新时期如何做好办公室工作1

新形势下如何做好办公室工作 办公室是一个单位的综合办事机构，处在承上启下、联系 左右、协调内外、沟通四方的枢纽地位，是一个单位的参谋总 部、信息中心和后勤基地，具有参谋、助手、协调、服务、把关、 督办等六大职能。如何做好新形势下办公室工作是一门学问， 本人结合工作实际，谈谈个人体会。与我们工作联系紧密的多 谈一些，联系不紧的少谈一些。如有不妥之处，请大家提出批 评。 新形势下做好办公室工作的几点体会 一、认清一个规律（即办公室工作的规律） 被动性、服务性是办公室的本质，事务缠身、忙忙碌碌是 它的特点，没有规律就是它的规律。这就要求办公室人员必须 坚持有序性与随机性、被动性与主动性的统一，时时事事从大 处着眼、从小处着手，在随机中把握有序，在被动中把握主动， 在普通中开创新局。做到不以事小而不为、不以事杂而乱为、 不以事急而盲为、不以事难而怕为，避免指挥一盆浆、工作一 片麻、结果一团糟。 二、保持两种状态 一是保持清醒状态。办公室工作千头万绪，纷繁复杂，仅 靠勤勤恳恳、任劳任怨是不够的。必须能够静下心来，站在全 2 局的高度、站在领导的角度，想领导之所想、想领导之应想、 想领导之未想，每临大事有静气，时刻保持一种清醒的状态。 二是保持谨慎状态。在一个单位，办公室人员如同球场上 的守门员，如果办公室人员出现失误，这个皮球就可能要直接 面对领导这个空门，就意味着要失分。据介绍，非洲大草原上 有一种羚羊，它睡觉时总是半蹲着，而且睁着双眼，为的就是 随时跃起逃避狮子的追杀。办公室人员就应该是这种羚羊，如 履薄冰，如临深渊，时刻像周总理要求身边工作人员那样“谨 慎工作”。 三、摆正三个关系 办公室的性质决定了其人员只能是丫环戴钥匙当家 不作主。因此，在主与次、进与退、前与后之间如何把握分寸、 拿住火候，不仅是其职责的要求，也是反映一个办公室人员能 力、素质的重要参数。办公室人员一是要摆正工作性质（辅助 性）与工作要求（主动性）的关系。做到参与不干预，不当二领 导；遵从不盲从，不当吹鼓手；干事不误事，不当糊涂蛋。二是 要摆正自身工作要求与领导工作目标的同一性与职权任务的 差异性的关系。要明白办公室是一个单位的综合部门，但不是 权力部门；办公室人员尽管经常跟领导在一起，但本身不是领 导；办公室人员尽管经常传达领导的指示，但并不意味着自己 可以发号施令，以领导自居。三是摆正办公室人员与领导在政 治地位上的平等性与工作分工上的幕后与台前关系。平等乃 是指法律和人格而言的。其实，在一切组织的内部就其分工及 3 运行来说，是不能讲平等的。因此，接受领导、服从领导、服务 领导不仅是办公室人员的职责所在，更是组织内部运行的基 本要求。 四、经受四个考验 一是受得了委屈。办公室工作的职能、性质决定了从事这 一工作的人员身处风口浪尖之上，置身矛盾焦点之中。在某些 时候，由于种种原因而暂时不被理解、受到埋怨、遭受指责是 不可避免的。因此，办公室人员必须具有良好的心理素质和心 理承受能力，受得起各种委屈，要能低得头，也就是要谦虚谨 慎。就像一位哲人说的那样：你不能左右天气，但你可以改变 自己的心情，用时间冲淡心头不快的浮云。二是耐得住寂寞。 大捭大阖、大红大紫不是办公室的特点，默默无闻、任劳任怨 才是办公室人员工作的主题。不求人前明拍手，但求背后暗点 头应是每一个办公室人员的追求。要学会以苦为乐，痛苦并快 乐着，把烦琐的工作作为一种常事，作为一种挑战，努力实现 超越，从中锻炼和培养自己。三是经得起诱惑。办公室人员身 在中枢机关，工作在领导身边，尽管职务不高，权力不大，但 因其位置特殊，必须要经得起随时可能出现的各种诱惑。四是 守得住秘密。办公室作为一个单位的综合部门，这种岗位的特 殊性质决定了办公室人员必须具备强烈的保密意识，不该看 的不看，不该听的不听，不该问的不问，不该传的不传。 五、塑造五种形象 一是好人形象。这里所说的好人不是指你好我好大家好， 4 无是非观、无原则地和稀泥，而是指人品好、人缘好。曾国藩 曾有一句名言：“驭下之道，最 贵推诚，不贵权术。 ”其实，这句话 不仅适合做官也适合做人。二是智多星形象。办公室人员要有 参谋意识。三是老黄牛形象。