学生工作部 (2)

行政 行 政 组 织 结 构 调 查 政组 目录 一，调查思路一，调查思路1 1 二，学生工作部部门设置与工作人员职能分工表二，学生工作部部门设置与工作人员职能分工表2 2 三，学生工作部组织结构图三，学生工作部组织结构图3 3 四，行政组织学组织结构调查访谈提纲以及分析四，行政组织学组织结构调查访谈提纲以及分析4 4 五，关于我校学生处组织结构的调查问卷五，关于我校学生处组织结构的调查问卷9 9 六，与高校组织结构对比存在的问题六，与高校组织结构对比存在的问题1111 七，通过哈佛设计理论探索出的问题：七，通过哈佛设计理论探索出的问题：1212 2 2、人员素质方面：、人员素质方面：1212 3 3、根据下级人员职权合理和明确的程度确定管理幅度：、根据下级人员职权合理和明确的程度确定管理幅度：1313 4 4、计划与控制的明确性及其难易程度、计划与控制的明确性及其难易程度1414 5 5、行政组织内部沟通中的信息不对称、行政组织内部沟通中的信息不对称1515 6 6、下级人员和单位空间分布的相近性：、下级人员和单位空间分布的相近性：1616 针对调查发现的问题以及对问题的分析，我们提出了以下建议：针对调查发现的问题以及对问题的分析，我们提出了以下建议：1717 2 2、为了提高工作人员的素质，我们提出以下建议：、为了提高工作人员的素质，我们提出以下建议：1717 3 3、为了更有效地解决职权不明、职责不清带来的上述问题，我们认为，、为了更有效地解决职权不明、职责不清带来的上述问题，我们认为， 应应 该从如下方面加以改进：该从如下方面加以改进：1818 4 4、面对以上问题，通过借鉴优秀组织的管理理念和方法，我们提出以、面对以上问题，通过借鉴优秀组织的管理理念和方法，我们提出以 下建议：下建议：1919 5 5、为了加强行政沟通和信息之间的关联性，我们提议：、为了加强行政沟通和信息之间的关联性，我们提议：1919 一，调查思路一，调查思路 我们小组成员八人分别为李勇威、聂亮亮、常阅、桑丽萍、耿国萍、周曼、彭 颖芳、曾奕婧。在确定了调查组织为北京科技大学学生工作部之后，我们小组 开始了进一步地调查设计和分析工作。经过小组八人会议的讨论，我们确定了 调查的主要思路：由李勇威负责访谈提纲的设计和访谈结果整理及有关学生工 作部组织设计结构方面资料的搜集和整理，聂亮亮、常阅负责调查问卷的设计 和问卷结果的统计分析，桑丽萍、耿国萍、周曼、彭颖芳、曾奕婧负责关于学 生工作部组织结构管理幅度设计中存在的一些问题的归纳和整理并在此基础上 提出合理的改进建议。我们小组所采用的调查研究方法主要分为四大类：文献 研究法、实地观察法、问卷调查法以及个案访谈法。小组成员积极查阅了有关 组织设计中管理幅度的影响因素方面的文献资料，同时也上网浏览下载周边高 校类似部门的组织结构设计信息并与我们的调查对象进行横向比较分析。同时， 我们也走访了学生工作部各职能科室，对他们的部门设置、权责分配、日常工 作性质进行了深入细致的直接观察。经过整个团队的讨论，我们设计出了调查 问卷的初稿并在加以修改和完善之后发放，得到了关于学生工作部组织结构设 计上存在的不足的真实有效的第一手资料。除此之外，我们还针对发现的主要 问题，对学生工作部的管理人员进行了面对面的访谈，就其组织设计中管理幅 度的确定和实际出现的问题有了更深入的了解和认识。我们小组在调查过程中 不断发现存在的不足，并经过小组会议讨论深化认识，对出现的问题进行深入 探讨和分析，把调查出的学生工作部中责权不明等问题整理成文，并对此提出 了我们的改进建议。 