苏州市城建档案馆建设工程档案立卷程序与标准

苏州市城建档案馆建设工程档案立卷程序与标准 总 则 一、说明 为了加强建设工程档案管理，提高案卷质量，更好地为城市建设服务，特制定本程序 和标准。 本标准主要依据国家标准建设工程文件归档整理规范 （GBT503282001） 、 市政基础设施工程施工技术文件管理规定和苏州市建设工程档案组卷质量要求 ，结 合工作实际制定。 本程序与标准规定了城市建设活动中产生的建设工程档案的立卷程序与标准，以及所 用装具等的标准与质量要求。 本程序列举的是建筑安装工程和市政基础设施工程文件材料的立卷过程。 本程序与标准适用于苏州市城建档案馆接收进馆的档案的整理。凡须向市城建档案馆 报送的建设工工程档案，报送单位必须按此标准执行。 二、文件材料及立卷质量要求 1、文件材料要准确、系统、齐全，内容真实，签署手续完备，要严格按照建设工程 文件归档整理规范 、 市政基础设施工程施工技术文件管理规定和苏州市建设工程档 案组卷质量要求执行。 2、档案材料的材质与书写材料必须有利于长期保存。 3、立卷要遵循文件材料的自然形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，并要便于 档案的保管和利用。 4、工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件、竣工图以及不同载 体的材料，原则上要分别组卷，组卷要合理有序。 5、馆内组卷，案卷内封面、卷内目录、备考表等一律采用电脑打印，报送单位自行组 卷原则上也应电脑打印。 立卷程序与标准 立卷是一个分类、组合、整理、编目过程。 一、文件材料的分类 文件材料立卷的基本单元是一个工程（如一幢建筑、一条道路、一座桥梁） 。如一个建 设工程项目由若干个工程组成，应将每个工程的文件材料严格区分开来，其中若干个工程 共用一个文件，如批文、许可证、合同等，此文件可放在主要工程或 1 号工程材料中立卷， 其他工程可在备考表中说明。一个工程应建立一份档案著录卡。 二、文件材料的排列（一个工程） （一）排列原则 1、文字材料在前，图纸在后。 2、文字材料按工作程序排列。即各类文件材料及其内容依时间或工序排列。但定论性 或总体性的材料应排列在前。 3、图纸排列时，土建图在前，设备安装图在后，即：以建筑、结构、给排水、电气、 暖通等为序。 （二）排列顺序 1、工程准备阶段文件 2、监理文件 3、施工技术文件 4、竣工验收文件 5、竣工图 6、声像、电子文件材料 详细内容与顺序见附表 三、组合（一个工程） 将排列好的文件材料，按一定形式组合起来。 （一）组合的基本要求 组合应以文件材料的内容为主线，兼顾其他特征，使之联系密切，分级适当，分卷合 理，内容尽量单一，类型鲜明，卷与卷内容相互衔接。文字、图纸、照片、录像、电子材 料应分别组合。 （二）组合的基本方法 1、工程前期活动、施工技术活动及竣工验收活动中形成的各类文件材料，一般按单位 工程、分部工程、工序、单一内容或问题，或者相邻文件来组合。同一内容的文件材料应 组合在一起，原则上不跨卷组合。如隐蔽工程验收记录应根据其数量多少，组成一卷 或若干卷，不能将其中一部分与其他内容组成一卷。 2、根据工程规模、文字材料数量的多少，在组卷时可组合成一卷或多卷。 当工程规模较小，文字材料较少时，可组合成一卷（厚度低于 20mm） 。 一般性工程，可按内容组合成若干卷。 大型工程须按总体、主体、单位工程、分部、阶段分别组卷。 3、竣工图原则上按专业分开组卷。当工程图纸较少时，也可组合立卷，但不能将同一 专业的图纸分出一部分与其他专业图纸组合成一卷。 4、组卷的一般内容、顺序和组合方式依据附表（一）进行。 5、案卷厚度原则上不超过 20mm。 四、整理 1、去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料进行托裱。 2、文字材料卷对同一案卷来说，整理后卷内文件材料必须做到统一。规格有两种，一 是 297mm210mm（A4） ，二是 260mm185mm（16K） ，在整理中应根据每卷具体情况 而定。如一卷中 A4 规格的文件材料占多数，就以 A4 规格为该卷标准，卷内其他不同尺寸 的材料，通过折叠、裱贴等达到统一。 3、对于文件材料原件规格不足 A4（或 16K）时，常用裱贴方法有两种：一是将每一 张小尺寸的文件材料裱贴在一张 A4（或 16K）规格的白纸上；二是采用阶梯式的裱贴方法， 即将若干张（视原件大小定）需裱贴的小尺寸文件材料排成上下阶梯式，贴于一张 A4（或 16K）规格的白纸上。裱贴时，应在左边留出 2530mm 装订边。 