繁体字中办公室的办字是两个辛 加一个力字，办公室工作就应是双倍的辛苦加费力，办公室人 员应是老黄牛。四是不管部长形象。西方有个国家政府部门有 一个部叫不管部，它没有专门的工作，它的工作就是其它部门 不管的事都归它管。在一个单位，办公室就是这种角色。五是 庄重形象。孔子曰：君子不重则不威。他还说：文质彬彬，然后 君子。行高于众的才干、典雅的举止、平实的品性，不仅是对 办公室人员的内在要求，更是对领导第二形象的最佳诠释。 六、做到五个表率 一要做勤奋学习的表率。要勤奋学习，不仅要学习从事本 职工作所必需的业务知识，还要学习经济、政治、文学、哲学、 历史、法律、自然科学等各方面的知识，做到持之以恒，不断 充实自己，完善自己，增加知识储备，提高理论素养，拓宽工 作视野，提高思想水平和政策水平。要善思考，要善于把学习 与思考结合起来，把学习与使用结合起来，提升思维层次，提 高综合分析能力，使我们真正成为单位工作的合格参谋助手。 要会表达，办公室工作人员，不仅要“内秀 ”，而且还要“外秀”， 要能够把自己的思想见解、意见建议准确地表达出来。使办公 室人员都能做到提笔能写、张口能讲、下手能干，成为本职工 作的行家里手。 5 二要做团结共事的表率。办公室是一个大集体，要重团结， 懂团结是大智慧，会团结是大本事，真团结是大境界。从一定 意义上讲，共事能力也是衡量一个人综合素质的一条重要标 准，如果一个人只能干事不能共事，就不是一个真正意义上的 好干部，也很难干成事。要塑人格，和谐人格是团结共事的基 石。具有和谐之心，才能有全面发展的人格，才能与人为善， 真诚相处。只有内心和谐，才能与人和睦相处，团结共事。要 提修养，要提高自我控制和调适内心平衡的能力和水平，善于 搞好团结，自觉维护班子团结、科室团结和同志之间的团结， 坦荡无私，以诚相见，心往一处想，劲往一处使，齐心协力搞 好工作。 “互相 补台，好 戏连台；互相拆台，共同垮台” ，我们一定 要牢牢记住。 三要做踏实苦干的表率。要肯吃苦，办公室的工作人员， 都要牢记“ 两个务必 ”，时时刻刻都要做到 谦虚谨慎，勤勤恳恳， 任劳任怨，耐得住生活清苦，扛得住工作艰苦，始终保持艰苦 奋斗的工作作风。要思进取，常怀进取之心才能有所作为，有 所作为才能不断进步，不断进步才能不断发展，最终才能推进 各项工作。大家认识到：干得越多，学习的机会就越多，锻炼的 程度就越大，提高得也就越快。要靠工作来展示自己的实力， 靠工作来争取自己的地位，靠工作来证明自己的价值。要有平 常心，时刻保持一种平和的心态，把事业看得重一些，把个人 得失看得淡一些，正确处理集体与个人、全局与局部的关系， 把做好工作当成实现自我价值的途径，在吃苦奉献中锤炼自 6 己，在学习工作中提高本领，努力实现个人的成长进步。 四要做廉洁自律的表率。工作在领导身边，位置当然显要， 如果没有严于律己的道德操守，是不行的。要讲忠诚，每位同 志都要忠诚事业、对得起职位，忠诚领导、对得起信任，忠诚 自己、对得起良心，谨言慎行，不该说的坚决不说，不该做的 坚决不做，用忠诚的行动履行职责，尽心竭力干好本职工作。 要严要求，要从“精、 严、细、实、快、廉 ”着手，会参谋、会协调、 会落实、会办事，严格执行市委、市政府提出的“八个严禁” ，进 一步严肃工作纪律，严格用党的纪律约束自己，遵守政治纪律、 工作纪律和生活纪律，廉洁奉公，勤政为民，洁身自好，自觉 抵御拜金主义、享乐主义和极端个人主义的侵蚀，抗得住各种 诱惑，经得起各种考验，始终保持奋发进取、开拓创新的状态 和一身正气、两袖清风的品格，扎扎实实履行好职责，不负组 织重托。 五要做无私奉献的表率。办公室工作使命光荣，工作辛苦， 要吃苦在前，享受在后；多奉献，少攀比；多付出，少索取。要 正确对待名利，正确对待权位，正确对待组织。要爱岗位，任 何岗位都是社会所需要的，工作不在于我们做什么，而在于我 们怎么做，所以要以“ 做点事情” 的态度来立身行事。如果今后 我们离开这个岗位，能够无悔的说，我在这个岗位上把自己的 才智发挥到了极致，那么我们不论处在哪个岗位上都是无悔 的人生。