二，学生工作部部门设置与工作人员职能分工表二，学生工作部部门设置与工作人员职能分工表 编号职务姓名职责分工 1 学生工作部（处）部(处)长、 武装部部长 何进 全面负责学生工作部（处） 、武装部工作 2武装部副部长曲涛 分管武装部、军事教研室、 征兵工作办公室及学生国 防教育 3 学生工作部（处）副部（处） 长 丁煦生 分管国家助学贷款办公室、 勤工助学中心 4 学生工作部（处）副部（处） 长 万玉刚 分管管理科、办公室，党 支部书记 5 学生工作部（处）副部（处） 长 秦涛 分管教育科、心理咨询与 发展中心 6 学生工作部（处）副部（处） 长 董春阳 分管管庄校区的本科生教 育管理工作 7处长助理曹艳秋处长助理（挂职） 8管理科科长杨雄 负责学生评奖评优、学风 建设、安全稳定 9管理科科员夏春生 负责学生保险和民族生管 理工作 10管理科科员杜学敏负责办公室、工会工作 11 管理科科员 吴英 负责民族生管理工作（借 调） 12教育科科长鲍博 负责本科生思想政治、干 部队伍建设、学生党校工 作： 13教育科科员潘佳奇 负责本科生舆情、课题、 学通社社团工作 14勤工助学中心负责人王金蕊 负责学生勤工助学、学费 减免、困难生补助工作 15国家助学贷款办公室主任李艳芳负责学生助学贷款工作 16心理咨询与发展中心副主任王艳负责心理咨询与发展中心 工作 17心理咨询与发展中心科员房超 负责心理健康教育课程教 学、心理咨询工作 18心理咨询与发展中心科员臧伟伟 负责心理危机排查、心理 咨询、心理健康教学工作 三，学生工作部组织结构图三，学生工作部组织结构图 四，行政组织学组织结构调查访谈提纲以及分析四，行政组织学组织结构调查访谈提纲以及分析 1，采访时间： 2011 年 5 月 25 日星期三下午 4 点半 2，采访方式与地点： 办公楼二楼学生处会议室 3，被采访人及职位： 学生工作部教育科科长 鲍博 学生工作部教育科科员 潘佳奇 4，被采访人所在组织：北京科技大学学生工作部（处） 5，所在组织性质：事业单位 6，所在组织人员数量（不包括武装部）：18 人 7，所在组织地址： 北京科技大学办公楼二楼西侧楼 8，提纲正文： 1、关于组织使命和组织规划 （1）、请问学生处的主要任务和工作职责是什么？ 鲍：学生处主要负责学生工作事务，学校里大部分的与学生事务有关的活动可 以说都是学生处负责的范围，学生处要协调好上级党委部门的指示能够很好的 下达到各个学院并由学院负责工作实施，通常情况都是通过辅导员联系各个学 院来开展工作，工作内容主要包括学生事务管理、学风建设、心理健康教育、 安全教育、宿舍管理、党员队伍建设、勤工助学等，范围还是比较宽泛的，这 其中，分别依照事务类别分给了管理科、教育科、心理中心、勤工助学中心等； 学校里的大小事务都定期的或不定期的通过各个学院的辅导员贯彻和执行，教 育科会经常与辅导员联系、开会商讨各类事务，各个学院把自己学院的一个星 期学生思想动态也及时反映汇报，从而我们更好的开展工作，发现问题。 （2）、请您用简短的话概括下学生处的组织使命？ 鲍：我们的工作内容可以说都是立足于学生，服务于学生的，所以说，我们 的使命也就是为了学生各方面的素质提高而努力。 （3）、您认为学生处在组织使命和组织战略规划方面有什么优势和劣势？ 这学期，从国家教育中长期改革规划纲要实施以后，我校的教育方针和人才 结构也有了相应的调整，学生处的管理应当更加注重为学生服务这一理念的实 施，一切为了学生，为了学生的一切；此外，逐步提高了学生处高学历人才的 引进，现在的教育科和管理科、心理中心各个部门的科员都是硕士乃至博士学 历，虽然高学历人才不等于高能力也不等于高效率，会出现“高才低就”的现 象。 （4）、您认为学生处目前战略规划是否需要调整，需要培养哪些方面的能 力？ 2、关于组织结构和人员配置 （1）、请介绍您部门的主要职责、业务范围与权限？ 鲍博：教育科主要负责本科生思想政治、干部队伍建设、学生党校工作： 每学期都会做一次“首都大学生本科生思想政治调研报告”，通过问卷调查 和后期的制作分析掌握当前大学生的思想动态，从而更好的为学校的学生工作 提供第一手资料和指导。