如何简单整理家庭档案

如何简单整理家庭档案 杨俊生 (广州市公安局海珠区分局) 摘要：家庭档案的整理可以概括为简单地分类，简单地整理，简 单地保管三句话。在整理家庭档案过程中要注意持之以恒，要注意 随时补充，要教育家庭成员注意利用原则。 关键词：家庭档案 整理 问题 随着人民群众生活水平的提高，精神生活也在不断地丰富。日 常生活中，人们发现家里多了很多平时用得着但又不知如何管理的 诸如各类证书、购买物品的发票、各种说明书、病历、书信甚至书画 或照片、录像带等东西。随着档案知识的普及，他们想到了用档案管 理的方法来管理这类东西，这就产生了现在称为家庭档案的一类新 型档案。 当前对家庭档案管理的研究非常丰富，从家庭档案的定义到家 庭档案的分类，到家庭档案的整理归档、日常保管等等都有涉及。但 笔者认为家庭档案不同于一般机关或企事业单位的档案，后者有专 人管理，每一项工作都可以按照专门的档案管理的原则来开展。而 家庭档案存在于每一个家庭当中，不同的家庭有不同的管理者，作 - 2 - 为家庭档案的管理者可能是大学教授、可能是机关干部、可能是路 边的小贩、也可能是工厂外来工，其文化水平、管理水平或对档案的 理解和能投入整理家庭档案的时间自然千差万别。所以笔者认为， 家庭档案的管理不应只是在我们档案工作者当中自娱自乐的一项活 动，而应该作为普罗大众，深入到千家万户的一项文化活动，家庭档 案的管理规范和操作手册应该简明扼要、通俗易懂，符合大多数人 的管理水平，甚至应省略一些档案管理应有的程序，使档案整理过 程简单化，而不能过于卖弄高深，过于形式，过于理论化。 1 如何简单地整理家庭档案 可以概括为三句话：简单地分类，简单地整理，简单地保管。 1.1 简单地分类 家庭档案内容极为丰富，涉及面很广，而且由于家庭结构不同， 家庭成员经历不同，家庭档案的类别也不尽相同。但是，每个家庭成 员肯定有工作、学习、生活的经历，少不了注意健康和财富，所以每 个家庭肯定有几类东西，那就是：财产类档案、健康类档案、工作学 习类档案和照片音像类档案。 财产类档案包括家庭收入支出账目、存折、股票等各类投资交 易证卡、有价证券、工资条、水电费支出记录、保险凭据、借据、合同 契约、贵重物品清单和发票、各种家用电器的说明书、保修卡、维修 单等。 健康类档案包括病历、诊断书、医疗保健卡、各类检查的报告、 表格、结果、住院记录、疫苗接种和药物过敏记录、家庭成员意外伤 - 3 - 害记录以及医院处方、饮食禁忌等。 工作学习类档案包括工作笔记、文章及著作手稿、工资资料、奖 励材料、学习笔记、作业、升学考试材料、学习成绩单、毕业证等。 照片音像类档案包括包括家庭成员各个时期的照片，结婚、寿 庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的录像带、光盘、电脑软盘等资 料。 而上述概括未尽的档案，可以归为其他类别。这样简单的分类， 对于一般人来说均能明白接受。 1.2 简单地整理 对于纸质材料，应展开抚平，大于 A4 的才折叠保管，破损的可 进行修补，然后按同一小类装入纸质档案袋或塑料文件袋，如购物 发票一袋、病历一袋、说明书一袋、重要证件一袋等等，材料多的可 分多袋，袋子表面以简要文字表明内装何物。装好袋的档案就可按 上述 5 个类别分别装入大号的档案盒或塑料文件盒，盒背以简要文 字表明内装何物。 对于照片类档案，只需以每一项活动为一组照片分好，每组照 片前写明该项活动的时间、地点、人物、内容，按时间顺序排列装入 家用照片簿。底片则以整筒为单位，放在该底片涉及的第一组照片 处。对于数码照片则按每一项活动分别建立文件夹，照片说明以文 本文件格式存于该文件夹内，以 8 位日期号码加上表明该项活动内 容的简要文字为文件夹名，以年为单位分别刻录光盘保存。 对于录像带和光盘档案，可以直接以小标签贴于录像带盒和光 - 4 - 盘面，以表明该录像带和光盘的时间、地点、人物、内容等。 一般来说，家庭档案的总量不会很多，经过上述整理后的档案， 由于档案盒上均有简要文字表明内装何物，打开柜门就一目了然， 可以迅速查找到需要的材料。对于划分保管期限、编号、编目等程序 就可以省略了。 1.3 简单地保管 家庭档案没必要按机关档案一样要求放在专用的档案箱柜甚至 专用的库房，最实用的保管方式是将家庭档案按类别排放在避免阳 光直射的书柜一角，再放上樟脑丸等防虫药，如果条件允许，还可以 在柜内放置防潮物品。当然重要的家庭档案如房产证、存折之类可 以另外锁起来存放。 2 整理家庭档案中应注意的问题 2.1 要注意持之以恒。 很多人刚整理家庭档案时都会很有兴趣，毕竟是自己家里的东 西而不是工作上的东西，整理起来总觉得比较轻松。但整理过程中 由于要收集的材料比较多，有些烦琐，兴趣便降下来了，逐渐地整理 工作就停下来了。所以我们要明白家庭档案内容非常丰富，整理工 作并非一朝一夕可以完成，而要持之以恒，以点滴之功，有时间就整 理一点，最后总是可以完成的，关键是不能停。 2.2 要注意随时补充。 家庭档案整理完成并非一劳永逸，因为家庭成员还在不断参加 社会活动，产生新的材料，这些材料必须随时补充到家庭档案中去， - 5 - 以利于查找和避免日子长了以后遗忘。 2.3 在利用家庭档案中还要教育家庭成员注意利用原则。 如用后应放回原来位置，注意保护原件不能损坏等。不然在利 用过程中将档案弄乱了、弄丢了，或者放错位置了，将前功尽弃，不 得不重新整理。 参考文献： 1. 蒋卫荣：家庭档案及其管理， 中国档案2003 年第 12 期 2. 荆绍福：家庭