要谋事业，在日常工作中，谋事而不谋利，奉献而不 索取；要敢于创新、勇于创新，主动解决新问题、主动承担新任 7 务、主动迎接新挑战；不仅要想领导之所想，急领导之所急，更 要尽可能地想领导之未想，谋领导之未谋，争取工作的主动性 和超前性。要讲奉献，把自己的全部心思用在干好工作上，以 平和之心对待“名” ，以淡泊之心 对待“位”，以知足之心对待“ 利” ，以敬畏之心对待“权” ，以进取之心对 待“事”，把全部智慧放 到寻求工作突破上，充分发挥聪明才智，把每一个好点子、每 一项好做法、每一条好经验汇集起来，使其成为推进工作的不 竭动力。 七、练好六种功夫 办公室人员应具备六种基本工作技能，具体来说要有“六 子” ，即：一是会出好点子。能出点子、会出点子、出好点子，当 高参，不当歪参，谋正事，不谋邪事。二是会玩笔杆子。有较强 的文字处理能力。三是会耍嘴皮子。反映问题不失真、传达指 示不走调、组织沟通善协调。四是会搭“ 桥墩子” 。当上级要求 与自身实际不一致时，能够找到结合点；领导之间不一致时， 能够找到相同点；部门之间不一致时，能够找到平衡点。五是 会补“ 塌台子 ”。会补领导 做不好的事、 补领导做不了的事、补 领导不宜做的事、补领导不愿做的事，用创造性的工作把自己 融于领导意志和整个事业之中。六是会闯“新路子” 。吃透过去 时、把握现在时、着眼将来时，用发展的眼光要求自己，用创 新的思路激励自己，与时俱进，开拓创新。 8 关于办公室工作的几个具体问题 一、关于公文处理 二、关于信息工作 (一) 常用信息的概念和写法 信息是信息论中的一个术语。 “信息” 一 词有着很悠久的历 史，早在两千多年前的西汉，即有“信”字的出现。 “信”常可作消 息来理解。作为日常用语， “信息” 经常是指 “音讯、消息”的意思， 但至今信息还没有一个公认的定义。 信息是一个哲学范畴的概念，它的内涵和外延具有丰富 的内容。我们这里说的信息，据我的理解，更象原来的简报， 但又不全是原来的简报，因为我们现在的信息中除了语言文 字外，还涉及到了计算机及计算机系统、网络、图象资料等等。 为此，今天我们主要就以简报为例来谈谈我们办公室工作中 的信息报送。 1、含义。简报是传递某方面信息的简短的内部小报。是具 有汇报性、交流性和指导性的简短、灵活、快捷的简报又称“动 态” 、“简讯 ”、“要情” 、“摘报”、 “工作通讯”、 “情况反映” 、“情况交流”、 “内部参考 ”等。也可以 说，简报就是简 要的调查报告，简要的 情况报告，简要的工作报告，简要的消息报道等。它具有简、 精、快、新、实、活和连续性等特点。 常见的简报有三种：一是会议简报，主要反映会议交流、 进展情况；二是情况简报，反映人们关注的问题，供机关领导 9 参考；三是工作简报，报告重大问题的处理情况以及工作动态、 经验或问题等。 简报不是一种文章的体裁。因为一份简报，可能只登一篇 文章，也可能登几篇文章。这些文章，可能是报告、专题经验 总结、讲话、消息、图片、资料等，故此，把简报说成一种独立 的文体，或只说是报告，是不妥当的。 简报不是一种刊物。因为有些简报可装订成一本，像一般 “刊物” ，更多的是只有一两张纸，几个版面，像一份 报纸。更重 要的是简报具有一般报纸的新闻特点，特别是要求有很强的 时效性。而刊物的时效性则远不及报纸。故此，简报不是“刊” ， 而是“ 报” ，说它是刊物，不如 说是“小报” 更恰切些。 综观各种工作简报、会议简报、动态简报，再拿这些简报 同一般的报纸、刊物相对照，可以得出这样的看法，简报不再 单纯是下级向上级汇报工作的简要书面报告，不能看作是一 种独立文体，也不是一种刊物，而是一种专业性强的简短的内 部小报。 2、特点。 简报具有一般报纸新闻性的特点，这是共性；它又有本身 的特点，一是内容专业性强，二是篇幅特别简短，三是限于内 部交流。 3、分类 简报的种类，按时间分，有定期的简报、不定期的简报；按 性质分，有工作简报、生产简报、学习简报、会议简报；按内容， 10 有综合反映情况的简报和反映特定情况的专题简报。 (1)日常工作简报又称业务简报。这是一种反映本地区、本 系统、本部门日常工作或问题的经常性简报。它包含的内容较 广，工作情况、成绩问题、经验教训、表扬批评，对上级某些政 策或指示执行的步骤，措施都可以反映。