此外，还包括学生舆情、我校日常的学风建设和校园 文化建设，关注学生日常动态，发现问题及时处理，并对校内的舆论导向起到 一定的引导作用。 学生工作干部队伍建设重点是辅导员的发展和培养，每学期定期的组织辅导 员的相关培训，交流；并在教工委的指导下指导辅导员的相关工作安排，辅导 员的日常工作分配和指导其正确的进行学生工作，发现问题，解决问题，时刻 关注同学们的成长和发展，是我校掌握学生发展动态、和学生进行交流互动的 一个平台。其中，“学子在线”网站的建设也是工作内容的一部分，学子在线 是学生处对外联系和交流的窗口，“在线评优”、“学子风光”、“科大逸事” 等栏目的维护和更新等。 学生党校工作，党校工作是教育科工作的重点之一，从积极分子的考察和评 定，到本科生预备党员党校培训，“学风引领”互动、“形势政策报告”等丰 富的形式。为我校的党员发展工作奠定了基础。 潘佳奇：负责本科生舆情、学校相关课题、学通社社团工作 本科生形势动态调查和舆论引导，例如“本科生寒假、暑假返乡座谈会”、 “形势动态座谈会”、“两会座谈会”等，以座谈会的形式了解校内同学们的 思想动态，并帮扶后进生和困难同学等。 有关首都高校的课题和北京市教工委的相关课题报送，思想教育研究、 高校教师课题审查等相关工作。 负责学生工作通讯社的日常事务，协助学生处做好相关的新闻采访宣传任务， 例如“校长奖章”评优、“国家奖学金”系列评优，在校内倡导先进，弘扬优 良学风。 （2）、您认为这些责权是否合理，应该如何改进？ （3）、您认为目前学生处的组织结构以及部门设置是否合理？ 分析：应该是直线职能制，从复杂性、正规化和集权化三方面来说，复杂性： 学生处的组织分化程度较高，下属六个科室的部门分工明确，分工程度较高， 大部分的工作没有重合性和相似性，命令链能够很好的传达，控制幅度合理。 正规化：一般来说，学生处的组织交流依靠的是正式的规制和程序来交流的， 比如每周一次的例会，临时性的任务都是按照合理的分配下达到各个部门的， 然后由各个部门具体落实。集权化：符合权-责相一致的原则，不合理成分较大 办公楼六个处长两个科室 （4）、如果组织结构不合理，这些问题主要表现在哪些方面？您认为造成 这些问题的主要原因是什么？ 分析：组织设计是否合理应当从组织设计的基本原则来考虑，分以下几个部分： 工作专门化：工作部门化：命令链：管理幅度：集权与分权：正规化： （5）、您对学生处建构合理的组织结构的建议是什么？ 3、关于组织管理及沟通 （1）、以教育科来说，学生处现有制度和日常事务的执行情况如何？执行 情况好、或是不好的原因是什么？您认为应该怎样解决这些问题？ （2）、 您认为学生处还需要建立和完善哪些制度？ 需要进一步细化职能、综合相关业务，建立并完善人事考核制度 （3）、您部门与上下级、同级部门或下属以及与其他部门是如何进行沟通 的，上下级的关系复杂程度如何? 关系的数量：总的来说，上下级的关系数量不是很多，关系的数量和复杂程 度呈正比，数量越少越简单，越多越复杂。 相互接触的频率：教育科和管理科与处长办公室较近，因此相互接触的频率 较多，由于上下级的关系复杂程度适中，因此教育科和处长之间相互接触的频 率较高，一般情况如果负责教育科的处长们有什么工作任务，则会直接到办公 室交代，出了问题也会直接到办公室找相关负责人沟通。 相互接触所需花费的时间：由于上下级之间的管理幅度较窄，管理层级较少， 而且教育科与处长办公室较近，所以相互接触的频率较高，花费的时间较少。 （4）、您部门涉及到的业务流程有哪些？是否合理？执行过程中碰到过什 么问题与困难？您有什么好的改进方案？ 学生入学、上学、升学、毕业等诸多阶段的各项学生工作，业务范围广泛。 