤其是在投资理财的观念方面，国人 习惯开源节流，但实际是比较喜欢节流，比较喜欢勤俭节约，而忽视要去更多地增加收入。 表表 1-11-1 管理时间的自我评估管理时间的自我评估 宁 愿而不是 正确地做事做正确的事 解决问题有创意的选择 保持手段优化手段 遵循义务求得结果 降低成本增加利润 3 3传统的时间管理观念传统的时间管理观念 从节约和增加收入这两方面进行比较，传统的观念喜欢节约，时间管理的传统观念中 渗透了这种生活哲学观的影子。传统的时间管理观念强调以下几个方面的内容： 强调时间的重要。古人曰“一寸光阴一寸金，存金难买寸光阴” ，这里强调了时间 的价值和重要性。 强调时间流失的速度。孔子曰“逝者如斯夫！”看到滔滔不绝的江水，想到时间 也如流水一样，不断地、快速地流淌，强调了时间的无法失而复得性。 强调时间管理的计划性。中国古人关于时间管理的最基本方法是计划性，俗语常 说“预则立，不预则废” ，也就是说在做事之前要有充分的准备和充分的计划，强调了计划 的重要性。 俗语常说“一年之计在于春，一日之计在于晨” ，放到当今的竞争激烈的社会中，这句 俗语在依然实用的同时，可以稍加变通，改成“一年之计在于去冬，一日之计在于昨夜” ， 因为到了春天再开始做计划已经来不及了，而要在去年的冬天就要做第二年的计划，同样， 一天的计划要在昨天晚上或昨天下班的时候就做好了。也就是所有的计划都要提前做。 时间管理的四个发展 （一）竞赛以快趋强（一）竞赛以快趋强 竞赛以快趋强，军事以先下手为强，在市场环境急剧变化和动荡的今天，商界讲究 “快鱼”策略，过去的竞争规则是大鱼吃小鱼，比资本量，比规模，以实力论胜负。今天 是比速度，比学习的速度，比反应的速度，比创新的速度，速度快者方能取胜。 【案例】 中华武学秘笈和跆拳道的心快、眼快、手快中华武学秘笈和跆拳道的心快、眼快、手快 中华武术秘籍讲究“百法有百解，唯快招无解”，也就是说任何招数，都是有接招的套路的，但是，快招 无解，因为速度太快时，对方来不及作出反应。 跆拳道也讲究三快，要求心快、眼快、手快，且只有快者才可以胜于对方，才可以保持优势。 （二）你有多少资本（二）你有多少资本 如果问一个人有多少资本，他往往想到的是自己的车子、房子、股票债券等有形资产， 而容易忽略掉自己的时间财富。 50 岁的中年人与 20 岁的年轻人，怎么去衡量他们所拥有资本的多少呢？通常情况下 20 岁的年轻人不会拥有 50 岁的中年人同样多的有形财产，但是，在这两种人的资产表中， 时间一栏的优势则属于年轻人。俗话说少年不怕穷，因为时间就是财产，时间就是一个少 年最大的优势。 爱因斯坦说过：“一切与生俱来的赠品中，时间最宝贵！” 时间不仅宝贵，而且时间 最公平，无论一个人多么富裕或多么贫穷，上天给予的时间是绝对公平的，每人每天 24 小 时，一分一秒都不差，时间不会对任何人厚此薄彼。但是上天又是不公平的，因为每个人 的时间价值是不一样的，成功人士单位时间的价值非常高，而一般的普通人，时间的单位 价值就比较低。 但是，不管现在的情况如何，只有利用好当前的时间，才能让“这一刻”不被浪费， 才能为下一刻的精彩做好铺垫。台湾有句俗语，只有今天才真正属于你。强调要在最短的 时间内，更多的学习，更多的行动，获得更多的资讯。 （三）（三）7272 岁人的一生岁人的一生 一个人的时间到底是怎么度过的，每个人一生的时间是怎样被利用的，时间哪里去了？ 为了回答这些问题，科学家对人群的时间利用做了科学的研究，将统计的结果进行汇总， 从而得出了如下的结论。 假设一个人的生命时间是 72 岁，则他的时间使用情况可以用表 1-2 来表示： 表表 1-21-2 7272 岁人的一生时间利用表岁人的一生时间利用表 活动内容所消耗时间 睡觉21 年 工作14 年 个人卫生7 年 吃饭6 年 旅行6 年 排队5 年 学习4 年 开会3 年 打电话1 年 找东西1 年 其他3 年 （四）效率与效能（四）效率与效能 人们重视生命，乐于理财，却疏于时间管理。例如，一个人伤风感冒咳嗽了，他会到 医院去治疗；一个人丢了 200 块钱或股票损失 2000 块，他会很着急和懊恼；可是如果他无 谓耗费了 2 个小时的时间，浪费了 1 个小时，1 个小时无所事事，他却不会着急，因为时 间太无形了，如空气，看不见，摸不着。 