它常以定期或不定期 的形式出现，在一定范围内发行。 (2)中心工作简报又称专题简报，它是一种阶段性的简报。 它往往是针对机关工作中某一时期的中心工作、某项中心任 务办的简报，中心工作完成，简报也就停办了。 (3)会议简报是会议期间反映会议情况的简报，它是一种 临时性的简报，内容包括会议中的情况、发言及会议决定等。 规模较大、时间较长的会议常要编发多期简报，以起到及时交 流情况，推动会议的作用。小型会议一般是一会一期简报，常 常在会议结束后，写一期较全面的总结性的情况反映。 (4)动态简报，包括情况动态和思想动态。这类简报的时效 性、机密性较强，要求迅速编发，发送范围有一定限制，在某 一个时期、某一阶段要保密。 4、写法 （1）报头 a、简报 名称一般用套红印刷的大号字体。如有特殊内容 而又不必另出一期简报时，就在名称或期数下面注明“增刊” 或 “专 刊”字样。秘密等 级写在左上角，也有的写 “内部文件”或 “内部资料，注意保存” 等字样。 11 b、期号，可写在名称下一行，用括号括上。 c、编 印单 位。 d、印发日期写在与编印单位平行的右侧。 e、再下面，用一道横线将报头与报核隔开。 (2)报核 报核，即简报所刊的一篇或几篇文章。简报的写法是多种 多样的，因此，它的形式也较灵活。大多数是消息，包括标题、 导语、主体、结果和穿插在叙述中的背景材料。除了消息，还 有别的文体，所以，不是每篇简报都有这几项内容。 a简报 的 标题类似新 闻的标题，要揭示主题，简短醒目。 b导语通常用简明的一句话或一段话概括全文的主旨或 主要内容，给读者一个总的印象。导语的写法多种多样，有提 问式、结论式、描写式、叙述式等。导语一般要交待清楚谁（某 人或某单位），什么时间，干什么（事件），结果怎样等内容。 c主体用足够的、典型的、有 说服力的材料，把导语的内 容加以具体化。 d结尾或指明事情发展趋势，或提出希望及今后打算。如 果主体部分已经把事情说清楚，那就不必再加尾巴了。 e背景：即对人物、事件起作用的 环境条件和历史情况。 背景可以穿插在各个部分。 （3）报尾 在简报最后一页下部，用一横线与报核隔开，横线下左边 写明发送范围，在平行的右侧写明印刷份数 12 (二)今后做好信息工作的几点要求： 一要提高对信息工作重要性和必要性的认识。信息是基 层与上级直接联系的“ 通道” 、是上级了解基 层真实情况的“窗 口” 、是反映重大社会 动态、重要社情民意的“ 耳目”。因此，在 当前的情况下，各级办公部门一定要提高对信息工作重要性 的认识，要及时全面地向县委报送信息。要紧紧围绕县委的中 心工作，着眼全局，全面、准确、及时地报送全市要情，特别要 增强政治敏锐性和政治鉴别力，发现和报送具有前瞻性、预见 性和指导性的信息，以满足领导决策的需求。 二要继续在提高信息质量上下功夫。质量是信息的生命， 只有高质量的信息才能为领导提供有效的服务。提高信息质 量，要力求在“新” 字上做文章，在 “实” 字上下功夫，在“ 特”字 上求优势，在“快” 字上争 时效。具体来 讲，在内容的选用和编 采技巧方面，要把握以下几点：（一）主题突出。要一事一议，避 免材料叠加，拖泥带水。 （二）题目醒目。做到穿衣戴帽，整齐划 一，让人一看题目就知道你要讲什么，一目了然。 （三）真实准确。 力求所报送的每条信息内容真实、数据准确、情况清楚。 （四）全 面完整。信息报送时，既要提供点上的特殊情况，又要提供面 上的整体情况；既要报送正面情况，又不刻意回避矛盾和问题； 既要有量的统计，又要有质的分析；既要报喜，又要报忧。 （五） 突出重点。主要围绕中央和省市县委的中心工作、基层贯彻落 实党和国家政策中出现的新情况、新问题以及解决问题的建 议、各行各业各部门创造性地开展工作的新思路、新举措、新 13 经验、一个时期群众和社会高度关注的热点、焦点、难点等问 题组织上报信息。 （六）整体开发。要透过现象看本质，做到见微 知著，通过“从中见 大” 、“从大看小”，对 一些细小零碎的信息， 进行归纳整理和分析综合，根据形势发展和领导需求提炼加 工，从整体上把握和开发信息的深层次价值。 （七）发挥优势。各 部门各单位各企业各有优势，各有特色，体现在信息工作中也 要有自己的特色优势和