实事求是地说，许多制度还需要我们不断地改进、完善。例如和辅导员的沟通 和交流需要进一步加强。 （5）、 您对本部门岗位设置和人员配置（数量、质量）是否满意，为什么？ 比较满意。我们的岗位设置本身是基于学校目前的实际情况，科学分析综合 后确定下来的。按照责权一致的要求因岗设人，由学校组织部与人事处统一负 责人员的招聘、录用、考核，人员质量是有保证的。 （6）、 您部门职能作用发挥如何，存在什么样的问题需要解决？有何建议？ 对学生管理的综合过程中，我们的工作需要在各兄弟部门的配合下实施落实， 但有时候职责不明、执行力不高比较突出。可以试点改革，加强各院、处间的 经验交流，相互学习中提高管理水平，促进学生工作的顺利开展。 （7）、在处理与平级部门（比如管理科）之间关系方面您有什么经验。 应该说，作为学生处最重要的两个职能部门，教育科在岗位职责与工作分 工上都与管理科有着诸多的合作交流。从日常的学生管理到一线的教学辅助， 教育科的工作都需要管理科的密切配合与协调合作。特别是承担重大任务的时 候，教育科工作的顺利完成更是离不开管理科、心理咨询与发展中心等兄弟科 室的大力配合。 （8）、在协调下属部门(如各学院辅导员)之间关系方面您有什么经验。 因为我们学校实行辅导员制度，因此很多工作都需要交由各学院学工 系统，再由各学院交由本学院辅导员贯彻落实。由于学生处的规定要求是 针对全校范围内的，所以许多文件下发后会听到不同的声音，而这也是我 们作为学校这一级管理部门所需要倾听的。各学院具体情况不同，实施难 度不一，许多问题是我们不曾知晓、需要在实践中发现并解决的。因此必 须加强校、院、辅导员的联系、沟通，开辟一条完善的信息反馈渠道，建 立健全学工系统的协调机制。 五，关于我校学生处组织结构的调查问卷五，关于我校学生处组织结构的调查问卷 亲爱的同学： 您好！为进一步了解我校学生处的组织结构，实践专业知识的学习，我们 设计了此份问卷。十分感谢您抽出 5 分钟时间填写此份问卷，我们将对您的个 人信息严格保密，请放心、真实填写。 如无特别注明全部为单项选择，请直接在相关选项上打 1.您目前的年级 A 大一 B 大二 C 大三 D 大四 E 研究生 2.您是否有过社团工作经历 A 有 B 没有 3.作为学生工作的主管部门，您是否知道学生处的办公地点？ A 知道 B 印象模糊 C 不知道 4.您是否清楚学生处的主要任务和工作职责？ A 非常清楚 B 比较清楚 C 比较模糊 D 不清楚 5.据您的了解，您认为学生处的组织结构是下列哪种？ A 直线职能制 B 事业部制 C 矩阵制 D 混合型 6.您认为以下哪些单位属于学生处管辖范围- （多项选择） A 管理科 B 教育科 C 勤工助学中心 D 饮食中心 E 公寓管理中心 F 心理发展与咨询中心 G 国家助学贷款办公室 7. 您认为学生处现有的组织结构是否合理？ A 合理 B 比较合理 C 不合理 8. 您认为目前学生处的层级设计与管理幅度是否合理？ A 合理 B 比较合理 C 不合理 9. 您认为学生处在服务同学方面的办公质量和效率如何？ A 很高 B 较高 C 一般 D 较低 10.您清楚学生处的岗位设置与人员分工？ A 非常清楚 B 比较清楚 C 比较模糊 D 不清楚 11.您认为目前学生处岗位设置与人员素质（最低学历为硕士）的匹配程度？ A 很高 B 较高 C 一般 D 较低 12.您认为学生处的组织结构设计是否需要进行变革？ A 非常需要 B 需要 C 不需要 13.您认为目前学生处的组织结构设计上存在哪些问题 - 14.您对学生处的组织结构和职能设计有什么好的建议 - 十分感谢您的参与！ 行政组织学学生处课题调研小组 2011 年 5 月 28 日 六，高校组织结构对比存在的问题六，高校组织结构对比存在的问题 1.