鲁迅先生说， “时间像海绵里的水，想挤的话，总还是有的” ，鲁迅先生本人之所以有 伟大的成就，就在于他把别人喝咖啡的时间都用来学习和工作了，这说明了时间有很大的 弹性。 【案例】 装瓶实验装瓶实验 有一位教授做过一个装瓶实验，他拿出一个瓶子，拿来了好多石子，又拿来好多沙子，很多水，然后他 把石头往瓶子里装，装到瓶口的时候，教授问学生“这个瓶子装满了没有”，学生们说“装满了”。于是教授又 往这个瓶子里面倒沙子，沙子倒到瓶口时，教授问学生， “这次满了没有”，学生们说“满了”。教授又把水往瓶 子里倒，当水倒到瓶口后，教授再一次问学生， “满了没有？”，学生们不知道教授接下来还会有怎样的措施， 但想到前两次的错误回答，于是都不敢回答了。 点评：这个装瓶实验就揭示了时间管理的启示，大石头之间会有空隙，沙子之间还有空隙，水里面可能 还有空隙。同理，时间之间也存在空隙，珍惜时间的一个方法就是珍惜点点滴滴零碎的时间。 此外，工作任务的完成要有程序和顺序，装瓶实验中如果先往瓶子里面装水，再往里面装沙子，然后再 往里面放石头，就一定放不进去了。做事情也是一样，一定要有优先顺序，不能捡了芝麻丢了西瓜，要抓最 核心、最重要的、最有价值的事情，而不是抓鸡毛蒜皮的事情，这样生活的意义才能彰显出来。 【案例】 口袋书口袋书 在香港地铁里，口袋书很畅销，口袋书只有巴掌大，在上、下班坐地铁的时间，好多年轻人都在看口袋 书，或者利用这段时间休息，也有很多人在看报纸，他们都在有效地利用工作时间和生活时间之间的空隙， 有效地利用好这些零星时间，天长日久，就可以积少成多，使这些零头时间为个人生活增添魅力。 时间管理的三大观念 时间管理有三大观念，第一是时间观念，第二是效率观念，第三是效能观念。对这三 大观念的理解和把握，是时间管理的关键。 1 1时间观念：时间观念：1 1 小时与小时与 3 3 年的关系年的关系 建立时间观念很重要，有了时间观念，才能利用琐碎的时间，才能把点点滴滴的时间 珍惜起来。在人们的理解中，3 年是一个很大的时间单位，而 1 小时则是一个常被忽略的 时间单位，实际上，如果每天能节约出 1 个小时，则在人生 70 年的岁月中，就可以节约出 3 年的时间，时间观念的重要性由此可见一斑。 2 2效率观念：速度能使石头漂起来效率观念：速度能使石头漂起来 所谓效率观念，就是要有速度。石头之所以能漂浮在水面上，如孙子兵法所言 “疾也” ，也就是速度很快的原因。 3 3效能观念：始终不偏离终极目标和结果，与人生奋斗方向相吻合效能观念：始终不偏离终极目标和结果，与人生奋斗方向相吻合 效能的观念就是不仅要衡量速度的快慢，还要考虑其他的因素。中国人习惯以效率衡 量事物，而不常论效能，人们常常夸奖一个人做事很有效率，却很少夸这个人非常有效能。 效能的概念，用毛主席的话来说，效率是代表“快” ，效能代表“多、快、好、省” ， 即数量多、速度快、结果好、品质高、成本节约，也就是说，仅仅速度快不行，还要方向 正确、结果良好、效果明显、成本又低，所以效能的概念始终不偏离终极目标和结果。在 时间管理中，时间的效能和人生的奋斗方向和企业的终极目标要相吻合。 效率与效能的关系犹如价格和性价比，效率就好比价格，而效能好比是性价比。效率 是指“快” ，而效能是指“多、快、好、省” ；效率高就是价格便宜，即买这个货物所花的 货币数量比较少，效能高是指单位货币内所获得的回报和价值比较大，即当人们去买大宗 的物件，例如买电脑、买汽车、买家具的时候，不仅要注重价格因素，更看重性价比因素， 不是越便宜越好，而是关注投入的钱和所获得的回报价值高低之间的比。同样的，在单位 时间内，所获得的产值大小就是效率，而在单位时间内所获得的价值和回报的大小就是效 能。 【案例】 龟兔赛跑龟兔赛跑 乌龟跟兔子赛跑，第一场赛跑乌龟赢了，兔子输了。因为兔子骄傲自满，在树根下面睡了一大觉，等它 睡醒以后，发现乌龟已跑到了终点。赛跑的裁判大象批评白兔说：“兔子，你这样不行，不可以骄傲自满，要 脚踏实地，要勤奋努力，懂不懂啊？”兔子说， “我懂了，我要求再比第二回，我不相信，我跑不过乌龟。 ” 于是它们又举行了第二次赛跑。裁判大象的发令枪一响，兔子像离弦的箭一样窜了出去，一会儿就没有 影子了。而乌龟与上次一样继续慢