4、裱贴衬纸用 70 克以上书写纸。 5、图纸一律按手风琴折叠法，折成四号图幅规格（297mm210mm） ，图签外露于右 下角。 五、编目 对分类排列组合以后的文件、图纸、声像材料，进行系统的编目。 （一）卷内文件编号 1、卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。 2、页号编写位置：单面书写的文件材料在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正 面在右下角，背面在左下角；图纸页号的编写位置应紧靠标题栏的外右下角。 3、页号编写一律使用号码机。 4、案卷封面、卷内目录（原有图纸目录除外） 、备考表不编写页号。 （二）卷内目录的编制 卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次和备注组成。 1、序号即顺序号，用以固定卷内文件次序。卷内文件依其排列先后填写序号。序号用 阿拉伯数字从 1 起依次标注。 2、文件编号，填写文件的文号或每张（类）图纸原编图号。 3、责任者，填写文件材料的编制单位或第一责任单位（竣工图的责任者为施工单位） 。 建材质保及材料出厂证明书的责任者可以省略。 （案卷封面上的编制单位填施工单位名称） 4、文件材料题名，也称文件标题，填写每份（类）文件材料题名的全称。无题名的文 件应根据内容拟写题名。卷内原有完整、准确的图纸目录，题名可从简，如“建筑竣工图 或建筑竣工图 110” 。 5、日期，填写编制文件的年月日或起止日期。填写号可省略“年” 、 “月” 、 “日”用“.” 代替。质保资料的编制日期可以省略。 6、页次，填写每份（类）文件材料首页上标注的页号，最后一份文件的页次应注明起 止页号。 7、备注，对卷内文件变化作必要说明。 8、卷内目录放置于本卷首页之前。 （三）卷内备考表的编制 卷内备考表由本卷页数、说明、立卷人、审核人、时间组成。 1、本卷页数，填写已编号的文件材料的数量。 2、说明，填写卷内文件缺损、修改、补充等情况。 3、立卷人，完成立卷后，由立卷单位立卷责任人签名。 4、审核人，由案卷质量审核者签名。 5、日期，由相应的立卷人、审核人等填写。 6、卷内备考表排列在本卷内文件材料的尾页之后。 （四）案卷封面的编制。 1、案卷封面采用内封面形式，主要内容有案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保 管期限。 2、案卷题名详见七。 3、编制单位，即卷内文件材料的形成单位或第一责任者。竣工图编制单位为施工单位。 4、编制日期，即卷内文件材料的形成起止日期，与卷内目录中日期项一致。 5、密级分秘密和无密（可不填）两种，保管期限分永久、长期两种。 （建设单位自行 组卷的此两项可不填） 六、案卷装订的要求 1、案卷采用装订和不装订两种形式相结合。即文字材料装订，图纸不装订。 2、装订采用三孔式，孔距为 85mm，距纸张左边缘 15mm，上中下位置距中，用棉线 （鞋带）穿孔，结头打在背面。 七、拟定案卷题名 案卷题名应简明扼要，准确揭示卷内文件材料的内容，便于保管和利用。 1、案卷题名一般由建设单位名称、建设工程项目名称（含工程名称） 、卷内文件材料 内容三个主要组成部分，并根据工程项目的实际情况增加地址特征、卷册数等特征，进行 必要的补充说明。 即为 6 个组成要素： （1）建设单位名称 （2）建设工程项目名称 （3）工程或子项目名称 （4）工程地址 （5）卷内文件材料内容 （6）卷册数 2、案卷题名的 6 个组成要素，在具体运用时并不一定同时反映，只要案卷题名能简明 扼要、准确地揭示本卷内容，区别于其他卷。 3、建设单位的名称，在命名时须用全称或通用简称。如“苏州市城市建设投资发展有 限公司” ，简称“苏州市城市建设投资公司”或“苏州市城投公司” ，不得简称“苏州市投 资公司”或“苏州市城建公司” 。 4、市政基础设施工程案卷题名构成，应略去建设单位名称和工程地点。 5、已经地名办确认或已有公安编号的住宅小区、大型商业建筑等公共建筑，建设单位 名称和工程地点可省略。 6、卷内文件材料部分，根据本卷实情，是基本的单份（类）文件材料，就直书其文件 材料名称，是一次组合文件材料就书写一次组合名称，二次组合就写二次组合名称，等等。 组合情况及名称见附表。 7、卷册数是指同一类文件材料组成若干卷时的案卷数量，如“之一、之 二” ，但文字材料一般不超过 3 卷，图纸不能用卷册数。 八、照片材料的整理 1、照片按照工程前期、施工过程、竣工验收三个阶段的秩序分类排列。 2、将排列整理好的照片，依次粘在芯页上，芯页