直线型结构为主，科层化严重 我国的大学组织结构中一直存在着“行政权力主导化”的管理模式，行政 权力为主、学术权力为辅的大学管理观念根深蒂固。这就形成了一个主体倒挂 的情况。现阶段高校学生工作部延续着严格的直线制结构发展，然而对于每科 室的工作分配却并不明确具体，致使现今学生工作部的结构呈现出直线制与职 能制交叉的状态 2.头重脚轻的倒三角结构 通过与北大、人大高校的学生工作部组织机构对比，我们发现北大、人大 的学生工作部的管理幅度较为合理，一个上级对应 4 个以内的下属，分工明确， 工作任务明确。然而我校学神功工作部则面临着“领导多，下属少”的境况， 六个处长分管两个科室的情况存在已久。这种头重脚轻的倒三角结构影响了组 织正常的信息传递，目标达成的过程。 学生工作部 青年研究中心 学生就业指导 服务中心 学生资助中心 心理健康教育 与咨询中心 北京大学学生工作部 学生工作部 【1处长，3副处长】 思想教育科 【3科员】 办公室 【1科员】 学生奖励与资助科 【4科员】 学生事务科 【4科员】 心理健康教育与咨 询中心 【4科员】 人民大学学生工作部 七，通过哈佛设计理论探索出的问题：七，通过哈佛设计理论探索出的问题： 2、人员素质方面：、人员素质方面： 通过对学生工作部的调查（针对年龄、学历两方面） ，我们观察出以下问题。 （1）年龄方面：所有人员的年龄大致在 30 到 50 之间起伏，也就是说年龄极 差为 20 岁。其中 30 岁左右的占一半以上，这说明了人员组成比较偏年轻化， 同时这些员几乎分布在中下层岗位（科长、科员） ，而 40 岁以上的则为副处级 以上的干部。整体来说，这种年龄结构还是比较合理的，一方面，3040 的大比 例保证了整个组织的年轻活力充沛精力，以及对工作充满了创新和热情，是有 利于组织发展的。另一方面，高层领导年龄大于中低层，也符合组织人员结构 的一贯传统，这样不仅保证了领导的经验和威严，使下属能够对上级充分的信 任和尊重。也有利于组织的不断晋升和补位，防止出现岗位缺位、人才断层的 现象。 但是本校的实际情况也存在着一定的问题，是不容忽视的。 首先、正副处级基本为同龄，不利于领导与下属之间心理上“级别”的突 显。在日常的工作中也很容易产生一些下级对上级不满、不服从指挥的现象。 其次、同级年龄段相仿，当面临退休、晋升等问题时，就会出现“共同进 退”的现象，很可能会出现经验丰富的人员同时离开组织，那么就缺少了精神 领袖和支柱，很可能会造成短期的无序和混乱。 （2）学历方面：组织中绝大多数是硕士学位，但也不排除两个博士和两个学 士学位。从此方面看来，我们学校管理层的整体素质还是比较高的，也符合一 般高校的标准。 但是，我们要看到的不只是高学历的数量，而是着眼于整个组织结构来看， 看人员从属间的学历差异。比如博士可以领导硕士，可是如果硕士领导博士呢？ 这就会存在一个问题，可能会产生一些心理上不服气的状态。因此这也是应该 考虑的因素，怎样配合才能形成“理所应当”的层级排序，让人们各安其位， 不会产生不满或者是抵抗情绪。 同时，同一级别学历不一致也会存在一些潜在的隐患，当面临竞争晋升时， 是否学历高的会有明显的优势呢。如果大家都明白这样的道理，可能就会造成 高学历者的工作懈怠、坐等其成，同时低学历者的消极工作态度，以及他们之 间平时的交流和沟通等方面的障碍，这些都会对组织造成不利的影响。 而且他们中大多数没有行政管理经历磨练，在上岗前或工作中也大多没有 经过系统的高校行政工作的专业培训，加之管理工作所具有的服务性、事务性、 琐碎性和时间上的不确定性等特征，使得他们很难有条不紊地开展行政管理系 统知识的学习提高。其中很多出身专业技术工作的人员，在片面的人才观的引 导下，将专业的学术性与管理的科学性混为一谈，这极大地削弱了高校管理改 革的科学性和规范性。此外，实行管理干部“双肩挑” (管理、教学科研)使用模 式，导致这些管理者往往不能潜心管理，其主要精力被放在了教学科研上，也 导致管理上的涣散、低效现象的发生。 （3）同时还要考虑各管理人员的专业素质、综合素质等。 3、根据下级人员职权合理和明确的程度确定管理幅度：、根据下级人员职权合理和明确的程度确定管理幅度： 主管人员对下级合理授权，使其职责明确、责权一致，训练有素的下级就 可以放开手脚，在职权范围内独立的进行工作，既能充分发挥积极性和创造性， 也有利于减轻上级领导的负担。正如泰勒科学管理原则中的例外原则所表述的 那样：管理中大量的事务性工作应该尽可能实行规范化，高级管理人员应把一 般的日常性事务授权给下级管理人员去处理，自己只保留对例外事项（即重要 事项）的决策和监督权。这样能更有效地达到组织和流程运作的高效、有序， 以此促进组织核心竞争力的全面提升。同时也给下属提供了更多的机会、更大 的空间和更多的信任。但如果委派的任务为下级力所不及，授权过度，或者授 权不足，下属就不得不经常地向上级请示汇报，主管人员为此也就必须耗费大 量时间去指导和监督下级的活动，不利于组织绩效的提升。 从我们调查的学生工作部的组织设计情况中的上下级职权划分方面来看， 仍存在着一些不合理的架构问题，这也从侧面反映出了我国高校行政管理组织 结构面临的主要问题。我国现行的高校行政管理组织机构基本上都是在高度集 中的计划体制下逐步形成的，呈现出以行政权力为主、高度集权的特点，学校 的行政决策由上而下，逐级落实，并长期沿用及依赖这种管理。学生工作部也 是如此，组织存在的问题主要有： （1）高校行政管理的泛行政化、官僚化现象日益蔓延。这主要体现在两个 方面：一是过于倚重行政权力， “官本位” 色彩依然浓重。目前，我国几乎所 有大学的整个管理体系都是按照行政原则，类似政府管理部门的体系建立起来， 行政人员群体庞大。学生工作部副部长就设置了四个工作岗位，导致机构膨胀 和人员群体的扩张。二是行政机构难以“消肿” ，人浮于事现象依然存在。下级 人员职责不清，导致行使行政权力的范围不明确和难以界定。学生工作部管理 科中既有科员专门负责学生保险和民族生管理工作，又有另外的科员负责民族 生管理工作，这就导致职责交叉，人浮于事。 （2）干部岗位职责划分不清，工作中扯皮、推诿现象时有发生。在学生工 作部（处）部(处)长、武装部部长全面负责学生工作部（处） 、武装部工作的基 础上，武装部副部长分管武装部、军事教研室、征兵工作办公室及学生国防教 育。这就导致了干部岗位职责的重合交叠，容易引发责任追究中具体职责难以 明确。 (3)职责不清、互相推诿，必然引发各类行政人员的积极性难以调动。 4、计划与控制的明确性及其难易程度、计划与控制的明确性及其难易程度 管理是通过计划工作、组织工作、指挥及控制工作的诸过程来协调所有资 源，以便实现既定的目标。计划作为所有工作的基石有着决定组织能否朝着既 定目标发展，而控制为计划能够按步骤实现而保驾护航，可见，计划与控制对 于组织管理是多么重要。然而，通过我们对于我校学生工作部的调查，我们发 现，现阶段，学生工作部组织结构框架在计划与控制方面存在着明显的不足。 （1）组织计划缺乏科学性，定位宽泛，因岗设人目标不明确。 计划体现了管理的全局视角。人不可能没有计划就开始在那边埋头苦干。 否则万丈高楼永远都不可能盖成，计划是为了充分利用资源，为了充分预见困 难。不至于我们在实施工作的时候面对突发困难不知所措。 。拿政府规划修公路 来说，我们经常看到的是政府盖了拆，拆了盖。如果一开始就有一个很好的规 划，那结果就是另一番景象。通过个案采访，我们了解到学生工作部一部五科， 具体到每一科的工作目标与规划，我们发现上至科长下至科员，对于学生工作 部的总体目标计划或多或少缺乏了解，因而在问及部员的具体任务是什么时， 部分科员反映，有些工作是全科甚至是跨科共同完成的。每一科员对其岗位职 责，所需完成目标缺乏深刻的认识，认为只要有用到我的地方都会第一时间冲 上前去。这也与组织定位宽泛，未使用科学定位的方法，确立组织目标有关。 、 （2）缺乏持续而强有力的监督系统。 对于学生工作部的每一个任务，现有的执行模式时， “学院分管，不定期汇 报”的刚性模式。计划的实施离不开控制，下级任务实施执行情况需要上级进 行检查，监督，以保证任务在未偏离组织目标的情况下进行，同时也是未雨绸 缪，能在第一时间发现计划的漏洞并进行修正。然而，通过调查问卷及个案访 谈，我们对于学生工作部的工作现状产生了一种“事后弥补”的感觉。各个科 的每份工作的执行过程缺乏学生工作部与各学院的双向交流反馈模式，而只是 在工作开始之前和工作结束后召开集中会议，对于此次工作的情况做一总结。 试想如果某项工作非常重要又变化性大，那在实施执行过程中没有实时跟踪监 督，那么后果可想而知。 5、行政组织内部沟通中的信息不对称、行政组织内部沟通中的信息不对称 行政组织内部公务人员之间存在的信息不对称，包括：领导层和中层干部 之间的信息不对称、中层干部与具体工作人员之间的信息不对称和领导层与下 级工作人员之间的信息不对称。行政组织的领导层由于有更多直接的管理、决 策信息来源，所以在政策掌握、宏观指导、资源配置和管理协调方面享有信息 优势，而中层干部则在具体行政业务指导、管理决策的执行和基础信息的反馈 与收集方面拥有信息优势。中层干部相对于领导层在信息收集方面所具有的信 息优势，相对具体工作人员就变为信息劣势，工作人员由于直接和行政相对方 或基础工作接触，因而在对具体问题的把握和工作的实际情况上是行政组织内 部最具体和准确的，而他们在政策和管理信息的掌握上则最具劣势。 以本校学生处为例，学生处是全校学生、辅导员的领导机关，主要负责学 生管理和辅导员管理，在这个组织中，学生处的领导作为上层领导掌握了大量 的信息，上级领导在旨意和精神下传，制定学生和辅导员的工作安排，将信息 传达给学生和辅导员，在这个过程中，就会因为信息不对称产生沟通不畅，如： 上下级领导间缺乏沟通交流，信息传达不准确；导致辅导员不能够将学生处领 导的旨意准确无误地传达给学生，这样就会造成工作不利，出现重复返工的情 况，使得组织效率低下，行政成本上升。 此外，高校维稳工作是学校从上到下各级领导工作的重中之重。近些年来 高校不断出现恶性事件，与信息沟通机制的不完善不无关系。经过多年的危机 管理实践，我国高校已经建立了一套领导责任制来解决危机的应急机制，明确 规定了危机信息上报制度。在这种模式下，高校决策层对危机信息的知悉主要 来源于处于危机管理一线的辅导员的报告。在现实生活中，辅导员有时会瞒报、 漏报、缓报危机信息。辅导员之所以不愿意及时、真实地向上级汇报危机信息 的原因在于:高校有时对这些非稳定因素的不重视或者太过于重视造成辅导员的 掉以轻心或者心理压力过大。为了辅导员自身的利益和逃脱上级领导的责任追 究，基层执行者往往将大事化小，小事化了，最终形成上下级管理危机信息不 对称的局面。 6、下级人员和单位空间分布的相近性：、下级人员和单位空间分布的相近性： 下级人员和单位分布对管理幅度的影响主要表现在信息的传达上。很显然， 上下级工作地点靠近，一方面，上级很容易给下级下达命令，同时随时掌握下 级的工作进度和状况，并及时作出调整；另一方面，下级也能及时向上级汇报 工作，寻求上级领导的指导，及时纠正在执行过程中出现的偏差。这种情况下， 管理幅度可以大一些。相反的，如果下级人员和单位空间分布较远，信息不能 通过直接方式传达，虽然当今的通信很发达，但是即使是这样信息的流通也会 受到各种因素的影响，没有直接沟通来的迅速便捷，因此，这种情况下，管理 幅度可以适当小一些。 就学生处而言，学生处处长的办公地点和管理科、教育科的办公地点都在办 公楼，而武装部、心理咨询中心等科室在七斋学生活动中心。我们认为，这样 一种分布是与各个科室的主要职责相挂钩的。管理科和教育科面向的目标人群 主要是各个学院的辅导员的工作，不直接与学生打交道，而武装部，尤其是心 理咨询中心主要面向的服务对象是学生，办公地点需要设立在和学生有密切联 系的地方。这样一种设置更好地体现了各个科室的职责，也能更好履行各个科 室的职责。 就学校内部而言，我们认为学生处并不存在办公地点对组织管理幅度影响的 问题，因为只要是在学校内部，信息的上传下达都比较畅通。而且从我们了解 的情况来看，学生处的幅度总体上都不大，因此，距离对它组织结构的影响很 小。 针对调查发现的问题以及对问题的分析，我们提出了以针对调查发现的问题以及对问题的分析，我们提出了以 下建议：下建议： 2、为了提高工作人员的素质，我们提出以下建议：、为了提高工作人员的素质，我们提出以下建议： （1）引进高素质的管理人才，硕士及以上学历。同时不仅要引进来，还要 重培训。这样可以提高他们的职业安全感，也利于组织文化延续。利用学校现 有的培训资源提高在职管理人员（处科级及以下）的思想素质、业务素质和专 业能力等，同时也要加强对现有队伍的考核、监督，在选拔使用上任人唯贤， 而不是任人唯亲，提倡竞争，这样既有利于学校各项工作的开展，也有利于行 政管理干部队伍自身的竞争和发展。 （2）健全竞争机制。要按照“按需设岗、公开招聘、平等竞争、择优聘用、 合同管理”原则，积极推行行政职员聘任制，把那些有志从事行政管理工作、 责任心强、业务精、会管理的人才聘用到各级管理岗位上来，打破“铁饭碗” ， 破除“终身制” ，建立“能上能下、能高能低、能进能出”的用人机制，使行政 人员在这种优胜劣汰竞争中不断提高自身素质。同级人员可以根绝自己的努力 和工作表现去争得晋升的机会，有利于激起大家的工作热情。 （3）建立有效的考核机制。要强化对工作人员的考核，包括平时考核、年 终考核和聘期考核。通过考核机制激发管理人员的进取和创新意识，逐步形成 自我激励、自我约束、自我完善、自我发展的机制。特别是注重对不同年龄段 采取具有针对性的考核标准，旨在加强对年长者守旧思想的引导以及对年轻人 员的制度规范等。 （4）优化年龄结构。注重不同层级间的比例搭配，使得上下级之间相处融 洽。同时要注重同一级别的年龄和学历问题，要让大家处于一个公平的位置， 这样不仅有利于营造一个良好的沟通协作环境，还有利于营造一个公平竞争的 氛围。 3、为了更有效地解决职权不明、职责不清带来的上述、为了更有效地解决职权不明、职责不清带来的上述 问题，我们认为，应该从如下方面加以改进：问题，我们认为，应该从如下方面加以改进： （1）引入竞争机制。改进高校沿用的以行政级别为核心的人事管理制度， 实行简化职能，因职设岗，建立与工作绩效密切挂钩的收入分配制度，形成体 现贡献的激励机制，提高职工的工作积极性与进取心。在效率、效能和绩效挂 钩的前提下，坚持“有为才有位”和选拔人才的公平、公开、公正、合理的原 则，奖勤罚懒，对不合格人员进行分流、转岗甚至淘汰，以推动管理人员之间 良性竞争。 （2）借鉴政府部门效能建设的“问责制度” ，建立行政首长问责任制。从 管理的角度，问责制度不失为提高大学管理水平的有效措施，是明确学校职责 的有效方式。在学生工作部部门分工明确的基础上，确定团队工作职责，并明 确部门内分工的界限，由首位接受任务的管理人员牵头全程负责该任务的完成。 通过问责制，使高校在进行行政管理工作中，能够把握大局，掌控局势，直面 “软肋” ，直指发生问题“要害” ，直接起到监督行政人员工作的作用，能够有 效克服过去行政管理推诿扯皮“踢皮球” 的弊端。 （3）要建立健全高校行政管理中的岗位责任制度，牢固树立责任意识，科 学确立